Creación de Formularios y Consultas

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1 1 Facultad: Ingeniería. Escuela: Biomédica Asignatura: Informática Médica Creación de Formularios y Consultas Objetivos Identificar los controles y aplicaciones en la creación de formularios a través de Access para el manejo de bases de datos. Identificar las diferencias y relaciones entre diferentes tipos de consulta. Recomendaciones Tenga orden y aseo para trabajar Al finalizar el laboratorio se debe dejar en la misma ó mejor condición en que se encontró (Asegúrese de apagar el Equipo antes de retirarse). Materiales y equipos Computadora Microsoft Office Access 2007 Introducción Teórica USO DE FORMULARIOS La utilidad de los formularios es para introducir los datos respectivos para una o más tablas, Access proporciona una interfaz gráfica que se acomoda en una forma más amigable a los ojos de los usuarios para el ingreso de datos. Los formularios proveen la forma más sencilla de ver la información, agregar, editar y borrar los datos, esta guía tiene como finalidad desarrollar la capacidad de crear un formulario que maneje la información que contiene la base de datos.

2 2 VISTAS DE FORMULARIOS La ventana diseño es una de las tres opciones de vistas que existe para un formulario. Las otras dos son vista formulario y vista de presentación. Para cambiar entre vistas solamente hay que presionar el botón Ver de la barra de herramientas. En la vista de presentación puede ver los registros en formato de filas y columnas, así puede visualizar muchos registros al mismo tiempo. En la vista Formularios puede ver los registros de uno a uno. Utilice los botones de desplazamiento en la vista Formulario y vista de presentación para desplazarse rápidamente entre los registros. En general, la tarea de diseño de un formulario se basa en las siguientes acciones: Utilizar la barra de herramientas y el menú formato para cambiar las fuentes, alinear texto, cambiar el ancho de bordes o líneas y aplicar colores o efectos especiales. Alinear los controle con las reglas. Situar los controles en la sección detalle o cualquier otra sección del formulario. Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edición, etiquetas, casillas de verificación, entre otros. TIPO DE CONTROLES El número de controles disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los controles específicos de un formulario son como se muestra en la figura. Mantenimientos Los mantenimientos son utilizados para manipular los registros que maneja una o más tablas, dicho mantenimiento incluye las opciones de adicionar, eliminar, modificar, buscar información, impresión, entre otros. Todo esto relacionado con una tabla de la base de datos. Qué es una CONSULTA? Las consultas permiten seleccionar los registros que cumplen determinadas condiciones para hacer modificar, añadir datos, reemplazar datos existentes, eliminar registros, etc.

3 3 Las consultas son un tipo de objeto de Access que puede utilizarse para distintas tareas. Entre las más habituales están las de examinar, modificar y analizar los datos de una o varias tablas de la base de datos. Por otro lado, las consultas pueden utilizarse también a modo de tablas y como origen de registros para crear formularios e informes. Así, las tablas originales conservan su función de almacén de datos básico, mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea. Existen dos formas de crear una consulta: Utilizando el asistente: Consulta de selección sencilla. Consulta de tabla de referencia cruzada. Consulta de búsqueda de duplicados. Consulta de búsqueda de no coincidentes. Sin asistentes: Consulta de selección. Consulta de parámetros. Consulta de tabla referencia cruzada. Consulta SQL. Consultas de acción (creación de tabla, eliminación, datos anexos, actualización) Consulta autobúsqueda. Normalmente los pasos a seguir para crear la consulta son los siguientes: Abrir consulta. Agregar las tablas implicadas. Agregar los campos deseados a cada tabla. Establecer criterios o condiciones de los registros. Los criterios se introducen haciendo uso de operadores de acuerdo con una serie de reglas establecidas. MODOS DE VISUALIZACIÓN Se tiene tres modos de visualización: Vista diseño Vista hoja de datos Vista de SQL

4 Procedimiento La siguiente práctica se fundamenta en crear los mantenimientos para las tablas de la base de datos Consultorio Médico. Figura 1. Tablas de la base de datos Consultorio Médico. CREACIÓN DE FORMULARIOS UTILIZANDO EL ASISTENTE. El uso de asistentes facilita en gran manera la creación de formularios de una forma rápida y eficiente, estos son útiles para dar mantenimiento a las tablas y que el manejo de los registros se realice de una vista diferente a la de Hoja de datos. En la base de datos Consultorio Médico se creará el formulario de la tabla Pacientes, seguir los siguientes pasos:

5 5 1. Abrir la base de datos Consultorio Médico y la tabla Pacientes. 2. En los objetos de la base de datos seleccionar Crear Formulario Figura 2. Opciones para la creación de formularios. 3. Hacer clic en Crear un formulario utilizando el asistente Figura 3. Creación de formularios utilizando el asistente.

6 6 Figura. Asistente para creación de formularios.. Seleccionar la tabla Pacientes. 5. Seleccionar todos los campos dando clic en el botón 6. Dar clic en Siguiente 7. Seleccionar la distribución en Columnas y presionar siguiente Figura 5. Asistente para formularios Distribución 8. Seleccionar estilo Pintura Oficina y luego dar clic en siguiente

7 7 Figura 6. Asistente para formularios Estilo pintura 9. Determinar como título del formulario Mantenimiento de Pacientes 10. Finalizar el procedimiento y automáticamente se generará el siguiente formulario. Figura 7. Formulario de mantenimiento para la tabla Pacientes.

8 8 Ejercicio 1 Ahora cree los siguientes formularios utilizando el asistente: Formulario para la tabla Consultas Médicas, nombrarlo como Mantenimiento de Consultas Médicas. Formulario para la tabla Tipopaciente, nombrarlo como Mantenimiento de Tipopaciente. CREACIÓN DE FORMULARIOS EN VISTA DISEÑO. Este tipo de formularios son creados por el usuario agregando diferentes controles, entre algunos de ellos se puede mencionar: etiquetas, cuadros de texto, cuadro combinado, etc. Utilizando la base de datos Consultorio Médico, se creará el formulario de la tabla Pacientes, para ello: 1. Seleccionar Crear Formulario en blanco en la barra de herramientas. 2. Cambiar la vista a Vista de Diseño. 3. Se presentara en pantalla las herramientas necesarias para crear un formulario; por ejemplo: la barra de herramientas de controles, tipos de letra, color texto, fondos, etc.

9 9 Controles de las herramientas de diseño Origen del registro Figura 8. Herramientas de diseño y control de campos para el diseño de Formularios sin utilizar el asistente.. Modificar las propiedades del formulario para asociarle una tabla a la cual se dará mantenimiento; para ello hacer clic en el icono Hoja de propiedades 5. En la propiedad Origen del Registro seleccionar la tabla Pacientes y de esa manera se activaran los campos en la ventana de orígenes de registro.

10 10 Figura 9. Hoja de propiedades del formulario 6. Agregar un control etiqueta haciendo clic en y luego dibujarlo en el formulario, escribir en la etiqueta Mantenimiento de Contactos. 7. Modificar desde la barra de herramientas el tipo de letra a Tahoma, tamaño 1 y con negrita. 8. Cambiar el color de fondo del formulario, para ello hacer clic en el icono de la barra de herramientas color de fondo y elija su color favorito. 9. Ahora adicione los campos de la tabla Contactos al formulario, para ello seleccione Agregar campos existentes en la barra de herramientas, la cual habilitará la Lista de campos y luego inicie con IdPaciente arrastrándolo hasta el formulario. 10. Arrastrar los demás campos al formulario de la misma forma.

11 11 Figura 9. Vista de formulario en vista de diseño. 11. Luego ver el formulario en ejecución seleccionando Vista de Formulario en la barra de herramientas. Recordar que el formulario se puede modificar únicamente en la Vista Diseño. 12. Cuando el formulario se ejecuta toma la apariencia que se muestra en la figura Guarde el formulario con el nombre Mantenimiento de Pacientes sin asistente.

12 12 Figura 10. Vista de formulario en ejecución en la vista de formulario. Ejercicio 2 Ahora cree los siguientes formularios tomando en cuenta las actividades anteriores: Formulario para la tabla Consultas Médicas, nombrarlo como Mantenimiento de Consultas Médicas sin asistente. Formulario para la tabla Tipopaciente, nombrarlo como Mantenimiento de Tipopaciente sin asistente. INCLUYENDO BOTONES DE ACCIÓN Los botones de acción son utilizados para hacer una acción específica en el formulario para facilitar algunas tareas en el manejo de los registros; por ejemplo un botón que permita eliminar un registro, actualizar registros en un formulario, etc.

13 13 A continuación se agregaran botones de acción al formulario Mantenimiento de Pacientes, para ello se creara una barra de desplazamiento en los registros de la tabla; por ejemplo: primer registro, siguiente, anterior y último registro. 1. Abrir el formulario Mantenimiento de Pacientes sin asistente en la Vista Diseño 2. Se presentará la Vista Diseño del formulario, ahí se agregarán los botones y para ello debe verificar que la creación de estos botones tenga activada la opción del asistente. Figura 11. Vista de herramientas de diseño del formulario. 3. Hacer clic en el botón de comando y luego dibujar el control en el formulario.. En la lista de categoría dar clic en Exploración de registros. 5. Seleccionar de la lista de acciones Ir al primer registro Figura 12. Vista del asistente para botones de comando del formulario.

14 1 6. Presionar el botón siguiente y elegir la imagen Ir al primero. Figura 13. Vista del asistente para botones de comando del formulario 7. Dar clic en siguiente y luego finalizar 8. Ahora realice los siguientes pasos para los demás botones de comando Categoría Acciones Imágenes Exploración de registros Ir al registro anterior Ir al anterior Exploración de registros Ir al registro siguiente Ir al siguiente Exploración de registros Ir al último registro Ir al último 9. Ejecutar el formulario y guardarlo.

15 15 Figura 1. Vista de formulario en ejecución en la vista de formulario. Ejercicio 3 Agregue a este formulario los siguientes botones: Categoría Acciones Imágenes Operaciones con registros Agregar nuevo registro Lápiz (Editar) Operaciones con registros Deshacer Registro Deshacer Operaciones con registros Eliminar Registro Papelera Operaciones con registros Guardar Registro Guardar registro Operaciones con registros Imprimir Registro Impresora Operaciones con formularios Cerrar Formulario Stop Hacer los botones para el formulario Mantenimiento de Consultas Médicas sin asistente.

16 16 CREACIÓN DE CONSULTAS UTILIZANDO EL ASISTENTE. Se realizará un ejemplo en el que una consulta mostrará la información de los pacientes del consultorio, para ello hacer lo siguiente: 1. Abrir la base de Consultorio Médico 2. En los objetos de la base de datos seleccionar Crear y luego Asistente para Consultas. Figura 15. Vista del asistente para crear consultas a la base de datos Consultorio Médico. 3. Luego en el asistente para consultas sencillas seleccione la tabla que se desea consultar: Tabla: Pacientes. De los campos disponibles seleccionar algunos para incluirlos en los campos seleccionados que se presentaran en el resultado de la consulta: IdPaciente, Nombres, Apellidos, Dirección, Ciudad, Empresa donde trabaja, Teléfono Trabajo, teléfono móvil, IdTipopaciente.

17 17 Figura 16. Vista del asistente para consultas sencillas. 5. Seleccionar siguiente. 6. Seleccionar detalle y luego siguiente. 7. Colocar como nombre de la consulta el título Listado de Pacientes. 8. Luego finalizar y la consulta estará terminada.

18 18 Figura 17. Vista de la consulta Listado de Pacientes. CONSULTAS DE SELECCIÓN Suponga que se le pide generar un listado de las consultas médicas que posee un paciente incluyendo su fecha, diagnóstico y tratamiento. Para ello siga los siguientes pasos: 1. En la base de datos Consultorio Médico, seleccionar en los objetos de consultas, Diseño de consulta. 2. Agregar la tabla a utilizar, para este caso Consultas Médicas y Pacientes

19 19 Figura 18. Asistente para elaboración de consultas a los datos de la tabla Consultas Médicas y Pacientes. 3. Cierre la ventana Mostrar Tabla.. En la primera columna de la consulta, en campo seleccione: IdConsultamedica y la tabla corresponderá a Consultas Médicas. 5. Para la segunda columna, en campo seleccione IdPaciente, en la tercera Fechaconsultamedica y en la cuarta Diagnóstico y en la quinta Tratamiento; todas de la tabla Consultas Médicas. 6. En la sexta columna agregue Nombres, de la tabla Pacientes.

20 20 Figura 19. Vista de diseño de la consulta: Listado de Consultas Médicas 7. Ejecutar la consulta de listado de Consultas Médicas, para ello haga clic sobre el icono ejecutar que se encuentra en la barra de herramientas. 8. Guardar la consulta con el nombre: Listado de Consultas Médicas. Figura 20. Vista de la consulta: Listado de Consultas Médicas

21 21 CONSULTAR INFORMACIÓN ESPECÍFICA (CONSULTA POR CRITERIOS) Suponga que se le solicita la lista de Consultas médicas que fueron hechas en las fechas antes del 31/12/2011. Para este caso tomar la consulta diseñada anteriormente y en la columna FechaConsultamedica agregar a la fila criterios la siguiente expresión <#31/12/2011#. Este parámetro permitirá que se desplieguen en la consulta solo aquellas consultas médicas que fueron realizadas antes de la fecha mencionada. Ahora ejecute la consulta. Figura 21. Vista de diseño de la consulta: Listado de consultas médicas realizadas antes del 31/12/2011

22 22 Figura 22. Vista resultados de la consulta: Listado de consultas médicas realizadas antes del 31/12/2011 Además realizar las siguientes consultas: Consultas médicas realizadas desde el 12/02/2011 a la fecha: >=#12/02/2011# Consultas médicas realizadas después del 31/12/2011 a la fecha: >=#31/12/2011# Consultas médicas realizadas antes del 31/12/2011: <=#31/12/2011# Consultas médicas realizadas el 28/01/2012: =#28/01/2012# Ejercicio Ahora realice una consulta que muestre un listado de llamadas que estén entre dos fechas. Por ejemplo: Entre el 01/01/2010 y el 31/12/2011; para este caso tomar la consulta diseñada anteriormente y en la columna FechaConsultamedica agregar a la fila criterios la siguiente expresión <=#31/12/2011# Y >=#01/01/2010# Este parámetro permitirá que se desplieguen en la consulta solo aquellas consultas médicas que fueron realizadas entre las fechas mencionadas. Ahora ejecute la consulta.

23 23 Además realizar las siguientes consultas: Consultas médicas realizadas entre 01/01/2011 al 31/03/2011: >#01/01/2011# Y <#31/12/2011# Consultas médicas realizadas desde el 11/02/2011 hasta el 01/02/2012: >=#11/02/2011# Y <=#01/02/2012# Análisis de Resultados 1. Presente todos los ejercicios planteados en el procedimiento. Investigación Complementaria Investigar las siguientes consultas y aplicar un ejemplo de cada una utilizando la base de datos Control de Llamadas. Sin asistentes: 1. Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas 2. Consulta de Actualización 3. Consulta de Datos Anexados. Consulta de Creación de Tabla 5. Consulta de Eliminación Con asistentes: 6. Búsqueda de datos duplicados 7. Búsqueda de datos no coincidentes Bibliografía Access 2007 for starters : the missing manual / Matthew MacDonald. Sebastopol, CA: O'Reilly, 2007

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