El poder del control de inventarios: Seguimiento serializado del inventario

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1 El poder del control de inventarios: Seguimiento serializado del inventario Panorama general: Las soluciones de ERP tradicionales a menudo no reflejan la realidad física del proceso de manejo de materiales. Estos sistemas antiguos obligan a las empresas manufactureras a ingresar datos de una manera ineficiente que requiere de muchos recursos y genera registros de inventario incorrectos. Los sistemas de ERP avanzados proporcionan un seguimiento serializado del inventario, el cual refleja el movimiento físico de los productos en tiempo real. Estos sistemas registran la ubicación actual del inventario y eliminan el registro e ingreso manual de datos que a menudo dan como resultado saldos negativos". Los fabricantes utilizan esta funcionalidad para reducir los costos de inventario, reducir el ingreso de datos y mejorar el control de los inventarios.

2 RESUMEN EJECUTIVO 2 La empresa manufacturera de hoy trabaja con esmero para proveer piezas de calidad, cumplir con los planes de entrega de los clientes y, al mismo tiempo, reducir los costos. Los fabricantes que pueden satisfacer estas exigencias son aquellos que cuentan con programas que reducen los inventarios de productos en proceso, acortan el tiempo de producción y minimizan los costos de producción. Aun así, en muchas organizaciones, el manejo ineficiente del material y los procesos ineficientes de control de inventarios impiden el logro de estos objetivos. Soluciones integradas Los fabricantes que buscan superar estas dificultades recurren a soluciones de manufactura integradas que reflejan la realidad física del proceso de manejo de materiales. Sistemas ERP y de ejecución de fabricación (MES) integrados siguen y ubican al inventario transferido de un lugar a otro. Estos avanzados sistemas identifican los niveles actuales del inventario en tiempo real según se ven afectados por las transacciones de inventario. El enfoque antiguo Este enfoque en tiempo real se diferencia de los sistemas ERP tradicionales, los cuales tienen una capacidad limitada de seguimiento de los movimientos de inventario dentro de la empresa. Por ejemplo, los sistemas antiguos tradicionalmente llevan control del almacén, el lugar de almacenamiento, el número de pieza y la cantidad en un solo registro, aun cuando haya cantidades múltiples de un tipo de inventario. Estos sistemas no proporcionan visibilidad de los niveles, la ubicación o el volumen del inventario en tiempo real. Gestión manual de registros Cada vez que se mueven cantidades de inventario de un lugar a otro dentro del almacén, un operador debe imprimir varias etiquetas y revisar manualmente los números de pieza, las cantidades y la ubicación antes de trasladar ese inventario a otro lugar. El operador debe entonces ingresar manualmente la

3 RESUMEN EJECUTIVO 3 nueva ubicación del inventario por medio de un escáner. Cuando un encargado de materiales transporta contenedores de inventario de un lugar a otro hay una serie de pasos extra, como el ingreso en un escáner portátil de códigos de barras de los números de piezas correspondientes, la cantidad, y la ubicación actual en los campos "ubicación de origen" y "ubicación de destino". Dada la complejidad de la transferencia de inventario en un entorno de manufacturación, a menudo es difícil para los encargados de material recordar con exactitud la ubicación de origen y la ubicación de destino a medida que mueven los contenedores en un ambiente de producción "justo a tiempo". Preocupación por la exactitud Más allá de la carga que representa la gestión manual de registros, este enfoque antiguo tiene un efecto negativo en los saldos de inventario. A manera de ejemplo, si el operador de un montacargas está trasladando 300 piezas de producto terminado desde un contenedor que contiene un total de 500 piezas de la ubicación A a la ubicación B, el sistema de inventario antiguo no sigue ese movimiento en tiempo real. Una consulta para conocer el saldo del inventario no será precisa, ya que las 300 piezas aún no habrán sido seguidas a la nueva ubicación. Empleando el mismo ejemplo, las 500 piezas del producto almacenado en la ubicación A, que se recogieron como 300 piezas para una orden de envío, podrían ser erróneamente catalogadas por el operador como material de la ubicación B. El resultado final sería 500 piezas que todavía aparecen en la ubicación A y -300 piezas que aparecen en la ubicación B, un saldo negativo en la ubicación B que afecta la exactitud de los niveles de inventario y los envíos. El sistema de control de inventarios refleja un "inventario negativo" porque se utiliza una ubicación incorrecta en una transacción o porque se transfiere una cantidad incorrecta en una transacción de transferencia de ubicación. En términos más simples, el sistema de control de inventarios no vive en la realidad física del proceso de manejo de materiales y no refleja con exactitud la realidad del proceso de producción.

4 RESUMEN EJECUTIVO 4 Efecto en la actividad comercial Cuál es el impacto general sobre la actividad comercial de un fabricante que utiliza este enfoque antiguo? Cuando el manejo manual y los registros efectuados manualmente llevan al inventario a un estado negativo, el fabricante nunca tiene visibilidad precisa del movimiento físico del inventario dentro de la empresa. Los envíos y las entregas se ven afectados en forma negativa, lo cual compromete la satisfacción de los clientes. Muchas empresas se ven forzadas a asignar personal para que dedique horas o días cada semana a tratar de identificar el origen de los saldos negativos del inventario en múltiples ubicaciones, almacenes o instalaciones manufactureras. Una vez que los miembros del equipo encuentran y señalizan los errores, deben ajustar manualmente los registros de control de inventario para que reflejen saldos precisos. Esto constituye un uso ineficiente de tiempo y recursos. Los métodos también afectan al personal del almacén. La responsabilidad principal de un encargado de materiales es trasladar productos de un lugar a otro para optimizar la producción y el envío. La gestión manual de registros retarda esa tarea. Además, como sucede con todo proceso manual, los métodos aumentan la posibilidad de error cuando se efectúa el seguimiento del lugar de origen y el lugar de destino de un movimiento de inventario. "Los sistemas de ERP avanzados mejoran la precisión del inventario y reflejan el movimiento físico de los productos." Una manera mejor Los sistemas ERP avanzados ahora mejoran la precisión del inventario y reflejan el movimiento físico de productos en el depósito, lo cual se traduce en un mejor resultado de la actividad comercial. Una nueva generación de sistemas ERP en la nube diseñado específicamente para fabricantes cuenta con un archivo automatizado de saldos de inventario, el

5 RESUMEN EJECUTIVO 5 cual sigue y actualiza en tiempo real un números de serie asociado con piezas, cantidades y ubicación del inventario. El systema sigue automáticamente los campos de ubicación y elimina los errores asociados con la gestión manual de registros y la entrada manual de información que a menudo dan como resultado saldos negativos. El problema se simplifica hasta el punto de escanear una sola vez un número de serie. El sistema actualiza automáticamente la ubicación, la cantidad y todo otro dato crítico a medida que los artículos se van moviendo dentro de las instalaciones. El resultado final es un proceso más eficiente, una reducción en el número de saldos negativos y una mayor precisión del inventario en tiempo real. La precisión de inventarios en acción El proveedor de la industria automotriz Newman Technology, con sede en Mansfield, Ohio, ejemplifica un caso de estudio de mejores prácticas luego de poner en acción estos métodos de control de inventario. La empresa fabrica piezas para automóviles, motocicletas y vehículos todo terreno (ATV). Entre sus principales productos se cuentan piezas de escape, molduras de puertas y componentes de bastidores de puertas. Los más de 700 empleados de Newman crean y gestionan cientos de miles de componentes cada día en cuatro instalaciones. La empresa recibe 1500 contenedores de piezas por día provenientes de un gran número de proveedores. Luego de la producción y ensamblaje, Newman Technology envía 5000 contenedores de componentes a 15 destinos de clientes ubicados en todo el mundo. Obstáculos anteriores Durante años, los empleados de Newman Technology dependieron de la gestión manual de registros para mover inventarios en toda la operación.

6 RESUMEN EJECUTIVO 6 Los encargados de materiales ingresaban manualmente los datos cuando trasladaban inventario de un punto a otro. Esto era particularmente engorroso ya que la empresa produce piezas en cuatro edificios con líneas de producción en múltiples áreas. La empresa dedicaba tres empleados a tiempo completo a la tarea de identificar el origen de los saldos negativos de inventario resultantes de un proceso de control manual e inexacto. Cada día, el personal imprimía un informe de inventario negativo, recorría la planta en busca del lugar donde se encontraban los archivos con saldos negativos incorrectos, y contaba y reconciliaba manualmente los registros de inventario para reflejar la ubicación actual. Por encima de este proceso diario, la empresa realizaba inventarios físicos semianuales para evaluar con precisión la ubicación física de los productos. Para superar estos obstáculos, Newman contactó a Revolution Group, una empresa de consultoría manufacturera con sede en Columbus, Ohio. Revolution Group recomendó el sistema de Plex Manufacturing Cloud, una solución de software de ERP en la nube que conecta y gestiona el proceso completo de fabricación, desde el pedido de materiales hasta la distribución del producto final. Logramos una precisión del 99% en inventarios y redujimos el costo del inventario físico un 50%. Desde la implementación de Plex Cloud ERP, las funciones de inventario serializado del sistema siguen automáticamente al inventario en cada una de las cuatro instalaciones y los 220 centros de trabajo, proporcionando una instantánea en tiempo real de la ubicación actual de los más de componentes que se reciben a diario y las piezas que se envían diariamente. Explica Pat Welsh, consultor senior de Revolution Group: Ha sido una mejora dramática para Newman Technology. Ahora, los encargados del manejo de

7 RESUMEN EJECUTIVO 7 materiales tienen acceso instantáneo a la ubicación del inventario en tiempo real desde dispositivos portátiles. Los trabajadores pueden identificar la ubicación del inventario en la planta. Por medio del seguimiento serializado, pueden ver exactamente dónde está ubicado todo el inventario. Los nuevos métodos mejoran el manejo de materiales y la exactitud. Y lo que es aun más importante, no hay más saldos negativos en los registros. Observa Mark Williams, ingeniero senior de Newman Technology: Con un proceso de inventario serializado y en tiempo real, los datos instantáneos y actualizados de la ubicación del inventario aparecen en nuestros registros con solo escanear una vez. Esto representa una gran eficacia. Sabemos dónde se encuentra el inventario en todas nuestras instalaciones y ya no tenemos que preocuparnos por realizar inventarios físicos o utilizar complicadas soluciones alternativas para averiguar el origen de inventarios negativos. Newman Technology alcanzó un 99% de exactitud en el inventario y redujo el costo de inventarios físicos un 50%. Concluye Williams: Con mucho, el mayor impacto en el negocio es tener alrededor del 50% menos de inventario depositado en nuestros almacenes. Antes de usar el sistema de seguimiento serializado de inventarios, estábamos obligados a tener casi el doble de inventario. Ahora, a medida que nos dirigimos hacia una estrategia de entregas justo a tiempo, reducimos el inventario físico que no inmoviliza tanto efectivo, un gran beneficio de negocio para la empresa. Acerca de Plex Plex es la nube de fabricación; brinda automatización de fabricación y ERP líder en la industria a cerca de 400 empresas de diversos sectores, como aeroespacio y defensa, alimentos y bebidas, y automotores. Plex fue el pionero en soluciones en la nube para las plantas de fabricación, lo que permitió conectar a proveedores, máquinas, personas, sistemas y clientes con recursos fáciles de configurar, brindar constante innovación y reducir los costos de servicios técnicos. Con un conocimiento que empieza en la línea de producción, Plex ayuda a las empresas a ver y comprender todos los aspectos de sus ecosistemas comerciales, y así estar a la vanguardia en un mercado de cambios permanentes.