MANUAL DE FUNCIONES PARA LA VICEPRESIDENCIA DE ADMINISTRACIÓN PLANIFICACIÓN Y FINANZAS DE SEGUROS LOS ANDES

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1 UNET Universidad Nacional Experimental del Táchira Vicerrectorado Académico Decanto de Docencia Departamento de Ingeniería Industrial Trabajo de Aplicación Profesional MANUAL DE FUNCIONES PARA LA VICEPRESIDENCIA DE ADMINISTRACIÓN PLANIFICACIÓN Y FINANZAS DE SEGUROS LOS ANDES Autor: Zambrano Fernández, Erika Saraii Cédula de Identidad: Correo Electrónico: ezambrano83@hotmail.com Teléfono: Correo Electrónico: abhernan@unet.edu.ve San Cristóbal, Abril de 2008

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3 UNET Universidad Nacional Experimental del Táchira Vicerrectorado Académico Decanto de Docencia Trabajo de Aplicación Profesional Autor: Erika S. Zambrano Fernández Tutor: Ángela Hernández de Chacón Fecha: Abril de 2008 RESUMEN El objetivo central de la investigación fue la elaboración del manual de funciones para la Vicepresidencia de Administración, Planificación y Finanzas de Seguros Los Andes C.A. Para el desarrollo del presente manual se realizó un análisis y observación de los puestos de trabajo, lo cual involucra la observación de los procesos para verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para cada área y a partir de esta información se procedió a levantar las funciones del empleado, asimismo, se realizó una entrevista a cada uno de los empleados que ocupan los cargos en estos puestos para complementar la información necesaria para el levantamiento de funciones. Luego de realizado el proceso de análisis y levantamiento de información se procedió al análisis y revisión de la información por el Gerente o Coordinador de cada área y finalmente se procedió a la revisión y aprobación del manual por parte de la Gerente de Organización y Métodos, para finalmente enviar memorándum de aprobación a las Gerencias y Coordinaciones para su respectiva aprobación y formalización por cada una de las áreas. Luego de su aprobación, se procedió a entregar a la Gerencia de Capital Humano el manual de Descripción de Funciones de la Vicepresidencia de Administración, Planificación y Finanzas quien posteriormente realizará el análisis de los cargos, de cada uno de los puestos analizados. Palabras Claves: Manual, descripción de funciones, puesto de trabajo, procesos.

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5 UNET Universidad Nacional Experimental del Táchira Departamento de Ingeniería Industrial Trabajo de Aplicación Profesional Seguros Los Andes C.A. San Cristóbal, Estado Táchira Trabajo de Aplicación Profesional Erika S. Zambrano Fernández San Cristóbal, Abril de 2008

6 UNET Universidad Nacional Experimental del Táchira Departamento de Ingeniería Industrial Trabajo de Aplicación Profesional Seguros Los Andes C.A. San Cristóbal, Estado Táchira Trabajo de Aplicación Profesional Autor: Erika S. Zambrano Fernández C.I San Cristóbal, Abril de 2008

7 ÍNDICE ÍNDICE GENERAL. GLOSARIO. VIII INTRODUCCIÓN. 1 CAPITULO 1: Introducción. 3 Reseña histórica. 3 Filosofía de la empresa. 4 Misión de La empresa. 4 Visión y Objetivos de la empresa. 5 Perspectivas estratégicas de la empresa. 5 Productos que se elaboran en la empresa.. 6 Estructura Organizativa de la empresa. 10 Identificación del Problema 11 Objetivo General y Específicos 11 Justificación 12 Importancia 12 Alcance 13 CAPITULO 2: Bases Teóricas. 13 Concepto de Manual. 13 Finalidad de los Manuales. 14 Funciones de los Manuales. 15 Descripción de Funciones 15 CAPITULO 3: Proceso Metódico 17 Identificación del Área a Estudiar. 17 Observación Directa. 17 Entrevista a empleados en su puesto de trabajo. 18 Cuestionario. 18 Recursos, Materiales y Equipos Utilizados Planificación de Pasantías CAPITULO 4: Desarrollo del Plan de Trabajo. 22 Manual de Funciones para la Vicepresidencia de Administración, 23 Planificación y Finanzas de Seguros Los Andes C.A. Tabla de Contenido. 24 Introducción 26 Objetivo General. 27 Objetivos Específicos. 28 VI 19 19

8 Codificación del Manual. 29 Organigrama de la Vicepresidencia de Administración, 33 Planificación y Finanzas. Descripción de Funciones de la Gerencia de Organización y 34 Métodos. Descripción de Funciones de la Gerencia de Planificación e 39 Impuestos. Descripción de Funciones de la Gerencia de Capital Humano. 46 Descripción de Funciones de la Gerencia de Finanzas y Tesorería. 56 Descripción de Funciones de la Gerencia de Servicios Generales. 60 Descripción de Funciones de la Gerencia de Gerencia de 72 Cobranzas. Descripción de Funciones de la Coordinación de Contabilidad. 91 Descripción de Funciones de la Coordinación de Pagos. 95 Descripción de Funciones de la Coordinación de Cartera. 99 Otras Actividades Realizadas CAPITULO 5: Análisis y Discusión de Resultados CONCLUSIONES. 107 BIBLIOGRAFÍAS. 108 ANEXOS Anexo1: Cuestionario

9 GLOSARIO A Anulación: Esta terminología significa la terminación de un contrato con prioridad a la fecha indicada en el mismo, bien sea por producirse las circunstancias que se previeron contractualmente como determinante de ello, o por acuerdo mutuo del asegurador y asegurado o por decisión unilateral de cualquiera de las partes, aunque en este último caso, es normal que exista un plazo mínimo de preaviso a la otra parte. Asegurado: Persona o bien que, mediante el pago de una prima recibe la protección del asegurador, quien se obliga a indemnizar las pérdidas o los perjuicios que puedan sobrevenir a la otra parte en casos determinados, fortuitos o de fuerza mayor. Asegurador: Es la parte que se obliga mediante una prima a indemnizar las pérdidas o los perjuicios ocurridos a una persona o bien. Auditoria: Sistema especial de inspección por el cual, mediante la intervención, examen o revisión de cuentas, situaciones, estados, balances y sistemas operativos de una compañía se comprueba si su situación económica financiera real coincide o no con las cifras y datos supuestos que se desprenden de sus documentos contables. Aviso de Anulación de Póliza: Comunicación que una de las partes, que suscribe el contrato de seguros, efectúa a la otra; dándole cuenta de su decisión de dejar sin efecto la póliza a partir determinada fecha. B Balance: Estado en el que se refleja la situación económica financiera de una empresa en un momento determinado; es decir, el valor de las partidas que integran su activo y su pasivo. Buena Fe: Principio básico y característico de todos los contratos que obliga a las partes a actuar entre sí con la máxima honestidad. C Casco: Es una cobertura que ampara las pérdidas parciales o la pérdida total del vehículo asegurado dentro de los límites del territorio nacional.

10 Comisión: Sistema de retribución económica de las funciones de producción de los agentes consistentes en una parte proporcional de las primas conseguidas. Cotización: Tarifa sobre el costo de un seguro, que los productores o la empresa ofrecen al candidato a asegurar. La cotización debe basarse en los cálculos hechos para cada caso por el asegurador para determinado tiempo. Contrato de Seguro: Sinónimo de tratado de reaseguro. D Devolución de Prima: Es la anulación y la modificaron de una póliza de seguros o el reemplazo de la misma. F Finiquito: Se da este nombre al documento que firma el asegurado o contratante o el perjudicado a consecuencia de un accidente, una vez que la compañía de seguros le ha satisfecho la indemnización correspondiente a un siniestro. En dicho documento el firmante reconoce que las obligaciones que por tal motivo incumban al asegurador han quedado completamente liquidadas. P Pandi: Cobertura ofrecida a través de los diferentes clubes de P. and I.. El propósito de esta es cubrir las obligaciones de los miembros armadores para con terceros. Póliza: Documento que contiene el convenio o contrato celebrado entre el asegurador y el asegurado. Prima: Es el precio del seguro, la remuneración que recibe el asegurador por los riesgos que asume, y la primera de las contraprestaciones a que se obliga el asegurado. R Ramo: Modalidad o conjunto de modalidades de seguro relativas a riesgos o características o naturaleza semejante. Recibo de primas: Documento por el que una compañía aseguradora reconoce haber percibido del asegurado y respecto a determinado riesgo, las primas correspondientes al periodo que en tal documento se hace constar.

11 Requerimiento: Información exigida por una Gerencia o Coordinación determinada, la cual debe ser enviada y procesada por la Gerencia de Planificación e Impuesto. S Seguro: Es la institución económica que elimina o reduce los perjuicios que en el patrimonio producen determinados acontecimientos fortuitos, distribuyendo aquellos perjuicios sobre una serie de personas en las cuales gravita el mismo riesgo, aunque no se halla cumplido. Sripts: Campos o módulos digitalizados que permite a un usuario del Sistema, ingresar a este de forma automática.

12 CAPITULO 1 INTRODUCCIÓN El manual de funciones es un instrumento que permite elaborar de forma sistemática y organizativa los procesos y actividades a ser desarrollados por el empleado en el cargo al cual fue asignado por la empresa. Además es una herramienta a partir de la cual se desarrolla el perfil del cargo al cual se le esta realizando el proceso de análisis de funciones, para finalmente obtener el manual de descripción y análisis de cargos. El manual de organización y descripción de cargos es la herramienta útil y necesaria para que la Gerencia de Recurso Humano de cualquier tipo de organización sea de servicios o de manufactura, debido a que, toda organización esta conformada por personas, las mismas que son la parte fundamental de la organización, quienes permiten el desarrollo continuo para lograr los objetivos organizativos propuestos, que ayudarán a la consecución de las metas planteadas. El análisis de puestos de trabajo es fundamental, ya que, permite establecer las funciones, tareas y actividades que el recurso humano va desempeñar en su cargo. Un inadecuado análisis de puestos puede ser perjudicial para la organización porque al no encontrarse bien definidas las actividades, los subsistemas de recursos humanos tendrán falencias y no se conseguirán los objetivos planteados por la organización. En el presente informe se plantea la elaboración del Manual de Funciones para la Vicepresidencia de Administración, Planificación y Finanzas de Seguros Los Andes, debido a que esta Vicepresidencia no cuenta con un Manual de Funciones actualizado. El informe esta dividido en capítulos, en los cuales se presenta lo siguiente: Capitulo 1 se describe la reseña histórica de la empresa, identificación del problema, objetivo general y específicos, justificación, importancia, alcance de la investigación, en el Capítulo 2 se presentan los Fundamentos Teóricos, en el Capitulo 3 el proceso metódico seguido para el desarrollo del Manual, Capítulo 4

13 en el cual se presenta el desarrollo del plan de trabajo y el Capítulo 5 en el cual se presenta el análisis de los resultados obtenidos a partir del levantamiento de las funciones y finalmente las conclusiones al plan de trabajo desarrollado.