HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS EN LA NORMATIVA INTERNA DE EP PETROECUADOR

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1 HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS EN LA RMATIVA INTERNA DE EP PETROECUADOR TIPO DE DOCUMENTO MACROPROCESO ( APLICA) PROCESO ( APLICA) IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO PROCESO COMERCIALIZACIÓN- CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE S DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR No. REVIÓN (VERÓN) FECHA No. PÁGINAS REVISADAS HISTORIAL DE CAMBIOS REALIZADOS EN EL DOCUMENTO REFERENCIA SOBRE CAMBIOS REALIZADOS No. RESOLUCIÓN APROBACIÓN DE RMATIVA EN SU PRIMERA VERÓN ACTUALIZACIÓN DEL PROCESO ACTUALIZACIÓN DEL PROCESO ACTUALIZACIÓN DEL PROCESO FORMATO G FO-0 (v0)

2 SUBPROCESO CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE S SUBPROCESO DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR SUBPROCESO 2 MACROPROCESO COMERCIALIZACIÓN PROCESO COMERCIALIZACIÓN Código V Fecha 4 Versión Páginas de 2 Elaborado por COORDINACIÓN DE PROCESOS Revisado por COORDINADOR SENIOR DE Aprobado por SUBGERENTE DE COMERCIALZAICIÓN. PROPÓTO CALIFICAR Y REGISTRAR A NUEVOS S DISTRIBUIDORES DE LA RED DE EP PETROECUADOR CON LOS ESTÁNDARES ESTABLECIDOS SEGÚN LOS INSTRUCTIVOS DE CADA UDELOSPRODUCTOS 2. ALCANCE Desde ENTREGA SOLICITUD PARA CALIFICARSE. Hasta INFORMAR EL CÓDIGO AGNADO Y ABRIR EXPEDIENTE CON DOCUMENTACIÓN SOPORTE APLICA A NIVEL 3. DUEÑO DEL PROCESO 4. POLÍTICAS DEL PROCESO EN LA EJECUCIÓN DE ESTE PROCESO, SE DEBERÁ OBSERVAR TODA LA RMATIVA VIGENTE, APLICÁNDOLA SEGÚN SU ORDEN JERÁRQUICO Y ESPECIALIDAD. EN CASO DE DUDA SE OBSERVARÁ LA RMA DE RANGO SUPERIOR. PARA EL REGISTRO DE S DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR DEBE SER APROBADO POR LA AGENCIA DE REGULACIÓN Y CONTROL HIDROCARBURÍFERA EN CASO DE LAS ESTACIONES DE SERVICIO Y DE GAS LICUADO DE PETRÓLEO PARA LUBRICANTES UNA VEZ REGISTRADO POR EP PETROECUADOR SE COMUNCIA A LA AGENCIA DE REGULACIÓN Y CONTROL HIDROCARBURÍFERA PARA COCIMIENTO DELCASO EL REGISTRO DE SE LO REALIZA EN LOS STEMAS SNT (PCO8)Y SCI. SERÁ DE RESPONSABILIDAD DE SERVICIO INGRESAR LOS CONTRATOS EN EL STEMA WORKFLOW DE SEGUIMIENTO DE CONTRATOS. 5. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS SC SCI SCN SNT AGENCIA DE REGULACIÓN Y CONTROL HIDROCARBURÍFERO SERVICIO STEMA DE COMERCIALIZACION INTERNA DONDE REGISTRA LA INFORMACION PARA REALIZAR EL PROCESO DE FACTURACION DE PRODUCTO Y COBRO DE FACTURAS A LOS S ASOCIADOS A LA RED. DOCUMENTO IMPRESO CONTROLADO SUBGERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN STEMA DE TELEPROCESO(PCO8) V (v04) RESOLUCIÓN Página de 4

3 SUBPROCESO CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE S SUBPROCESO DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR SUBPROCESO 2 6. CONTROL DE REGISTROS GENERADOS MACROPROCESO COMERCIALIZACIÓN PROCESO COMERCIALIZACIÓN Código V Fecha 4 Versión Páginas 2 de 2 Elaborado por COORDINACIÓN DE PROCESOS Revisado por COORDINADOR SENIOR DE Aprobado por SUBGERENTE DE COMERCIALZAICIÓN Identificación Formato CONTRATO DE SUSCRIPCIÓN COMO DISTRIBUIDOR DE EP PETROECUADOR Responsable de Recolección Archivo Acceso Tipo de Archivo FÍCO Tiempo de Retención HASTA DURACIÓN DEL CONTRATO Disposición Final IVO PAVO Identificación Formato INFORME DE CALIFICACIÓN Responsable de Recolección ANALISTA MERCADEO Archivo Acceso Tipo de Archivo FÍCO Tiempo de Retención HASTA LA FIRMA DEL CONTRATO Disposición Final IVO PAVO 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS Código DOCUMENTOS N/A RMATIVA DE GESTION EP PETROECUADOR 8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (Diagrama de flujo) Nombre DOCUMENTO IMPRESO CONTROLADO V (v04) RESOLUCIÓN Página 2 de 4

4 MACROPROCESO COMERCIALIZACIÓN Código V PROCESO COMERCIALIZACIÓN Revisión 04 SUBPROCESO Fecha 20 SUBPROCESO CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE S DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR Página de 2 G FO-03 (V ) FLUJOGRAMA 0 INICIO Entregar solicitud de calificación y requisitos para ser cliente distribuidor de la EP Petroecuador, según instructivos para calificación de clientes (por tipo de producto) A Entregar documentacion habilitante para suscripción de contrato COORDINADOR SENIOR DE MERCADEO Y SERVICIO / MERCADEO Y SC DISTRITAL Recibir solicitud y requisitos de cliente y delegar revisión de documentación Revisar documentación entregada por cliente Documentación completa? Informar a cliente requisitos faltantes ELABORADO POR COORDINACIÓN DE PROCESOS FIN Realizar inspección a nuevo distribuidor y emitir el informe de inspección con calificación Informe MERCADEO Y SERVICIO DISTRITAL Revisar y remitir informe para aprobación de Coordinador Senior de Mercadeo y SC y SCN COORDINADOR SENIOR MERCADEO Y SC / SUBGERENTE DE COMERCIALIZACIÓN Recibir y revisar informe para aprobación Aprueba el Informe? Informar a cliente la no aceptación Informar a cliente requisitos faltantes 9 Informar a cliente la aceptación de afiliación y requisitos a entregar para suscripción de contrato Oficio A Revisar documentación entregada por cliente Documentación completa? DOCUMENTO IMPRESO CONTROLADO REVISADO POR COODINADOR SENIOR Y COORDINADORES DE 3 6 / MERCADEO Y SC DISTRITAL Elaborar contrato de distribución adjuntando documentos habilitantes para visto bueno de Procuraduría Memorando / Contrato 8 Solicitar la suscripción de contratos por parte del Gerente de Comercialización y nuevo cliente distribuidor Memorando / Contratos / Documentos habilitantes 9 B Realizar correcciones en contrato y remitir a Procuraduria para visto bueno Solicitar a Gestión Administrativa, la legalización de contrato con documentos habilitantes adjuntos B Receptar y revisar contrato de distribución Aprueba Contrato? Solicitar se realicen correcciones para revisión final y visto bueno del contrato Remitir contrato con visto bueno Contrato con visto bueno APROBADO POR SUBGERENTE DE COMERCIALIZACIÓN V (v04) RESOLUCIÓN Página 3 de 4

5 MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO SUBPROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA COMERCIALIZACIÓN COMERCIALIZACIÓN CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE S DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR Código Revisión 04 V Fecha 20 Página 2 de 2 AGENCIA DE REGULACIÓN Y CONTROL HIDROCARBURÍFERO G FO-03 (V ) FLUJOGRAMA 20 ANALISTA DE SECRETARÍA GENERAL Y IVO Legalizar contratos con documentos habilitantes Contrato legalizado Entregar contrato legalizado a cliente distribuidor Oficio / Contrato legalizado ELABORADO POR COORDINACIÓN DE PROCESOS 2 22 Comunicar a la el nuevo distribuidor de la EP Petroecuador para trámite correspondiente CONTROLADO C 25 Registrar a nuevo cliente distribuidor en Sistema Nacional de Teleproceso y Sistema de Comercialización Interna IMPRESO 26 Informar a cliente el código asignado y abrir expediente del cliente con toda la documentacion soporte DOCUMENTO 27 / MERCADEO Y SERVICIO DISTRITAL Mantener actualizada una FIN base de datos de los clientes distribuidores calificados por tipo de producto REVISADO POR COODINADOR SENIOR Y COORDINADORES DE * Recibir notificación de nuevo distribuidor (Lubricantes) para conocimiento C * Conceder y enviar permiso de operación, registro y código correspondiente de nuevo distribuidor (E/S y GLP) Permiso de operación, registro y código APROBADO POR SUBGERENTE DE COMERCIALIZACIÓN V (v04) RESOLUCIÓN Página 4 de 4