Secretaría de Servicios Administrativos. Análisis Estructura y Presentación Decreto Grupos de trabajo. Mayo 31 de 2004

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1 Secretaría de Servicios Administrativos Análisis Estructura y Presentación Decreto Grupos de trabajo Mayo 31 de 2004

2 ANTECEDENTES 1. Asesores de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda, afirmaron que q tiene que existir correlación, entre los niveles de la estructura administrativa (Alcaldía, a, Secretarías, as, Subsecretarías), as), con los niveles jerárquicos rquicos de la estructura de empleos (Alcalde, Secretarios, Subsecretarios, Jefe de Unidad y Jefes de grupo) 2. Controversia sobre la decisión n que se tomó en el Municipio de Medellín, de quitarle a los Jefes de Unidad y a los Jefes de Grupo, la responsabilidad de evaluar el desempeño o de los servidores de carrera administrativa y dársela d a los Subsecretarios y Subdirectores, lo mismo que la gestión n integral de sus grupos de trabajo. 3. Falta reglamentación n de la planta global de empleos del Municipio de Medellín, que permita establecer una clara administración n de la misma.

3 NIVEL DIRECTIVO ALCALDE SECRETARIOS Y SUBSECRETARIOS NIVEL EJECUTIVO: Jefes Unidad y Jefes Grupo NIVEL OPERATIVO CONTRATOS PRESTACION SERVICIOS, PRACTICANTES NIVEL TECNICO NIVEL PROFESIONAL: Coordinadores y Profesionales

4 ESTRUCTURA ORGANICA ESTRUCTURA DE EMPLEOS ALCALDE SECRETARIOS Y SUBSECRETARIOS NIVEL DIRECTIVO NIVEL EJECUTIVO: Jefes Unidad y Jefes Grupo NIVEL PROFESIONAL: Coordinadores y Profesionales NIVEL TECNICO NIVEL OPERATIVO

5 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN Jefe Unidad Inteligencia Jurídica Jefe Unidad Monitoreo y Control Jefe Unidad Factorización Jefe Grupo Información Geográfica Jefe Grupo Proyecto de Vivienda SUBDIRECCIÓN DE PROSPECTIVA DE CIUDAD SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN TERRITORIAL SUBDIRECCIÓN DE METROINFORMACIÓN SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SOCIAL Y ECONÓMICA Jefe Unidad Prospectiva de Ciudad Jefe Unidad de Serv Públ Medio Amb. Jefe Unidad Vías, Tte y Mobil. Jefe Unidad Ordenamiento Territorial Jefe Unidad Taller de E. P. Jefe Unidad Asentamientos en Desarrollo Jefe Grupo Diseño Vías, Tte y Mov. Jefe Grupo Asentamientos en Desarrollo Jefe Unidad Clasificación Socioeconómica Jefe Grupo Estadísticas Básicas e Inv. Jefe Grupo Ingeniería Jefe Grupo Geodésica Jefe Unidad Planeación Financiera EMPLEADOS 205 TRABAJADORES 10 DOCENTES 0

6 Modernización n Decreto Nº 151 de 2002 PLANTA GLOBAL DE EMPLEOS EN EL MUNICIPIO DE MEDELLÍN Es la relación detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento de los objetivos y funciones corporativas del Municipio de Medellín. Se determino un Administrador General de la planta de empleos, en nuestra Entidad, el cual es Secretario de Servicios Administrativos, quien distribuye el personal de las secretarías as que conforman el Municipio de Medellín n (Decreto Municipal Nº N 435 de 2002).

7 ESTRUCTURA DE EMPLEOS 1. Nivel Directivo. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de dirección n general, de formulación n de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos: : Alcalde, Secretarios de Despacho (14) y Director de Planeación n (1), Subsecretarios (38) y Subdirectores (4) 2. Nivel Asesor. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos p del nivel directivo.

8 Modernización n Decreto Nº 151 de 2002 ESTRUCTURA DE EMPLEOS Nivel Ejecutivo: Jefes de Unidad (57) y de Grupos (28). Comprende los empleos cuyas funciones consisten en la dirección, coordinación, n, supervisión n y control de las unidades o áreas internas encargadas de ejecutar y desarrollar las políticas, planes, programas y proyectos de las entidades: Nivel Profesional. Agrupa aquellos empleos a los cuales corresponden funciones cuya naturaleza demanda la aplicación n de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional reconocida por la ley. Nivel Técnico. T En este nivel están n comprendidos los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y la aplicación n de tecnologías. Nivel Operativo. comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución. n.

9 Modernización n Decreto Nº 151 de 2002 QUÉ PASÓ ENTONCES? LA EVALUACIÓN N DE DESEMPEÑO, LA ADMINISTRACIÓN N Y ELCONTROL DE LOS GRUPOS QUEDÓ COMO RESPONSABILIDAD DE LOS SUBSECRETARIOS (ALGUNOS CON MAS DE 450 FUNCIONARIOS A CARGO ) SE PERDIÓ EN GRAN MEDIDA LIDERAZGO Y EL TRABAJO EN EQUIPO EL CONTROL DISCIPLINARIO EN LOS GRUPOS SE DELEGÓ (40% DE LAS QUEJAS E INFORMES QUE LLEGAN DEBERÍAN SER CONTROLADOS POR JEFES INMEDIATOS ) LA EVALUACION DE DESEMPEÑO PERDIÓ SU OBJETIVO POR LA IMPOSIBILIDAD DE HACER UN PROCESO ADECUADO Y ALCANZABLE SE SALIÓ DE LAS MANOS.. ES IMPOSIBLE GESTIONAR TAN NUMEROSOS GRUPOS, MUCHAS VECES DISPERSOS EN SEDES EXTERNAS NO SE CORRESPONDE LA DISTRIBUCION DE SUBSECRETARIAS CON EL PERSONAL A CARGO (SUBSECRETARIOS CON 9 FUNCIONARIOS A CARGO FRENTE A OTROS CON MAS DE 450 )

10 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA EN EL MUNICIPIO DE MEDELLIN Nº SEGUNDO NIVEL JERÁRQUICO 1 SECRETARÍA PRIVADA 5 2 SECRETARÍA GENERAL 1 Subsecretaría Jurídica SERVICIOS ADMINISTRATIVOS HACIENDA SALUD DE MEDELLÍN GOBIERNO EDUCACIÓN, EDÚCAME TERCER NIVEL JERÁRQUICO 66 1 Subsecretaría Talento humano 2 Subsecretaría de Tecnología de Información 3 Subsecretaría de Logística Organizacional 1. Subsecretaría de Tesorería de Rentas 2. Subsecretaría Financiera 3. Subsecetaría de Rentas 4. Subsecretaría de Catastro 5. Subsecretaría Administrativa 78 1 Subsecretaría de Gestión Administrativa 2 Subsecretaría de Planeación 3 Subsecretaría de Aseguramiento 4 Subsecretaría de Salud Pública Subsecretaría de Orden Civil 2. Subsecretaría de Apoyo a la Justicia Subsecretaría Defensoría del Espacio Público 1. Subsecretaría de Planeación Educativa 2. Subsecretaría de Educación 3. Subsecretaría Administrativa

11 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA EN EL MUNICIPIO DE MEDELLIN Nº SEGUNDO NIVEL JERÁRQUICO CULTURA CIUDADANA SOLIDARIDAD DESARROLLO SOCIAL SECRETARIO DE TRANSPORTES Y TRÁNSITO 12 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN EVALUACIÓN Y CONTROL OBRAS PÚBLICAS SECRETARIO DEL MEDIO AMBIENTE TERCER NIVEL JERÁRQUICO 1 Subsecretaría de Metrocultura 2 Subsecretaría de Metrojuventud 3 Subsecretaría de Turismo 4 Subsecretaría Educación Ciudadana 5 Subsecretaría de Metromujer 1 Subsecretaría Técnica 2 Subsecretaría de Asistencia Social 1. Subsecretaría de Integración Social 2. Subsecretaría de Participación Comunitaria 1 Subsecretaría Administrativa 2 Subsecretaría Técnica 3 Subsecretaría de Control 4 Subsecretaría Le gal de Tránsito 1. Subdirección de Prospectiva de Ciudad 2. Subdirección de Planeación Territorial 3. Subdirección de Metroinformación 4. Subdirección de Planeación Social y Económica Subsecretaría Técnica 2. Subsecretaría Operativa Subsecretaría MetroRío 2. Subsecretaría del SIMPAD 3. Subsecretaría Cultura Ambiental 4. Subsecretaría Planeación Ambiental SIMPAD

12 Modernización n Decreto Nº 151 de 2002 PLANTA GLOBAL DE EMPLEOS La ley 489 de 1998, en su articulo 115 establece lo siguiente Planta global y grupos internos de trabajo. El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de la organización n y sus planes y programas. Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter cter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo. En el acto de creación n de tales grupos se determinarán n las tareas que deberán n cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento.

13 Modernización n Decreto Nº 151 de 2002 En el decreto 1572 de 1998 reglamentario de la ley 443 del mismo año, a en el artículo 113. El jefe inmediato del empleado es el responsable de evaluar y calificar su desempeño o laboral en los términos t y condiciones que señale la Comisión n Nacional del Servicio Civil. Se entiende por jefe inmediato el empleado que ejerce las funciones de dirección, supervisión n o coordinación respecto del empleado a calificar; es decir, el superior jerárquico rquico o el de la dependencia o el coordinador del grupo de trabajo formalmente establecido,, donde el empleado preste sus servicios.

14 Modernización n Decreto Nº 151 de 2002 SOLUCIONES 1. Como quedo planteado en los acetatos anteriores, no necesariamente debe existir, una relación n directa entre la estructura administrativa y la estructura de empleos. 2. Darle aplicación n a lo establecido en el decreto 1572 de 1998, posibilitando a los Jefes de unidad y Jefes de Grupo, evaluar a los funcionarios por ellos coordinados. 3. Reglamentación n de la planta global de empleos, donde se establezcan, entre otras situaciones, los Grupos internos de Trabajo, formalmente establecidos, como lo establece el artículo 115 de la Ley 489 de 1998

15 ALCALDE SECRETARIOS SUBSECRETARIOS UNIDADES O GRUPOS PERMANENTES O TRANSITORIOS CON LIDER RECONOCIDO Y GRUPOS FORMALMENTE REGULADOS EN SU ESTRUCTURA, RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES

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