Cartilla Práctica. Seguridad. social

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1 Cartilla Práctica Seguridad social

2 Seguridad social Cartilla Práctica

3 Cámara de Comercio de Bogotá Secretaría Distrital de Desarrollo Económico Cartilla Práctica Seguridad Social Gustavo Petro Urrego Alcalde Mayor Carlos Fidel Simancas Narváez Secretario Distrital de Desarrollo Económico Alfredo Bateman Serrano Subsecretario Distrital de Desarrollo Económico Argemiro Plaza Crespo Director de Formación y Desarrollo Empresarial de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico Mónica de Greiff Lindo Presidenta Cámara de Comercio de Bogotá Luz Marina Rincón Martínez Vicepresidenta Ejecutiva Cámara de Comercio de Bogotá Juan Carlos Rodríguez Director Centro de Emprendimiento Liliana del Pilar Pineda González Jefe de temáticas especializadas Vicepresidencia de competitividad Empresarial Fernando Carretero Corrección de Estilo Los textos de esta cartilla fueron elaborados por: Javier José Aragón Fuentes Obra derivada de la Cartilla práctica de aspectos laborales elaborada por Legis para Bogotá Emprende en el 2007 Secretaría Distrital de Desarrollo Económico - SDDE Cámara de Comercio de Bogotá - CCB ISBN: Diseño e impresión Editorial Kimpres Ltda. PBX: Bogotá, D.C., Noviembre 2013

4 Tabla de Contenido Introducción... 5 I. Aspectos generales A. Cómo está conformado el Sistema de Seguridad Social?... 6 B. Estás obligado a afiliar a tus trabajadores a los tres sistemas?... 6 C. Cuál es el trámite de afiliación a los sistemas de seguridad social, una vez se ingresa a laborar?... 9 D. Qué es el ingreso base de liquidación?... 6 E. Qué otras obligaciones tienes?... 6 F. Qué es la autoliquidación de aportes?... 7 G. Cómo debes realizar el pago de la autoliquidación mensual de aportes?... 7 H. En qué fechas se hacen los pagos de aportes?... 7 II. Sistema General de Pensiones A. Qué son las pensiones?... 8 B. Cuáles son los regímenes pensionales?... 8 C. Qué pensiones y/o prestaciones económicas garantiza el Sistema General de Pensiones a sus afiliados? Pensión de vejez A. Cómo se distribuye el dinero que aportan los afiliados mensualmente para obtener su pensión?... 8 B. De cuánto es el monto de la cotización?... 8 C. Cuáles son los requisitos para pensionarse en el régimen de prima media con prestación definida?... 9 D. Cuáles son los requisitos para pensionarse en el régimen de ahorro individual?... 9 E. Qué pasa con el trabajador que cumpla los requisitos para pensión? F. Qué pasa si no consignas las cotizaciones de tus trabajadores G. Cuándo se suspende la afiliación? Pensión de invalidez A. Cuándo se considera que una persona es inválida? B. Qué requisitos se exigen para obtener la pensión de invalidez? C. Quién solicita la calificación de la pérdida de capacidad laboral? Pensión de sobrevivientes A. Qué es la pensión de sobrevivientes? B. En qué eventos se causa la pensión de sobrevivientes? C. Quiénes son beneficiarios de la pensión de sobrevivientes? D. Cuál es el monto de la pensión de sobrevivientes? E. Qué es la pensión familiar? III. Sistema de Seguridad Social en Salud A. Qué es el Sistema de Seguridad Social en Salud? B. Cuáles son los dos subsistemas de afiliación? C. Quién presta los servicios de salud a las personas afiliadas? D. Quiénes deben afiliarse al régimen contributivo? E. Quiénes deben afiliarse al régimen subsidiado? F. Qué es el POS? Qué servicios de salud cubre el POS? En qué momento se reciben los beneficios del POS?

5 G. Cuál es la cotización en salud para el empleador y el trabajador? H. Además del pago de la cotización, qué otros pagos se deben hacer? I. Qué sucede si no se escoge una entidad promotora de salud? J. Se demuestra la afiliación a una EPS mediante el carné? K. Cómo es la afiliación de los trabajadores independientes? L. Se puede afiliar a la familia? M. En qué lugar se prestan los servicios de salud? N. Qué obligaciones tiene el empleador? O. Qué se recibe si hay incapacidad? P. Qué pagas si a tu trabajador lo incapacitan? Q. Cómo se cotiza durante las incapacidades y licencias? R. Se pagan incapacidades y licencias a los trabajadores independientes? S. Qué sanción tienes si incurres en mora y se genera una incapacidad por enfermedad general o licencia de maternidad? T. Qué recibe una trabajadora en licencia de maternidad y por cuánto tiempo debe cotizar al sistema? U. Cuáles son las dos modalidades de pago de los subsidios por incapacidad temporal originada por enfermedad general o licencia de maternidad? Cuál es la situación de los pensionados? V. Qué pasa con los pensionados que ingresan a laborar nuevamente? W. Cómo cotizan los independientes, contratistas de prestación de servicios? IV. Riesgos laborales A. Quiénes están afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales? B. Desde qué momento se afilia a los trabajadores al Sistema General de Riesgos Laborales y a partir de cuándo empieza a operar la cobertura al sistema? C. Quién elige la entidad administradora de riesgos laborales? D. Cuándo se hace efectiva la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales? E. Qué pasa si como empleador no pagas oportunamente las cotizaciones? F. Qué es el ingreso base de cotización? G. Qué es una incapacidad temporal? H. Cuánto se reconoce por una incapacidad temporal? I. Cuándo se presenta una incapacidad permanente parcial? J. Cuál es la formalidad para cobrar las incapacidades? K. En tu calidad de empresario, cómo puedes determinar la clase de riesgo de tu empresa si te afilias por primera vez al SGRL o si te quieres trasladar de administradora? L. Cuándo se califica un accidente como de trabajo? M. Qué te sucede cuando no reportas la novedad del accidente de trabajo? N. En el Sistema General de Riesgos Laborales es importante reportar el ingreso y retiro de trabajadores de la empresa? O. En el Sistema General de Riesgos Laborales la ley exige realizar el reporte de ingreso y retiro de trabajadores en algún momento en especial? P. En qué momento se pagan los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales? Q. Quién califica el estado de invalidez de un trabajador? R. Cómo y cuándo se reportan los accidentes de trabajo? S. Cuándo se considera una enfermedad como laboral? Referencias

6 Introducción El Centro Bogotá Emprende les proporciona a los usuarios (emprendedores y empresarios) esta publicación dedicada a difundir temas empresariales en desarrollo de la cultura del emprendimiento en la ciudad de Bogotá y su región. Esta herramienta teórico-práctica acompaña a los empresarios y emprendedores a entender y resolver situaciones a las que se enfrenta día a día en la conducción de su empresa. Les ayuda de manera clara a abordar aspectos claves para fortalecer su gestión de la empresa. Para Bogotá Emprende es importante fortalecer en los empresarios y emprendedores la cultura de autogestión y satisfacción de necesidades insatisfechas en temáticas empresariales. Esta cartilla proporciona información importante en los aspectos más relevantes del Sistema de Seguridad Social que todo empresario debe conocer. El manejo de la seguridad social se ha convertido en unos de los aspectos más críticos de las relaciones laborales en la empresa. Aquí, se aborda de forma sistemática el sistema de seguridad social en pensiones, los dos sistemas pensionales existentes, la afiliación, aportes y requisitos para pensionarse. En materia de seguridad social en salud se señalan los diferentes sistemas de salud, haciendo énfasis en el régimen contributivo, la importancia de la afiliación, del reporte de novedades, salario base de cotización, cobro de incapacidades con el respectivo procedimiento, pago oportuno y las prestaciones económicas y asistenciales que reconoce el sistema al afiliado cotizante y su grupo familiar. Respecto a riegos laborales se aborda el estudio con base en la nueva normatividad a partir de la expedición de la Ley 1580 de 2012 orientando al empresario de los aspectos claves de la afiliación, clases de riesgos, cobertura, aportes, reporte de novedades y prestaciones económicas que reconoce el sistema cuando sobreviene un accidente de trabajo o una enfermedad laboral. Este documento, además de ayudarle al personal encargado de manejar las relaciones laborales de la empresa, advierte sobre los riesgos de un inadecuado manejo, especialmente cuando se omite la obligación de afiliar a sus trabajadores. 5

7 I. Aspectos generales 6 A. Cómo está conformado el Sistema de Seguridad Social? El Sistema de Seguridad Social está conformado por: El Sistema General de Pensiones. El Sistema de Seguridad Social en Salud. El Sistema General de Riesgos Laborales. B. Estás obligado a afiliar a tus trabajadores a los tres sistemas? Sí. Los empleadores deben afiliar a los trabajadores a los tres sistemas que componen el sistema de seguridad social inmediatamente después de efectuar la vinculación laboral, puesto que cada uno de estos cubre riesgos diferentes. C. Cuál es el trámite de afiliación a los sistemas de seguridad social, una vez se ingresa a laborar? Una vez se decide la contratación del trabajador y determinada la fecha de ingreso, se debe proceder con la afiliación al sistema de seguridad social integral. En riesgos laborales, la contratación se debe realizar el día anterior a la fecha de inicio de la relación laboral. En salud y pensiones, la afiliación puede efectuarse durante los dos primeros días de vigencia de la relación laboral. D. Qué es el ingreso base de liquidación? El ingreso base de liquidación corresponde al promedio de los salarios o rentas sobre los cuales ha cotizado el afiliado durante los últimos diez (10) años anteriores al reconocimiento de la pensión, actualizados anualmente según el índice de precios al consumidor (Ley 100 de 1993, artículo 21). E. Qué otras obligaciones tienes? Tú estás obligado a informarles a las administradoras del sistema de seguridad social, tanto la inscripción de tus trabajadores como las relaciones mensuales de novedades, es decir, en la planilla de autoliquidación de aportes, los salarios reales devengados por aquellos, para efectos del reconocimiento y pago de prestaciones económicas.

8 F. Qué es la autoliquidación de aportes? La autoliquidación de aportes es el procedimiento mediante el cual todo empleador presenta sus novedades, liquida y corrige mensualmente los aportes a los diferentes sistemas. También puedes deducir los pagos no causados y efectuados, con la autorización de la administradora de riesgos laborales. G. Cómo debes realizar el pago de la autoliquidación mensual de aportes? El pago de la autoliquidación mensual de aportes permite que los aportantes realicen el pago integrado a la seguridad social y demás parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos, con la planilla integrada de liquidación de aportes a la seguridad social, en formato electrónico. H. En qué fechas se hacen los pagos de aportes? Los pagos de los aportes parafiscales propios del sistema se deben realizar teniendo en cuenta el número de trabajadores de la empresa y los números de los dos últimos dígitos del NIT. De esta forma se definen tres categorías y los días de pago mensual. Para consultar la fecha en que debe realizar el pago, puedes consultar las páginas web de las entidades administradoras. Lo ideal es recibir asesoría para este proceso de los operadores de información autorizados para el pago a través de PILA. 7

9 II. Sistema General de Pensiones 8 A. Qué son las pensiones? Las pensiones son una prestación económica que obtienen los afiliados al Sistema General de Pensiones a través de las administradoras de fondos de pensiones (AFP) y/o Colpensiones, siempre y cuando cumplan algunos requisitos. B. Cuáles son los regímenes pensionales? Los regímenes pensionales que existen son dos, cada uno con sus propios requisitos para pensionar a sus afiliados: el régimen de prima media con prestación definida administrado por Colpensiones (antes Instituto de Seguros Sociales) y el régimen de ahorro individual con solidaridad (RAIS) administrado por los fondos privados. C. Qué pensiones y/o prestaciones económicas garantiza el Sistema General de Pensiones a sus afiliados? El Sistema General de Pensiones en cualquiera de los dos regímenes les garantiza a sus afiliados, y a sus beneficiarios cuando sea el caso, las siguientes pensiones y/o prestaciones económicas: pensión de vejez, pensión de invalidez, pensión de sobrevivientes y auxilio funerario. 1. Pensión de vejez a. Cómo se distribuye el dinero que aportan los afiliados mensualmente para obtener su pensión? En los fondos privados, los aportes mensuales y sus respectivos rendimientos se destinan a incrementar el monto de la cuenta individual del ahorro pensional. Esta cuenta es de propiedad exclusiva del afiliado. En Colpensiones, los aportes se depositan en un fondo común, de naturaleza pública. b. De cuánto es el monto de la cotización? La tasa de cotización es del dieciséis por ciento (16 %) del ingreso base de cotización. La cotización la componen un aporte del empleador equivalente al setenta y cinco por ciento (75 %) de la cotización total y un aporte del trabajador del veinticinco por ciento (25 %) restante.

10 Ejemplo Andrés devenga la suma de $ ; es decir, multiplicamos por 16 % y arroja un valor de $ , de los cuales el 75 % a cargo del empleador serían $ y 25% a cargo del trabajador, es decir, $ Si los trabajadores ganan más de cuatro salarios mínimos legales vigentes, deberán aportar adicionalmente el uno por ciento (1 %) sobre su base de cotización, el cual se destinará para el Fondo de Solidaridad Pensional. c. Cuáles son los requisitos para pensionarse en el régimen de prima media con prestación definida? Los requisitos para pensionarse en este régimen son los que aparecen en el cuadro 2.1. Edad Cuadro 2.1 Hasta el año 2014, los afiliados al régimen de prima media con prestación definida, beneficiarios del régimen de transición, deben haber cumplido cincuenta y cinco (55) años de edad en el caso de las mujeres y sesenta (60) años en el caso de los hombres. Después del año 2014, deben haber cumplido cincuenta y siete (57) años de edad en el caso de las mujeres y sesenta y dos (62) años en el caso de los hombres. Tiempo de servicio Los afiliados al régimen de prima media con prestación definida, beneficiarios del régimen de transición, deben haber cotizado un mínimo de mil (1.000) semanas en cualquier tiempo. A partir del 1 de enero de 2005, el número de semanas se incrementó en 50 y el 1 de enero de 2006 se incrementó en 25 cada año hasta llegar a semanas en el d. Cuáles son los requisitos para pensionarse en el régimen de ahorro individual? Los trabajadores afiliados al régimen de ahorro individual con solidaridad (RAIS) no están obligados a tener una cotización mínima de semanas ni a cumplir una edad determinada para obtener su pensión de vejez, pues es posible optar por una pensión de vejez anticipada si el capital acumulado en la cuenta de ahorro individual conformada por los aportes, los rendimientos obtenidos, el valor del bono pensional, si a él hubiera lugar, permitiera financiar una mesada pensional superior al ciento diez por ciento (110 %) del salario mínimo mensual legal vigente. Los afiliados, hombres a los 62 años de edad, y mujeres a los 57, que no han alcanzado a generar la pensión mínima, y hubieran cotizado por lo menos semanas tendrán derecho a que el fondo de garantía de pensión mínima del régimen de ahorro individual con solidaridad les complete la parte que falte para obtener esa pensión mínima. 9

11 10 e. Qué pasa con el trabajador que cumpla los requisitos para pensión? La persona que reúna los requisitos para acceder a la pensión mínima de vejez puede pensionarse, o seguir trabajando; en este último evento, por tratarse de afiliado obligatorio al Sistema General de Pensiones, continuará realizando las cotizaciones durante la vigencia del vínculo laboral, con el objetivo de incrementar el monto de la pensión, sin perjuicio de la facultad que tiene el empleador de terminar la relación laboral invocando como justa causa el cumplimiento de requisitos para acceder a la pensión. Si el trabajador no solicita el reconocimiento de la pensión dentro de los treinta (30) días siguientes al cumplimiento de los requisitos para acceder a ella, el empleador puede solicitarla a nombre de este. Igualmente, el empleador solo puede desvincular al trabajador una vez sea notificada su inclusión en la correspondiente nómina de pensionados. f. Qué pasa si no consignas las cotizaciones de tus trabajadores? No consignar dentro de los plazos establecidos generará un interés moratorio a cargo del empleador, igual al que rige para el impuesto sobre la renta y complementarios. Estos intereses de mora deberán autoliquidarse por el empleador, sin perjuicio de las correcciones o cobros posteriores a que haya lugar. g. Cuándo se suspende la afiliación? La afiliación se suspenderá si hay mora de un mes en el pago de las cotizaciones; para levantar la suspensión se deberán cancelar los periodos atrasados y los respectivos intereses demora. 2. Pensión de invalidez a. Cuándo se considera que una persona es inválida? La persona se considera inválida cuando por cualquier causa de origen no laboral (enfermedad o accidente de origen común), no provocada intencionalmente, pierda el cincuenta por ciento (50 %) o más de su capacidad laboral. b. Qué requisitos se exigen para obtener la pensión de invalidez? Los requisitos que se exigen para obtener la pensión de invalidez son los siguientes: Dictamen que señale que el afiliado tiene una pérdida de capacidad laboral igual o superior al cincuenta por ciento (50 %), en el que se señale la fecha de estructuración de la invalidez. Haber cotizado cincuenta (50) semanas dentro de los últimos tres (3) años inmediatamente anteriores a la fecha de estructuración de la invalidez.

12 c. Quién solicita la calificación de la pérdida de capacidad laboral? Puede solicitar la calificación de la pérdida de capacidad laboral el trabajador afiliado, el empleador, las compañías de seguros con contratos judiciales, las administradoras del sistema y las entidades judiciales y administrativas, cuando designen a las juntas de calificación de invalidez como peritos. a. Qué es la pensión de sobrevivientes? 3. Pensión de sobrevivientes La pensión de sobrevivientes es la que deja el afiliado a sus beneficiarios al morir. b. En qué eventos se causa la pensión de sobrevivientes? La pensión de sobrevivientes se causa por muerte del pensionado y por muerte del trabajador activo. c. Quiénes son beneficiarios de la pensión de sobrevivientes? Los miembros del grupo familiar del pensionado por vejez o invalidez por riesgo común que fallezca, y los miembros del grupo familiar del afiliado al sistema que fallezca, siempre y cuando este hubiere cotizado cincuenta (50) semanas dentro de los tres (3) últimos años inmediatamente anteriores al fallecimiento. d. Cuál es el monto de la pensión de sobrevivientes? Por muerte del afiliado, será equivalente al cuarenta y cinco (45 %) del ingreso base de liquidación, más un dos por ciento (2 %) por cada cincuenta (50) semanas cotizadas adicionales a las primeras quinientas (500) semanas. En ningún caso, el monto de esta pensión podrá ser inferior al salario mínimo legal mensual legal vigente ni superior al setenta y cinco por ciento (75 %) del ingreso base de liquidación, sin exceder de veinte (20) salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv). Por muerte del pensionado, será equivalente al ciento por ciento (100 %) de la pensión que venía recibiendo o que le hubiere correspondido. e. Qué es la pensión familiar? La Ley 1580 del 1 de octubre de 2012 adicionó a la Ley 100 de 1993 la denominada pensión familiar. Se concede en cualquiera de los dos regímenes y se reconoce por la suma de las cotizaciones o aportes de cada uno de los esposos o cada uno de los compañeros permanentes. Se busca con esa unión cumplir conjuntamente el requisito de semanas cotizadas para la pensión de vejez en el régimen de prima media con prestación definida o cumplir el aporte necesario para financiar la pensión en el régimen de ahorro individual con solidaridad. 11

13 III. Sistema de Seguridad Social en Salud 12 A. Qué es el Sistema de Seguridad Social en Salud? El Sistema General de Seguridad Social en salud (SGSSS) es la manera como se ofrece un seguro que cubre los gastos de salud a los habitantes del territorio nacional, colombianos y extranjeros. La persona se afilia a la entidad promotora de salud (EPS) que prefiera y debe ser atendido sin necesidad de tener o exhibir un carné de esa institución. B. Cuáles son los dos subsistemas de afiliación? Los dos subsistemas de afiliación en el SGSSS son: el régimen contributivo, un conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos y las familias al SGSSS, cuando tal vinculación se hace a través del pago de una cotización, individual y familiar, o un aporte económico previo financiado directamente por el afiliado o en concurrencia entre este y su empleador; y el régimen subsidiado, un conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos y de su núcleo familiar al Sistema General de Seguridad Social en Salud, cuando tal vinculación se hace a través del pago total o parcial de una unidad de pago por capitación subsidiada, con recursos fiscales o de solidaridad. C. Quién presta los servicios de salud a las personas afiliadas? Los servicios de salud se prestan a través de una institución prestadora de servicios (IPS). D. Quiénes deben afiliarse al régimen contributivo? Deben afiliarse al régimen contributivo como cotizantes todos los empleados vinculados mediante contrato de trabajo, los servidores públicos, los trabajadores independientes, los rentistas, los propietarios de las empresas, los pensionados; y como beneficiarios, los miembros del grupo familiar del cotizante. E. Quiénes deben afiliarse al régimen subsidiado? Toda la población pobre y vulnerable que no tiene capacidad de cotizar al régimen contributivo y, en consecuencia, recibe subsidio total o parcial para completar el valor de la unidad de pago por capitación

14 subsidiada, de conformidad con los criterios de identificación, el orden de prioridades y el procedimiento legal preestablecido. F. Qué es el POS? El POS o Plan Obligatorio de Salud es el conjunto de servicios de salud que todas las EPS, sin excepción, deben prestarles a todas las personas que estén afiliadas al SGSSS por el régimen contributivo. 1. Qué servicios de salud cubre el POS? El POS vigente en Colombia, definido por la Comisión de Regulación en Salud (CRES), en el Acuerdo 029 de 2011, es un conjunto de: Actividades, procedimientos e intervenciones en salud y servicios hospitalarios. Setecientos treinta (730) medicamentos para la atención de toda y cualquier condición de salud, enfermedad o patología para usuarios de todas las edades. Acciones de prevención de la enfermedad y de recuperación de la salud desde la medicina preventiva hasta diversos tratamientos avanzados de todas y cualquiera de las enfermedades o condiciones que hacen necesaria la atención en salud. Para conocer en detalle el contenido del POS vigente consulta los anexos 1 y 2 del Acuerdo 029 de 2012 que contienen los listados de medicamentos, procedimientos y servicios incluidos en el POS. Cuando se requiera un servicio no incluido en el POS, le corresponde al afiliado asumirlo y financiarlo directamente. 2. En qué momento se reciben los beneficios del POS? El trabajador puede recibir los servicios del POS desde el primer día del segundo mes de la afiliación, y el trabajador independiente, desde el primer día de la incorporación. Sin embargo, existen dos excepciones: aquellos servicios que pueden exigirse con la afiliación y los que pueden ser requeridos solamente después de cierto tiempo de cotización. Asi- mismo, para poder recibir los servicios del POS es necesario cumplir ciertos periodos mínimos de cotización al SGSSS. G. Cuál es la cotización en salud para el empleador y el trabajador? La cotización al régimen contributivo de salud es del doce coma cinco por ciento (12,5 %) del ingreso o salario base de cotización, el cual no podrá ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente. La cotización a cargo del empleador será del ocho coma cinco por ciento (8,5 %) y la del empleado es el cuatro por ciento (4 %). 13

15 Ejemplo La cotización de una persona que gana $ sería la siguiente: Cotización Empleador Trabajador 12,5 % 8,5 % 4 % $ $ $ H. Además del pago de la cotización, qué otros pagos se deben hacer? Todos los afiliados (cotizantes y beneficiarios) deben pagar unas sumas llamadas cuotas moderadoras, las cuales pretenden evitar la demanda innecesaria de servicios. Estas cuotas se pagan cuando se usa un servicio, y varían de acuerdo con el ingreso base de cotización y son actualizadas cada año por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud. Por su parte, los afiliados beneficiarios deberán cancelar además unos copagos, cuando el servicio que requieren incluye hospitalización o cirugía. Estos copagos se establecen por el ingreso base de cotización del cotizante y además tienen un tope máximo. I. Qué sucede si no se escoge una entidad promotora de salud? Si el empleado al entrar a trabajar o el pensionado al inicio del disfrute de su pensión no escogen una EPS, el empleador o el fondo de pensiones puede afiliarlos a la que quiera. Además, los afiliados podrán trasladarse de EPS en forma voluntaria a partir de un año de permanencia, o en cualquier tiempo si se afecta la libre escogencia o promesas incumplidas de servicios. J. Se demuestra la afiliación a una EPS mediante el carné? Sí, la EPS a la que se encuentra afiliado está obligada a entregarles un carné de salud a la persona como cotizante y a cada uno de los beneficiarios a su cargo. Pero si la EPS no entrega su carné, puede demostrar que se encuentra afiliado con el formulario de afiliación, con la autoliquidación de aportes o con el documento que pruebe que se encuentra al día en el pago de los aportes. Con referencia al carné de afiliación a la EPS, es importante aclarar que según la reforma de la seguridad social contenida en la Ley 1438 del 2011, ya no es necesario la tenencia o la exhibición de un carné para ser atendido en una EPS, pues basta la identificación de la persona, ya que la entidad debe tener actualizada su correspondiente base de datos y no se puede afectar la atención por formalidades. 14

16 K. Cómo es la afiliación de los trabajadores independientes? El trabajador independiente escoge su EPS, se afilia directamente a ella, recibe un carné de la entidad, y él y su familia obtienen el derecho a recibir los beneficios del POS. L. Se puede afiliar a la familia? Sí, por el solo hecho de estar afiliado al régimen contributivo se tiene derecho a afiliar a los miembros de la familia, quienes recibirán la misma atención que el afiliado, sin que tenga que realizarse alguna cotización adicional; tendrán derecho al mismo POS y a que los atiendan en los mismos lugares y con iguales cuidados. Si el trabajador es casado o vive en unión marital de hecho, puede afiliar a su cónyuge o compañero(a) permanente y adicionalmente a sus hijos o los de su pareja (incluidos los adoptivos), que sean menores de 18 años de edad. No importa el número de hijos menores que tenga. Puede afiliar también a los hijos (incluidos los adoptivos) menores de veinticinco (25) años de edad, si se dedican exclusivamente al estudio y dependen económicamente de usted, o si tienen incapacidad permanente, en cuyo caso no importa la edad que tengan. Si el trabajador es soltero puede afiliar a sus padres, si estos dependen económicamente de él y no tienen la calidad de pensionados. M. En qué lugar se prestan los servicios de salud? Los servicios se prestan en las IPS, que son las instituciones prestadoras de servicios de salud (hospitales, clínicas, centros de salud, consultorios, laboratorios, entre otros), contratadas por la EPS a la cual estén afiliados el trabajador-empleado- y su familia, para que presten y atiendan sus necesidades. En los casos de urgencia, se puede acudir a cualquier IPS, aunque no forme parte de la lista de la EPS a la que se encuentra afiliado el empleado, y estas deberán atenderlo hasta estabilizar los signos vitales. N. Qué obligaciones tiene el empleador? El empleador que no reporte dentro del mes siguiente a aquel en el cual se produce la novedad de retiro, responderá por el pago integral de la cotización hasta la fecha en que efectúe el reporte a la EPS. Ejemplo Si una persona se retira de trabajar de una empresa el día 30 de marzo, el empleador tendrá que informar a la EPS la novedad de retiro de esa persona dentro del mes siguiente a la fecha de retiro, es decir, máximo tendrá que hacerlo hasta el 30 de abril. Si no lo hace dentro de este mes siguiente a la novedad de retiro, y suponiendo que lo hace hasta el mes 15

17 16 de agosto, tendrá que responder por el pago integral de la cotización hasta este mes; es decir, tendrá que seguir pagando los meses de mayo, junio, julio y agosto, mes en el cual reportó la novedad de retiro a la EPS. La liquidación que efectúe la EPS por los periodos adeudados prestará mérito ejecutivo. O. Qué se recibe si hay incapacidad? Si al afiliado le dan una incapacidad temporal, su afiliación le da derecho a recibir, durante ese tiempo, un subsidio en dinero equivalente al sesenta y seis como seis por ciento (66,6 %) del ingreso mensual base de su cotización a la EPS. P. Qué pagas si a tu trabajador lo incapacitan? Deberás pagar los primeros tres (3) días de incapacidad del trabajador que incapacitan y a partir del cuarto (4o.) día se los paga el SGSSS. Q. Cómo se cotiza durante las incapacidades y licencias? Durante la incapacidad laboral y la licencia de maternidad, el empleador cotiza tomando como ingreso base el valor de la incapacidad o de la licencia de maternidad según sea el caso, manteniéndose la misma proporción en la cotización que le corresponde al empleador y al trabajador. Ocho coma por ciento (8,5 %) y cuatro por ciento (4 %), respectivamente. En el caso de que los empleados cotizantes se encuentren en vacaciones o permisos remunerados, las cotizaciones se causarán en su totalidad y el pago de los aportes se efectuará sobre el último ingreso base de cotización reportado con anterioridad a la fecha en la cual el trabajador hubiera iniciado el disfrute de las respectivas vacaciones o permisos. R. Se pagan incapacidades y licencias a los trabajadores independientes? Las incapacidades y licencias también están amparadas por el régimen contributivo para los trabajadores independientes, siempre y cuando sean reportadas oportunamente a la EPS a través del formulario de autoliquidación de aportes, adjuntando la incapacidad o licencia expedida por el médico de la EPS. S. Qué sanción tienes si incurres en mora y se genera una incapacidad por enfermedad general o licencia de maternidad? Cuando el empleador se encuentre en mora y se genere una incapacidad por enfermedad general o licencia de maternidad, este deberá cancelar su monto por todo el periodo de la misma y no habrá lugar a reconocimiento de los valores por el SGSSS ni de las entidades promotoras de salud, ni de las adaptadas.

18 T. Qué recibe una trabajadora en licencia de maternidad y por cuánto tiempo debe cotizar al sistema? La afiliada cotizante tiene derecho a una licencia de maternidad y, durante esta, a recibir un subsidio en dinero equivalente al cien por ciento (100 %) del ingreso base de la cotización, que la EPS le pagará durante las catorce (14) semanas que corresponde a noventa y ocho (98) días calendario de la licencia de maternidad. U. Cuáles son las dos modalidades de pago de los subsidios por incapacidad temporal originada por enfermedad general o licencia de maternidad? Para el pago de los subsidios por incapacidad temporal originada por enfermedad general o licencia de maternidad se podrán utilizar dos modalidades, a elección del empleador: El empleador paga el subsidio al trabajador y hace el descuento por autoliquidación de aportes. El cobro directo a la EPS. En estos casos debe observar el procedimiento señalado para tal fin, el cual lo podrá consultar con la EPS a la cual le realizará el cobro directo. Cuál es la situación de los pensionados? Los pensionados no tienen derecho al pago de subsidios por licencia de maternidad ni por incapacidad, ya que el pago de la pensión no será interrumpida por ningún motivo. V. Qué pasa con los pensionados que ingresan a laborar nuevamente? Las personas que ya están disfrutando de una pensión no tienen la obligación de continuar cotizando para pensiones, pero si ingresan a laborar nuevamente suscribiendo un contrato de trabajo deben cotizar a los sistemas de salud y riesgos laborales, aunque de su mesada pensional también se les haga el respectivo descuento para salud. W. Cómo cotizan los trabajadores independientes, contratistas de prestación de servicios? Los independientes contratistas de prestación de servicios cotizan al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un cuarenta por ciento (40 %) del valor mensualizado del contrato. El contratista podrá autorizar a la entidad contratante el descuento y pago de la cotización sin que ello genere relación laboral. Es de anotar que, cuando el contratista pueda probar que ya está cotizando sobre el tope máximo de cotización, no le será aplicable lo anterior. 17

19 IV Riesgos laborales 18 A. Quiénes están afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales? Al Sistema General de Riesgos Laborales están afiliados en forma obligatoria todos los trabajadores dependientes nacionales y extranjeros, vinculados mediante contrato de trabajo (verbal o escrito) o como servidores públicos, los jubilados o pensionados que se reincorporen a la fuerza laboral como trabajadores dependientes; las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas, como contratos civiles, comerciales y administrativos, con una duración superior a un mes; los trabajadores asociados de las cooperativas de trabajo asociado; Los estudiantes de todos los niveles académicos de instituciones educativas públicas y privadas que deban ejecutar trabajos que signifiquen fuente de ingreso para la respectiva institución o cuyo entrenamiento o actividad formativa es requisito para la culminación de sus estudios e involucra un riesgo ocupacional; los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y en forma voluntaria los trabajadores independientes cuya afiliación se pueda hacer por medio de la empresa contratante, agremiaciones o asociaciones, quedando bajo la responsabilidad de esta el pago por los aportes y el reporte de novedades. B. Desde qué momento se afilia a los trabajadores al Sistema de Riesgos Laborales y a partir de cuándo empieza a operar la cobertura al sistema? El empleador debe afiliarlos al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL) desde el momento en que se inicia el vínculo laboral. Por su parte, una vez presentados y aprobados todos los documentos requeridos, la cobertura de los trabajadores por el SGRL inicia a partir de las veinticuatro (24) horas siguientes a la afiliación si es por primera vez; pero si opera un traslado de administradora de riesgos laborales (ARL), la cobertura rige a partir del primer día del mes siguiente, cumplidos los treinta (30) días de preaviso ante la ARL de la cual se va a desafiliar. Como caso práctico se recomienda a los empleadores diligenciar los formatos de la ARL el mismo día de ingreso del trabajador y enviarlos a la administradora el mismo día vía fax, correo electrónico o por mensajería.

20 También le corresponde al empleador la afiliación a riesgos laborales de los trabajadores independientes contratistas cuando tengan un contrato formal de prestación de servicios superior a treinta (30) días. C. Quién elige la entidad administradora de riesgos laborales? A diferencia del Sistema General de Salud y de Pensiones, el empleador tiene la facultad de escoger y vincularse libremente a la entidad administradora de riesgos laborales de su preferencia y podrá trasladarse una vez cada año; para este evento deberá dar aviso con treinta (30) días de antelación. En lo que respecta a los trabajadores independientes con contrato formal de prestación de servicios superior a treinta días, la afiliación se hará a la ARL a la cual se encuentra afiliado el contratista. D. Cuándo se hace efectiva la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales? La afiliación tendrá efectos para la entidad administradora una vez sea radicada la novedad de ingreso en la ARL. Mientras no se entregue el formulario a la administradora, el empleador asumirá los riesgos correspondientes. Asimismo, se deberá informar mensualmente las novedades que se presenten en su nómina: ingresos, retiros, aumentos salariales, vacaciones, licencias e incapacidades, porque estos factores modifican el ingreso base de liquidación. E. Qué pasa si como empleador no pagas oportunamente las cotizaciones? Si no pagas oportunamente las cotizaciones puedes hacerte acreedor a sanciones legales; a la imposibilidad de trasladarte de administradora de riesgos laborales; al no reconocimiento de las prestaciones económicas, como incapacidades, indemnizaciones y pensiones que se deriven de accidentes de trabajo o enfermedades laborales. F. Qué es el ingreso base de cotización? El ingreso base de cotización (IBC) es el ingreso que realmente percibe el trabajador mensualmente durante la relación laboral y lo constituyen los elementos que forman parte del salario. G. Qué es una incapacidad temporal? Es una incapacidad que según la enfermedad o lesión que presente el trabajador, le impide desempeñar su capacidad laboral por un tiempo determinado. 19

21 20 H. Cuánto se reconoce por una incapacidad temporal? Por una incapacidad temporal se reconoce un subsidio equivalente al cien por ciento (100 %) del salario base de cotización, reportado por la empresa en la autoliquidación, calculado desde el día siguiente al que ocurrió el accidente de trabajo o el día siguiente de iniciada la incapacidad correspondiente a una enfermedad diagnosticada como profesional. I. Cuándo se presenta una incapacidad permanente parcial? La incapacidad permanente parcial se presenta cuando el trabajador, como consecuencia de un accidente de trabajo o de una enfermedad laboral, tiene una disminución parcial, pero definitiva, en alguna o algunas de sus facultades para realizar su trabajo habitual y se reconoce cuando el trabajador presenta una disminución definitiva, igual o superior al cinco por ciento (5 %), pero inferior al cincuenta por ciento (50 %) de su capacidad laboral. J. Cuál es la formalidad para cobrar las incapacidades? Para cobrar las incapacidades, la empresa debe enviar a la administradora de riesgos laborales el reporte del accidente de trabajo a través de la presentación del informe individual del accidente de trabajo, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles después de la ocurrencia del suceso. Igualmente, debe presentar el original de la incapacidad, la cual debe contener el registro médico, el nombre y cédula del trabajador accidentado, la contingencia de riesgos laborales, el diagnóstico y/o el código, periodo de la incapacidad, la fecha inicial de la misma, indicándose el sitio donde ocurrió la lesión y, además, como formalidad, no debe presentar enmendaduras. K. En tu calidad de empresario, cómo puedes determinar la clase de riesgo de tu empresa si te afilias por primera vez al SGRL o si te quieres trasladar de administradora? Si afilias tu empresa por primera vez, la administradora de riesgos laborales comprobará la actividad económica principal que desarrollas en cada uno de tus centros de trabajo. Se entiende por centro de trabajo toda edificación o área a cielo abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada. Cuando tengas más de un centro de trabajo podrán clasificarse los trabajadores en diferentes riesgos. Es perfectamente válido reclasificar los centros de trabajo. La clase de riesgo será la que determine la tasa de cotización o tarifa con la cual la empresa debe liquidar los aportes al SGRL. Asimismo, deberás tener presente lo siguiente:

22 Clase Riesgo Valor mínimo Valor inicial Valor máximo I Mínimo 0,348 % 0,522 % 0,696 % II Bajo 0,435 % 1,044 % 1,653 % III Medio 0,783 % 2,436 % 4,089 % IV Alto 1,740 % 4,350 % 6,960 % V Máximo 3,219 % 6,960 % 8,700 % Si trasladas tu empresa de administradora de riesgos laborales debes conservar la misma clase y tarifa durante los primeros noventa (90) días. Luego de ese tiempo, la administradora podrá realizar un estudio para determinar la clasificación real de tu empresa y de tus centros de trabajo, en caso de que sea necesario. L. Cuándo se califica un accidente como de trabajo? Se entiende como accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aun fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical, siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de esa función. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión. M. Qué te sucede cuando no reportas la novedad del accidente de trabajo? El empleador que no reporta la novedad del accidente de trabajo será sancionado hasta con doscientos (200) salarios mínimos mensuales legales vigentes. 21

23 22 N. En el Sistema General de Riesgos Laborales es importante reportar el ingreso y retiro de trabajadores de la empresa? Claro que sí. El reporte de las novedades de ingreso y retiro de los trabajadores de la empresa les proporciona el cubrimiento de los riesgos laborales a los empleados mientras ellos se encuentren trabajando. Si el empleador no efectúa los reportes, la ARL desconocerá a sus afiliados y ello ocasionará el que la empresa esté en riesgo de cubrir directamente todas las prestaciones asistenciales y económicas derivadas de un accidente de trabajo o enfermedad laboral por no reportar oportunamente a sus trabajadores a la ARL. Adicionalmente, estará en riesgo de pagar cotizaciones hasta la fecha del reporte por trabajadores retirados, por no reportar el retiro de los mismos oportunamente y dentro de los plazos establecidos por la ley, además a ser sancionado. O. En el Sistema General de Riesgos Laborales la ley exige realizar el reporte de ingreso y retiro de trabajadores en algún momento en especial? Sí. Los ingresos de trabajadores se deben reportar con un día de anticipación al del inicio de sus labores. Los retiros deben reportarse el mismo día de su desvinculación de la empresa, puesto que la vigencia de las novedades inicia a las 24 horas después de haberse efectuado el reporte a la administradora de riesgos laborales. P. En qué momento se pagan los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales? Los empleadores deben pagar los aportes mes vencido por medio de la planilla unificada de liquidación de aportes, simultáneamente con los aportes a salud y pensiones, en las fechas establecidas por el Gobierno nacional, según el último número del NIT y el tipo de aportante que sea. Q. Quién califica el estado de invalidez de un trabajador? La calificación de la invalidez la realiza un equipo médico interdisciplinario de la administradora de riesgos laborales a la que esté afiliado el trabajador. R. Cómo y cuándo se reportan los accidentes de trabajo? Los accidentes de trabajo deben ser reportados por el empleador dentro de las cuarenta y ocho (48) horas hábiles a partir de la fecha del evento, diligenciando el formulario de reporte de accidente de trabajo, enviando el original a la administradora de riesgos laborales por correo o

24 vía fax. Una copia del formulario es para el empleador, otra para el trabajador y otra para la IPS donde será atendido el trabajador accidentado. S. Cuándo se considera una enfermedad como laboral? Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno nacional determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacionales, será reconocida como enfermedad laboral conforme lo establecido en las normas legales vigentes. Toda enfermedad o patología, accidente o muerte, que no hayan sido clasificados o calificados como de origen laboral, se consideran de origen común. La calificación de estos eventos o patologías deberá realizarlos, en primera instancia, la IPS que atienda al afiliado. En segunda instancia, será el médico o la comisión laboral de la ARL, quienes determinarán el origen. 23

25 Referencias Ley 100 de 1993 Acto Legislativo 01 de 2005 Ley 797 de 2003 Ley 1393 de 2010 Decreto 2271 de 2009 Ley 1438 de 2011 Ley 1468 de 2011 Ley 1474 de 2011 Ley 1562 de 2012 Ley 1580 de 2012 Decreto 019 de 2012 Decreto 1070 de

26 Para mayor información llama a la Línea de Respuesta Inmediata visita nuestro portal en nuestro Centro de Emprendimiento en cualquiera de nuestras Sedes: Sede Kennedy Avenida Carrera 68 Nº Sur - Piso 4 Sede Chapinero Calle 67 Nº Piso 4 Sede Salitre Avenida Eldorado 68D-35 - Piso 2

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