NORMAS GENERALES PARA LA INSTALACIÓN DE STANDS DISTRIBUCIÓN DE STANDS TARIFA DE LOS ESPACIOS PARA LA EXPOSICIÓN

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1 MEETINGS

2 Índice Índice Pág. 3 Pág. 4 Pág. 5 Pág. 6 Pág. 7 Pág. 8 Pág. 9 Pág. 11 Pág. 12 DATOS GENERALES NORMAS GENERALES PARA LA INSTALACIÓN DE STANDS DISTRIBUCIÓN DE STANDS TARIFA DE LOS ESPACIOS PARA LA EXPOSICIÓN Contrataciones y anulaciones TRANSPORTE DE MERCANCÍAS Y ALMACÉN MEDIDAS DE SEGURIDAD MEDIDAS DE CONTROL PÓLIZA DE SEGUROS PROPUESTAS DE PATROCINIOS BOLETÍN DE RESERVA PARA PATROCINIOS PLANO DE STANDS 2

3 Datos Índicegenerales FECHA: 4, 5 y 6 de junio de 2015 LUGAR: ORGANIZA: SECRETARÍA TÉCNICA: RESERVA DE ESPACIOS Y PATROCINIOS: Las Palmas de Gran Canaria Sociedad Ibérica de Citometría (SIC) Ambos Marketing Services c/ Rosselló, 335, bajos Barcelona Tfno.: congresos@ambosmarketing.com Ambos Marketing Services c/ Rosselló, 335, bajos Barcelona Tfno.: igarcia@ambosmarketing.com AGENCIA DE VIAJES Viajes Transglobal (Daniel Compte) OFICIAL: Tfno.: d.compte@viajestransglobal.com HORARIO DE EXPOSICIÓN (aproximado): Jueves, 4 de junio: de 12:00-14:00 y de 15:30 a 18:30 h Viernes, 5 de junio: de 09:00 a 14:00 y de 15:30 a 18:30 h Sábado 6 de junio: de 09:00 a 14:00 h 3

4 Normas Índice generales para la instalación de stands La contratación del espacio para la exposición comercial consta de: Espacio físico contratado Toma de corriente eléctrica La Organización pone a disposición de los expositores que lo soliciten, previa petición de presupuesto, el montaje/desmontaje del stand, mobiliario, línea telefónica, etc. Los expositores podrán contratar este servicio con la empresa montadora oficial del Congreso, que les será comunicada a los expositores. La sede no provee de expositores, sillas, mesas, etc. Rogamos realice la contratación de los servicios lo antes posible para poder garantizar el servicio, y al menos con un mes de antelación a la fecha de celebración del congreso. Cada expositor se debe limitar al espacio asignado y a los planos del mismo. El montaje del stand y material debe estar finalizado antes del inicio del Congreso. El desmontaje debe realizarse, una vez finalizados los actos científicos, para no alterar el buen funcionamiento del congreso, el día 6 de junio a partir de las 14:00 horas. La limpieza de los stands corre a cargo de los expositores, así como el retirar las cajas y material de montaje sobrante, una vez que se haya inaugurado el Congreso. Los expositores dispondrán de un almacén donde podrán depositar los materiales durante la exposición. Las empresas que deseen montar un stand, fuera de las normas generales de montaje (espacio, tiempo...) deberán solicitar permiso al comité organizador. Aquellos materiales que no sean entregados al servicio de seguridad no serán considerados como materiales en depósito y por tanto serán destruidos. NO ESTÁ PERMITIDO: Afectar a las instalaciones de la sede, pintar, fijar tacos, colgar letreros o cualquier otro objeto en las paredes. Colgar pósteres o información promocional fuera del espacio contratado. Utilizar materiales de construcción como cementos, yesos, arenas, escayolas, pinturas, etc. No se puede pegar ningún tipo de material al suelo. Para tensar las moquetas de los stands se pueden grapar unos listones de madera en los extremos. 4

5 Distribución Índice de stands La adjudicación del espacio se realizará por riguroso orden de recepción del correo con el Boletín de Reserva de esponsorización a la Secretaría Comercial: Ambos Marketing Services igarcia@ambosmarketing.com No está permitido compartir un mismo espacio por varios expositores, salvo expresa autorización previa de la organización. El Comité Organizador se reserva la decisión final acerca del emplazamiento de los stand. 5

6 Tarifa Índice de los espacios 1 stand de 3 x 2 m * incluye 1 inscripción gratuita al congreso 2 stand de 3 x 2 m * incluye 2 inscripciones gratuitas al congreso 3 stands de 3 x 2 m * incluye 3 inscripciones gratuitas al congreso *IVA no incluido El alquiler de un espacio para la exposición comercial incluye la entrega a los patrocinadores de: Una documentación científica Identificadores para acceder y transitar por la sede 6

7 Índice Normas de contratación Para efectuar la reserva del stand, se deberá enviar la solicitud de alquiler a: Ambos Marketing Services Índice Anulaciones Se reembolsará un 50% del importe abonado, si la anulación se realiza 3 meses antes de la celebración del Congreso. Si la anulación es posterior a esta fecha, no se llevará a cabo el reembolso. La solicitud de anulación se realizará por escrito a Ambos Marketing Service. 7

8 Índice Transporte de mercancías y almacén Las normas para el transporte y almacenamiento se les remitirán por correo electrónico. Índice Medidas de seguridad Durante la celebración del Congreso se contratará un servicio de vigilancia diurno/nocturno para vigilar el material de los expositores. Índice Medidas de control Durante la celebración del Congreso se controlará el acceso al recinto por medio de los identificadores que se entregarán a congresistas y patrocinadores inscritos previamente. Índice Póliza de seguro Se dispondrá de un seguro de responsabilidad civil. 8

9 Propuestas Índice de patrocinio ACTOS CIENTÍFICOS SESIÓN PLENARIA 2.000,00 * Asistencia aproximada: 200 personas Incluye: Mesa para la entrega de documentación científica al comienzo de la sesión Reseña en el programa científico Diapositiva con el logotipo para proyectar al comienzo de la sesión. SESIÓN PARALELA 1.000,00 * Asistencia aproximada: 100 personas Incluye: Mesa para la entrega de documentación científica al comienzo de la sesión Reseña en el programa científico Diapositiva con el logotipo para proyectar al comienzo de la sesión. TALLERES-WORKSHOP (20 minutos de duración) 3.000,00 * Si la empresa tiene instalado un stand 1.500,00 * Incluye: Una sala de reuniones para desarrollar el workshop (no incluye audiovisuales) Reseña en el programa científico. Nota: No están incluidos los gastos de los ponentes (inscripción, alojamiento, desplazamiento...) CARTERAS DEL CONGRESO 2.000,00 * Aproximadamente: 200 ejemplares Incluye: Serigrafía del logotipo del patrocinador en el interior Bolígrafo NOTA La participación como patrocinador del congreso incluye la presencia del logo en la página web del congreso * IVA no incluido 9

10 Propuestas Índice de esponsorización IDENTIFICADORES 500,00 * Aproximadamente, 250 ejemplares PROGRAMA DEFINITIVO 1.000,00 * Aproximadamente, 300 ejemplares Incluye: Página de publicidad en la contraportada OTROS PATROCINIOs ALMUERZO DE TRABAJO 4.000,00 * Asistencia aproximada, 230 personas Las empresas patrocinadoras dispondrán de: Logotipo de la empresa en los tickets PAUSA-CAFÉ 1.750,00 * Asistencia aproximada, 250 personas Las empresas patrocinadoras dispondrán de: Logotipo de la empresa en las mesas donde se ofrecerá el café * IVA no incluido 10

11 Boletín Índice de reserva para patrocinios ALQUILER DEL STAND Reserva del/los espacio/s nº: Precio*:.... x... =... Cheque n.º:.... (adjunto) OTRAS COLABORACIONES Reserva de... Precio*:... Cheque n.º:... (adjunto) *IVA no incluido DATOS DEL PATROCINADOR (Es imprescindible disponer de los datos para confirmar las reservas) Firma:... Dirección:... C.P.:.... CIF:... Persona de contacto:... Tel.:... Fax:.... Correo-e:.... Remitir a: Ambos Marketing Services 11

12 Plano Índicede stands 12