Cuadro de mando integral. pública en PLYCA. Qué es un cuadro de mando integral de contratación pública?

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1 Cuadro de mando integral de contratación pública en PLYCA La suite PLYCA es la solución modular de nexus IT diseñada para cubrir de modo íntegro la gestión de la licitación y contratación pública en todas sus fases y en formato electrónico: Tramitación del expediente, Licitación y Relación, Archivo del expediente y Explotación de la información. PLYCA está basada en un modelo global, flexible e interoperable que se adapta a las necesidades concretas de la organización en la que se implanta y al contexto global (resto de administraciones y empresas), pudiendo incorporar la normativa y funcionalidad de la Directiva Comunitaria y la Ley de Contratos del Sector Público 30/2007 y 31/2007. nexus IT ofrece a las administraciones públicas todos los elementos para realizar una transición a la contratación pública electrónica, a través de PLYCA y de su catálogo de servicios especializados. Qué es un cuadro de mando integral de contratación pública? El Cuadro de Mando Integral (en adelante CMI) es un método para medir las actividades de una organización en términos de su visión y estrategia. Se implementa a través de una herramienta que muestra continuamente cuándo una organización y sus empleados alcanzan los resultados definidos por el plan estratégico, ayudando además a dicha organización a expresar y comunicar los objetivos y las iniciativas necesarias para cumplir con la estrategia. Cuadro de mando integral de contratación pública en PLYCA, Pagina 1, nexus IT. All rigths reserved.

2 El CMI tiene cuatro dimensiones fundamentales, que son las que le proporcionan el equilibrio necesario en las organizaciones, permitiendo generar indicadores y mediciones de los elementos clave de la organización. Estas dimensiones son: Desarrollo y Aprendizaje (innovación y mejora). Podemos continuar mejorando y creando valor?. Interna del Servicio (procedimientos). En qué debemos mejorar? Del cliente (órganos de contratación). Cómo nos ven los clientes: promotores de la contratación, órganos de contratación, la sociedad?. Financiera (presupuestos). Qué resultados financieros estamos obteniendo?. Por tanto el CMI es el conjunto formado por una estrategia (escala), unos resultados (medidas) y el conocimiento para adecuar los cambios (mejoras propuestas) en función de la visión que la organización tenga, en este caso, de la contratación pública. Todo ello organizado en una herramienta que proporciona la información estructurada, en el formato que se ha definido. El CMI es por lo tanto un sistema de gestión estratégica de la organización, que consiste en: Formular una estrategia consistente y transparente Comunicar la estrategia a través de la organización Coordinar los objetivos de las diversas unidades organizativas Conectar los objetivos con la planificación financiera y presupuestaria Identificar y coordinar las iniciativas estratégicas Medir de un modo sistemático la realización, proponiendo acciones correctivas oportunas. Cómo se implementa un cuadro de mando integral en contratación pública? Los pasos para implementar el cuadro de mando son generales, pero el contenido (las estrategias, los indicadores de rendimiento en cada una de las dimensiones y los datos que deberán ser recogidos para alimentar estos indicadores) estarán relacionados con el ámbito que la organización quiera pilotar, en este caso la contratación pública. Cuadro de mando integral de contratación pública en PLYCA, Pagina 2, nexus IT. All rigths reserved.

3 A continuación se describe un ejemplo de implementación de un cuadro de mando integral en nueve pasos: Fase de construcción de un cuadro de mando integral de contratación pública La fase de construcción de un CMI de contratación pública consta de seis pasos: Paso 1 Valoración de la Organización, problemas, capacidades y valores, desarrollo de la gestión del cambio y preparación de planes de desarrollo del cuadro de mando de contratación pública, se deben validar la misión y la visión del servicio de contratación. Paso 2 Estrategia, el cliente (los promotores de la contratación, el órgano de contratación) y las proposiciones de valor de los interesados (gestores, interventores, contables, etc.) se definen y se utilizan para generar la estrategia del servicio. Paso 3 Se desarrollan los objetivos estratégicos Paso 4 Se crean los mapas estratégicos y se muestran las relaciones causales entre los objetivos que dirigen el valor al cliente. Paso 5 Medidas de Rendimiento y Niveles, que deben de proporcionar la información útil, desde los sistemas operativos a través del datamart, para el seguimiento de la ejecución de la estrategia. Paso 6 Identificación de nuevas iniciativas estratégicas o proyectos que formen la base de una buena ejecución de la estrategia y evite cualquier fallo de rendimiento en los pasos de los Objetivos estratégicos y los Mapas estratégicos. Fase de desarrollo y ejecución del sistema de cuadro de mando integral Paso 7 Automatización, recogida de los datos de rendimiento, desde los sistemas operacionales a través del datamart. Estos datos se convierten en información vital y en inteligencia de negocio para una mejor toma de decisiones y para comunicar el progreso de la estrategia propuesta a la organización. Cuadro de mando integral de contratación pública en PLYCA, Pagina 3, nexus IT. All rigths reserved.

4 Paso 8 Proceso de información en cascada, la información del cuadro de mando se traslada al resto de la organización y a las unidades operativas y de soporte para trasladar la visión estratégica y convertirla en planes operativos. El cuadro de mando se traslada en cascada a los equipos y a las personas para alinear su trabajo diario con la estrategia y la visión que se ha definido. De esta forma los indicadores operativos que son el resultado del trabajo de toda la organización tendrán incorporados las visiones estratégicas a través de las personas que operan el servicio de contratación pública. Paso 9 Evaluación. La evaluación completa el ciclo con una revisión y valoración del sistema del cuadro de mando integral para entender los resultados estratégicos enfrentándolos a las expectativas y haciendo si fuera necesario los cambios (iniciativas) que se precisen para conseguir los objetivos estratégicos definidos de forma dinámica. De esta forma el cuadro de mando, como las organizaciones, se revela como una herramienta dinámica que permite evaluar a través de los indicadores de rendimiento (medidas) y de la escala propuesta (estrategia) qué cambios son los adecuados (iniciativas) para que la organización consiga sus objetivos, trasformando los datos operativos en inteligencia de negocio. Cuadro de mando integral de contratación pública en PLYCA, Pagina 4, nexus IT. All rigths reserved.

5 Para cerrar el ejemplo y obtener el posible resultado de un cuadro de mando en contratación pública se siguen los pasos expuestos y se puede llegar a los gráficos que se representan en las figuras que siguen (fase de definición y fase de ejecución): Ejemplo de un Cuadro de Mando Integral en Contratación Pública Definición Misión: Ejecutar el presupuesto de forma óptima según la política marcada por el órgano de contratación Visión: Generar valor para la sociedad(mas valor por los impuestos), la administración (eficiencia y eficacia) y las empresas(competencia) a través de la contratación pública Estrategias: Formato Electrónico, mejora del presupuesto, concurrencia, trasparencia, igualdad de trato, en tiempo, Mapa estratégico simplificado objetivos indicadores niveles iniciativas Clientes Financiera Mas con menos Mejora proceso Mayor Acceso agilidad. Exped. Concurrencia Mejora del proceso Agilidad Accesibiidad Información Mejora presupuesto Concurrencia Tiempo medio por procedimiento Hasta contratación Consulta Expediente Mejora precios Aumento Concurrencia <25% <25 % < 1 min 3% 5% 10% Automatizar procedimientos Tareas por agente Sist. Gest. Exed. Electr. Catálogos Acuerdos marco Publicación Procesos Formato Electrón. Simplificación Interoperabilidad Simplificar procedimientos Interoperab. Formatos Electrónicos Reducir pasos Interfaces Formatos Electrónicos 10% 30 % 50% Reingen. Procesos Estándares de contratación Certificación Personas y Capacitación Capacita -ción AE Living Labs Capacitación Adm. Elect. Living Labs Formación en administración electrónica Consultas en Living labs 30 % 50% Cursos en administración electrónica Implantación de living labs En esta figura se plasman los seis pasos iniciales de la definición y construcción del cuadro de mando integral: Cuadro de mando integral de contratación pública en PLYCA, Pagina 5, nexus IT. All rigths reserved.

6 En la siguiente figura se observan los pasos restantes, ejecución continua del cuadro de mando: Cuadro de mando integral de contratación pública en PLYCA, Pagina 6, nexus IT. All rigths reserved.

7 Por qué implantar un cuadro de mando integral en el servicio de contratación pública? Ventajas: Resaltar la misión y la visión del servicio de contratación Definir las estrategias del servicio (escala) sus estructuras y dependencias (mapas). Identificar los indicadores de rendimiento, cómo se miden, cómo se obtienen, y en qué niveles queremos que estén. Proponer las iniciativas razonadamente para conseguir los objetivos propuestos Automatizar el proceso de recogida de datos en función de los indicadores. Comunicar a la organización de forma trasparente y constante la estrategia y los resultados que se van consiguiendo. Comunicar a la organización las iniciativas que se proponen de forma dinámica para ir adecuando y dirigiendo los esfuerzos operativos a conseguir los objetivos propuestos. Retos y dificultades: Requiere que los servicios de tecnologías de la información de la organización tengan una fase de madurez inicial suficiente: tener sistemas que proporcionen información operativa de forma automática y constante para poder extraer de ellos un datamart. Generar una estrategia y definirla de forma entendible y asumible por la organización. Generar un entramado de incentivos que permita que las personas puedan motivarse para conseguir los resultados a través de un esfuerzo dirigido y trasparente. Cuadro de mando integral de contratación pública en PLYCA, Pagina 7, nexus IT. All rigths reserved.

8 Por qué elegir la suite de productos PLYCA Porque la suite de productos PLYCA y sus servicios asociados le permitirá garantizar, fundamentalmente: Modernizar los sistemas de contratación a través de la adopción de medios electrónicos y telemáticos en sus procesos. Gestionar los expedientes de contratación a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la preparación, adjudicación y ejecución, así como su integración con los sistemas de gestión económica-financiera. Cumplir con los requisitos legales establecidos por las leyes: 30/2007 de contratos del sector público, 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y 59/2007 de Impulso de la Sociedad de la Información. Cumplir con los objetivos del Programa de la Comisión Europea para el Desarrollo e Impulso de Servicios Públicos Transeuropeos. La interoperabilidad con el resto de sistemas nacionales, autonómicos y europeos. Elaborar Pliegos administrativos y técnicos de cada proceso de contratación, optimizando los costes y los plazos de contratación. Disponer de una herramienta que permita a los usuarios del sistema, de una manera fácil y entendible, la gestión de las diferentes partes de los procesos y tareas de contratación en las que deben participar. Agilizar y reducir errores en el proceso de tramitación, así como homogeneizar la documentación resultante. Permitir el seguimiento y control de la tramitación de expedientes, en función de los procedimientos, reglas y plazos que están asignados a cada tipología de trámite. Cuadro de mando integral de contratación pública en PLYCA, Pagina 8, nexus IT. All rigths reserved.

9 Disponer de un sistema flexible que permita y facilite las adaptaciones a los posibles cambios organizativos, normativos y legislativos que se produzcan en el ámbito de la contratación pública. Establecer una vía de comunicación telemática con las empresas licitadoras y/o adjudicatarias por lo que respecta a la recepción electrónica de plicas y facturas. Custodiar las ofertas escogidas, cumpliendo con los requerimientos de la ley en cuanto a su confidencialidad, y garantizando que solo tendrán acceso las personas autorizadas, y solo a partir del momento en que el procedimiento lo deba permitir. Agilizar los trámites que deben realizar los proveedores durante el proceso de contratación mediante el acceso telemático a todas las tareas que realicen, entre ellas, la obtención de Pliegos, presentación de ofertas y documentación asociada, constitución de avales y garantías, subsanación, recepción de comunicaciones y notificaciones, devoluciones de garantías, etc. Recibir y aceptar facturas electrónicas, identificándolas con la contratación a la que corresponden y facilitando la incorporación de la información asociada a los sistemas informáticos de contabilidad y finanzas. Lograr la calificación adecuada del personal relacionado con estos sistemas, tanto por lo que respecta al uso de las nuevas herramientas, como por la aplicación de la ley 30/2007. Gestión de expedientes de contratación, desde la formulación de la propuesta hasta la ejecución del contrato (incluyendo modificaciones, prórrogas, suspensiones, reajustes, etc.), informes de asesoría jurídica, fiscalización del expediente, recepción de ofertas, propuestas de adjudicación, gestión de contratos, certificaciones, facturas, pagos, liquidación y extinción del expediente. Control y monitorización de las tareas a realizar por cada usuario mediante un sistema de alertas que determine y priorice las tareas a realizar según la fase en la que esté cada expediente y el usuario que interactúe con el sistema. La generación de la información necesaria para que el sistema económico financiero pueda generar los documentos contables (RC, A, D, AD, O, OP, ADOP y MP). La generación automática de informes de gestión que permitan dar seguimiento a las contrataciones realizadas desde el principio con el fin de permitir el análisis detallado del proceso de contratación, así como, la realización de informes a ad-hoc. Cuadro de mando integral de contratación pública en PLYCA, Pagina 9, nexus IT. All rigths reserved.

10 La gestión de datos estadísticos que permitan identificar cuellos de botella o cualquier otra causa de ineficiencia en los procesos de licitación. La gestión de incidencias que pueden surgir durante la ejecución del contrato, subcontrataciones, modificaciones, prórroga de los términos del contrato, etc. La implantación de una plataforma de licitación electrónica, que permita a los agentes externos o licitadores la realización de procedimientos de contratación a través de medios electrónicos, tanto por lo que respeta a la emisión y recepción de ofertas económicas y otros documentos asociados a la contratación, como la consulta y seguimiento de los expedientes en que el licitador haya participado o desee participar. La implantación de un sistema de recepción de facturación electrónica integrada con la gestión contable y con el módulo de contratación. Este sistema deberá permitir a los proveedores del Organismo la presentación de facturas electrónicas. La autentificación, confidencialidad, integridad y no repudio en las tramitaciones de expedientes de contratación, así como, control de acceso de los usuarios que garantice que puedan acceder exclusivamente a las tareas que les sean asignadas. La integración con el resto de sistemas e infraestructura tecnológica que permitan la máxima eficiencia y la reducción de las tareas manuales y siempre a través de servicios web. Cuadro de mando integral de contratación pública en PLYCA, Pagina 10, nexus IT. All rigths reserved.

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