MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1

2 INDICE PAGINA INTRODUCCIÓN 3 PROCEDIMIENTOS 1.1 PROCESO DE CONTABILIDAD 4 Descripción del procedimiento PROCESO DE COMPRAS 6 Descripción del procedimiento PROCESO DE CONTRATACION DE 8 SERVICIOS Descripción del procedimiento PROCESO DE SUSPENSIÓN DE SERVICIO 10 Descripción del procedimiento PROCESO DE FACTURACION Y 12 COBRANZA Descripción del procedimiento PROCESO DE REPARACION DE FUGAS 14 Descripción del procedimiento PROCESO DE CLORACION DE AGUA 16 Descripción del procedimiento PROCESO DE CULTURA DEL AGUA 18 Descripción del procedimiento 19 AUTORIZACIONES 20 2

3 INTRODUCCIÒN Este Manual de Procedimientos tiene como propósito el servir como guía del funcionamiento institucional, al detallar de manera secuencial las operaciones que realiza el Organismo Operador Municipal de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento de Magdalena, Sonora. El manual Incluye las políticas de operación, resumen de los procedimientos, y una descripción gráfica del mismo con un diagrama de flujo. Este documento se actualizara continuamente en la medida que el organismo, su estructura, sus funciones, el marco legal, o procedimientos, sean modificados con el fin de buscar un servicio más ordenado y eficiente dentro de un proceso permanente de auto evaluación y mejora. 3

4 1.1 PROCESO DE CONTABILIDAD 1. Objetivo: Llevar registro de Ingresos y Egresos, logrando un mejor manejo y control de los recursos financieros. 2. Alcance: Este proceso inicia con la recepción de la póliza diaria de Ingresos que entrega el departamento de cobranza y termina con el archivo de los Estados financieros del periodo. 3. Responsabilidades y autoridades: Es responsabilidad del Auxiliar administrativo: Realizar la programación de los pagos de facturas. Elaborar conciliaciones bancarias. Realizar corte diario de caja. Llevar preparación de controles internos administrativos, en registro de ingresos y egresos Es responsabilidad del Auxiliar Contable: Elaborar en tiempo y forma los reportes financieros, el calculo de impuestos fiscales, y el informe mensual de actividades. Revisar paquetes contables para su posterior revisión en contraloría. Es responsabilidad del Comisario Público: Vigilar que la administración de los recursos se haga de acuerdo con lo que disponga la Ley, los programas y los presupuestos aprobados Practicar auditorias de los Estados Financieros y de carácter técnico y administrativo, al término o antes si así se considera conveniente. Verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales correspondientes por el uso del recurso Agua. 4

5 4. Definiciones: POLIZA DE INGRESOS: Documento mediante el cual se refleja el ingreso diario desglosado por concepto. ESTADOS FINANCIEROS: Documento mediante el cual se refleja la situación financiera de la empresa. 5. Descripción del procedimiento: ENTRADAS PROCESO SALIDAS Insumos Actividades Productos INFORMACIÓN : Se recibo la póliza de ingresos diarios y las Ingresos facturas de los Egresos proveedores. INSTALACIÓNES EQUIPO: Equipo de computo Impresora. Sumadora. Maquina de Escribir RECURSOS HUMANOS: Personal capacitado MATERIALES : Material de Oficina. Tonner para Impresora MEDIO AMBIENTE: 5`S Y Se hace la programación de las facturas para su pago. Se elaboran los cheques para el pago de facturas y se les entregan a los proveedores. Se registran los movimientos de Ingresos y Egresos en el sistema contable. Se hace el cierre de movimientos y la elaboración de reportes contables.. Se imprimen Estados Financieros. Se entregan Estados Financieros a la Dirección General para su conocimiento. Se Archivan documentos. Cheques para pago a proveedores. Estados Financieros. 5

6 1.2 PROCESO DE COMPRAS 1.- Objetivo: Llevar un mejor control en las adquisiciones de los insumos y servicios que requiere el Organismo para un adecuado funcionamiento. 2.- Alcance: Este proceso inicia con la solicitud de los materiales o servicios requeridos, y termina con la recepción de los mismos y la factura correspondiente. 3. Responsabilidades y autoridades: Es responsabilidad del Encargado de Compras: Recibir la Solicitud de manera verbal, de los materiales y/o servicios requeridos. Elaborar las Órdenes de Compra correspondientes. Verificar el Cumplimiento de la Orden de Compra. Es responsabilidad del Jefe de Departamento: Solicitar al Encargado de Compras los insumos o servicios que se requieran. Recibir los insumos o servicios que solicito previamente. Es responsabilidad del Auxiliar Contable: Recibir la factura de la compra realizada. Es autoridad del Encargado de Compras. Seleccionar al proveedor al cual se le realizara la compra. Autorizar o rechazar la solicitud. 4. Definiciones: ORDEN DE COMPRA: Documento mediante el cual se le solicita al proveedor el material o servicio que se requiere. ENCARGADO DE COMPRAS: Persona responsable de la elaboración y manejo de las compras (Sandra Mendoza Otero). 6

7 5. Descripción del procedimiento: ENTRADAS PROCESO SALIDAS Insumos Actividades Productos INFORMACIÓN : El encargado de compras recibe la solicitud verbal Material o servicio solicitado. de los insumos o servicios que se necesitan. INSTALACIÓNES EQUIPO: No se requiere RECURSOS HUMANOS: Personal capacitado MATERIALES : Formato de Orden de Compra Material de Oficina MEDIO AMBIENTE: 5`S Y El encargado de compras verifica y decide si lo solicitado es realmente es necesario, y en caso de no serlo se rechaza la solicitud. Se elabora la orden de compra. La orden de compra es llevada al proveedor para que sea surtida. El proveedor verifica la existencia o la disponibilidad de lo requerido, y en caso de no poder ser surtida, se cancela la Orden de Compra y se elabora una nueva con otro proveedor. Si el proveedor realizó algún pedido, esperamos el tiempo acordado para la entrega de lo solicitado. Se recibe los materiales o insumos solicitados. Se recibe la factura de la compra realizada. Adquisición de insumos o servicios requeridos. 7

8 1.3 PROCESO DE CONTRATACION DE SERVICIOS 1.- Objetivo: Proporcionar los servicios de Agua y Drenaje a Nuevos usuarios. 2.- Alcance: Este proceso inicia con la solicitud para la contratación de servicios de agua y drenaje por parte de nuevos usuarios, y termina con la captura y la alta del nuevo contrato en el padrón de usuarios. 3. Responsabilidades y autoridades: Es responsabilidad de la Secretaria: Tomar correctamente los datos del usuario para llevar a cabo la verificación de medidas y turnar la solicitud para su ejecución. Elaborar y entregar al usuario el presupuesto para la instalación del servicio solicitado, así como la relación de materiales requeridos. Elaborar el contrato oficial del nuevo servicio y la orden de trabajo respectiva, para posteriormente entregar esta al director operativo para su ejecución. Hacer la captura y alta en el padrón de usuarios Es responsabilidad del supervisor: Verificar personalmente, la distancia entre la red de distribución y la propiedad para la cual se solicita el servicio. Es responsabilidad del Director Operativo: Entregar la orden de trabajo para que se realice la instalación del servicio contratado, y verificar que dicha instalación se lleve a cabo en tiempo y forma. Es autoridad de la Secretaria: Rechazar la solicitud cuando no exista factibilidad para la conexión de los mismos en el domicilio correspondiente. Rechazar la solicitud, en caso de que ya exista servicio en el domicilio y presente algún adeudo. 8

9 4. Definiciones: ORDEN DE TRABAJO: Documento mediante el cual se le solicita al departamento técnico la ejecución de alguna acción. RED DE DISTRIBUCION: Línea o tubería de Agua o Drenaje mediante la cual se brindan estos servicios. 5. Descripción del procedimiento: ENTRADAS PROCESO SALIDAS Insumos Actividades Productos INFORMACIÓN : Se elabora solicitud de servicios y se turna para llevar a cabo la verificación de medidas. Distancia entre la Red y el domicilio. Cuotas por derechos de conexión vigentes Relación de materiales a ocupar. INSTALACIÓNES EQUIPO: Equipo de computo Impresora. Herramientas menores. RECURSOS HUMANOS: Personal capacitado MATERIALES : Formato de Contrato Tonner para Impresora Material de plomería MEDIO AMBIENTE: 5`S Y Se reciben medidas y se elabora presupuesto. Se entrega presupuesto al usuario y relación de materiales a ocupar. Se elabora contrato y se solicita el pago del mismo. Se hace la orden de trabajo para la instalación de los servicios contratados y se turna para su ejecución. Se realiza la instalación de la toma de Agua y/o Descarga de drenaje según sea el caso. Se dá de alta el nuevo servicio en el padrón de usuarios. Nueva toma domiciliaria de Agua Potable y/o Descarga de drenaje. 9

10 1.4 PROCESO DE SUSPENSION DE SERVICIO 1.- Objetivo: Lograr la recuperación de la cartera vencida y la regularización de los usuarios morosos. 2.- Alcance: Este proceso inicia con la impresión de listados de usuarios morosos y termina con la reconexión de los servicios suspendidos. 3. Responsabilidades y autoridades: Es responsabilidad del Encargado de Cortes: Emitir el listado de usuarios morosos al día. Entregar para su ejecución el listado de cortes, así como el de reconexiones, y verificar la realización de los mismos. Es responsabilidad del Cortador: Realizar las suspensiones de servicios tal y como lo indica el listado de usuarios morosos. Llevar a cabo las reconexiones de servicios en tiempo y forma. Es Autoridad del Encargado de Cortes: Aprobar o rechazar la elaboración de convenio de pago, cuando lo considere conveniente. Otorgar algún tiempo determinado al usuario, para evitar el corte. Solicitar cuando lo considere conveniente, un estudio socioeconómico del usuario. 4. Definiciones: USUARIO MOROSO: Cliente con atraso en sus pagos. CORTADOR: Personal operativo responsable de llevar a cabo las suspensiones de servicio y las reconexiones de los mismos. 10

11 5. Descripción del procedimiento: ENTRADAS PROCESO SALIDAS Insumos Actividades Productos INFORMACIÓN : Se emite el listado de usuarios con adeudos Usuarios morosos atrasados. INSTALACIÓNES EQUIPO: Equipo de computo Impresora. Herramientas menores RECURSOS HUMANOS: Personal capacitado MATERIALES : Material de Oficina. Tonner para Impresora Material de Plomería MEDIO AMBIENTE: 5`S Y Se entrega dicho listado al personal de cortes para su ejecución. En caso de que así se requiera, se elabora convenio de pago y se canaliza al usuario al área de cajas para que se le reciba el pago total o en su defecto el importe convenido. Se imprime relación de usuarios para reconexión de servicio y se entrega al personal indicado para su realización. Se verifica con el personal de cortes, que las órdenes de reconexión se hayan ejecutado en tiempo y forma. Se archivan listados del día. Suspensión de servicio a usuarios morosos. Reconexión de servicios a usuarios que se hayan regularizado. 11

12 1.5 PROCESO DE FACTURACION Y COBRANZA 1.- Objetivo: Emitir y distribuir a los usuarios los recibos de consumo de agua, para posteriormente lograr la recaudación correspondiente. 2.- Alcance: Este proceso inicia con la toma de lecturas de consumo y termina con la entrega diaria de los comprobantes de depósitos de los importes recaudados. 3. Responsabilidades y autoridades: Es responsabilidad de los lecturistas: Tomar correctamente las lecturas a capturar. Entregar a tiempo los reportes de lecturas. Distribuir en tiempo y forma los recibos emitidos. Es responsabilidad de la Capturista: Capturar correctamente las lecturas tomadas. Imprimir la totalidad de los recibos en tiempo y forma. Es responsabilidad de la Cajera: Cobrar correctamente el importe del recibo. Realizar cortes de caja diariamente. Depositar en forma diaria el total del importe recaudado. Entregar al departamento de Contabilidad, los comprobantes de los depósitos bancarios realizados. Es autoridad de los lecturistas. Solicitar al área técnica la revisión o remoción del medidor cuando lo considere pertinente. Es autoridad de la cajera. Rechazar la elaboración de convenio solicitado por el usuario cuando lo considere improcedente. 12

13 4. Definiciones: LECTURA DE CONSUMO: Diferencia en metros cúbicos de la toma actual y la toma anterior. RECIBO DE CONSUMO: Documento en el cual se consigna los metros cúbicos de agua consumida y su equivalente monetario. 5. Descripción del procedimiento: ENTRADAS PROCESO SALIDAS Insumos Actividades Productos INFORMACIÓN : Los lecturistas tomas las lecturas que Lecturas Tomadas indican los medidores. Recibos de consumo. Tarifas Vigentes Se hace la captura de No. de cuenta lecturas en el sistema Importes recaudados. bancario de cómputo. INSTALACIÓNES EQUIPO: Equipo de computo Impresora. Caja registradora. Bicicleta RECURSOS HUMANOS: Personal capacitado MATERIALES : Formato de Recibo Tonner para Impresora Libro de Lecturas Fichas de Deposito MEDIO AMBIENTE: 5`S Y Se imprimen los recibos. Se entrega a los usuarios los recibos emitidos. Se recibe al usuario y en caso de que se requiera convenio, se elabora. Se cobra el importe del recibo. Se realiza corte de caja y se imprime reporte de recaudación. Se realizan los depósitos bancarios. Se entregan las fichas de depósito al departamento de contabilidad. 13

14 1.6 PROCESO DE REPARACION DE FUGAS 1.- Objetivo: Realizar trabajos de corrección en las redes de Agua Potable y Drenaje. 2.- Alcance: Este proceso inicia con la toma del reporte del problema técnico que se presenta y termina con el archivo de la orden de trabajo ejecutada. 3. Responsabilidades y autoridades: Es responsabilidad de la Secretaria: Tomar correctamente los datos del reporte del problema. Elaborar la Orden de trabajo y pasarla al departamento técnico. Es responsabilidad del Subdirector Técnico: Asignar al personal adecuado para resolver el problema. Supervisar que el trabajo se haya ejecutado correctamente. Entregar para su archivo las órdenes de trabajo realizadas. Es responsabilidad del Fontanero: Realizar correctamente el trabajo que se le ha asignado. Es autoridad del Subdirector Técnico. Asignar al personal que considere conveniente Ordenar la reejecución del trabajo cuando lo considere necesario. Es autoridad del Fontanero. Solicitar que se le surtan los materiales que requiere para la correcta realización de su trabajo. 14

15 4. Definiciones: ORDEN DE TRABAJO: Documento en el cual se anotan todos los datos del problema que se esta reportando. FONTANERO: Personal técnico que se ocupa de las reparaciones y mantenimiento a las redes de Agua Potable y Drenaje. 5. Descripción del procedimiento: ENTRADAS PROCESO SALIDAS Insumos Actividades Productos INFORMACIÓN : Ubicación y tipo de problema a resolver. Material que se requiere para realizar la reparación. INSTALACIÓNES EQUIPO: Equipo de Transporte. Herramientas. RECURSOS HUMANOS: Personal capacitado MATERIALES : Formato de Orden de Trabajo. Materiales de Oficina Material de Plomería. MEDIO AMBIENTE: 5`S Y Se toma el reporte. Se elabora la Orden de Trabajo. Se envía al departamento técnico. Reasigna al personal para resolver el problema. Se llevan a cabo los trabajos requeridos. Se supervisa el trabajo realizado. Se archiva la Orden de Trabajo. Orden de Trabajo Ejecutada.. 15

16 1.7 PROCESO DE CLORACION DE AGUA 1.- Objetivo: Obtener Agua Potable de acuerdo a las Normas oficiales mexicanas. 2.- Alcance: Este proceso abarca desde la revisión de los depósitos de cloro hasta la toma de muestras de Agua Clorada. 3. Responsabilidades y autoridades: Es responsabilidad del Técnico Clorador: Que el Agua Extraída del pozo sea sometida al proceso de cloración de manera adecuada. Que se cuente en todo momento con la existencia suficiente de cloro. Que los niveles Cloro Residual en el Agua, estén dentro de los parámetros que marca la NOM. Es autoridad del Técnico Clorador: Solicitar que el cloro le sea surtido en tiempo y forma. Solicitar análisis de agua a algún laboratorio externo, cuando lo considere pertinente. 4. Definiciones: NOM: Norma Oficial Mexicana. CLORO RESIDIDUAL: Cantidad de Cloro en el Agua. 16

17 5. Descripción del procedimiento: ENTRADAS PROCESO SALIDAS Insumos Actividades Productos INFORMACIÓN : Se revisan los depósitos para Nivel de Cloro verificar que cuenten Agua Potable. Existente. con la cantidad Limites suficiente de cloro. Permisibles de Si se requiere, se lleva cloro residual. a cabo la recarga del deposito. INSTALACIÓNES Y Se regula el aparto EQUIPO: clorador. Se inicia la inyección Aparatos Cloradores Depósitos de Cloro Verificador de Niveles de Cloro residual. de cloro a la red de agua que esta siendo extraída del pozo. Se toman muestras del agua que entra a la red de distribución, RECURSOS HUMANOS: para verificar el nivel Técnico Clorador de cloro residual. capacitado MATERIALES : Cloro. Agua. MEDIO AMBIENTE: 5`S 17

18 1.8 PROCESO DE CULTURA DEL AGUA 1.- Objetivo: Lograr mediante la impartición de talleres y pláticas escolares y comunitarias, concientizar a la población sobre la importancia de la preservación del recurso Agua. 2.- Alcance: Este proceso inicia con la selección y calendarización de las instituciones y comunidades a visitar, y termina con el archivo y envío a la CNA y CEA del reporte mensual de actividades. 3. Responsabilidades y autoridades: Es responsabilidad de la Encargada del Espacio de Cultura del Agua: Seleccionar y agendar las comunidades y escuelas que habrán de visitarse en el mes. Preparar el material didáctico y equipo necesario que habrá de llevarse a la comunidad o escuela, para impartir el taller. Elaborar y enviar los reportes de actividades a las instancias correspondientes. Elaborar y recabar sello y firma para la constancia de la plática otorgada. Archivar los reportes enviados. Es responsabilidad del Director General: Supervisar que las platicas se lleven a cabo conforme a la agenda establecida. Supervisar que los reportes sean enviados en tiempo y forma a las instancias correspondientes. Es Autoridad de la Encargada del Espacio de Cultura del Agua: Preparar y seleccionar los materiales didácticos, las actividades a realizar, el tema a tratar, así como el equipo que considere conveniente para impartir con éxito un taller o plática. Agendar las platicas y talleres a impartir, en los tiempos y horarios que considere convenientes. solicitar apoyo para la transportación y manejo de equipos a utilizar. 18

19 4. Definiciones: CULTURA DEL AGUA: Área o departamento encargado de la difusión sobre el uso adecuado del Agua. CNA: Comisión Nacional del Agua. CEA: Comisión Estatal del Agua. 5. Descripción del procedimiento: ENTRADAS PROCESO SALIDAS Insumos Actividades Productos INFORMACIÓN : Se seleccionan las comunidades y Escuelas y escuela a visitar en el Impartición de Talleres y Comunidades por mes. pláticas sobre el buen uso visitar Se programa con la del agua. persona responsable, INSTALACIÓNES Y la fecha, hora y lugar EQUIPO: para impartir el taller. Equipo de computo Televisión Video casetera y/o DVD Automóvil RECURSOS HUMANOS: Personal capacitado MATERIALES : Juegos didácticos. Material Didáctico Impreso Objetos y Útiles Escolares para obsequiar a los asistentes. Rotafolio. MEDIO AMBIENTE: 5`S Se Selecciona el tema a tratar y se preparan los materiales necesarios para impartir la plática. Se lleva a cabo la plática o taller. Se elabora la constancia de la plática impartida. Se elabora informe de actividades realizadas. Se envía reporte de actividades a las instancias correspondientes. Se archivan documentos. 19

20 AUTORIZACIONES Actualizo: Dr. Francisco Valdez Tapia Director Municipal OOMAPAS Reviso: Lic. Luis Ernesto Durazo Arvizu Titular de Órgano de Control y Evaluación Gubernamental Aprobó Actualización: H. AYUNTAMIENTO DE MAGDALENA, SONORA Sesión de Fecha: 13 de Febrero de 2014 Acta Número: 20 Acuerdo Número: