ANÁLISIS,DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN DE PUESTOS

Transcripción

1 Gestao RRHH ANÁLISIS,DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN DE PUESTOS ITAE: Inmaculada Condiño Valerio

2 ANÁLISIS DE PUESTOS Qué es? Proceso que determina, mediante observación y estudio, los elementos que componen un trabajo específico, la responsabilidad, capacidad y los requisitos físicos y mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones ambientales en que se desenvuelve. (Lanham 1962) Proceso sistemático de obtener información relevante e importante sobre el contenido de un puesto de trabajo (American Compensation Association 1992) Proceso que descompone un puesto de trabajo en unidades menores para, a través de un estudio más detallado, comprender su responsabilidad e importancia en conjunto y dentro de un contexto organizativo determinado (Rev. McCormick, otros)

3 ANÁLISIS DE PUESTOS Qué aporta? Permite saber qué se hace en un puesto determinado, cómo se hace, por qué se hace, en qué condiciones y qué exige el trabajo Requiere un exhaustivo conocimiento de los puestos analizados y del contexto organizativo en el que operan.

4 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Qué es? Es una herramienta de RR HH, que documenta de forma sintética y estructurada, la información básica recogida del análisis de un puesto de trabajo en un contexto organizativo determinado. Lista y describe las funciones, actividades, tareas, responsabilidades, relaciones, condiciones de trabajo y, en su caso, las funciones de supervisión de un puesto.

5 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Utilidades (I) Organizativas Aclarar la E.d.O.: jerárquica, funcional y matricialmente. Identificar vacíos y solapamientos funcionales. Verificar la congruencia entre los medios aportados a un puesto y las funciones y responsabilidades encomendadas. Facilitar la comunicación de funciones en la empresa (Manual de funciones). Definir nuevos puestos y delimitar responsabilidades entre puestos paralelos.

6 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Utilidades (II) Retributivas Servir de base para la valoración de puestos de trabajo. Delimitar los colectivos que deben entrar en cada grupo de retribución, en base a las funciones que realizan. Facilitar la equidad retributiva.

7 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Utilidades (III) Definir políticas de Desarrollo de RRHH Facilitar la evaluación del desempeño, a partir de los resultados permanentes que debe aportar un puesto. Identificar necesidades de formación, entrenamiento y desarrollo profesional. Facilitar la descripción de perfiles, para la selección de personal. Ayudar en la planificación de carreras profesionales, proyectando el desarrollo profesional hacia las necesidades organizativas reflejadas en la descripción de puestos.

8 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Utilidades (IV) Seguridad, P.R.L. y Salud laboral Facilitar la elaboración del Mapa de riesgos laborales, al recoger información sobre los factores de riesgo y siniestralidad asociados al puesto. Definir políticas y procedimientos que potencien la salud laboral, al proporcionar información sobre actividades que generan fatiga, estrés, defectos ergonómicos, etc.

9 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Decisiones previas Información que se debe recoger (elementos). Grado de detalle (balance coste/beneficio). Formato de presentación (uso interno o extensivo). Método para recoger la información (combinar varios). Proceso de comunicación y difusión (proceso y objetivos). Personas que intervendrán en el proceso (analista, ocupante, superior jerárquico y Dpto. de Organización y/o RRHH).

10 ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO Identificación: área, puesto, ocupante, superior inmediato, fecha de validez y aprobaciones. Misión o razón de ser del puesto: qué (acción), sobre qué (función y ámbito), de acuerdo a qué (marco) y para qué (resultados). Dimensiones: económicas y no económicas (personas dependientes, subcontratados, clientes, proveedores, etc). Naturaleza y alcance del puesto: organigrama (a tres niveles) y entorno - solo directivos - (ej. gama de productos, clientes...) Funciones y actividades principales (áreas de responsabilidad en términos de resultados permanentes: finalidad y actividades) Relaciones con otros puestos y/u organizaciones (puesto, motivo y frecuencia estimada). Naturaleza y alcance de los problemas. Naturaleza y alcance de la responsabilidad (capacidad de decidir de forma autónoma). Conocimientos y experiencia requeridos (por puesto, no por ocupante). Competencias asociadas: esenciales y diferenciales. Otros aspectos: peligrosidad, turnicidad, disponibilidad, etc.

11 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Métodos(*) observación directa cuestionarios: estructurados, preguntas abiertas, diarios, etc. comité de expertos entrevista grupal entrevista individual incidentes críticos por competencias (*) McCormick

12 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Proceso de implantación Definir el objetivo a conseguir. Decidir los puestos/familias a definir (inventario de puestos). Identificar y organizar el equipo de trabajo. Establecer el período de ejecución (elegir el momento: conflictividad, cargas de trabajo, etc.) Comunicar el proyecto (objetivo, fases y metodología) a Comité directivo, Mandos, Trabajadores y Comité de empresa. Desarrollar el proceso de descripción (planificar el calendario y la metodología, obtener la información, establecer el proceso de revisión y validación). Definir el seguimiento, actualización y custodia.

13 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Cómo redactar la descripción? Verbo de acción dirigir Función el trabajo del staff de control de calidad Resultado para que se cumpla el procedimiento de inspección del producto planificar la elaboración de comunicaciones del staff para dar a conocer la situación respecto a los estándares de calidad

14 EJEMPLOS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS TXI

15 PRINCIPIOS BÁSICOS ANÁLISIS NO RELACIONES (LISTAS DE TEMAS) PUESTOS NO PERSONAS HECHOS NO OPINIONES

16 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Qué ha de recoger? BASICAMENTE qué hace tareas que realiza, características mentales y físicas que conllevan las tareas y tiempo que ocupan cómo lo hace especificación de técnicas, métodos, equipos o instrumentos que ha de utilizar para realizar las tareas para qué lo hace finalidad básica de cada tarea

17 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS? Qué ha de recoger PUEDE COMPLETARSE CON: requisitos o exigencias del puesto de formación de destrezas o habilidades de experiencia de responsabilidades condiciones de trabajo dónde se realiza cuándo se realiza competencias

18 AHORA BIEN En la actualidad, y para algunos puestos, (en actividades técnicas, de mando y directivas) la descripción tradicional de los mismos, ha caído en cierto desuso. Se argumenta que es una técnica demasiado exhaustiva y rígida para poder adaptarse a los constantes cambios que se producen en las organizaciones, al trabajo en equipo y a las exigencias de polivalencia y multivalencia que se exigen hoy. Sin embargo, entendemos que el análisis y la descripción de puestos de trabajo sigue vigente, debiendo, eso sí, elaborarse en forma diferente adaptándola, tanto a las situaciones de cambio, como al enfoque de competencias.

19 PERFILES DEL PUESTO Una vez que se dispone de las descripciones de puesto el siguiente paso es elaborar los perfiles de exigencia de los mismos; esto es, los rasgos o las competencias que deberá poseer el ocupante del puesto para poder realizar su trabajo con eficacia, eficiencias, seguridad y satisfacción. También a partir de las descripciones de puestos, se podrá trabajar en la valoración, diseño y rediseño de los mismos.

20 PERFILES PSICOMÉTRICOS Esta es la forma clásica de elaborar los perfiles. En ellos, por lo general, aparecen una serie de apartados: Formación Conocimientos específicos Inteligencia y aptitudes Personalidad Motivación e intereses En los aspectos psicométricos incluidos en el perfil de exigencias, se indicarán tres niveles: Óptimo, Mínimo y Máximo.

21 PERFILES BASADOS EN COMPETENCIAS Aquí el acento se pone en los comportamientos que debe llevar a cabo el ocupante del puesto para realizar su trabajo con eficacia, eficiencia y seguridad. Para lograr este perfil, primero deben establecerse las competencias genéricas de la organización. Ellas se elaboran a partir de la Misión, Visión, Valores y Estrategias de la organización. Luego deben elaborarse los perfiles de exigencias de los puestos, a partir de las descripciones de puesto realizadas. En esta elaboración se enuncian las competencias claves (a partir de un listado de las competencias más habitualmente utilizadas), se ordenan según su importancia y luego se establecen los correspondientes comportamientos asociados.

22 PASOS A DAR EN LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO Identificación del Puesto: Director de Logística Actividades subordinadas: Distribución y transporte Almacenamiento Aprovisionamiento Dir. De Producción Secretaria de Dpto. Jefe de Distribución Dirección Gral. Dir. De Logística Jefe de Compras Jefe de Almacén

23 PASOS A DAR EN LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO Misión Es la expresión concisa de la razón de ser del puesto en la organización. Debe reflejar la responsabilidad asumida por el titular sintetizando la contribución esperada del mismo a la Empresa. Por Ejemplo: Director de Logística: Diseñar, planificar y gestionar las compras, aprovisionamientos, almacenamiento y distribución de los materiales, componentes y productos de una Empresa. Así como, coordinar todo el movimiento de entrada y salida de materiales dentro y fuera de la compañía.

24 PASOS A DAR EN LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO Funciones principales Describen y delimitan las actividades fundamentales y necesarias para cumplir la misión del puesto Director de Logística: Establecer la política de distribución, aprovisionamiento y transporte de materiales implicados en el proceso productivo. Establecer la previsión de necesidades de materias primas, productos intermedios y componentes. Realizar el control del inventario de existencias para la planificación de las compras. Diseñar e implantar la organización de los materiales y productos almacenados Realizar las negociaciones con proveedores, clientes y empresas de transporte y logística

25 PASOS A DAR EN LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO Competencias asociadas Esenciales o umbral: Son aquellas necesarias que debe aportar el ocupante para desarrollar un rendimiento mínimo aceptable en el puesto. Por Ejemplo: Director de Logística: Desarrollo de colaboradores, motivación de equipos, organización, pensamiento analítico, planificación, toma de decisiones. Críticas o diferenciadoras: Son aquellas que contribuyen a un rendimiento superior. Por Ejemplo: Flexibilidad, habilidad para las negociaciones, innovación, obtención y análisis de la información, persuasión, trabajo en equipo, orientación al logro.

26 EJEMPLO DE FICHA DE DESCRIPCIÓN Identificación del Puesto: Director de Logística Posición Orgánica: Secretaria de Dpto. Jefe de Distribución Dir. De Producción Dir. De Logística Dirección Gral. Actividades subordinadas: Jefe de Compras Jefe de Almacén Distribución y transporte Almacenamiento Aprovisionamiento Misión: Diseñar, planificar y gestionar las compras, aprovisionamientos, almacenamiento y distribución de los materiales, componentes y productos de una Empresa. Así como, coordinar todo el movimiento de entrada y salida de materiales dentro y fuera de la compañía. Funciones: Establecer la política de distribución, aprovisionamiento y transporte de materiales implicados en el proceso productivo. Establecer la previsión de necesidades de materias primas, productos intermedios y componentes. Realizar el control del inventario de existencias para la planificación de las compras. Diseñar e implantar la organización de los materiales y productos almacenados Realizar las negociaciones con proveedores, clientes y empresas de transporte y logística Documentos y herramientas utilizadas: Perfil de Exigencia: (Formación, idiomas, experiencia) Competencias esenciales o umbral: Desarrollo de colaboradores, motivación de equipos, organización, pensamiento analítico, planificación, toma de decisiones. Competencias Críticas: Flexibilidad, habilidad para las negociaciones, innovación, obtención y análisis de la información, persuasión, trabajo en equipo, orientación al logro.

27 VALORACIÓN DE PUESTOS Qué es? Procedimiento que permite establecer el valor relativo que tienen los puestos dentro de una organización (indica la importancia de un puesto en relación a los demás existentes en la organización)

28 VALORACIÓN DE PUESTOS Utilidades (I) Determinar de forma fiable el valor relativo de los puestos. Proporcionar estructuras salariales equitativas. Permitir la comparación con puestos de otras empresas. Controlar con precisión los costes de personal.

29 VALORACIÓN DE PUESTOS Utilidades (II) Servir de base para la negociación con R.L.T. Proporcionar una estructura estable para la revisión periódica de sueldos y salarios. Ayudar en los procesos de selección, movilidad y formación del personal. Aclarar funciones, responsabilidades y niveles de autoridad.

30 VALORACIÓN DE PUESTOS Métodos Globales o no cuantitativos Jerarquización. Clasificación o Graduación. Analíticos o cuantitativos Valoración por puntos. Comparación de factores. HAY Sistema de escalas y perfiles.

31 VALORACIÓN DE PUESTOS Métodos Jerarquización: El objetivo es averiguar si un puesto, considerado globalmente, es decir, como conjunto indivisible de tareas, responsabilidades y funciones, es igual, superior o inferior a otros. Requiere definir los criterios de comparación (formación, experiencia, supervisión, etc) por una comisión de valoración.

32 VALORACIÓN DE PUESTOS Métodos Clasificación Sigue un orden inverso al método anterior. Primero se definen categorías o grados y después se distribuyen en ellos los diferentes puestos. Ejemplo: Grado 2. Tareas para las que se necesita cultura general, realización de tareas auxiliares siguiendo instrucciones preestablecidas, aunque debiendo elegir el procedimiento a seguir entre varios...

33 VALORACIÓN DE PUESTOS Métodos Comparación de factores: Se identifican los puestos clave. Estos puestos se descomponen en factores que sirven de elemento comparativo con otros y determinan su importancia relativa en la Organización. Cada puesto es valorado en relación con esos factores, asignándole la retribución que se considere apropiada.

34 VALORACIÓN DE PUESTOS Métodos Asignación por puntos La valoración del puesto es el resultado de sumar la valoración de diferentes factores. Es un método cuantitativo, puesto que la valoración consiste en la asignación de unos puntos, de cuya suma se obtiene la puntuación total del puesto.

35 VALORACIÓN DE PUESTOS Métodos RESPONSABILIDAD LIBERTAD PARA ACTUAR MAGNITUD IMPACTO Factores del Sistema Hay SOLUCIÓN DE PROBLEMAS MARCO EMPRESARIAL DIFICULTAD DE LOS PROBLEMAS COMPETENCIAS: TECNICAS GERENCIALES RELACIONES HUMANAS + CONDICIONES DE TRABAJO

36 VALORACIÓN DE PUESTOS Métodos Sistema Hay. Proceso de trabajo Estudio de la organización Adaptación de las tablas de valoración Selección de puestos clave representativos Revisión idoneidad Creación del comité de valoración de puestos clave Descripción de puestos Evaluación resto de puestos Comparativa con puestos clave Fijación de niveles (20-40) y descripción del mapa de puestos