La importancia de la administración del cambio en la administración de proyectos

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1 La importancia de la administración del cambio en la administración de proyectos

2 El cambio esta en todas partes; el cambio es inevitable; el cambio es la esencia de la vida misma. Entonces por qué es tan complejo manejar y sostener el cambio, tanto en nosotros, como en nuestras organizaciones?

3 A nivel organizacional, los proyectos son la principal fuente de cambio porque constituyen una forma de retar los procesos y la forma de trabajar y generar mejoras en la gestión y los resultados de las empresas. La importancia de la administración del cambio en los proyectos radica en que brinda las herramientas para asegurar que los individuos y grupos de una organización estén preparados, capacitados y dispuestos a aceptar e implantar el cambio y que entiendan la necesidad de cambiar como un requisito permanente para lograr el éxito en el futuro.

4 El patrocinio y la participación activa de los gerentes de proyecto es fundamental para lograr el éxito del mismo. El gerente de proyecto juega un papel muy importante en la administración del cambio y debe apoyar la adecuada administración del cambio tomando como responsabilidades principales dentro de su rol: Entender y comunicar los objetivos y beneficios del proyecto Asignar responsabilidades y delegar autoridad Mantener comunicación constante con: el negocio, el comité directivo y los patrocinadores Mantener el compromiso y la motivación del equipo haciendo ver el proyecto como una oportunidad de desarrollo Identificar resistencias y participar en su manejo Retroalimentar sobre el progreso de la implantación del cambio Actuar como agente de cambio

5 Qué es el cambio organizacional? Es la adopción de una idea, técnica o conducta que son nuevas para la organización. John L. Pierce y Andre L. Delbecq Objetivos del cambio organizacional: Incrementar la capacidad de la organización de generar valor Garantizar la capacidad de la organización de mantener su permanencia en el tiempo

6 Cambio individual Para todos es difícil probar nuevas formas de hacer las cosas y es precisamente debido a características básicas humanas. La resistencia al cambio es una respuesta emocional y conductual a amenazas reales o imaginarias hacia una rutina de trabajo por lo que en ocasiones el entusiasmo no es una característica. De que te quejas? Se ve que te has adaptado muy bien a tu nuevo cubículo

7 Por qué es tan difícil asimilar un cambio? La experiencia humana del cambio consiste en balancear nuestras capacidades con los cambios a los que nos enfrentamos Capacidad Habilidad/Disposición Reto Peligro/Oportunidad El estatus quo se mantiene cuando la capacidad y el reto son iguales Percepción positiva del cambio: la capacidad es superior al reto Percepción negativa del cambio: el reto es superior a la capacidad

8 Qué es administración del cambio? Conjunto de: -Estrategias -Herramientas -Técnicas Para qué? GENTE: -Organización en Gral -Grupos -Individuos Es el proceso que asegura el desarrollo de habilidades y actitudes del personal para lograr la implantación exitosa de iniciativas estratégicas, de procesos y tecnológicas de la organización. Lograr cambio fundamental y sostenible en: -Comportamientos -Desempeño -Cultura Organizacional Apoya en la evaluación y mitigación de los riesgos del proyecto y en el manejo de los temas relacionados con gente para obtener un incremento en la calidad del trabajo y los niveles de servicio.

9 Desempeño en la ejecución Por qué hacer administración del cambio? Transición Desempeño futuro Desempeño actual Previo al cambio: Identificar necesidades de Cambio transición Cuando el cambio ocurre: Facilitar Transición Reducir el tiempo de recuperación del desempeño Tiempo Posterior al Internalizar cambio: los cambios Asegurar que el cambio permanece Reducir la profundidad en la caída del desempeño

10 La curva del cambio NIVEL 7 PREPARANDO EL FUTURO (Autorregulación) Preparación para el próximo cambio NIVEL 2 NEGACION No va a funcionar NIVEL 6 REFLEXION Y APRENDIZAJE Qué aprendí? NIVEL 1 FALTA DE CLARIDAD No se sabe que va a pasar NIVEL 3 RESISTENCIA Afecta el desempeño NIVEL 5 EQUILIBRIO Se realizan nuevas funciones NIVEL 4 DEJANDOLO IR Se empiezan a ver beneficios Se vive otro cambio

11 Administración del cambio entiende que El liderazgo crea condiciones propicias para el cambio El cambio es una opción personal La percepción de cambio es diferente en cada persona Cada persona reacciona diferente ante el cambio A mayor participación, mayor compromiso Todo cambio toma tiempo y esfuerzo A mayor comprensión de la situación, mayor oportunidad de cambio

12 INSUMO Valoración de la disposición al cambio Metodología de administración del cambio Comunicación e involucramiento Definir el cambio Elaborar el plan de comunicación Involucrar al personal clave. Análisis de Cultura y Liderazgo Recompensas y consecuencias Expectativas Generar disposición al cambio minimizando Alineación de estímulos vs resistencias comportamientos y resultados Sustentación dentro de la organización Medición de Definición de resultados e Quick Hits Impacto Aprendizaje Desarrollo de competencias asociadas con el proceso de Cambio Desarrollar Agentes de Cambio

13 Valoración de Disposición al Cambio Metodología de administración del cambio Se identifica cual es la disposición del área / empresa para asimilar el cambio, así como las resistencias más comunes Actividades: Entrevistas al Grupo Directivo y empleados clave Cuestionarios Grupos Focales (Focus Groups) con muestras representativas de la población Con ello podemos identificar: El nivel de avance sobre el cambio La efectividad de la empresa para realizar cambios en el pasado (historia de cambio) Acción: Identificar las resistencias presentadas por el personal y determinar acciones para resolverlas

14 Comunicación e Involucramiento 1. Definir el Cambio Metodología de administración del cambio Se identifican y comunican los argumentos que dan soporte, es decir, los beneficios que traerá el cambio y también los riesgos asociados si no se cambia. Se contesta a las siguientes preguntas: En qué consiste el cambio? Por qué se genera el cambio? Cuáles son los beneficios que nos traerá? Cuáles son los riesgos de no llevarse a cabo? Cómo se alinea este cambio con nuestros valores corporativos? Qué se mantendrá como lo hacemos hoy?

15 Comunicación e Involucramiento 2. Elaborar el Plan de Comunicación Metodología de administración del cambio Análisis de Objetivos de cambio Un plan estructurado de comunicación nos permite informar de manera efectiva los mensajes clave y recibir opiniones e inquietudes del personal (comunicación bi-direccional). Definición de mensajes clave Definición de objetivos de Comunicación Identificación de audiencias / necesidades de cada audiencia Identificación / definición de medios de comunicación Desarrollo de contenidos de comunicación Implantación de medios Medición

16 Comunicación e Involucramiento 3. Involucrar al personal Clave Metodología de administración del cambio El involucramiento efectivo de patrocinadores, y agentes de cambio genera apoyo y compromiso con el proceso de cambio. Roles a desempeñar: Patrocinadores Establecer, clarificar y comunicar la necesidad de cambiar Facilitar recursos para el cambio Demostrar compromiso con el proceso con sus comentarios y acciones Agentes de Cambio Planear y ejecutar la implantación del cambio Empleados Llevar a cabo los cambios en los procesos, tecnología, hábitos de trabajo, etc.

17 Cultura y Liderazgo 4. Generar disposición al cambio En esta etapa se refuerza una cultura de apertura al cambio en el personal. NIVEL 2 NEGACION NIVEL 1 FALTA DE CLARIDAD INCERTIDUMBRE Metodología de administración del cambio Los siete estados del cambio NIVEL 5 EQUILIBRIO NIVEL 4 DEJANDOLO IR NIVEL 3 RESISTENCIA NIVEL 7 PREPARANDO EL FUTURO (AUTORREGULACIO NIVEL 6 N) REFLEXION Y APRENDIZAJE Cuál es la cultura actual? Comportamientos Valores Reglas No Escritas Cuál es la cultura deseada (ideal)? Acción: Implantar tácticas para reducir las resistencias identificadas y fortalecer la apertura al cambio del personal. Mapa de Dimensiones Humanas. Análisis del Campo de Fuerzas. Identificación y Análisis de Brechas y Riesgos Potenciales.

18 Metodología de administración del cambio Aprendizaje 5. Desarrollo de competencias asociadas al proceso de cambio Desarrollar nuevas habilidades en el personal para que puedan operar eficientemente en el nuevo entorno. Actividades a desarrollar: Identificar las competencias asociadas al cambio (conocimientos y habilidades) Operacionalizar las competencias (definir conductas observables y verificables) Identificar brechas de desempeño en el personal Definir recursos de aprendizaje (cursos, programas de auto-estudio, asignación a proyectos, coaching y mentoring) Elaborar planes de aprendizaje y cambio

19 Aprendizaje 6. Desarrollar Agentes de Cambio La rapidez con la que se desarrollen agentes de cambio influirá en el éxito del proyecto y en la capacidad de aprendizaje que genere la organización para futuros cambios. Plan de acción: Sesiones de trabajo clarificando su rol Desarrollar estrategias de manejo del cambio Preparación de agentes de acuerdo a cada fase del proyecto Identificar temas críticos de cambio y/o resistencias dentro de su ámbito Establecimiento de acciones Seguimiento a acciones Metodología de administración del cambio

20 Metodología de administración del cambio Recompensas y consecuencias 7. Alinear estímulos vs resultados con el proceso de cambio. Se deben identificar e implantar motivadores para el cambio. Qué hay para mi en este cambio? Recompensas Consecuencias Se debe: Incrementar recompensas para reforzar el cambio Implantar consecuencias para eliminar comportamientos no deseados Acciones: Revisión de sistemas monetarios y en especie. Identificar recompensas y consecuencias del proceso de cambio. Alineación de objetivos en el personal -estrategia de cascada-.

21 Sustentación Metodología de administración del cambio El evaluar la efectividad de las acciones realizadas dentro de la administración del cambio nos permite identificar el valor generado. Actividades: Alineación de objetivos del proceso de cambio con objetivos de Administración del Cambio. Definición de objetivos, métricas e instrumentos de medición. Medición y comunicación de éxitos de sustentación (quick hits) Acción: Alinear, evaluar y comunicar los éxitos obtenidos en la estrategia de Administración del cambio.

22 Cuáles son los beneficios de administrar correctamente el cambio? Logro de las metas del proyecto Tiempos Costos Alcance Desarrollo de elementos estratégicos del equipo Incremento en la productividad Mayor retorno de inversión Nuevos procesos implantados Usuarios capacitados Empleados demostrando comportamientos deseados Roles asignados y adecuados Usuarios comprometidos con la organización

23 Las organizaciones no pueden detener los cambios que se generan en el mundo, lo mejor que pueden hacer es adaptarse. Las más listas se anticipan a los cambios, las afortunadas realizan ajustes cuando existe presión. El resto son perdedoras y se convierten en historia.

24 El problema no es solo introducir pensamientos nuevos en la mente, sino sacar de la cabeza las viejas ideas.

25 Gracias por su atención Septiembre 2007, México D.F.

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