Todo lo que hay que saber sobre la concertación de visitas. La verdad y nada más que la verdad.

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1 Todo lo que hay que saber sobre la concertación de visitas. La verdad y nada más que la verdad. Guía para la concertación de visitas Resumen: La concertación de vistas es un elemento clave en la acción comercial. En este artículo presentamos en detalle cómo hay que preparar este proceso y además adjuntamos dos herramientas esenciales para hacerlo. Las podéis descargar aquí: 1- Modelo de argumentario 2- Herramienta para el control de llamadas Tu-Voz Contact Center

2 Copyright Tu-voz Contact Center. Todos los derechos reservados. El contenido de este documento no podrá ser reproducido, ni total ni parcialmente, mediante cualquier medio de reproducción sin el previo consentimiento por escrito de los titulares de la propiedad intelectual, excepto en las excepciones previstas en la ley. Tu-voz Contact Center C/ Maldonado, Valencia Blog: 2

3 En el mercado actual, la avalancha de ofertas ha llevado a que la captación a puerta fría haya dejado de ser rentable para los equipos comerciales, generando pérdidas de tiempo y dinero para las empresas. El proceso para la concertación de visitas comerciales requiere mucho tiempo y dedicación, así como una planificación adecuada para contactar con el interlocutor válido en el momento preciso y que nuestros esfuerzos no sean en vano. Sigue siendo fundamental conseguir ser el primero en llevar tus productos o servicios a los clientes y presentárselos a la persona cualificada que tenga la capacidad de decidir en el proceso de compra, por lo que las agendas de los comerciales han de estar siempre llenas de nuevos leads que permitan detectar nuevas oportunidades de negocio, captar clientes e incrementar las ventas. La concertación de visitas, esencial para conseguir los objetivos de ventas En el proceso comercial, la concertación previa de una entrevista con tu cliente potencial es un elemento básico para conseguir tus objetivos de ventas. En este artículo vamos a contar, desde nuestra experiencia, cuales son los elementos básicos para una concertación de visitas de calidad dentro de un marco B2B. Existen tres procesos esenciales para garantizar el éxito en la concertación de visitas: 1- La base de datos de clientes y/o potenciales 2- El argumentario 3- La llamada telefónica. 3

4 1. La base de datos de clientes y/o potenciales Una base de datos de calidad es esencial para garantizar el éxito. Pero, Qué significa una base de datos de calidad? Una base de datos de calidad es aquella que contiene de forma precisa el público objetivo de tu producto o servicio. Para encontrar al público objetivo hay que disponer de información que nos permita segmentar adecuadamente la base de datos de la empresa. Existen tres tipos de variables que hay que tener en cuenta a la hora de crear o comprar una base de datos: - Variables demográficas: son aquella que permiten localizar a los clientes en un área geográfica determinada. Básicamente, dirección, localidad, código postal y provincia. - Variables económicas: son aquellas que permiten seleccionar las empresas a las que se quiere dirigir una acción desde el punto de vista de su potencial económico. La más importante es la facturación, pero también se pueden considerar variables como crecimiento, rentabilidad, etc. En este apartado también se incluye el número de trabajadores, pues es una variable orientada a conocer el potencial de la empresa. 4

5 - Variables de actividad: son aquellas que nos permiten conocer a qué se dedica el cliente. Existen clasificaciones de actividad como la Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE), o Clasificación Estándar Industrial (SIC), que en principio informan sobre la actividad, pero si queremos una información más detallada como qué productos comercializa, cuál es su principal actividad o quién es el responsable de marketing por ejemplo, deberemos realizar una labor de investigación utilizando el teléfono, internet, directorios, etc. En el caso de que la base de datos se compre a empresas especializadas, no hay problema para segmentar por variables demográficas y económicas, así como tampoco por variables de actividad como CNAE o código SIC, pues todos esos datos se recogen adecuadamente. Pero si de lo que se trata es de utilizar tu propia base de datos, esa que has ido elaborando durante mucho tiempo en tu relación comercial, o de disponer de otro tipo de información de valor, lo primero que hay que hacer es depurarla y cualificarla. Esto quiere decir: eliminar duplicados por un lado y conseguir aquella información de la que no dispones para segmentarla adecuadamente por otro. Se trata de un proceso tedioso que requiere coger el teléfono y llamar para conseguir la información precisa, realizar búsquedas en internet, etc., En tal caso, hay dos opciones: disponer recursos internos para esta tarea o contratar una empresa externa que se dedique a ello. 5

6 2. El argumentario Antes de ponernos a llamar sin más, es importante preparar la argumentación de la llamada y lo primero que nos tenemos que preguntar es: que necesito transmitir a mi interlocutor y que necesito obtener en esa interacción? La estructura básica de un argumentario es la siguiente: 1- Presentación. En ella informamos a nuestro interlocutor de quién somos. Por ejemplo: Buenos días, mi nombre es [nombre de la persona que llama], le llamo de [nombre de la empresa], quisiera hablar con [nombre o cargo del destinatario de la llamada] 6

7 2- Argumentación. Es esta fase explicamos el motivo de la llamada. Los primeros segundos son cruciales y determinan el éxito o fracaso de la misma. Es importante captar la atención de nuestro interlocutor y predisponerle positivamente para escucharnos. Resaltaremos los aspectos positivos y diferenciales de nuestra propuesta, contestaremos a las objeciones y obtendremos la información de valor que necesitaremos para preparar adecuadamente la entrevista posterior. 3- Cierre. Proponemos un día y una hora concreta para la entrevista. Por ejemplo: D. XXX, entonces le viene bien el próximo dia XX?, a las 11 o a las 12? La concertación de una entrevista telefónica puede hacerse de tres maneras que se diferencian en la forma en cómo se prepara la entrevista con el interlocutor: Entrevista directa. En este caso la propuesta de entrevista es inmediata, sin dar opción a la argumentación ni oposición. Se utiliza fundamentalmente para acciones que se deben realizar en poco tiempo dirigidas a un gran número de personas, o bien para acciones dirigidas a clientes que ya conocen la empresa desde la que estamos llamando y donde no es necesario explicar el motivo de la entrevista porque ya se conoce. Por ejemplo, visitas de mantenimiento de una instalación, para la revisión del gas, para compras repetitivas, etc. Entrevista argumentada. Se Establece un diálogo en el que se muestran nuestros puntos fuertes y especialmente nuestros valores diferenciales respecto a la competencia, y se responde a las objeciones para llegar a una propuesta de visita. Con esto se motiva al cliente y se le prepara para la entrevista. 7

8 Entrevista completa. En este caso se añade la indagación para obtener información de valor con la finalidad de conocer si es positivo proponerle la visita en relación a su potencial. *Modelo de argumentario. Se puede adaptar a las necesidades de cada uno. 8

9 3. La llamada telefónica Si ya tenemos una base de datos adecuada y la argumentación de la llamada, solo nos queda coger el teléfono y empezar a llamar. Parece obvio, pero en muchas ocasiones no conseguimos nuestros objetivos porque esta fase no la realizamos correctamente. En esta fase es importante la regularidad. Tenemos que ser metódicos, establecer unas horas al día y unos días por semana que dedicaremos exclusivamente a llamar. Esta suele ser la parte de la concertación más odiada por los comerciales y siempre encontramos excusas para no llamar: no tengo tiempo, mientras estoy al teléfono no estoy vendiendo, y puede que tengan razón, pero no hay más, si no se es metódico en esta fase, no se conseguirán visitas. Hay que estudiar si interesa más hacerlo por cuenta propia o si resultaría más rentable que los comerciales se dedicasen a vender, y recurrir a una empresa especializada para que la agenda de los comerciales este siempre llena de visitas, visitas de calidad. Si finalmente son los comerciales los que se ocupen de su agenda de visitas, es imprescindible que persigan a la persona que tiene capacidad para tomar decisiones en relación con tu propuesta. Decimos perseguir porque seguramente se tratará de una persona muy ocupada cuyo tiempo para atender una llamada estará muy limitado. De nada sirve quedar con alguien que simplemente recoge la información y no tiene ninguna capacidad para evaluarla. 9

10 Además, hay que crear una agenda de seguimiento de las llamadas y programar adecuadamente la re-llamada. Pero es necesario establecer un máximo, no tiene sentido empecinarse en contactar con alguien que no quiere escuchar y no tiene la capacidad de decir que no. Existen programas informáticos que facilitan esta fase del proceso. Permiten realizar las llamadas de forma automática, disponer del argumentario con el historial de las llamadas por cliente, reprogramar la llamada para el día y la hora en que te han indicado que estará disponible el interlocutor, etc. *Documento Excel para una gestión adecuada de las llamadas en la actividad comercial. Si necesitas ayuda para su uso, ponte en contacto con nostros en 10

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