INSTITUTO DE TRANSPARENCIA INFORMATIVA DEL ESTADO DE SONORA. Lineamientos de Administración Documental. Hermosillo, Sonora, Febrero y Marzo de 2014

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1 INSTITUTO DE TRANSPARENCIA INFORMATIVA DEL ESTADO DE SONORA Lineamientos de Administración Documental Hermosillo, Sonora, Febrero y Marzo de 2014

2 Objetivo del curso: Que los participantes tengan conocimiento de los conceptos que integraron a la reforma de los Lineamientos en materia de Administración Documental.

3 Lo mas relevante de la reforma: La homogenización de los Lineamientos emitidos por el ITIES el día 29 de marzo de 2012 con la Reforma a la Ley.

4 Principales conceptos que fueron contenidos en la Reforma de la Ley: 1.- Operación de archivos organizados y seguros (Obligación) 2.-Contar con un archivo de tramite (obligación) 3.-Contar con un archivo de concentración (obligación) 4.-Destinar espacio físico para el archivo (obligación) 5.-Responsable de archivo (obligación) 6.-Instrumentos de control y consulta (obligación) 7.- Procedimiento de destrucción documental (obligación)

5 Conceptos correlativos de la Reforma de Ley con los Lineamientos: Reformas de Ley Lineamientos Operación de archivos organizados y seguros Artículo 2 Contar con un archivo de tramite Artículo 22, 23 y 24 Contar con un archivo de concentración Artículo 25, 26 y 27 Responsable de archivo Artículo 15 y 16 Instrumentos de control y consulta Artículo 28 y 29 Procedimiento de destrucción documental Artículo 43 al 50

6 Conceptos añadidos a la Reforma de Ley : 1.- Principios de la administración documental: *Integridad *Disponibilidad *Eficiencia *Localización expedita *Conservación 2.-Destinar un espacio físico 3.-Plazo de 1 año para contar con archivos centrales 4.-Identificación de valores documentales (legal, fiscal y administrativo)

7 Reducción del tiempo de conservación de documentos públicos : Ahora Antes

8 Conservación y Seguridad de los Archivos: Todo sujeto obligado oficial contará con un espacio físico, que será de uso exclusivo para la conservación de su documentación de acuerdo a los tiempos señalados en su catálogo de disposición documental.

9 Requisitos Mínimos para el espacio físico del resguardo de documentos públicos:

10 Conservación y Seguridad de los Archivos: Medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes documentales.

11 Documentos electrónicos: Los documentos electrónicos pueden contener en conjunto o de manera separada, información textual, numérica, grafica, audiovisual, vínculos a hipertexto, sin menoscabo de los metadatos propios del documento.

12 Documentos electrónicos: Deberán guardarse en los equipos informáticos de los sujetos obligados oficiales garantizando la seguridad de dichos documentos en línea o en la nube.

13 Es lo mismo la depuración documental que la destrucción de documentos públicos?

14 Depuración documental: También conocida como baja documental, es el proceso administrativo que realiza la institución para la eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios(administrativo, legal o fiscal) que no posea valores secundarios o históricos de conformidad con el catálogo de disposición documental, en este proceso no interviene el instituto.

15 Acta para la depuración documental: I.- Enumerar las cajas que serán eliminadas. II.- Señalar el tipo o materia de documentación que se eliminara. III.- Detallar el motivo y su fundamento legal. IV.- Mencionar la técnica de selección que se utilizó para la depuración. V.- Especificar el lugar, hora y fecha del acto de eliminación. VI.- Describir la forma en la cual será eliminada la documentación. VII.- Contar con el soporte fotográfico necesario. VIII.-Firmar cada uno de los titulares de área administrativa que estén eliminando documentos, así como la firma y visto bueno del titular de la dependencia o entidad pública. IX- Integrar por parte del responsable o coordinador del archivo institucional el expediente correspondiente a la depuración realizada.

16 Destrucción de documentos públicos: El Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora, será el organismo titular para determinar si existen o no en su caso, condiciones especiales para la destrucción de documentación pública, tales como la perdida de vigencia documental o aquellas referentes a siniestros ocasionados a un caso fortuito o de fuerza mayor tales como inundaciones, incendios, climas u otros.

17 Salvedad legal para la destrucción de documentos Públicos (art. 70) Razones especiales: 1.- Vigencia documental 2.-Siniestros= Ley de Protección Civil

18 Que debe de contener la relación analítica solicitada en la reforma a la Ley para el procedimiento de destrucción documental? (art. 71) El área o áreas que generaron la información. El periodo que comprende la información. La naturaleza y temática de la información. El plazo, el procedimiento y lugar en que podrá ser consultada la información, que nunca será menos de un mes. Si se conservará o no respaldo electrónico de la información. Si los documentos que se pretenden destruir contienen información como reservada o confidencial.

19 Procedimiento de destrucción de documentación pública: Solicitud (3 días hábiles) Verificación Física Resolución del Pleno Final Procedimiento si No Resolución Se publica 1 mes Ciudadano Donación 10 días hábiles Resolución y Notificación Final Procedimiento

20 Que pasa si desaparece una unidad administrativa de algún sujeto obligado? Se levantará inventario con la participación de: Personal del ITIES Personal de la unidad administración que desaparece Personal de la unidad administrativa que se quedara con el resguardo

21 Cumplimiento artículo 14 fracción XXII Bis A

22 Estructura:

23 Catálogos documentales(art. 29): Los sujetos obligados oficiales, por medio del responsable del archivo, deberán asegurarse de que se elaboren los instrumentos de control y consulta que propicien la administración, organización, descripción, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: I.- El cuadro general de clasificación archivística; II.- El catálogo de disposición documental; III.- Los inventarios documentales: a).- General b).- De transferencia IV.- La guía simple de archivos.

24 Cuadro General de Clasificación Archivística( art. 3 fracc. X): Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de los sujetos obligados oficiales.

25 Catálogo de Disposición Documental: (art. 3 fracc. VII) Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

26 Muchas gracias por tu atención!!! Contacto: ,

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