Plan de Calidad para Baja de Placas del Estado de Colima Registradas en el Padrón Vehicular

Transcripción

1 Dirección General del Transporte y de la Seguridad Vial Dirección de Gestión Fecha de emisión: 19/12/2014 Versión N. 5 Página: 1 de 7 Plan de Calidad para Baja de del Estado de Colima Registradas en el Padrón Vehicular Elaboró Revisó Lic. Fernando Anguiano Olmos Jefe del Departamento de Auditoría Aprobó Lic. Héctor Rubén Cisneros Larios Director de Gestión Ing. Armando González Manzo Director General del Transporte y de la Seguridad Vial

2 Página 2 de 7 1. OBJETIVO Dar de baja del registro del padrón vehicular la(s) placa(s) del Estado de Colima cuando el contribuyente así lo solicite, con la finalidad de que se deslinde de cualquier responsabilidad al vender su unidad vehicular o ya no se encuentre en su posesión. 2. ALCANCE Inicia cuando el área de Auditores (Ventanillas de atención a citas) recibe la documentación entregada por el contribuyente y finaliza cuando le es entregado el formato único de vehiculares de la Baja. 3. POLÍTICAS 3.1 El contribuyente deberá tener y presentar su Reporte de Cita, así mismo cumplir con los requisitos descritos en el Reporte o en las Guías para vehiculares, para poder realizar el trámite. En caso de no presentarse el contribuyente a la hora programada, en la ventanilla indicada en el Reporte de Cita, será cancelada automáticamente su Cita. 3.2 El contribuyente deberá presentar la(s) placa(s), o en su caso presentar original del acta ministerial ratificada de la denuncia por la pérdida o robo de la(s) misma(s) y tarjeta de circulación original o en el caso del extravío de la tarjeta deberá presentar el formato de falta de tarjeta de circulación FO Cuando el contribuyente requiera que en el formato único de movimiento vehicular de la baja se especifique que es baja por pérdida total de la unidad vehicular, deberá presentar el oficio correspondiente de la aseguradora que este determinando dicho suceso; De lo contrario si desea realizar baja por robo de la unidad vehicular, deberá presentar la denuncia correspondiente. 3.4 En caso de la falta de un requisito en la documentación requerida para el trámite será facultad del Director General y/o el Director de Gestión otorgar la concesión correspondiente. En ausencia de los antes mencionados el Jefe de Departamento de Auditoría podrá dar la concesión de la realización del trámite. 3.5 Trámites de vehiculares que no se anexará el Reporte de Cita: vehiculares de Dependencias de Gobierno, Personas Físicas o Personas Morales autorizados mediante la firma correspondiente del Director General y/o el Director de Gestión o Jefe de Departamento de Auditoría vehiculares realizados por Gestores Internos, acreditados debidamente con el Gafete expedido por la Dirección General del Transporte y de la Seguridad Vial vehiculares realizados por Gestores de los diferentes negocios de Compra y Venta de vehículos usados, acreditados debidamente con el Gafete correspondiente vehiculares realizados por Apoderados de Agencias Automotrices, acreditados debidamente con el Gafete correspondiente. 4. MARCO NORMATIVO 4.1 Ley de Archivo del Estado de Colima. 4.2 Ley del Transporte y de la Seguridad Vial para el Estado de Colima. 4.3 Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Colima. 4.4 Ley General que establecen bases de coordinación del SNSP. 4.5 Manual de Calidad.

3 Página 3 de Norma ISO 9001:2008/NMX CC-9001:2008, Requisito Control de Registros. 4.7 Reglamento de Vialidad y Transporte del Estado de Colima. 5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES BAJA POR PERDIDA TOTAL: Cuando la unidad vehicular sufrió un accidente y la aseguradora correspondiente de acuerdo a los daños declara a la unidad vehicular como pérdida total. BAJA POR ROBO DE VEHÍCULO: Cuando la unidad vehicular ha sido robada. COMPROBANTE DE PAGO: Comprobante de pago otorgado al contribuyente por su pago en efectivo en cualquiera de las referencias bancarias autorizadas. CONSTANCIA DE NO ROBO: Constancia de vehículos robados y recuperados emitidos por el Sistema del SNSP. CONTRIBUYENTE: Persona Física, Persona Física con actividad empresarial o Persona Moral obligada por Ley al pago de un impuesto. GUÍAS PARA MOVIMIENTOS VEHICULARES: Guía para realizar trámites vehiculares Persona Física y Guía para realizar trámites vehiculares Persona Moral (folleto que menciona los requisitos para realizar la obtención de placas para una unidad nueva o usada de origen nacional para persona física o moral). ORDEN DE PAGO: Orden de pago universal emitida por el sistema de ingresos para la realización del pago por parte del contribuyente. PERSONA FÍSICA: Es un individuo con capacidad para contraer obligaciones y ejercer derechos, pueden prestar servicios, realizar actividades comerciales, arrendar bienes inmuebles y trabajar por salarios. PERSONA MORAL: Es una agrupación de personas que se unen con un fin determinado, por ejemplo, una sociedad mercantil, una asociación civil. RECIBO OFICIAL: Recibo oficial de pago otorgado por la Receptoría de Rentas al contribuyente por su pago con cheque certificado, con tarjeta de crédito o tarjeta de debito. REFERENCIAS BANCARIAS: Puntos de cobro de instituciones bancarias o tiendas de autoservicios autorizados. REPORTE DE CITA: Documento que se le expide al contribuyente al realizar una cita para vehiculares (Alta, Baja y/o Cambio de Propietario), describiendo el tipo de trámite que se solicita, los requisitos para dicho trámite, el día, la hora y la ventanilla en que será atendido el contribuyente. SESP: Sistema Estatal de Seguridad Pública. SFyA: Secretaría de Finanzas y Administración. SIRVE: Sistema Integral de Registro Vehicular. SNSP: Sistema Nacional de Seguridad Pública.

4 Página 4 de 7 6. DIAGRAMA DEL PLAN DE CALIDAD ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados Inicio Solicita información para realizar trámites vehiculares Informa al Público Módulo de Información Contribuyente Guía para vehiculares: Persona Física Persona Moral Requisitos descritos en las Guías Kioscos de Servicios Realiza Cita Contribuyente Dirección General del Transporte y de la Seguridad Vial Reporte de Cita Requisitos descritos en la Guía o Reporte de Cita Fecha, hora y ventanilla REQUISITOS PARA REALIZAR TRÁMITE VEHICULAR: Persona Física Persona Moral Reporte de cita Documentos requisitados en el Reporte de Cita o Guía para vehiculares Expediente Formato de ficha de validación Sistema de Audita Documentos Área de Auditoría Ciudadano Área de Área Jurídica Área de Archivo de Receptoría de Rentas Dirección de Gestión Sistema SIRVE SNSP Fiscales (SAT) Firma del Auditor Sistema de control de citas Ficha de Validación Ficha de trámite Sistema de Expediente con Ficha de Validación: Número de placa dada de baja Nombre del Propietario Fecha Número consecutivo Sistema de Sistema SIRVE Expediente Sistema de Base de Datos SIRVE-2008 Expediente Formato Único de Sistema de Captura de Datos Imprime Documentos Área de (Capturista) Área de (Impresor de Datos) Área de Auditores Área de (Supervisor de Producto) Base de Datos SIRVE-2008 Sistema de Formato Único de Sistema de Datos Generales del Propietario Datos Generales de la unidad vehicular Sistema de Datos de la Unidad Vehicular Datos del Propietario Sistema de Formato Único de Formato Control Diario de vehiculares Sistema de Verifica documentos impresos 2 Área de (Supervisor de producto) Área de (Captura e impresión de datos y Mensajero de y expedientes) Receptoría de Rentas (SAF) Revisión de documentos Control Diario de Expediente Control de salida de expedientes para finanzas Sistema de Control diario de : Fecha Tipo de movimiento Reporte de realizados: Fecha Tipo de movimiento Número de Placa Sistema de

5 Página 5 de 7 ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados Formato de liquidación/orden de pago Comprobante de pago o Recibo oficial Expediente Formato Único de Sistema de Formato Control Diario de Entrega de Producto 1 Cobro del trámite Entrega Producto Receptoría de Rentas Área de Contribuyente Referencia Bancaria Contribuyente Departamento de Sello o línea de pago de la referencia bancaria o de la SFyA Expediente: Firma del contribuyente en el formato único Registro del folio del comprobante de pago o de recibo oficial Firma de quien entrega el producto Comprobante de pago o Recibo oficial Expediente: Formato Único de (Acuse) Sistema de y Relación de trámites realizados con numero de control COMPROBANTE DE PAGO: Fecha Nombre del servicio Línea de referencia Importe Pago RECIBO OFICIAL: Folio Fecha Datos generales del contribuyente Concepto de pago Descripción del pago FORMATO ÚNICO DE MOVIMIENTOS VEHICULARES: Firma de quien entrega y quien recibe el producto Folio de pago Relación de trámites realizados con numero de control Expediente Archiva Expediente Área de Archivo de Área de (Jefe) Expediente Archivado Se Archivan por número de placa FIN 7. INDICADORES Indicador Fórmula Frecuencia Responsable (PCMSB) Porcentaje de cumplimiento mensual del servicio de bajas de placas registradas en el padrón vehicular PCMSB = Sumatoria de trámites con tiempo menor o igual a 90 minutos de bajas del PC dividido entre la totalidad de los trámites de bajas del PC multiplicado por 100 Mensual Dirección de Gestión (Indicador 20)

6 Página 6 de 7 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención N/A Reporte de Cita 5 años N/A N/A Formato Único de (Acuse de Recibo) Constancia de Vehículos Robados y Recuperados 5 años 5 años N/A Base de Datos SIRVE-2008 Indefinido FO Ficha de Validación 5 años FO Control Diario de FO Falta de Tarjeta de Circulación 5 años FO FO Control de Salida de Expedientes para Finanzas Relación de Trámites Realizados con Numero de Control Responsable de conservarlo Departamento de Informática 5 años Departamento de 5 años Departamento de 5 años Departamento de N/A Comprobante de Pago (Digital) Indefinido Receptoría de Rentas N/A Recibo Oficial de Pago (Digital) Indefinido Receptoría de Rentas N/A Base de Datos del Sistema de Ingresos Indefinido Receptoría de Rentas FO Orden de Pago Universal (Digital) Indefinido Receptoría de Rentas 9. TRÁMITES Y/O SERVICIOS Clave (RETyS) Nombre del trámite y/o servicio Cita para trámites vehiculares particulares o mercantiles: Alta. Baja y/o Cambio de Propietario o Reposición de por Robo o Extravío. Baja vehicular de placas del Estado de Colima registradas en el padrón vehicular, Persona Física Baja vehicular de placas del Estado de Colima registradas en el padrón vehicular, Persona Moral Línea y/o ventanilla Línea Ventanilla Ventanilla

7 Página 7 de SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización 5 19/12/ /08/ /12/ /10/ /12/ /10/2010 Inicia su uso. Descripción del cambio Se modificó el punto 3.2 donde se sustituye copia del acta ministerial a original y en el punto podrá el Jefe de Auditoría otorgar la concesión para la realización el trámite sin cita. Se modificó el objetivo del plan, se agrego el punto 3.3 en las políticas, se modificó el indicador de tiempos a PCMSB indicador de porcentaje de cumplimiento del presente plan y se referencia los trámites registrados en el sistema de RETyS acorde a dicho plan. En la política 3.4 se hace referencia sobre la aplicación y uso del formato de falta de tarjeta de circulación. Se agregó el indicador TPMSA de Calidad, y se implementó el proceso de atención al ciudadano por medio del Sistema de Citas (Fase realiza citas), en el alcance del Plan de Calidad se modificó iniciando el proceso en el área de Auditoría y terminando en la entrega del producto. Se agregó al inicio del Plan de Calidad el proceso de Orientación al Público.