TÉRMINOS DE REFERENCIA

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA CONTRATACIÓN DE UN (1) CONSULTOR PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NTP :2015 GESTIÓN INTEGRAL DE LA MIPYME. MODELO DE GESTIÓN PARA MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA (MIPYME) EN EL RUBRO TEXTIL AREQUIPA 1. ANTECEDENTES La Estrategia País articula los esfuerzos de los diferentes sectores para implementar la Política Nacional para la Calidad (PNC), aprobada mediante Decreto Supremo Nº PCM. Esta estrategia establece metas, acciones específicas, y responsabilidades de los diferentes actores público-privado para tal fin. El objetivo de la Política Nacional para la Calidad es contribuir a la mejora de la competitividad de la producción y comercialización de bienes y/o servicios, coadyuvando a que las personas tengan una mejor calidad de vida y al desarrollo sostenible, a través de la orientación y articulación de acciones vinculadas al desarrollo, promoción y demostración de la calidad. La importancia de producir bajo estándares de calidad permite mejorar la eficiencia productiva, facilitar la adopción de transferencia tecnológica, favorecer el acceso a mercados internacionales y asegurar la protección de los consumidores y del medioambiente. Es en esa línea que se propone desarrollar programas para fomentar el uso de sistemas de gestión de calidad en la fabricación de productos y prestación de servicios por las PYMEs, según lo establecido en el cuarto eje estratégico de la Política Nacional para la Calidad: Impulsar acciones para la producción y comercialización de bienes y/o servicios que cumplan estándares de calidad, para facilitar las transacciones a nivel nacional e internacional, que se encuentra en proceso de implementación por INACAL. Dentro de dicho eje estratégico, se ha programado la ejecución del Programa Piloto de Asistencia Técnica a 20 PYMEs para la implementación de la NTP :2015 Gestión integral de la MIPYME. Modelo de gestión para micro, pequeña y mediana empresa (MIPYME), cinco (5) por cada uno de los sectores productivos de calzado, textil, madera y agroindustria; en las ciudades de La Libertad, Arequipa, Lima y Piura, respectivamente. La presente consultoría está referida al rubro textil que se desarrollará en el Departamento de Arequipa. 1

2 2. OBJETIVO La consultoría tiene como objetivo contribuir a la mejora de la competitividad de la producción y comercialización de bienes y/o servicios en el rubro madera a través de asistencia técnica y acompañamiento a 5 empresas Pymes seleccionadas para la implementación del sistema de gestión integral con la NTP :2015. Asimismo, la consultoría tiene como objetivo adicional la validación del proyecto de Guía de Aplicación de la NTP :2015 y de la propia NTP. 3. ACTIVIDADES DE LA CONSULTORÍA La asistencia técnica para la implementación de la NTP :2015 estará a cargo del consultor quien será responsable de brindar asistencia técnica y acompañamiento a cinco (5) empresas PYMEs, de uno de los cuatro sectores, basada en la NTP, y en el proyecto de la Guía de aplicación correspondiente, y tendrá las siguientes etapas: a. Taller de Armonización b. Diagnóstico y plan de implementación. c. Taller de sensibilización d. Ejecución: Módulo 1: Liderazgo y planificación Módulo 2: Enfoque al cliente; medición, análisis y gestión de la información Módulo 3: Gestión del recurso humano; gestión de los procesos Módulo 4: Gestión de los recursos financieros y operacionales; seguimiento, análisis y mejora. e. Evaluación final f. Auditoría cruzada A continuación se describe las etapas que se desarrollarán en cada empresa seleccionada, según el calendario indicado en el anexo Taller de armonización El Inacal dictará al consultor un Taller para la adecuada interpretación de la NTP :2015 en su sede central; y para la armonización de criterios de cada una de las fases de intervención, y definición de formatos y material a ser utilizado en el diagnóstico inicial y en el trabajo de implementación. El Taller tendrá una duración de tres (3) días (Los gastos de pasajes y viáticos del consultor, fuera de su lugar de residencia, serán asumidos por el Inacal, de acuerdo a sus normas internas). 3.2 Diagnóstico y Plan de implementación El consultor debe identificar las fortalezas y debilidades en materia de gestión de cada una de las PYMEs y a partir de ese resultado elaborar un plan de trabajo para la implementación de la NTP :2015. Para tal fin el consultor trabajará con cada empresa (visita en campo, entrevistas con responsables de las distintas áreas de la PYME), por un período no menor a dos (2) días. Duración de la actividad: 3 semanas 2

3 Entregable/ Producto 1: Informe sobre el estado de la situación actual del sistema de gestión de cada PYME, y un plan de trabajo de implementación por módulo, y requisitos (en una hoja Excel), acompañado de un Diagrama Gantt, en el que se indicarán en detalle todas las actividades de consultoría y capacitación a desarrollar tomando como referencia para el presente proyecto un plazo de 06 meses. 3.3 Taller de Sensibilización INACAL organizará un taller de capacitación e interpretación de la Norma NTP : 2015, en la modalidad presencial, en la ciudad de Lima, dirigido a los Coordinadores Técnicos Responsables de las PYMEs quienes serán designados por los representantes legales de las PYMEs. El desarrollo del taller estará a cargo de los consultores. El propósito de la sensibilización es que las PYMEs conozcan el alcance y despliegue de la NTP y el Plan de implementación, así como los indicadores de resultado que deberán cumplir en el transcurso de la implementación. Duración de la actividad: 2 días Entregable/ Producto 2: Informe del desarrollo y resultados del taller de sensibilización. 3.4 Ejecución de la Implementación El consultor brindará asistencia técnica para la implementación de la NTP, la misma que será desarrollada por cada PYME, a través del Coordinador Técnico Responsable correspondiente. El método de consultoría a seguir será el tutorial en la que el consultor imparte las directrices generales para el desarrollo de actividades específicas en cada PYME en coordinación con el equipo designado de la empresa, teniendo una relación presencial y virtual permanente con cada Coordinador Técnico Responsable y con los miembros de los equipos de trabajo que se conformen en cada una de las empresas. Cada módulo de trabajo se inicia con la planificación a cargo del consultor y el dictado del Taller de capacitación correspondiente a los trabajadores de cada empresa para luego desarrollar las actividades siguiendo los requisitos de la norma y los parámetros establecidos entre el consultor y el Coordinador Técnico Responsable de cada PYME. El consultor realizará visitas en los días definidos en el plan de trabajo, en las que dará los lineamientos generales y específicos al equipo designado de la empresa, deberá elaborar y entregar al Coordinador Técnico Responsable los formatos de trabajo que facilite el recojo y análisis de la información necesaria para la implementación de cada requisito de la NTP. 3

4 El consultor desarrollará cuatro (4) talleres presenciales dirigidos al personal de cada empresa que comprendan todos los requisitos de la NTP, con una duración de 4 horas efectivas por cada taller, cuyo contenido se encuentra indicado en el anexo 2. Los temas son: 1. Liderazgo y Planificación 2. Enfoque al cliente; medición, análisis y gestión de la información 3. Gestión del recurso humano; gestión de los procesos, y 4. Gestión de los recursos financieros y operacionales; seguimiento, análisis y mejora. Duración de la actividad: 4 meses (ver anexo 1) Entregable/ Producto (3 al 6): Al finalizar cada módulo (visita presencial y acompañamiento virtual), un informe por cada PYME, de los avances, sugerencias y recomendaciones sobre el proceso de implementación y sobre la Guía de aplicación de la NTP :2015 (según numeral 7 referido a los productos 3 al 6). Cada informe deberá contener evidencias de la asesoría y acompañamiento presencial (registros) y virtual (correos electrónicos) realizados. 3.5 Evaluación Final La evaluación final de la implementación será realizada por el consultor para cada empresa a su cargo, luego de ejecutado el último acompañamiento virtual del módulo 4. Duración de la actividad: 1 semana. Entregable: Informe final de la consultoría por cada PYME a cargo del consultor, indicando las observaciones y comentarios acerca del Proyecto de la Guía de aplicación de la NTP :2015 y de la propia NTP, (según numeral 7 referido al producto 7). 3.6 Auditoría cruzada La auditoría será realizada de manera cruzada entre los consultores (el consultor de un sector auditará las empresas de otro sector), y será en la última visita de seguimiento in situ. Duración de la actividad: 2 semanas (dos días presenciales del consultor por cada empresa.) Entregable: Informe de la evaluación de auditoría por cada PYME indicando las áreas de mejora, observaciones y comentarios acerca del Proyecto de la Guía de Aplicación de la NTP :2015 y de la propia NTP. 4

5 4. PLAZO DE EJECUCIÓN DE LA CONSULTORÍA El plazo total de la consultoría será de seis (6) meses, a partir del día siguiente de suscrito el contrato respectivo. 5. POSTULACIÓN, PERFIL REQUERIDO, CRITERIOS DE EVALUACION, CALIFICACIÓN Y SELECCIÓN El postulante interesado enviará su hoja de vida según formato indicado en el anexo 3, debidamente documentado al correo electrónico dde@inacal.gob.pe. El proceso de evaluación y calificación del consultor se realizará según los criterios que se indican en el cuadro siguiente. Criterios de calificación Puntaje específico Puntaje máximo Experiencia y formación académica 1. Nivel profesional 20 a. Título profesional en áreas de administración, economía, o ingeniería. 5 b. Grado de Maestría 7 c. Diplomado o Especialización en sistemas de gestión 5 d. Cursos: Buenas Prácticas de Manufactura y Mercadeo y/o, conocimientos de la ISO 9001: 2015, 3 herramientas de calidad (5 S, Seis Sigma, QFD, entre otras). * 2. Experiencia profesional Experiencia general Tener como mínimo cinco (5) años de experiencia general en sectores productivos, o relacionados 20 como consultoría, y/o asistencia técnica 2.2 Experiencia específica Haber realizado y/o dirigido un mínimo de tres (3) consultorías relacionadas a implementación de herramientas de calidad y/o mejora de la productividad e implementación de sistemas de 20 gestión (ISO 9001:2008) a grupos de micro, pequeña, y mediana empresa, sustentado en el período de los últimos ocho (8) años Experiencia específica en el sector Experiencia como mínimo dos años, en ejecución de programas de implementación de sistemas de 20 calidad y/o buenas prácticas en MIPYME (madera). 3. Entrevista personal 20 Entrevista personal con Comité Evaluador 20 Total calificación 100 *La educación no formal en procesos de calidad será calificada proporcionalmente al número de seminarios y/o capacitaciones recibidas por el consultor. 5

6 Se establecerá un Comité de evaluación, calificación y selección conformado por un representante de las siguientes instancias del Inacal: - La Dirección de Desarrollo Estratégico de la Calidad, quien la presidirá - La Dirección de Normalización, y - La Oficina de Estudios Económicos De presentarse un empate en la calificación de los consultores, tendrá preferencia el consultor que resida en el Departamento de Lima (debe acreditarse con la copia del DNI). Cualquier consulta respecto al desarrollo del proceso de selección, evaluación, calificación y selección será resuelta por el Comité. 6. CRONOGRAMA DE CONTRATACIÓN DEL CONSULTOR Etapa Lanzamiento de la convocatoria Presentación de ofertas Evaluación Entrevista Firma del contrato con consultor seleccionado Fecha 24 de abril Hasta el 30 de junio Hasta el 18 de julio Del 19 al 22 de julio Hasta el 27 de julio 7. ENTREGABLES El consultor deberá presentar 08 entregables, de acuerdo con el siguiente detalle: Descripción del Entregable (Producto) P1: Diagnóstico y Plan de implementación Informe sobre el estado de la situación actual del sistema de gestión de cada PYME, y un plan de trabajo de implementación por módulo y requisitos (en una hoja Excel), acompañado de un Diagrama Gantt, en el que se indicarán en detalle todas las actividades de consultoría y capacitación a desarrollar tomando como referencia para el presente proyecto un plazo de 06 meses. Plazo de entrega A los 25 días calendario, P2. Taller de Sensibilización Informe del desarrollo y resultados del taller de sensibilización. A los 30 días calendario, P3: Módulo I: Liderazgo y Planificación Informe por cada PYME, de los avances sugerencias y recomendaciones sobre el proceso de implementación. Nota: El informe deberá contener evidencias de la asesoría y acompañamiento presencial (registros) y virtual realizado (correos electrónicos). A los 60 días calendario, 6

7 El informe debe incluir resultados de la revisión de la Guía de Implementación de la NTP :2015, que incluya propuestas de textos, ejemplos e ilustraciones referidos a los requisitos trabajados en la etapa correspondiente. P4: Módulo 2: Enfoque al cliente; medición, análisis y gestión de la información Informe por cada empresa, de los avances sugerencias y recomendaciones sobre el proceso de implementación. Nota: El informe deberá contener evidencias de la asesoría y acompañamiento presencial (registros) y virtual realizado (correos electrónicos). A los 90 días calendario, El informe debe incluir resultados de la revisión de la Guía de Implementación de la NTP :2015, que incluya propuestas de textos, ejemplos e ilustraciones referidos a los requisitos trabajados en la etapa correspondiente. P5: Módulo 3: Gestión del recurso humano; gestión de los procesos Informe por cada empresa, de los avances sugerencias y recomendaciones sobre el proceso de implementación. Nota: El informe deberá contener evidencias de la asesoría y acompañamiento presencial (registros) y virtual realizado (correos electrónicos). A los 120 días calendario, El informe debe incluir resultados de la revisión de la Guía de Implementación de la NTP :2015, que incluya propuestas de textos, ejemplos e ilustraciones referidos a los requisitos trabajados en la etapa correspondiente. P6: Módulo 4: Gestión de los recursos financieros y operacionales Seguimiento, análisis y mejora Informe por cada empresa, de los avances sugerencias y recomendaciones sobre el proceso de implementación. Nota: El informe deberá contener evidencias de la asesoría y acompañamiento presencial (registros) y virtual realizado (correos electrónicos). A los 150 días calendario, El informe debe incluir resultados de la revisión de la Guía de Implementación de la NTP :2015, que incluya propuestas de textos, ejemplos e ilustraciones referidos a los requisitos trabajados en la etapa correspondiente. P7: Evaluación Final del Consultor: Informe final de la consultoría por cada PYME a cargo del consultor, indicando las observaciones. El informe A los 165 días calendario, de la firma del contrato 7

8 debe incluir los resultados de la revisión de la Guía de Implementación de la NTP , con propuestas de textos, ejemplos e ilustraciones referidos a los Capítulos 1, 2, 3, 4 y 5 de la NTP. P8: Informe de auditoría cruzada Informe de la evaluación de auditoría por cada PYME indicando las áreas de mejora, observaciones y comentarios acerca del Proyecto de la Guía de Aplicación de la NTP :2015 y de la propia NTP. A los 180 días calendario, contados desde el día siguiente de la firma del contrato La Dirección de Desarrollo Estratégico de la Calidad en coordinación con la Dirección de Normalización del Inacal, emitirá la conformidad, y cuando corresponda observaciones y/o comentarios a los entregables/ productos, en un plazo máximo de 5 días calendario contados desde el día siguiente de ser estos presentados por mesa de partes de la sede central. El consultor tendrá un plazo máximo de 5 días calendario contados desde el día siguiente de comunicados las observaciones o comentarios para subsanar dichas observaciones e incorporar comentarios. Todos los entregables deberán ser presentados a través de Mesa de Partes del Inacal, sito en Calle Las Camelias N San Isidro, dirigido a la Dirección de Desarrollo Estratégico de la Calidad, en un (1) original y dos (2) copias, además en medio digital (3 CDs). Todos los productos serán materia de aprobación por parte de las Direcciones de Normalización y Desarrollo Estratégico de la Calidad del INACAL. 8. HONORARIOS Y FORMA DE PAGO El postulante deberá indicar el monto de sus honorarios, que debe incluir los impuestos de ley (no incluye gastos de pasajes y viáticos). Los pagos se efectuarán de la siguiente manera: A la aprobación de: Pagos Productos 1 y 2 15% Producto 3 15% Producto 4 20% Producto 5 15% Producto 6 15% Producto 7 y 8 20% NOTA: Los gastos de pasajes y viáticos del consultor, fuera de su lugar de residencia, serán asumidos por el Inacal, de acuerdo a sus normas internas. 8

9 ANEXO 1: CALENDARIO DE ACTIVIDADES 1 ITEM COMPONENTE ACTIVIDADES FECHA Presentación a la NTP : de agosto 0 1 TALLER DE ARMONIZACIÓN A CONSULTORES DIAGNÓSTICO Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Armonización de criterios de cada una de las intervenciones y reuniones de preparación de material a ser utilizado antes de iniciar con el trabajo de campo Local INACAL Diagnóstico: estado de situación actual del sistema de gestión de cada empresa. Elaboración del Plan de implementación del Modelo SGC NTP :2015 por cada empresa a su cargo. 02 y 03 de agosto 08 al 19 de agosto 22 al 26 de agosto 2 TALLER DE SENSIBILIZACIÓN A EMPRESAS Taller de interpretación y aplicación de los Requisitos de la norma NTP a cargo del consultor Local INACAL. 31 de agosto y 01 de setiembre 3 CAPACITACIÓN ENTRENAMIENTO LIDERAZGO Y PLANIFICACIÓN Acompañamiento presencial Taller presencial Liderazgo y Planificación, en la sede de cada empresa a cargo del consultor. Tareas a Implementar por la Empresa Visita presencial a cargo del consultor 05 al 16 de setiembre Atención de consultas Revisión del 1er. Avance de implementación del SGC NTP al 30 de setiembre 4 CAPACITACIÓN - ENTRENAMIENTO ENFOQUE AL CLIENTE; MEDICIÓN, ANÁLISIS Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN. Revisión de tareas anteriores. Taller presencial: Orientación al Cliente, Medición y gestión de la Información, en la sede de cada empresa a cargo del consultor. Tareas a Implementar por la Empresa 03 al 04 de octubre Acompañamiento presencial Visita presencial a cargo del consultor Atención de consultas Revisión del 2do. Avance de implementación del SGC NTP : al 28 de octubre 5 CAPACITACIÓN - ENTRENAMIENTO GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO, GESTIÓN DE LOS PROCESOS Revisión de tareas anteriores. Taller presencial Gestión de los recursos humanos, financieros y operacionales, en la sede de cada empresa a cargo del consultor. Tareas a Implementar por la Empresa 31 de octubre al 11 de noviembre Acompañamiento presencial Visita presencial a cargo del consultor Atención de consultas Revisión del 3er. Avance de implementación del SGC NTP : de noviembre al 02 de diciembre 6 CAPACITACIÓN - ENTRENAMIENTO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Y OPERACIONALES; SEGUIMIENTO, ANÁLISIS Y MEJORA Revisión de tareas anteriores. Taller presencial Capacitación, entrenamiento y Gestión de recursos financieros y operacionales, en la sede de cada empresa a cargo del consultor. Tareas a Implementar por la Empresa 05 al 16 de diciembre Acompañamiento presencial Visita de seguimiento del consultor 7 Atención de consultas Revisión del 4to Avance de implementación del SGC NTP : al 30 de diciembre EVALUACIÓN Evaluación Final del Consultor: Informe 02 al 06 de enero 8 AUDITORIA Auditoria cruzada 09 al 20 de enero 9 EVALUACIÓN FINAL Evaluación INACAL DDE 23 al 31 de enero 1 Las fechas son referenciales, estas serán establecidas por el consultor en su plan de trabajo de implementación y su diagrama Gantt. 9

10 ANEXO 02: TABLA CONTENIDO MÍNIMO DE LOS TALLERES PRESENCIALES EN LAS EMPRESAS TALLER DESCRIPCIÓN TEMARIO RESUMEN DIRIGIDO A: I Taller presencial Liderazgo y Planificación Beneficios de la Gestión de Calidad Principios del Modelo Liderazgo y Compromiso Gestión del Cambio Planificación estratégica y operacional Bases de los modelos de gestión Difusión del Proyecto Política Mapa de procesos Alta Dirección y Niveles Gerenciales II Taller presencial Orientación al Cliente; Medición, Análisis y gestión de la Información Comprensión de la organización y su contexto Determinación de las necesidades del mercado y de las interacciones con el cliente Información documentada Niveles Gerenciales, Supervisores y Niveles Operativos III Taller presencial Gestión del recurso humano; Gestión de los procesos Funciones organizacionales, responsabilidad y autoridad Acciones para gestionar riesgos y oportunidades Competencia, Conocimiento y Toma de Conciencia Producción o prestación del servicio Objetivos / Programas de gestión Gestión de las comunicaciones Internas/Externas Provisión de Recursos Infraestructura Ambiente de Procesos Control de la provisión externa de los bienes y servicios Producción y desarrollo de bienes y prestación de servicios Diseño y Desarrollo Niveles Gerenciales y Niveles Supervisores IV Taller presencial Gestión de los recursos financieros y operacionales; Seguimiento, análisis y mejora. Herramientas de manejo financiero Evaluación de desempeño Indicadores de Calidad Análisis y Mejora No conformidades, análisis de causa y acciones correctivas Niveles Gerenciales y Niveles Supervisores 10

11 ANEXO 3 FORMATO DE HOJA DE VIDA Los comentarios entre corchetes [ ] y en letra cursiva proporcionan orientación a los consultores para la preparación de su Hoja de Vida y no deberán aparecer en la misma. 1) Nombre [Nombre completo del consultor] 2) Fecha de nacimiento 3) Nacionalidad 4) Educación [Indique los estudios realizados, dando el nombre de la Institución en que los curso, los grados obtenidos y las fechas] 5) Experiencia general [Empezando con su cargo actual enumere en orden inverso cada cargo que desempeñó desde su graduación: fechas de empleo, nombre de la organización, principales responsabilidades, nombre y número de referencia de contacto] 6) Experiencia específica [Entre todos los trabajos que ha desempeñado, complete la información necesaria: nombre del cargo, contratante, nombre del proyecto, principales responsabilidades, fechas, lugares, referencia de contacto, etc., para aquellos que mejor demuestren su capacidad para ejecutar las tareas directamente relacionadas con los términos de referencia numeral 5] 7) Declaración: Yo el abajo firmante, declaro que según mi mejor conocimiento, y entender, esta hoja de vida y los documentos que la sustentan y que acompaño, describe correctamente mi persona, mis calificaciones y experiencia. Entiendo que cualquier declaración voluntariamente falsa aquí incluida, puede conducir a mi descalificación en el proceso de selección o a la cancelación de mi contrato en caso de ser seleccionado para el trabajo 1. FIRMA LUGAR FECHA 1 El Inacal se reserva el derecho de confirmar la veracidad de la información relacionada en la hoja de vida, y en los documentos sustentatorios presentados. 11