Capítulo 7: Gestión de los costos del proyecto

Transcripción

1 Capítulo 7: Gestión de los costos del proyecto Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Cuarta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés

2 Objetivos de Aprendizaje Entender la importancia de la gestión de costos del proyecto Explicar lo básico de la gestión de costos del proyecto Discutir los diferentes tipos de métodos de estimación de costos y prepararlos Entender el proceso involucrado en presupuestar costos y preparar una estimación de costos y presupuesto para el proyecto de tecnología de la información Entender los beneficios de la gestión del valor ganado y la gestión del portafolio del proyecto para asistir en el control de costos Describir como el software de gestión de proyectos puede ayudar en la gestión de costos

3 La importancia de la gestión de costos del proyecto Los proyectos en general tienen un deficiente historial de las metas del presupuesto Los estudios de CHAOS han encontrado el sobrecosto promedio (el porcentaje o cantidad de dinero adicional por el cual los costos son superiores a las estimaciones) varió de 180 por ciento en 1994 a 43 por ciento en 2002, otros estudios encontraron sobrecostos a por ciento

4 Qué son los costos y la gestión de costos? El costo es un recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo específico o algo que se da en intercambio Los costos generalmente se miden en unidades monetarias como pesos La gestión de costos del proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto aprobado

5 Procesos de la gestión de costos del proyecto Estimar los costos: desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto Determinar el presupuesto de costos: sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costo Controlar los costos: influir sobre los factores que crean variaciones del costo y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto

6 Resumen de la gestión de costos del proyecto Planificación Proceso: Estimar costos Salidas: Estimaciones de costos de las actividades, Base de los estimados, Actualizaciones a los documentos del proyecto Proceso: Estimar el presupuesto de costos Salidas: Línea base del desempeño del costo, Requerimientos de financiación del proyecto, Actualizaciones a los documentos del proyecto Seguimiento y control Proceso: Controlar costos Salidas: Mediciones de desempeño del trabajo, Proyecciones del presupuesto, Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización, Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto, Actualizaciones a los documentos del proyecto Inicio del proyecto Terminación del Proyecto

7 Principios básicos de la gestión del costo La mayoría de los miembros de una junta ejecutiva comprenden mejor y están más interesados en términos financieros que en los términos técnicos del proyecto, por lo que los administradores de proyectos deben hablar su idioma Ganancia son los ingresos menos los gastos Margen de ganancia es la relación de los ingresos con las ganancias Margen de ganancia=(ganancia neta después de impuestos/ingresos)*100 [%] Costo de ciclo de vida considera el costo total de propiedad, o el desarrollo más los gastos de apoyo, para un proyecto Análisis de flujo de caja determina el costo estimado y los beneficios de un proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese periodo

8 Costo de los defectos de software FASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARE Análisis de requerimientos Codificación y pruebas unitarias Integración y pruebas de sistema Prueba beta Post producción y liberación COSTO RELATIVO PARA REPARAR DEFECTOS 1X 5X 10X 15X 30X Nota: X es una variable unitaria normalizada de costo y puede ser expresada en pesos, personashora, etc.

9 Principios básicos de la gestión de costos Costos o Beneficios tangibles son los costos o los beneficios que una organización puede medir fácilmente en pesos Costos o Beneficios intangibles son costos o beneficios que son difíciles de medir en términos monetarios Los costos directos son los costos que pueden estar directamente relacionados a la producción de los productos y servicios del proyecto Los costos indirectos son costos que no están directamente relacionados con los productos o servicios del proyecto, sino que están indirectamente relacionados con la realización del proyecto

10 Costos directos e indirectos Jefes de producción Mantenimiento Materia Prima Mano de obra indirecta Supervisores Materiales Directos Choferes Insumos Vigilantes Costos Directos Sueldos y salarios Costos Indirectos Materiales indirectos Repuestos Lubricantes Mano de Obra directa Gratificaciones Combustibles Alquileres Indemnizaciones Amortizaciones Gastos indirectos Intereses Seguros

11 Clasificación de costos Materia prima Costos de Administración Costos Financieros Costos Variables Costo distribución Materiales directos Costos Fijos Amortizaciones diferidas Depreciación Impuestos y patentes Materiales indirectos Mano de obra directa Mano de obra indirecta Gastos generales

12 Principios básicos de la gestión de costos (continúa) Teoría de la curva de aprendizaje Cuando muchos artículos se producen de forma repetitiva, el costo unitario de los productos disminuye en un patrón regular a medida que aumenta la cantidad Las reservas Pesos incluidos en una estimación de costos para mitigar el riesgo de Costos por situaciones futuras difíciles de predecir Reservas para contingencias Presupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, en el alcance y el costo del proyecto. Estos son incógnitas conocidas. No forman parte de la línea base de costo del proyecto, pero están incluidas en el presupuesto para el proyecto Gestión de reservas Permite trabajar sobre situaciones futuras difíciles de predecir ( incógnitas conocidas )

13 Estimación de costos Los directores de proyecto debe tomar las estimaciones de costos en serio si quieren completar los proyectos dentro de las limitaciones de presupuesto Es importante conocer los tipos de estimaciones de costos, cómo preparar estimaciones de costos y problemas típicos asociados a la estimaciones de costos del proyecto

14 Tipos de estimación de costos Tipo de estimación Cuando hacerla Por qué hacerla Exactitud De orden de magnitud Muy temprano en el ciclo de vida del proyecto, [a menudo 3 5 años antes de la terminación del proyecto] Brinda estimación de costos para decisiones de selección -50% a + 100% Presupuestaria Temprano, [1-2 años antes del fin] Poner pesos en los planes del presupuesto -10% a +25% Definitiva Tarde en el proyecto, [menos de un año antes del fin] Da detalles para compras y estimación de costos actuales -5% a +10%

15 Plan de gestión de costos Plan de gestión de costos Documento que describe cómo la organización manejará la variación de los costos en el proyecto Un gran porcentaje de los costos totales del proyecto son generalmente los costos laborales, por lo que los administradores de proyectos deben desarrollar y seguir las estimaciones de mano de obra

16 Ejemplo: Máximo número de empleados por departamento y año Departamento Totales Sistemas de información Sistemas de mercadeo Reservaciones Contratistas Totales

17 Técnicas y herramientas de estimación de costos Herramientas y técnicas básicas para la estimación de costos Estimación por Analogía Se usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual. Estimación ascendente Se estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle, luego se resume o acumula en niveles superiores para fines de información y seguimiento Estimación paramétrica Es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma

18 Problemas típicos en la estimación de costos La estimación se hizo muy rápido Falta de experiencia en la estimación Los seres humanos están sesgados hacia la subestimación Gestión de los deseos de precisión

19 Estimación de costos - consideraciones Antes de crear un presupuesto, es necesario Saber lo que se utilizará. Recopilar tanta información como sea posible Aclarar las reglas básicas y los supuestos para la estimación Si es posible, estimar costos para las principales categorías de la EDT Crear un modelo de costos, para hacer más fácil la realización de cambios en el documento y la estimación

20 Ejemplo: Estimación de costos de un proyecto Elementos de la EDT #Unidades /hora Costo/unitario/hora Subtotales Totales nivel 1 EDT % del total 1. Gestión del proyecto $ % Director del proyecto 960 $100 $ Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $ Contratistas (10% de desarrollo y prueba del software) $ Hardware $ % 2.1 Dispositivos 100 $600 $ Servidores 4 $4000 $ Software $ % 3.1 Software licenciado 100 $200 $ Desarrollo del software $ Testing (10% del costo total de hardware y software) $ $ % 5. Entrenamiento y soporte $ % Costo del entrenamiento 100 $500 $ Costos de viaje 12 $700 $8.400 Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $ Reservas $ $ % Total costo estimado del proyecto $

21 Ejemplo: estimados para un proyecto de desarrollo de software 1. Labor estimada Unidades/Hr Costo/Unitario/ Hr Subtotales Cálculos Estimado de la labor del contratista 3000 $150 $ * 150 Estimado del equipo del proyecto 1920 $75 $ * 75 Estimado total de la labor $ Sumar los dos valores de arriba 2. Estimado de la función puntual Cantidad Conversión Puntos Función Cálculos Entradas externas * 4 Archivos de interfaces externas * 7 Salidas externas * 4 Consultas externas * 4 Tablas internas lógicas * 10 Total de las funciones puntuales 175 Sumar las funciones puntuales de arriba Valor equivalente en lenguaje Java 46 Asumir valor de la referencia Estimación de líneas de código fuente (LCF) *46 Productividad * LCF ^ penalidad (en meses) * 8.05 ^ (ver referencia) Total horas de labor(160 Hr/Mes) * 160 Costo/labor Hr ($120 /hr) $120 Asuma el valor del presupuesto de un experto Total de la estimación de funciones puntuales $ *120 Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072) Ver:

22 Estimar costos Entradas 1. Línea Base del Alcance 2. Cronograma del Proyecto 3. Planificación de los Recursos Humanos 4. Registro de Riesgos 5. Factores Ambientales de la Empresa 6. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Estimación Análoga 3. Estimación Paramétrica 4. Estimación Ascendente 5. Estimación por Tres Valores 6. Análisis de Reserva 7. Costo de la Calidad 8. Software de estimación de costos para la dirección de proyectos 9. Análisis de Propuestas para Licitaciones Salidas 1. Estimaciones de Costos de las Actividades 2. Base de los Estimados 3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto

23 Presupuesto de costos Presupuesto de costos Estimación del costo del proyecto, estimando el costo de cada uno de los elementos de trabajo individuales en el tiempo La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el presupuesto de costos ya que define los elementos de trabajo Una meta importante es producir una línea base de costos. El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para medir y monitorear el comportamiento de los costos

24 Ejemplo: Línea base de costos para un proyecto Elementos de la EDT Totales 1. Gestión del proyecto Gerente del proyecto Miembros del equipo del proyecto Contratistas Hardware 2.1 Dispositivos Servidores Software 3.1 Software licenciado Desarrollo del software Testing Entrenamiento y soporte Costo del entrenamiento Costos de viaje Miembros del equipo del proyecto Reservas Totales de estimados * Cantidades redondeadas

25 Determinar el presupuesto de costos Entradas 1. Estimaciones de Costos de las Actividades 2. Base de las Estimaciones 3. Línea Base del Alcance 4. Cronograma del Proyecto 5. Calendarios de Recursos 6. Contratos 7. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Suma de Costos 2. Análisis de Reserva 3. Juicio de Expertos 4. Relaciones Históricas 5. Conciliación del Límite del Financiamiento Salidas 1. Línea Base del Desempeño de Costos 2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto 3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto

26 Control de costos El Control de costos del proyecto incluye: Monitorear el comportamiento de los costos Asegurar que sólo los cambios apropiados al proyecto se incluyen en la línea base de costos revisada Informar a los interesados en el proyecto de los cambios autorizados que afectarán los costos Muchas organizaciones de todo el mundo tienen problemas con el control de costos

27 Gestión del valor ganado (EVM*) EVM Técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su alcance, presupuesto y calendario Teniendo una línea de base (plan original y los cambios aprobados), se puede determinar qué tan bien se están cumpliendo los objetivos del proyecto Se debe introducir la información real periódicamente para poder utilizar el EVM Más y más organizaciones de todo el mundo están usando EVM para ayudar a controlar los costos del proyecto * EVM (Earned value management) Ver:

28 Términos en la gestión del valor ganado Valor planificado (PV planned value), costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado. Anteriormente llamado el costo presupuestado de trabajo programado (CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled), o también llamado el presupuesto Costo real (AC actual cost) Costo total (costos directos e indirectos) incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un período de tiempo determinado Antes conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP actual cost of work performed) Valor ganado (EV earn value) Estimación del valor del trabajo actualmente terminado Anteriormente llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP budgeted cost of work performed) El valor ganado se basa en el costo original previsto por el proyecto o actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la fecha

29 Términos en la gestión del valor ganado Término Term AC Costo Real Actual Cost ACWP Costo Real del Trabajo Realizado Actual Cost of Work Performed BAC Presupuesto hasta la conclusión Budget at Completion BCWP Costo Presupuestado del Trabajo Realizado Budgeted Cost of Work Performed BCWS Costo Presupuestado del Trabajo Planificado Budgeted Cost of Work Scheduled CPI Índice de desempeño del costo Cost Performance Index CV Variación del costo Cost Variance EAC Estimación a la conclusión Estimate at Completion ETC Estimación hasta la conclusión Estimate to complete EV Valor Ganado Earned Value EVM Gestión del Valor Ganado Earned Value Management PMB Línea Base para la Medición del Desempeño Performance measurement Baseline PV Valor Planificado Planned Value SPI Índice de desempeño del cronograma Schedule Performance Index SV Variación del cronograma Schedule Variance TCPI Índice de desempeño del trabajo por completar To Complete Performance Index

30 Fórmulas CPI = EV / AC CV = EV AC EAC = AC + ETC ascendente EAC = BAC / CPI ECUACIONES Proyección EAC = AC + [(BAC EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] Supone un desempeño de costos negativo y el respeto por un cronograma Proyección EAC = AC + BAC EV Proyección con respecto al desempeño real del proyecto a la fecha Proyección EAC = BAC / CPI acumulativo Supone que el proyecto se comportará como hasta la fecha, es decir con el mismo CPI acumulativo EV = PV a la fecha * RP SPI = EV / PV SV = EV PV TCPI basada en el BAC = (BAC EV) / (BAC AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes] TCPI basada en la EAC = (BAC EV) / (EAC AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]

31 Ejemplo. Cálculo del valor ganado para una actividad en la semana 1 Actividad Semana 1 Valor ganado (EV) Valor planificado (PV) Costo real (AC) Variación del costo (CV) Variación del cronograma (SV) Índice de rendimiento del costo (CPI) 33% Índice de rendimiento del cronograma (SPI) 50%

32 Ejemplo Presupuesto Control de Avance Semana Total Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Semana Total Tarea 0 20% 80% 100% Tarea 1 40% 40% 20% 100% Tarea 2 40% 50% 90% Tarea 3 50% 50% Resumen Semana Presupuesto Valor Ganado Costo Real Valor Ganado Semana Total Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Costo Real Semana Total Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Fuente:

33 Reglas de oro sobre el valor ganado Los números negativos en la variación del costo y el cronograma indican problemas en esas áreas Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas Problemas significa que el proyecto está costando más de lo previsto (sobrecosto) o tomando más tiempo de lo previsto (retraso) El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un estimado de lo que costará realizar el proyecto basado en el rendimiento hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusión (BAC Budget at completion) es el presupuesto total original del proyecto

34 Ejemplo. Gráfico del valor ganado para un proyecto a los 5 meses Costo actual Presupuesto hasta la conclusión Valor ganado Estimación a la conclusión Valor planificado El punto de EAC arriba y a la derecha del punto de BAC significa que el proyecto costará más y tomará más tiempo de lo planeado Costo Actual (AC) Valor planificado (PV) Valor ganado (EV)

35 Controlar costos Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto 3. Información sobre el Desempeño del Trabajo 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Gestión del Valor Ganado 2. Proyecciones 3. Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI) 4. Revisiones del Desempeño 5. Análisis de Variación 6. Software de Gestión de Proyectos Salidas 1. Mediciones del Desempeño del Trabajo 2. Proyecciones del Presupuesto 3. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización 4. Solicitudes de Cambio 5. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto

36 Gestión del portafolio de proyectos Muchas organizaciones agrupan y controlan una suite completa de proyectos o inversiones como un conjunto de actividades interrelacionadas en un portafolio Cinco niveles para la gestión del portafolio de proyectos 1. Poner todos los proyectos en una base de datos 2. Dar una prioridad a los proyectos en la base de datos 3. Dividir los proyectos en dos o tres presupuestos en función del tipo de inversión 4. Automatizar el repositorio 5. Aplicar teoría moderna de portafolio, incluyendo herramientas que grafican el riesgo del proyecto en una curva

37 Del mundo real Un estudio mundial publicado por Borland Software en 2006, sugiere que muchas organizaciones se encuentran todavía en un bajo nivel de madurez en términos de cómo se definen los objetivos del proyecto, asignan recursos y miden el éxito general de sus portafolios de tecnología de la información Algunas de las conclusiones son las siguientes: Sólo el 22 por ciento de los encuestados informó que su organización era eficaz o muy eficaz en la utilización de un plan de proyecto para la gestión Sólo el 17 por ciento tenían procesos rigurosos o muy rigurosos para los planes de proyecto, que incluían el desarrollo de una línea base y la estimación de cronograma, costo e impacto en el negocio de los proyectos Sólo el 20 por ciento permitía a sus organizaciones monitorear el progreso del portafolio y coordinar a través de proyectos interdependientes

38 Utilización de software como ayuda en la gestión de costos Hojas de cálculo Herramienta típica para la planificación de recursos, estimación de costos, preparación del presupuesto de costos y el control de costos Software financiero Muchas empresas utilizan sofisticadas aplicaciones centralizadas para la información de costos Software para gestión de proyectos Presentan muchas facilidades relacionadas con costos

39 Resumen del capítulo La Gestión de los costos del proyecto es una zona tradicionalmente débil de los proyectos de TI y los gerentes de proyectos deben trabajar para mejorar su capacidad para ejecutar proyectos dentro de los presupuestos aprobados Los procesos principales incluyen: Estimar los costos Determinar el presupuesto de costos Controlar los costos