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1 PM WORLD TODAY FEATURED PAPER MAY 2009 A quien pueda interesar: By Germán Bernate El Project Management Institute PMI anunció el 31 de diciembre de 2008 la disponibilidad del PMBOK Versión 4ª, en idioma inglés. En el documento adjunto se informa sobre las diferencias entre las Versiones 4ª y 3ª. También comentamos que comenzaremos a dictar cursos con esta nueva Versión 4ª a partir de la segunda quincena de mayo de Como es nuestra costumbre, en todos los cursos entregaremos copia del PMBOK Versión 4ª en Inglés o Español, según lo requiera el interesado. Inicio Project Management Body of knowledge PMBOK Versión 4 El PMI- Project Management Institute ha publicado el 31 de diciembre la cuarta edición del PMBOK- Project Management Body of Knowledge en idioma ingles. Ésta edición reemplaza por completo a la tercera edición. Existe un período de ajuste para la presentación de los exámenes de certificación los cuales se extienden hasta junio 30 de 2009 y los aspirantes deben utilizar la versión tres para presentar estos exámenes; a partir del día 1 de julio todas las certificaciones se basarán en la versión cuatro. PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 1

2 Nuevo formato: consistencia y clarificación A. El formato de todos los procesos fue cambiado a la forma del verbo sustantivo. 1 Con esto se facilita el entendimiento de los referidos nombres de los procesos. B. Se escribió de nuevo todo el contenido de los procesos en cuanto a las entradas, herramientas y técnicas y salidas o resultados en forma consistente. C. Clarificación en cuanto a la interacción entre procesos y grupos de procesos. Se agregaron diversas figuras que hacen mayor claridad. D. Se adicionaron diagramas de flujo para todas y cada una de las nueve áreas de conocimiento, estos nuevos diagramas indican, además, los documentos que se deben producir y actualizar. El plan del proyecto y los documentos del proyecto están diferenciados en forma clara. E. Para facilitar el estudio se utiliza únicamente el termino change request y este reemplaza aquellos que en la versión tres se llamaban corrective action, preventive action, defect repair and requested changes. F. Los elementos del Project charter y del scope statement se explican ahora en extenso dando una gran claridad sobre el contenido de cada uno de ellos. Cambios en los procesos A. Los procesos ahora son cuarenta y dos (42). Antes eran cuarenta y cuatro (44). Los grupos de proceso continúan siendo los mismos cinco (5) Iniciación, Planeación, Ejecución, Monitoreo y Control). Y las áreas de conocimiento siguen siendo las mismas nueve (9) (Integración, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgo, Compras o Adquisiciones). B. Develop Preliminary Scope Statement ha sido retirado. En la versión anterior en muchas oportunidades era muy difícil describir la diferencia entre el alcance 1 Se llama sustantivados a los verbos que en modo infinitivo van acompañados por un articulo, ejemplo: el comer no implica engordar ( el comer se convierte en sustantivo y hace el oficio de sujeto en la oración PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 2

3 preliminar y el alcance definitivo y se prestaba a confusiones entre los gerentes de proyecto, en este nuevo formato se podrá trabajar más consistentemente. C. Close Project se cambio por Close Project or Phase se agregó a este proceso el cierre de una fase. Esto clarifica el trabajo del gerente de proyecto, cuando en algunas oportunidades, debe trabajar su proyecto en varias fases. D. Scope planning ha sido borrado. Se adiciono Collect requirements este nuevo proceso cumple la función del anterior y adiciona nuevos conceptos. E. Manage Project team ha sido movido de un proceso de control a un proceso de ejecución, lo anterior obedece a las prácticas de los gerentes de proyectos contemporáneos. F. Plan purchase and Acquisitions y Plan Contracting han sido cambiados a Plan Procurements en esta forma se simplifica el área de conocimiento de compras o adquisiciones. G. Request Seller Responses y Select Sellers ha sido cambiado a Conduct Procurements. H. Manage Stakeholders ha sido cambiado a Manage Stakeholder Expectations Otros cambios de interés A. Arrow Diagramming Method se utilize en muy raras oportunidades y no se tundra en cuenta en la mayoría de los procesos y ha sido retirado del capítulo 6 del PMBOK. PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 3

4 B. Earned Value ahora se explica en forma extensa en el capítulo 7 y además se agregan los cálculos del CPI Complete Performance Index- C. Develop Project Team y Manage Project Team han sido extendidos en todo lo relacionado con las habilidades de las personas en el capítulo 8 D. El concepto de Teaming Agreements se introduce en el capítulo 12 E. Hay un nuevo apéndice que trata sobre las destrezas y habilidades que deben tener las personas que trabajan en el proyecto F. El glosario ha sido actualizado y expandido Resumen de cambios en los procesos A. Los procesos se redujeron de 44 a 42 B. Los siguientes procesos se eliminaron: a. Develop Preliminary Scope Statement b. Scope Planning C. Los siguientes procesos se adicionaron: PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 4

5 a. Identify Stakeholders b. Collect Requirements D. El área de conocimiento Project Procurement Management pasó de 6 procesos a 4 procesos, estos son: a. Plan Procurements b. Conduct Procurements c. Administer Procurements d. Close Procurements E. Para los 42 procesos se incluye: a. Claridad en algunas gráficas adicionales i. Diagramas de flujo que muestran de dónde viene la información como una entrada y para dónde va como una salida. b. Claridad de lo que va en el Project Charter y lo que a en el Project Scope Statement F. Claridad para distinguir entre el Project Management Plan y los Project Documents G. En Communications Management y Human Resource Management procesos pasan de Monitoring and Control Process Group a Executing Process Group H. Se adiciona un nuevo apéndice incluyendo interpersonal skills como las siguientes: a. Leadership b. Team Building c. Motivation d. Communication e. Influencing f. Decision Making g. Political and cultural awareness h. Negotiation Emperador Carlos V. ( ). Siempre se destacó por Grandes habilidades en todos los campos. PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 5

6 Tablas de interés tomadas del PMBOK Las siguientes tablas explicativas fueron tomadas del PMBOK versión cuatro. Tabla A1. Diferenciación entre el Project Management Plan y el Project Documents Project Management Project Documents Plan Change management plan Activity attributes Quality metrics Communications Activity cost estimates Responsibility assignment management plan matrix Configuration management Activity list Requirements traceability plan matrix Cost management plan Assumption log Resource breakdown structure Cost performance baseline Basis of estimates Resource calendars Human resources plan Change log Resource requirements Procurement management Contracts Roles and responsibilities plan Quality management plan Duration estimates Sellers list Requirements Forecasts Source selection criteria management plan Risk management plan Issue log Stakeholder analysis Schedule baseline Milestone list Stakeholder management strategy Schedule management Performance reports Stakeholder register plan Scope baseline: Project funding Stakeholder requirements - Scope statement requirements - WBS Proposals Statement of work - WBS dictionary Procurement documents Project organizational structure Teaming agreements Team performance assessments Scope management plan Quality control measurements Quality checklist Work performance information Work performance measurements PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 6

7 Tabla A2. Elementos de Charter y Scope Statement Charter Project purpose of justification Measurable project objectives and related success criteria High lever requirements High level project description, product characteristics Summary milestone schedule Summary budget Project approval requirements (what constitutes success, who decides it, who signs off) Assigned project manager, responsibility and authority level Name and responsibility of the person(s) authorizing project charter Scope Statement Product scope description (progressively elaborated) Project deliverables Product user acceptance criteria Project boundaries Project constraints Project assumptions Área de Conocimiento Versión 4 Versión 3 Integration 4.1 Develop Project Charter 4.1 Develop Project Charter 4.2 Develop Project Develop Preliminary Project 4.2 Management Plan Scope Statement 4.3 Direct and Manage Project Develop Project 4.3 Execution Management Plan 4.4 Monitor and Control Project Direct and Manage Project 4.4 Work Execution 4.5 Perform Integrated Change Monitor and Control Project 4.5 Control Work 4.6 Close Project of Phase 4.6 Integrated Change Control 4.7 Close Project PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 7

8 Scope 5.1 Collect Requierements 5.1 Scope Planning 5.2 Define Scope 5.2 Scope Definition 5.3 Create WBS 5.3 Create WBS Time 6.1 Define Activities 6.1 Activity Definition 6.2 Sequence Activities 6.2 Activity Sequencing 6.3 Estimate Activities Resources 6.3 Activity Resource Estimating 6.4 Estimate activities Duration 6.4 Activity Duration Estimating 6.5 Develop Schedule 6.5 Schedule Development 6.6 Control Schedule 6.6 Schedule Control Cost 7.1 Estimate Cost 7.1 Cost Estimating 7.2 Determine Budget 7.2 Cost Budgeting 7.3 Control Cost 7.3 Cost Control Quality 8.1 Plan Quality 8.1 Quality Planning 8.2 Perform Quality Assurance 8.2 Perform Quality Assurance 8.3 Perform Quality Control 8.3 Perform Quality Control Human Resources 9.1 Develop Human Resources Plan 9.1 Human Resource Planning 9.2 Adquire Project Team 9.2 Adquire Project Team 9.3 Develop Project Team 9.3 Develop Project Team 9.4 Manage Project Team 9.4 Manage Project Team Communications 10.1 Identify Stakeholders 10.2 Plan Communications 10.1 Communication Planning 10.3 Distribute Information 10.2 Information Distribution 10.4 Manage Stakeholders Expectations 10.3 Performance Reporting 10.5 Report Performance 10.4 Manage Stakeholders Risk 11.1 Plan Risk Management 11.1 Risk Management Planning 11.2 Identify Risk 11.2 Risk Identification 11.3 Perform Quantitative Risk Analysis 11.3 Qualitative Risk Analysis 11.4 Perform Quantitative Risk Analysis 11.4 Quantitative Risk Analysis 11.5 Plan Risk Responses 11.5 Risk Response Planning 11.6 Monitor and Control Risk 11.6 Risk Monitoring and Control Procurement 12.1 Plan Procurement 12.1 Plan Purchase and Acquisitions 12.2 Conduct Procurement 12.2 Plan Contracting 12.3 Administer Procurement 12.3 Request Seller Responses 12.4 Close Procurement 12.4 Select Sellers 12.5 Contract Administration 12.6 Contract Closure PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 8

9 PMBOK 4 th Edition Release and Exam Dates The PMBOK 4 th Edition was released on 31 Dec Please review the chart below for the corresponding exam release dates: Credential Examination Updated PMP 30 June 2009 CAPM 31 July 2009 PMI-SP 31 Aug 2009 PMI-RMP 31 Aug 2009 PgMP 31 Aug 2009 Please be advised that, in all circumstances, all exams taken after 30 June 2009 will be based on the updated PMBOK. PMBOK 4 th Edition Study Prep You will start studying the PMBOK 4 th Edition depending on your planned test date. Below is a general point of reference for when to start using the PMBOK 4 th Edition for study purposes: Exam Planned Date to sit for exam Study Recommendation PMP Prior to 30 June 2009 PMBOK Guide Third Edition PMP After 30 June 2009 PMBOK Guide Fourth Edition CAPM Prior to 31 July 2009 PMBOK Guide Third Edition CAPM After 31 July 2009 PMBOK Guide Fourth Edition PMI-SP Prior to 31 August 2009 PMBOK Guide Third Edition PMI-SP After 31 August 2009 PMBOK Guide Fourth Edition PMI-RMP Prior to 31 August 2009 PMBOK Guide Third Edition PMI-RMP After 31 August 2009 PMBOK Guide Fourth Edition Please note that standards are only one reference in the full project management body of knowledge, therefore a sudden change in the examination does not occur. A complete list of changes can be found in Appendix A of the Fourth Edition. PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 9

10 PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 10

11 Página anterios - Burj Dubai El Edificio más alto del mundo. El proyecto fue dirigido por ingenieros del Project Management Institute - PMI PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 11

12 Cost of Quality (COQ) En el PMBOK Versión 4 está más claro el costo de la Calidad. Del citado libro se transcribe de la página 195: Cost of quality includes all cost incurred over the life of the product by investment in preventing nonconformance to requirements, appraising the product or service for conformance to requirements, and failing to meet Requierement (rework). Failure cost are often categorized into internal (found by the project) and external (found by the customer). Failure cost are also called cost of poor quality. Figure 8-4 provides some examples to consider in each area. Cost of Conformance Cost of Nonconformance Prevention Cost Internal Failure Cost (Build a quality product) (Failures found by the project) Training Rework Document processes Scrap Equipment Time to do it right Appraisal Cost External Failure Cost (Assess the quality) (Failures found by the customer Testing Liabilities Destructive testing loss Warranty work Inspections Lost business Money spent during the project To avoid failures Money spent during and after The project because of failures Sistema IBM PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 12

13 Muestra de Gráficos del PMBOK 4ª Los gráficos del PMBOK Versión 4ª son claros y brindan un excelente apoyo a los Directores de Proyecto. Poseen la virtud de la claridad y comunican en forma simple los conceptos necesarios para comprender las relaciones entre los Procesos. Se escogió el siguiente Proceso: Figuras Develop Project Management Data Flor Diagram; El interesado debe leer todos los campos del gráfico. El primero en la parte superior izquierda es: 5.2 Define Scope. A continuación destaca cual es el documento que entrega: Project Scope Statement. Continuamos con la lectura de gráfico y se encuentra: 4.1 Develop Project Charter, que entrega el Project Charter. Y así, sucesivamente. Siempre se debe desarrollar el Plan del Proyecto en la forma como se indica. Los Procesos que le acompañan, dependiendo del tamaño del proyecto, pueden variar en su extensión de aplicación, pero, sin duda alguna, todos deben ser estudiados y validados en el desarrollo del citado Plan de Proyecto. La Figura 3-1 Project Management Process Groups and Knowledge Area Mapping, es el corazón de la Gerencia de Proyectos. Los usuarios, se sugiere, deben consultarla en forma permanente, no importa qué tan experimentado sea. Obra como una Lista de Chequeo Magistral y su observación colabora para lograr el éxito en los proyectos. PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 13

14 Published in PM World Today May 2009 (Vol XI, Issue V) PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 14

15 Published in PM World Today May 2009 (Vol XI, Issue V) PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 15

16 PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 16

17 About the Author: Germán Bernate Autor Germán Bernate es corresponsal internacional de PMForum y PM World Today en Colombia. Establecido en Bogotá, es también el Gerente General y fundador de la firma de consultoría ALMAGESTO. Ingeniero Electrónico de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, tiene más de 45 años de experiencia en la industria de ingeniería y software en las áreas de administración estratégica, Balanced ScoreCard y administración de proyectos, incluyendo 30 años de trabajo con IBM de Colombia. Germán también se desempeño como Gerente de Proyectos para NCR de Colombia y es el presidente anterior del Capítulo Santafé de Bogotá del Project Management Institute (PMI). Puede ser contactado escribiendo a su correo electrónico gbernate@cable.net.co. Para información adicional sobre Germán, por favor visite el sitio PM World Today is a free monthly ejournal - Subscriptions available at Page 17

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