Obtener ayuda y otros recursos

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1 1. EL SISTEMA DE AYUDA S igamos viendo los aspectos más básicos de los programas de Microsoft Office 2013, centrándonos ahora en cómo nos puede ayudar a hacer las cosas. Aunque los programas de Office muestran un aspecto bastante sencillo, tienen muchísimas funciones que los hacen muy potentes y versátiles. Por eso Office dispone de un sistema de ayuda en el que se puede buscar la respuesta que necesitas en muchos lugares y de varias formas. Para acceder al sistema de ayuda, puedes hacer clic en el botón Ayuda, que está en la parte superior derecha de la ventana del programa, o pulsar la tecla F1. Una vez pulsado en dicho botón, en Office hay varias formas de obtener ayuda, información, sugerencias, formación, además de elementos para utilizar en tus documentos, como plantillas, imágenes, etc. Además, en algunos cuadros de diálogo también dispones de un botón de Ayuda, que te permite acceder directamente a la ayuda sobre las diferentes opciones de ese cuadro de diálogo. Así pues, esta ventana de ayuda incluye las búsquedas más populares, es decir, las que más frecuentemente realizan los usuarios de Office; también puedes acceder a temas de ayuda introductorios sobre el uso de la aplicación que estés utilizando; así como conceptos básicos o avanzados. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 En cualquiera de estas secciones, puedes pulsar en el enlace más, con lo que accederás al sitio web Office.com para obtener información adicional. Si lo que deseas es una respuesta inmediata a la duda que tienes en este momento, lo mejor es buscar información. Para ello, escribe la palabra o frase en el campo de texto de búsqueda y pulsa el botón Buscar. Después del proceso de búsqueda, Office te muestra en esta ventana los temas relacionados con el texto que le has indicado en el cuadro de texto. Para abrir alguno de los temas de la ayuda, simplemente pulsa sobre él. Es lo mismo que haces al navegar en las páginas web de Internet, al ir pulsando los distintos hipervínculos. Para saber los enlaces en los que puedes pulsar, fíjate en que el cursor del ratón cambia a la forma de una mano. Además, también se subrayan al pasar sobre ellos. En la figura siguiente puedes ver una hoja de ayuda, obtenida al pulsar en uno de los enlaces que aparecen en el resultado de la búsqueda. Es posible que encuentres otros hipervínculos en la misma ayuda, enlazando con otros temas u hojas de la ayuda. 2

3 Por defecto, Office busca la ayuda en el sitio web de Microsoft Office, siempre que estés conectado a Internet. Sin embargo, si tu ordenador no está conectado a Internet, podemos indicar que busque en los archivos de Office que tienes instalados en tu ordenador. Para ello, pulsa en la flecha que aparece junto al texto Word Ayuda en la figura anterior (si se trata de la ayuda de otra aplicación de Office, cambiará el texto indicando el nombre de dicha aplicación). Al hacerlo, podrás elegir entre la ayuda online o la almacenada en el propio equipo. Por otra parte, los botones de la parte superior de la ventana de la ayuda sirven para ir hacia atrás o hacia delante por las páginas de ayuda que has ido viendo (de manera similar a los navegadores de Internet), imprimir la ayuda, acceder a la página inicial de la ayuda o hacer el tamaño de la letra más grande o más pequeño. Para acceder a información sobre las aplicaciones de Office también puedes acceder directamente al sitio web de Office.com. Para ello, puedes pulsar en los enlaces con el texto más que aparecen en la página de inicio de la ayuda. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Vemos en el navegador de Internet la página de Office.com indicada. Desde los distintos enlaces que aparecen aquí podemos obtener información sobre los programas de Office, acceder a distintos tipos de ayuda, trucos o consejos, descargar plantillas, imágenes o actualizaciones, etc. Por ejemplo, si pulsas en la sección Imágenes, podrás acceder a una gran cantidad de imágenes que puedes descargar para utilizarlas en tus documentos. Puedes seleccionar una categoría de imágenes o utilizar el campo Buscar de la parte superior para encontrar lo que quieras más fácilmente. 4

5 Como ves, en Office dispones de todo tipo de ayuda posible, que va actualizándose continuamente. Suele ser conveniente consultar este sitio web para encontrar nuevas descargas y recursos que te pueden resultar útiles. 2. IMÁGENES EN LÍNEA Y a hemos comentado las ventajas de estar conectado a Internet para que los programas de Office aprovechen la ayuda y los recursos a los que puedes acceder en el sitio web de Microsoft Office. Entre los recursos a los que puedes acceder están las imágenes en línea. Para utilizarlas, accede a la pestaña Insertar de la Cinta de opciones y pulsa en el botón Imágenes en línea del grupo Ilustraciones. Al pulsar en este botón, puedes utilizar cualquiera de las opciones que te proporciona el cuadro de diálogo que aparece para buscar imágenes e insertarlas en tus documentos. Si dispones de un perfil en el portal Flickr, también podrías añadir este servicio para elegir las imágenes desde allí. Puedes buscar en la colección de imágenes prediseñadas de Office.com, que son imágenes libres de derechos de autor; pero también puedes utilizar este cuadro de diálogo para buscar imágenes directamente en Internet a través del buscador Bing u otras que tengas almacenadas en el espacio en la nube SkyDrive. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Las imágenes y demás recursos que se han encontrado según lo que has indicado aparecen en esta misma ventana. Puedes utilizar la barra de desplazamiento para ver el resto de imágenes que se han localizado. Además, al situar el ratón encima de alguna de las imágenes, aparece un botón en forma de lupa, que permite visualizar la imagen con un tamaño más grande del que se muestra aquí. En el caso de que desees utilizar una de esas imágenes, selecciónala y pulsa en el botón Insertar. Por otra parte, algunas aplicaciones de Office permiten hacer lo mismo que hemos visto, pero para insertar vídeos en línea. 6

7 Por ejemplo, podremos insertar un vídeo de Youtube en un documento de Word o en una presentación de PowerPoint, para ilustrar lo que estemos explicando. El vídeo se reproducirá en el mismo documento, sin necesidad de utilizar un navegador. 3. PROPIEDADES DE LOS ARCHIVOS V amos a seguir viendo cosas que puedes utilizar en las aplicaciones de Office Al crear un documento, además de añadir el contenido que debe tener, una posibilidad muy útil es el guardar junto a este documento información que indique el autor del documento, un título, una o más palabras clave, comentarios, etc. Toda esta información la puedes usar más adelante a la hora de localizar un determinado archivo, además de que te puede ayudar a saber quién ha creado el documento, el estado del mismo (por ejemplo, si es una versión inicial, está en proceso de creación o ya ha finalizado), etc. Puedes acceder a las propiedades del documento actual desde la sección Información de la vista Backstage (recuerda que accedes a esta vista desde la pestaña Archivo). En la parte derecha de esta sección puedes ver las propiedades del documento actual. Para cambiar cualquiera de las propiedades editables, simplemente tienes que hacer clic sobre ella y escribir el nuevo dato. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 Para ver el resto de propiedades del documento, pulsa en el vínculo Mostrar todas las propiedades, que se encuentra en la parte inferior de la sección de las propiedades. Desde el menú del botón Propiedades puedes mostrar el panel de documentos o mostrar un cuadro de diálogo con las todas las propiedades. Si sitúas el cursor del ratón sobre algún campo del panel de documentos un momento, aparecerá una etiqueta con ayuda sobre dicho campo. El panel de documentos o panel de información del documento es una sección que aparece en la parte superior del documento y desde la que puedes introducir los datos relativos a las propiedades del documento. En Palabras clave puedes indicar una o más palabras o etiquetas que identifiquen el tema o el contenido del documento. Esto te puede ser útil, por ejemplo, para buscar más adelante todos los archivos que tengan una determinada palabra clave. Puedes utilizar la propiedad Estado para indicar el estado o etapa en el que está el documento (por ejemplo, borrador, beta, por revisar, finalizado, etc.). Aparte de utilizar estas propiedades básicas, también existen más propiedades que puedes asignar al documento. Para acceder a ellas, pulsa en el botón Propiedades del documento que está en la parte superior izquierda del panel y elige Propiedades avanzadas. 8

9 El cuadro de diálogo que aparece también muestra las propiedades del archivo, desde donde puedes establecer información adicional de la que proporciona el panel documentos, como la organización o empresa, la persona que hace de administrador del documento, etc. También puedes acceder al cuadro con las propiedades de un archivo desde el botón Propiedades de la vista Backstage o directamente desde el Explorador de Windows, a través del menú contextual del archivo (el que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre él). La pestaña General también muestra cuándo fue creado y modificado el documento, así como la fecha del último acceso al mismo, además del tamaño del archivo, ubicación y atributos, mientras que la pestaña Resumen permite introducir esas propiedades adicionales. Por su parte, la pestaña Estadísticas muestra información general sobre el documento y alguna información estadística (número de páginas, de líneas o de palabras, tiempo de edición del documento, etc.). Y desde esta pestaña Personalizar puedes crear tus propias propiedades para los documentos: puedes elegir la nueva propiedad desde la lista de nombres que aparece o escribir tu propio nombre e indicar si en esa propiedad se guardarán textos, números, fechas o los valores sí o no. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 Una vez has acabado de ver o cambiar las propiedades de un documento, puedes cerrar el panel de documentos pulsando su botón Cerrar, que está en su esquina superior derecha. En Access, para acceder a las propiedades debes utilizar la opción Ver y editar propiedades de base de datos, dentro de la sección Información de la vista Backstage. De esta forma se abrirá el cuadro de diálogo con las propiedades del archivo de la base de datos, desde el que podrás ver y cambiar estas propiedades. Por otro lado, en Publisher tampoco existe el panel de documentos, por lo que, al igual que Access, puedes mostrar el cuadro de diálogo de las propiedades para establecer todas las propiedades del archivo. 4. BUSCAR ARCHIVOS R elacionado con el tema de las propiedades de los documentos, vamos a ver ahora cómo podemos buscarlos. Si tienes muchos documentos, puede ser útil utilizar el campo Buscar del cuadro de diálogo Abrir para encontrar más rápidamente el documento que quieres abrir. Al ir escribiendo un texto en este campo, se van filtrando los archivos que aparecen en la lista, es decir, que únicamente se muestran los archivos que coincidan con el texto que vayas escribiendo. Cuanto más afines el texto, podrás filtrar más archivos y localizar mejor el archivo que quieres buscar. 10

11 Además de lo que escribas, la búsqueda tiene en cuenta lo que esté seleccionado en la lista del tipo de documento (que está a la derecha del campo Nombre de archivo). Por otro lado, además de en el nombre del archivo, la búsqueda se basa también en su autor, las etiquetas o palabras clave y otras propiedades del mismo, como puedes ver en la figura siguiente, que muestra la columna Etiquetas. Recuerda que desde el botón Vistas puedes indicar cómo se deben mostrar los archivos y carpetas en este cuadro: en forma de lista, en forma de icono, etc. Con la opción Detalles se mostrará, además del nombre del archivo, sus detalles (tamaño, tipo, fecha de modificación...). Puedes personalizar las columnas que aparecerán en el cuadro, eligiendo las que quieres ver o no, desde el menú que aparece al pulsar el botón derecho sobre el encabezado de alguna de estas columnas. Por otro lado, si pulsas en una columna se ordenarán los archivos según esa columna. Además, también puedes pulsar en la flecha que aparece en la parte derecha de una columna para realizar un filtrado. Puedes ver que asignar unas propiedades adecuadas en los archivos puede facilitarte más adelante el poder encontrarlos más rápidamente. Además, la búsqueda que realices en este cuadro de diálogo Abrir puede incluir otros criterios, como el autor, la fecha de creación, etc. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11

12 Has comprobado que, aunque básicamente el cuadro de Abrir sirve para abrir documentos, tiene funciones y características que lo hacen muy útil a la hora de buscar documentos. Recuerda que, para esto, es muy conveniente establecer las propiedades adecuadas en los archivos. 5. CORTAR, COPIAR Y PEGAR C onforme vayas creando tus propios documentos, verás que algunas veces necesitas poner el mismo elemento (texto, imagen, etc.) en distintos sitios, repetir elementos o incluir un elemento procedente de otro programa. En estos casos, lo que se suele hacer es copiar o cortar el texto, imagen o elemento y después pegarlo en el documento. Para esto puedes utilizar los botones del grupo Portapapeles de la pestaña Inicio de la Cinta de opciones. Con los comandos de Copiar y Cortar se sitúa en el Portapapeles de Windows una copia del elemento. La diferencia entre ellos está en que con Cortar, se borra el elemento original. Es decir, que al Cortar un texto, gráfico o cualquier otro objeto seleccionado, se elimina del documento y se sitúa en el Portapapeles de Windows, y se queda allí hasta que lo sustituya otro elemento (es decir, al utilizar otra vez el comando de Cortar o Copiar). Lo primero es seleccionar el texto o elemento que queremos copiar o cortar. A continuación, utiliza el botón adecuado: Copiar o Cortar. De esta forma, si utilizas el comando Copiar, el elemento seleccionado seguirá en el documento; si utilizas el comando Cortar, el texto o elemento seleccionado desaparecerá de su lugar original. También es bastante habitual utilizar combinaciones de teclas para ejecutar estos comandos, en lugar de utilizar los botones de la Cinta de opciones: Ctrl+ C para copiar, Ctrl+ X para cortar y Ctrl + V para pegar. 12

13 Después de copiar o cortar, con el comando Pegar colocamos el contenido del portapapeles en el documento, en la posición donde se encuentre el cursor. Al pegar un elemento en un documento, este elemento sigue estando en el portapapeles, por lo que puedes seguir pegándolo tantas veces como quieras en el mismo o en otro documento. Cuando pegas cualquier información, como un texto o una imagen en un documento, aparece el botón Opciones de pegado. Dicho botón proporciona un menú donde puedes elegir el tipo de formato con el que quieres que se pegue la información. Las opciones que se muestran en el menú dependerán del tipo de información que has pegado: texto, imágenes, etc. Por ejemplo, puedes mantener el formato de origen opción actualmente seleccionada), combinar el formato (que es la o mantener solo el texto copiado. En otros programas o para otro tipo de información, las opciones pueden ser distintas. El portapapeles es un elemento del sistema operativo, por lo que también lo podemos utilizar en otros programas, además de en Office. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13

14 De esta forma incluso podemos copiar o cortar elementos de un programa a otro. Por ejemplo, podemos copiar una imagen desde el accesorio de Windows Paint en un documento de Word o en una presentación de PowerPoint. En la imagen siguiente, la firma es una imagen pegada en el documento de Word. En programas que no usan la Cinta de opciones como parte de su entorno, las opciones de Cortar, Copiar y Pegar se suelen encontrar en el menú Edición del programa. Si pulsas en la flecha que está en la parte inferior del botón de Pegar se abrirá un menú que tiene varias opciones para pegar el objeto que tienes en el portapapeles. Además de las distintas opciones que también aparecen en el botón de Opciones de pegado, en este menú está la opción Pegado especial, que permite indicar opciones adicionales en el formato que se utilizará al pegar el elemento en el documento. Estas operaciones de copiar, cortar y pegar son muy frecuentes durante el trabajo con los programas de Office (así como en otros programas), por lo que es importante que entiendas bien su funcionamiento. 6. EL PORTAPAPELES DE OFFICE H emos dicho que el portapapeles es un elemento del sistema operativo y que solo puede guardar un único elemento, que estará allí hasta que sea sustituido por otro al copiar o cortar otra vez. 14

15 Las aplicaciones de Office tienen, además del Portapapeles de Windows, el Portapapeles de Office, que puede guardar hasta 24 elementos. Para mostrar el Portapapeles de Office, pulsa el botón que aparece en la parte inferior del grupo de comandos Portapapeles, en la Cinta de opciones. Cuando el Portapapeles de Office está abierto, se muestra en la barra de tareas de Windows su icono. Búscalo entre los iconos ocultos de dicha barra. El Portapapeles de Office se muestra como un panel en el que hay una lista de los datos copiados, mostrando el contenido del texto o imagen que tiene almacenados para que puedas verlos fácilmente. Por ejemplo, en la figura siguiente se puede ver en la parte izquierda de la ventana de Word, con un elemento. Cada vez que copias un nuevo elemento, se muestra una etiqueta que se ve unos segundos, indicando cuántos elementos lleva recopilados en el Portapapeles de Office, de los 24 que puede guardar. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 15

16 Desde el botón de Opciones, que está en la parte inferior del panel del Portapapeles de Office, puedes controlar el comportamiento de este elemento de Office: Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office: al copiar un elemento, aparece automáticamente el Portapapeles de Office. Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl + C dos veces: se muestra el Portapapeles de Office al pulsar dos veces esta combinación de teclas. Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office: se copian elementos en el portapapeles sin que éste se muestre en pantalla. Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas: hace que se visualice el icono del portapapeles en la barra de tareas de Windows cuando está activo. Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar: cada vez que copias un elemento en el portapapeles, aparece una etiqueta informativa al lado del icono del portapapeles, que te indica el número de elementos que están guardados en este portapapeles. Por otro lado, dependiendo de la configuración de los iconos del área de notificación de la barra de tareas, es posible que el icono del portapapeles de Office no aparezca en esta área, sino que se muestre dentro del menú de Mostrar iconos ocultos. Puedes cambiar esta configuración desde la opción Personalizar del menú de este botón Mostrar iconos ocultos. Al copiar varios elementos en el Portapapeles de Office, el último elemento copiado también se coloca en el Portapapeles de Windows. Si tenemos abierto el Portapapeles de Office en un programa de Office, este elemento no aparece automáticamente al abrir o pasar a otro programa de Office. A pesar de esto, si copias o cortas algún objeto, este objeto sí que se pondrá en el Portapapeles de Office. En la imagen de la página siguiente puedes ver que se ha copiado una tabla de un documento de Excel, por lo que aparece en el Portapapeles de Office, dispuesto en ese documento de Word para ser pegada en él. 16

17 En el portapapeles podemos copiar textos, gráficos, tablas de Excel, diapositivas de PowerPoint, etc. Cada elemento tiene un icono que lo representa, además de verse una parte del texto copiado o una miniatura de la imagen. Como siempre, lo primero es situar el cursor en el punto del documento donde vamos a pegar el objeto. A continuación, harás clic en el elemento del Portapapeles de Office que quieres pegar en el documento actual. Ten en cuenta que si utilizas el botón Pegar en lugar del Portapapeles de Office, entonces estarás pegando el contenido del Portapapeles de Windows. Otra forma de pegar un elemento del Portapapeles de Office es utilizar el menú de este elemento, que se muestra al pulsar en la flecha que aparece a su derecha al situar el cursor del ratón sobre el mismo. En dicho menú aparecen las opciones de Pegar y Eliminar el elemento. En la figura siguiente ya puedes ver la tabla de Excel pegada. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 17

18 Al borrar el Portapapeles de Office, también se borra el Portapapeles de Windows. Por su parte, para pegar todos los elementos guardados en el portapapeles al mismo tiempo, pulsa el botón Pegar todo. Y para vaciar o borrar todos los elementos guardados en el Portapapeles de Office, pulsa el botón Borrar todo. Finalmente, si cierras el Portapapeles de Office, al realizar más acciones de copiar o cortar, los elementos no se añadirán al Portapapeles de Office, sino que únicamente trabajaremos con el Portapapeles de Windows, que solo guarda un elemento. Por lo tanto, para guardar los elementos copiados en el Portapapeles de Office, este tiene que estar abierto. 18

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