PROCEDIMIENTO PARA LA INSTAURACION DEL PROCESO DE MEJORA CONTINUA

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1 S I S T E M A D E G E S T I Ó N D E C A L I D A D CODIGO EDICION NIVEL DE REVISION FECHA DE EMISION 0 FEBRERO 010 NIVEL DE REVISION CONTROL DE MODIFICACIONES ACTUALIZACIONES Y MEJORAS CAUSA DE LA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION MODIFICACION FECHA ELABORO: REVISO: APROBO: Coordinador de Calidad Gerente de Aseguramiento de Calidad Ejecutivo de Satisfacción al Cliente FC-CA-FO-01

2 I OBJETIVO: Establecer la metodología para la instauración y administración del proceso de mejora continua que permita mejorar la eficacia del Sistema de Calidad de Tecnología y Servicios para la Informática S.A. de C.V. II ALCANCE: Aplica a todos los procesos del Sistema de Calidad y en particular a los procesos clave que han demostrado estabilidad, desempeño y capacidad aceptable en donde la introducción de nuevas herramientas y estrategias mejoren la eficacia de Tecnología y Servicios para la Informática S.A. de C.V., la satisfacción del cliente y partes involucradas. III RESPONSABILIDADES: a) Dirección General: Proporcionar recursos necesarios para la instauración del proceso de Mejora. Fomentar la detección de mejoras en todas las áreas. Reportar a la alta dirección el avance y resultado del acciones de Mejora b) Área de Calidad: Establecer, documentar, distribuir, controlar, actualizar e implementar el presente procedimiento. Informar al Director General el avance de la instauración de procesos de mejora. Realizar los seguimientos para evaluar el estatus de la acción de mejora. c) Áreas que integran el Sistema de Calidad La implementación efectiva del presente procedimiento. Fomentar la detección de mejoras en su área. Realizar los análisis necesarios del desempeño de su proceso para identificar la oportunidad de mejorar el proceso. Cumplir con los acuerdos o con las actividades que sustentarán la mejora. IV DEFINICIONES Y TERMINOS : Mejora Continua Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir con las necesidades o expectativas establecidas por el cliente o por la organización. Mejoramiento de la Calidad: Son las acciones tomadas en toda la organización orientadas a incrementar la eficacia y la eficiencia de las actividades y procesos a fin de proveer beneficios adicionales, tanto para la organización como para sus clientes Ciclo PDCA: Es el conjunto de procesos que definen el modelo de la mejora continua, de significado literal Planear, Hacer, Verificar y Actuar. Instauración: Sinónimo de construcción o innovación de procesos bajo nuevos enfoques o metodologías. 1 DE 9 FC-CA-FO-0

3 V DESARROLLO: 1.- Identificación y Selección de oportunidades, procesos y proyectos de Mejora. 1.1 Las fuentes para el análisis e instauración de oportunidades, procesos y proyectos de Mejora Continua podrán ser: Política de Calidad Seguimiento y monitoreo de los procesos Auditorias y Evaluaciones de Calidad. Resultados de los Objetivos Resultados de Auditorias Indicadores de Calidad y de Proceso Resultado de Acciones Satisfacción del Cliente Análisis de Datos Resultados de la Revisión directiva Información del entornó 1. Para definir correctamente la necesidad de la instauración de oportunidades, procesos y proyectos de Mejora Continua se podrá realizar un análisis de la situación actual para justificar su instauración, para ello se podrá recurrir al uso de herramientas que proporcionen evidencia de la instauración, algunas herramientas podrán ser: Tormenta de Ideas Diagrama de Ishikawa Gráfico de Pareto Histogramas de Frecuencia Análisis de Valor, Costo Beneficio. Graficas de Control. Otros 1.3 Una vez efectuado el análisis se procederá a determinar las de oportunidades, procesos y proyectos para la instauración de la mejora. Algunos ejemplos de mejora podrán ser: Reproceso y garantías. Costos de mala calidad. Optimización, Manejo y Almacenamiento del espacio de planta que no aporta valor. Medias de los procesos no centrados en los valores no especificados Metodologías para el montaje del producto. DE 9 FC-CA-FO-0

4 Insatisfacción del cliente ocasionada por reclamaciones, reparaciones, devoluciones, envíos no efectuados, pedidos incompletos o problemas en la tienda del cliente. Oportunidades de Cambio El resultado de la instauración de las oportunidades, proceso y proyectos del de mejora estarán enfocados principalmente a la eficacia de los procesos, producto y Sistema de Calidad, así como a la reducción de la variabilidad de los mismos y el aumento de la capacidad del proceso..- Administración de oportunidades, procesos y proyectos de Mejora. Seleccionada la Mejora se procede a la Administración / Desarrollo del mismo y esta integrado de las siguientes etapas:.1.- Planeación La planeación de las oportunidades, procesos y proyectos de Mejora inicia con la determinación del alcance, objetivo e integración del equipo de mejora, el cual considerara un enfoque interdisciplinario, el equipo de mejora estará formado por los integrantes de las áreas en donde la mejora tendrá impacto. Los integrantes del equipo establecen el plan de mejora con el objeto de coordinar las actividades, asumir compromisos, designar responsables, evaluar su cumplimiento y tomar acciones necesarias en su desarrollo...- Seguimiento Una vez planeada la Mejora se procede a dar seguimiento a las actividades o compromisos establecidos conforme a las fechas programadas. El seguimiento lo realizara el área de Calidad quien con independencia a la actividad verifique la efectividad de la implementación de las actividades o compromisos establecidos. El seguimiento de cada una de las actividades o compromisos definidos en el plan de acción estarán en función de la naturaleza de la misma, el responsable del seguimiento se apoyara en las siguientes prácticas para verificar la eficacia de la actividad: Entrevistas Observación Directa Revisión de Documentos Ejercicios de trazabilidad Muestreo Análisis de Datos Verificación de Registros El responsable de la actividad deberá demostrar mediante evidencia objetiva los elementos o documentos que soportan cada uno de los seguimientos de las actividades de la mejora..3.- Control Durante el seguimiento y evaluación las actividades de acuerdo a su efectividad se podrán tomar las siguientes decisiones conforme aplique: La toma de acciones contingentes Levantamiento de Acciones Correctivas o Preventivas La redefinición de la planeación. La factibilidad de la instauración de la mejora El establecimiento de otro ciclo de mejoras 3 DE 9 FC-CA-FO-0

5 El levantamiento de Acciones Correctivas o Preventivas se realiza de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para la Administración de Acciones, Código FC-CA-PM-05.4 Cierre. Se declaran oportunidades, procesos y proyectos de Mejora cerrados aquellos en los que cada uno de los seguimientos de las actividades se han realizado oportunamente. Todas las etapas anteriores quedan establecidas y registradas en el formato denominado Instauración de Mejoras, Código FC-CA-FO-17, Anexo A. 3.- Medición y Evaluación de oportunidades, procesos y proyectos de Mejora. Las oportunidades, procesos y proyectos de Mejora de mejora se evaluaran a través de los planes establecidos y conforme aplique con indicadores de desempeño. La validación de la mejora deberá cumplir las premisas anteriores así como el aumento de la eficacia de los productos, procesos o Sistema de Calidad. Los resultados de la medición y evaluación queda establecida y registrada en el formato denominado Instauración de Mejoras, Código FC-CA-FO-17, Anexo A. 4.- Estandarización de oportunidades, procesos y proyectos de Mejora. Una vez validadas las oportunidades, procesos y proyectos de Mejora se estandarizara y conforme aplique o sea necesario se extenderá a otras características del producto, proceso o Sistema de Calidad. El establecimiento, avances y resultados de las oportunidades, procesos y proyectos de Mejora son presentados en la junta de revisión gerencial con el propósito de identificar nuevas áreas de oportunidad así como proveer los recursos necesarios para su solución efectiva. El proceso de revisión directiva queda establecido en el Procedimiento para la revisión de la Dirección, Código VI REFERENCIAS: CODIGO FC-CA-PM-01 FC-CA-PM-03 FC-CA-PM-05 FC-DG-PE-01 DESCRIPCION Procedimiento maestro para elaborar procedimientos Procedimiento para el Control de Registros de Calidad Procedimiento para la Administración de Acciones Procedimiento para la revisión de la Dirección. VII REGISTROS: CODIGO DESCRIPCION RESPONSABLE DEL RESGUARDO FC-CA-FO-17 Instauración de Mejoras Calidad VIII ANEXOS: CODIGO DESCRIPCION ANEXO 4 DE 9 FC-CA-FO-0

6 FC-CA-FO-17 Instauración de Mejoras A 5 DE 9 FC-CA-FO-0

7 ANEXO A TECNOLOGIA Y SERVICIOS PARA LA INFORMATICA S.A. DE C.V. Proudly Mexican Engineering INSTAURACION DE MEJORAS IDENTIFICACION DE LA MEJORA FECHA: DEFINICION DE LA MEJORA SITIO: PROCESO / AREA: SITUACION ACTUAL NUMERO DE MEJORA: EQUIPO DE TRABAJO: LIDER DEL EQUIPO: DESCRIPCION DE LA MEJORA INTEGRANTES DEL EQUIPO: OBJETIVO DE LA MEJORA INDICADOR DE EVALUACION ELEMENTOS DE REFERENCIA: PLANEACION DE LA MEJORA NO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD FECHA PLANEADAS INICIO TERMINO RESPONSABLE NUMERO DE MEJORA Y DE X FC-CA-FO-17

8 ANEXO A TECNOLOGIA Y SERVICIOS PARA LA INFORMATICA S.A. DE C.V. Proudly Mexican Engineering INSTAURACION DE MEJORAS SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA MEJORA 1 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD: RESPONSABLE DE LA EVALUACION: SEG FECHA DESCRIPCION DEL SEGUIMIENTO EVIDENCIA OBJETIVA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD: RESPONSABLE DE LA EVALUACION SEG FECHA DESCRIPCION DEL SEGUIMIENTO EVIDENCIA OBJETIVA 3 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD: RESPONSABLE DE LA EVALUACION SEG FECHA DESCRIPCION DEL SEGUIMIENTO EVIDENCIA OBJETIVA 4 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD: RESPONSABLE DE LA EVALUACION SEG FECHA DESCRIPCION DEL SEGUIMIENTO EVIDENCIA OBJETIVA NUMERO DE MEJORA Y DE X FC-CA-FO-17

9 ANEXO A TECNOLOGIA Y SERVICIOS PARA LA INFORMATICA S.A. DE C.V. Proudly Mexican Engineering INSTAURACION DE MEJORAS MEDICION, EVALUACION Y CIERRE DE LA MEJORA NO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD FECHA RESULTADO DE LA EVALUACION RESULTADO DE LA MEJORA APROBACION EVALUO Nombre APROBO Nombre NUMERO DE MEJORA Y DE X FC-CA-FO-17