Recepción, Trámite, Pago y Archivo de Cuentas

Transcripción

1 Página Objetivo y Alcance Definir las actividas y criterios necesarios en la Recepción, Trámite, Pago y las cuentas en el Proceso Gestión la. Compren s la Planificación para la Autorización Orn Pago hasta la Elaboración y Entrega Certificados. 2. Responsable El responsable garantizar la acuada aplicación y ejecución l presente documento es el (la) Director(a) la Oficina la 3. Definiciones 3.1 Acreencia Obligación índole financiera y/o monetaria contraída por dos partes. 3.2 Acreedor Es aquella persona (física o jurídica) legítimamente facultada para exigir el pago o cumplimiento una obligación contraída por dos partes con anterioridad. Es cir, que a pesar que una las partes se que sin medios para cumplir con su obligación, ésta persiste. 3.3 Comprobante Egresos Documento que sirve apoyo y soporte a la Institución cuando se efectúa un pago y que es anexado a la cuenta. 3.4 Gastos Los gastos representan flujos salida recursos, en forma disminuciones l activo o incrementos l pasivo o una combinación ambos, que generan disminuciones l patrimonio, incurridos en las actividas administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen los retiros capital o utilidas o excentes. Las más finiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema Gestión la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Elaboró Aprobó Valido Carmen Cecilia Durán Carrillo Alexandra Vargas Staper María Victoria Bautista Bochagá Fecha 29 Abril 2011 Fecha 29 Abril 2011 Fecha

2 Página Contenido 4.1 Planificación para la Prestación l Servicio Autorización Orn Pago Responsable: Gestión Administrativa y Financiera Gestión Los días lunes cada semana, remite mediante correo electrónico el FPT-01 Relación para Autorización Pago al proceso Gestión Administrativa y Financiera; la lír l proceso Gestión Administrativa y Financiera revisa la información, selecciona las cuentas y mediante llamada telefónica y/o verbalmente autoriza el pago a la Gestión Sistema Integrado Gestión De acuerdo al FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado Gestión, se elaboran los compromisos conforme a las fechas establecidas. Responsable: Auxiliar Administrativo 4.2 Recepción Dirección Administrativa y Auxiliar El Auxiliar Administrativo proce a entregar las cuentas al proceso Gestión Pagaduría y, jando evincia en el libro radicados. Recepciona las cuentas por pagar la Dirección Administrativa en el horario lunes a viernes, verifica la documentación recibida: orn pago, nombre l beneficiario y el valor total la orn pago, firma el recibido en el libro radicador la Dirección Administrativa. Organiza las cuentas en el módulo stinado por orn alfabético. Si las Órnes Pago con sus respectivos soportes no contienen las respectivas aprobaciones los Líres cada Proceso por las cuales fueron tramitadas, lo vuelve al funcionario Dirección Administrativa responsable la entrega. En caso recepcionar ornes pago fuera l horario establecido, esta be ir acompañada por una autorización en medio escrito (Carta, Oficio, Memorando, Correo Electrónico o con un rótulo o intificador excepcional con el visto bueno l (la) Director(a) Administrativo(a), lo contrario se procerá a la no recepción la cuenta. 4.3 Verificación la Información en el Responsable: Auxiliar Aplicativo Ingresa al aplicativo TNS, busca la información por cuentas por pagar, por vigencia actual y por reservas, el aplicativo genera un reporte con todas las cuentas por pagar. Selecciona las cuentas recibidas en el día y organiza la información para diligenciar el FPT-01 Relación para Autorización Pago. A más tardar los días lunes cada semana genera el reporte que entrega a la lír l proceso para su clasificación acuerdo a las necesidas los informes a presentar a la Dirección Administrativa cada vez que lo solicite.

3 Página 3 5 Responsable: Lír Proceso Auxiliar 4.4 Pago la Cuenta Técnico Pagaduría Pago Proce a ubicar la cuenta en medio físico en el módulo respectivo, relaciona en el libro radicador relación cuentas para pago autorizadas y remite al técnico Pagaduría, para la respectiva elaboración l comprobante egreso y expedición l cheque o giro por transferencia electrónica, según lo scrito en el ITP-01 Registro y Expedición l Comprobante Egreso. 4.5 Recepción Comprobantes Egreso con los Soportes - Responsable: Auxiliar Administrativo Custodia y Entrega Cheques Recibe el Comprobante Egreso con los respectivos soportes y el cheque correspondiente la Dirección, verifica la existencia l cheque, que esté adjunto al comprobante egreso y que el valor corresponda con el valor registrado en el comprobante egreso. Intifica el beneficiario l cheque y se comunica vía telefónica o por correo electrónico para informarle que en la penncia reposa un cheque que be reclamar. Cuando el beneficiario se presenta en la penncia le exige el documento intificación, la firma en el comprobante egreso y le entrega la copia amarilla l comprobante egreso. Si el beneficiario no se encuentra en la ciudad o si en los archivos la Depenncia no reposa una certificación bancaria a nombre l beneficiario, le solicita una certificación bancaria para realizar la consignación correspondiente. Si el beneficiario no tiene cuenta bancaria, le da la opción presentar una autorización notariada con el nombre y el número intificación tanto la persona como la cuenta a consignar, intificando la entidad bancaria don posee la cuenta y el tipo cuenta (Ahorros o Corriente). Recibida la autorización por parte l beneficiario l cheque, proce a elaborar la correspondiente consignación diligenciando el FPT-04 Entrega Cheques y Control Consignación y le entrega la consignación con el cheque a la persona signada para realizar las consignaciones en las entidas bancarias, quien recibe y firma el FPT- 04 Entrega Cheques y Control Consignación. Mediante correo electrónico informa el pago a los beneficiarios o a las penncias pertinentes adjuntando el comprobante egreso en archivo PDF y los listados cuando los hubiere. Clasifica las copias l comprobante egreso; el original lo adjunta a la cuenta con todos los soportes, la copia ver para requerimientos internos l proceso Pagaduría y u otras penncias que los requieran, la copia rosada para el consecutivo los comprobantes egreso.

4 Página 4 5 Revisa que esté adjunto el recibo la consignación en caso haberse consignado el cheque en cuenta, firma en el comprobante egreso si el beneficiario l pago recibió el cheque directamente o el reporte l banco la transacción procesada, exitosa o autorizada en el caso transferencia electrónica. Cuando se realizan pagos por prestaciones sociales y cesantías se remiten a la oficina Talento Humano copia los soportes pago en medio físico mediante el FGT-12 Memorando. Verificados los soportes correspondientes, entrega la documentación al auxiliar Pagaduría- para el archivo correspondiente en el proceso. Para el caso las cuentas que traen autorización scuento por estampillas l Hospital Erasmo Meoz, las mantiene bajo su custodia hasta el recibo la estampilla para adjuntarla al comprobante egreso y entrega la documentación al auxiliar Pagaduría- para el archivo correspondiente en el proceso. 4.6, Copias Seguridad y Entrega Certificados Responsable: Auxiliar Pagaduría- Recepciona los comprobantes egreso con los soportes respectivos y verifica que cumplan con los requisitos en cualquiera los casos establecidos en la Actividad 4.5 l presente documento y proce al archivo la(s) cuenta(s). Las copias seguridad las genera la lír l proceso Gestión Presupuestal y Contable. Responsable: Técnico 4.7 Elaboración y Entrega Certificados - Control Actualización por Pagar Vigencias Anteriores Presentado el pago, genera el Certificado por el Aplicativo TNS acuerdo al tipo retención aplicado y según lo establecido en el IPT-02 Elaboración y Entrega Certificados : I.V.A, bimensual. en la Fuente, anual. RETEICA, anual. Los envía a los diferentes proveedores por correo electrónico. 5. Documentos Referencia - NTC ISO 9000:2005 Sistema Gestión la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTC ISO 9001:2000 Sistema Gestión la Calidad. Requisitos. - NTC GP 1000:2004 Norma Técnica Calidad en la Gestión Pública. - NTC GP 1000:2009 Norma Técnica Calidad en la Gestión Pública. - MECI Molo Estándar Control Interno. - IPT-01 Registro y Expedición l Comprobante Egreso. - IPT-02 Elaboración y Entrega Certificados

5 Página Historia Modificaciones Versión 00 Naturaleza l Cambio Actualización l Formato FPT-04 Control Consignación Cheques Fecha Aprobación Fecha Validación 29 Abril Mayo Administración Formatos Código Nombre Responsable Almacenamiento Acceso FPT-01 FPT-04 FGT-12 FAC-23 Relación para Autorización Pago Entrega Cheques y Control Consignación Memorando Planificación, Control y Seguimiento al SIG Auxiliar, Recepción Vigencia Actual y Documentos Internos y Externos Técnico Pagaduría Auxiliar Administrativo Lír l proceso, Auxiliar, Técnico Pagaduría-Pago, Técnico Pagaduría, Personal l Proceso, Personal l Proceso Tiempo Disposición Final 8. Anexos No Aplica.