UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE

Transcripción

1 Página: 1/10 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE PROCEDIMIENTO CREACIÓN Y CIERRE DE CURSOS VIRTUALES EN GESTIÓN DOCENCIA

2 Página: 2/10 1. OBJETO Publicar dentro de la plataforma web de aprendizaje los cursos cuyo contenido ha sido previamente desarrollado por los docentes, verificado que su contenido sea actual y pertinente y virtualizado teniendo en cuenta el diseño instruccional de la del Caribe. También se realizan ajustes de último minuto sobre la forma de los elementos para garantizar que el desarrollo del proceso de enseñanza se lleve a cabo de la mejor forma posible. 2. ALCANCE Aplica a todos los cursos virtuales, diplomados y/o presenciales con elementos virtuales que la del Caribe haya decidido ofertar por medio de la plataforma de aprendizaje virtual. Para este documento, se describirán los pasos necesarios para brindar el soporte tecnológico para el desarrollo de los módulos. 3. RESPONSABLE Son responsables por el correcto desarrollo del proceso, en cada una de sus fases: - Director de programa, por vigilar y asegurar el correcto desarrollo de las actividades de este procedimiento. - Diseñador Gráfico, por el diseño de interfaces gráficas y para la corrección de inexactitudes en la forma de la presentación de los contenidos multimediales. - Ingeniero de Desarrollo responsable de trasladar los contenidos virtualizados de la plataforma de almacenamiento conocida como semilla hasta la plataforma de producción. - Coordinadora Pedagógica, por velar que los cursos producidos y ofertados cumplan con los estándares de calidad fijados por el Centro de Desarrollo de Ambientes Virtuales. 4. DEFINICIONES 4.1 Curso Virtual Ciclo de enseñanza desarrollado en ambientes virtuales que abarca el desarrollo de determinado número de temas de una ciencia, arte o actividad establecidos en un contenido programático y estudiados de acuerdo con una programación y metodología propias de la educación virtual.

3 Página: 3/ CEDEAV Centro de Ambientes Virtuales, unidad de prestación de servicios de educación virtual a través de espacios digitales y tecnologías de la información y la comunicación de la del Caribe. 4.3 Plataforma Semilla Esta es una máquina que cumple las funciones de repositorio de objetos, en la cual se almacenan los componentes del curso y se construye y articula el mismo. Su función es la de convertirse en un espacio central y compartido donde los profesionales del CEDEAV crean y actualizan contenidos multimediales. 4.4 Plataforma de Oferta Esta es una máquina sobre la cual se encuentra un LMS por medio del cual se llevan a cabo las actividades de enseñanza y aprendizaje. Esta máquina solo puede contener los cursos que están al aire y de la cual se retirarán los cursos que hayan cumplido más de dos (2) períodos contados a partir de la fecha de su culminación. 5. DESARROLLO 5.1 DESCRIPCIÓN POR FASES 1. Solicitud de creación de curso (dirección). La dirección de Ambientes virtuales solicita la creación de cursos virtuales en plataforma de acuerdo a la ejecución de planes de acción para dar cumplimiento a las solicitudes de las unidades académicas respectivas. 2. Creación del curso semilla en plataforma. El ingeniero desarrollador crea un espacio dentro del servidor de almacenamiento (semilla) donde se alojará una copia maestra del curso según solicitud expedida por la dirección de Ambientes Virtuales. Esto consiste en armar la estructura base del curso que se va a ofertar. A partir de esta semilla se generarán posteriormente las distintas copias para las diferentes cohortes y/o grupos que se ofrecen. 3. Despliegue de recursos. Una vez dispuesto el espacio de almacenamiento para la semilla de los cursos, el recurso humano involucrado en el despliegue y montaje de recursos educativos que conforman el curso en Aula. Proceden a alimentar la semilla del curso hasta dejarlo en condiciones óptimas para ser ofertados a través de la plataforma definida para este propósito previa revisión de la coordinadora pedagógica.

4 Página: 4/10 Revisión Coordinadora Pedagógica (checklist) La Coordinadora pedagógica revisa el curso semilla utilizando un listado de chequeo considerando los estándares establecidos por la dirección del CEDEAV. 4. Corrección del Check-List. Según sea el caso, cada uno de los actores responsables procede a corregir todas las observaciones realizadas por el área pedagógica que no cumplan con los estándares definidos por el CEDEAV. 5. Backup del curso semilla. El ingeniero desarrollador una vez el curso queda en condiciones óptimas para oferta, procederá a elaborar un backup y almacenarlo en el área dispuesta para tal efecto. 6. Creación Automatizada del Curso en LMS para oferta. La del Caribe cuenta con aplicaciones middleware que integra el Sistema Académico con el sistema de gestión de aprendizaje (LMS). Este software se encarga de obtener de la Base de Datos el listado de las asignaturas ofertadas para el período académico y de los estudiantes inscritos en las mismas y las crea en la plataforma donde se lleva a cabo el proceso de gestión de aprendizaje de modo invisible para los usuarios, para que el administrador de la plataforma las pueda identificar fácilmente y realice los ajustes necesarios antes de ponerla a disposición de la comunidad universitaria. 7. Restauración de una copia del curso a ofertar. El ingeniero desarrollador procederá a restaurar una copia de la semilla del curso a ofertar. (Ver paso 5.6) en el espacio creado en el LMS para oferta. (Ver paso 5.7). 8. Revisión coordinadora pedagógica (checklist). La coordinadora pedagógica revisa el curso en el ambiente de oferta, utilizando un listado de chequeo mediante los estándares establecidos por la dirección del CEDEAV para garantizar que durante el proceso de copia no se haya corrompido la información, que los contenidos no hayan caducado y/o que el material requiera ser actualizado. 9. Corrección del Checklist. Se corrigen todas las observaciones realizada por el área pedagógica. 10. Asignación de roles. Para los estudiantes que no estén refrendados en el Sistema Académico de la del Caribe se procede a matricular a los usuarios teniendo en cuenta los diferentes, roles, perfiles y privilegios en plataforma. 11. Apertura del curso. Cuando ya el curso ha cumplido las normas de calidad del centro y se considera en óptimas condiciones para el despliegue en la plataforma virtual, se procede a hacerlo visible.

5 Página: 5/ Notificación de Inicio de Actividades. El personal soporte en línea se encarga de notificar a los participantes por medio de un correo de bienvenida al curso, en el cual se les indica la dirección de acceso a la plataforma, su usuario y contraseña. 13. Desarrollo del curso. Ocurre todo el proceso académico 14. Cierre de curso. Acorde al calendario académico y conforme a la programación establecida dentro de la configuración del curso, una vez se vencen los términos, este procede al estado de culminado y ya no está disponible para ninguno de los participantes del mismo. 15. Backup del curso. Una vez el curso ha sido cerrado por el sistema, de procede a realizar una copia del mismo y a almacenarlo en el área de almacenamiento del Centro de Desarrollo de Ambientes Virtuales. 16. Desmonte del Curso. Pasados dos (2) periodos académicos el curso se desmonta de la plataforma de oferta para liberar espacio en la misma.

6 Página: 6/ DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Inicio 1. Solicitud de creación de curso (dirección). 1. La dirección de Ambientes virtuales solicita la creación de cursos virtuales en plataforma de acuerdo a la ejecución de planes de acción para dar cumplimiento a las solicitudes de las unidades académicas respectivas. 1. Dirección de ambientes virtuales. 2. Creación del curso semilla en plataforma. 2. El ingeniero desarrollador crea un espacio dentro del servidor de almacenamiento (semilla) donde se alojará una copia maestra del curso según solicitud expedida por la dirección de Ambientes Virtuales. Esto consiste en armar la estructura base del curso que se va a ofertar. A partir de esta semilla se generarán posteriormente las distintas copias para las diferentes cohortes y/o grupos que se ofrecen. 2. Ingeniero Desarrollador. 3. Despliegue de recursos. 4. Corrección del Check-List. 3. Una vez dispuesto el espacio de almacenamiento para la semilla de los cursos, el recurso humano involucrado en el despliegue y montaje de recursos educativos que conforman el curso en Aula. Proceden a alimentar la semilla del curso hasta dejarlo en condiciones óptimas para ser ofertados a través de la plataforma definida para este propósito previa revisión de la coordinadora pedagógica. Revisión Coordinadora Pedagógica (Check-List) La Coordinadora pedagógica revisa el curso semilla utilizando un listado de chequeo considerando los estándares establecidos por la dirección del CEDEAV. 4. Según sea el caso, cada uno de los actores responsables procede a corregir todas las observaciones realizadas por el área pedagógica que no cumplan con los estándares definidos por el CEDEAV. 3. Equipo Involucrado en el despliegue. Coordinadora Pedagógica. 4. Persona del Equipo Involucrado en el despliegue y montaje del curso. A

7 Página: 7/ DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE A 5. Backup del curso semilla 5. El ingeniero desarrollador una vez el curso queda en condiciones óptimas para oferta, procederá a elaborar un backup y almacenarlo en el área dispuesta para tal efecto. 5. Ingeniero desarrollador 6. Creación Automatizada del Curso en LMS para oferta. 6. La del Caribe cuenta con aplicaciones middleware que integra el Sistema Académico con el sistema de gestión de aprendizaje (LMS). Este software se encarga de obtener de la Base de Datos el listado de las asignaturas ofertadas para el período académico y de los estudiantes inscritos en las mismas y las crea en la plataforma donde se lleva a cabo el proceso de gestión de aprendizaje de modo invisible para los usuarios, para que el administrador de la plataforma las pueda identificar fácilmente y realice los ajustes necesarios antes de ponerla a disposición de la comunidad universitaria. 6. Ingeniero desarrollador Administrador de la Plataforma 7. Restauración de una copia del curso a ofertar. 7. El ingeniero desarrollador procederá a restaurar una copia de la semilla del curso a ofertar. (Ver paso 5.6) en el espacio creado en el LMS para oferta. (Ver paso 5.7) 7. Ingeniero de Desarrollo 8. Revisión coordinadora pedagógica (Check- List) 8. La coordinadora pedagógica revisa el curso en el ambiente de oferta, utilizando un listado de chequeo mediante los estándares establecidos por la dirección del CEDEAV para garantizar que durante el proceso de copia no se haya corrompido la información, que los contenidos no hayan caducado y/o que el material requiera ser actualizado. 8. Coordinadora Pedagógica B

8 Página: 8/ DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE B 9. Corrección del Check-List. 9. Se corrigen todas las observaciones realizada por el área pedagógica 9. Coordinadora Pedagógica 10. Asignación de roles 10. Para los estudiantes que no estén refrendados en el Sistema Académico de la del Caribe se procede a matricular a los usuarios teniendo en cuenta los diferentes, roles, perfiles y privilegios en plataforma Apertura del curso 11. Cuando ya el curso ha cumplido las normas de calidad del centro y se considera en óptimas condiciones para el despliegue en la plataforma virtual, se procede a hacerlo visible 11. Ingeniero de Desarrollo 12. Notificación de Inicio de Actividades. 12. El personal soporte en línea se encarga de notificar a los participantes por medio de un correo de bienvenida al curso, en el cual se les indica la dirección de acceso a la plataforma, su usuario y contraseña. 12. Personal soporte en línea 13. Desarrollo del curso 13. Ocurre todo el proceso académico. 13. Coordinador y Docentes Virtuales 14. Cierre de curso C 14. Acorde al calendario académico y conforme a la programación establecida dentro de la configuración del curso, una vez se vencen los términos, este procede al estado de culminado y ya no está disponible para ninguno de los participantes del mismo. 14. Ingeniero de Desarrollo

9 Página: 9/ DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE C 15. Backup del curso 15. Una vez el curso ha sido cerrado por el sistema, de procede a realizar una copia del mismo y a almacenarlo en el área de almacenamiento del Centro de Desarrollo de Ambientes Virtuales. 15. Personal soporte en línea 16. Desmonte del Curso 16. Pasados dos (2) periodos académicos el curso se desmonta de la plataforma de oferta para liberar espacio en la misma. 16. Personal soporte en línea FIN 6. REFERENTES NORMATIVOS Norma ISO 9001:2008 Numeral 6.1, 6.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2.1, , 8.2.4, 8.4, ANEXOS Código Nombre Tipo No aplica Backup del Curso Nivel de Acceso Almacenamiento Clasificación Responsable Frecuencia Archivo gestión Tiempo de retención Archivo central

10 Página: 10/10 8. LISTADO DE VERSIONES VERSION MOTIVO RESPONSABLE FECHA 1 Creación Directora Académica