Informe anual de Movimientos de personal

Transcripción

1 Instrucciones para elaboración y envío de formulario con Informe anual de Movimientos de personal 2011 Período informado: Situación presentada entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2011 Archivo Z

2 Contenido CUARTO INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL Primera parte: Instrucciones Generales Ingreso de informes Actualizar Datos de contacto Consultas Información de dotación de personal solicitada en el cuarto informe trimestral... 3 Primer grupo de información: Antecedentes Generales Instrucciones generales... 4 Recomendaciones... 4 Nombre de los archivos a remitir... 5 Segunda Parte: Instrucciones específicas para formulario solicitado... 6 Informe anual de movimientos de personal... 6 Información solicitada

3 CUARTO INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL 2011 Primera parte: Instrucciones Generales 1. Ingreso de informes Se requiere ingresar los archivos con la información solicitada mediante web DIPRES, sección Acceso Restringido, seleccionando el proceso Envío informe Trimestral Dot. Personal e ingresando el usuario y contraseña asignado a su Servicio para operar en portal DIPRES (utilizar usuario i). Por cada archivo recibido, el sistema emitirá una nota de recepción conforme o fuera de plazo, según corresponda a la fecha de envío. 2. Actualizar Datos de contacto Se les recuerda actualizar la información de contacto entregada por el Servicio en el sistema de envío de informes trimestrales, al cual puede acceder mediante web Dipres, previa autentificación. La información de contacto requerida dice relación con el cargo, nombre, teléfono y correo electrónico de al menos tres y hasta cuatro funcionarios de la institución, que puedan resolver las dudas o realizar las correcciones que surjan durante la revisión de los informes. Específicamente, se solicita ingresar datos de contacto del jefe de Recursos Humanos, del encargado del PMG o en su defecto, del encargado de la unidad de Finanzas y del o los funcionarios que elaboran directamente los informes, igual como lo hacía en la ficha de identificación del Servicio incluida en el set de formularios publicados hasta el trimestre anterior. Es responsabilidad del Servicio mantener estos datos actualizados, así como informar a esta Dirección sobre cualquier cambio ocurrido a este respecto entre informes. No será responsabilidad de esta Dirección cualquier falla en la comunicación con aquellos Servicios que no incorporen esta información de contacto o no la actualicen. 3. Consultas Todas las consultas sobre estos formularios se deberán realizar por escrito al correo estadisticas@dipres.cl, y serán respondidas el día hábil siguiente al que fueron recibidas. Ponga atención al hecho que si su consulta es realizada el mismo día de vencimiento del plazo de recepción del informe, ella será respondida 1 día hábil después de dicha fecha. Por lo tanto, si usted requiere tener la respuesta a sus dudas o consultas antes del envío del informe, estas deberán plantearse al menos dos días antes del cierre del proceso normal de recepción del respectivo informe. Considerando lo anterior, las consultas relacionadas con la elaboración de este informe, deberá enviarlas por correo electrónico en las siguientes fechas: Primer grupo de información: enviar consultas por correo electrónico a más tardar el día 6 de enero de Segundo grupo de información: enviar consultas por correo electrónico a más tardar el día 19 de enero de Información de dotación de personal solicitada en el cuarto informe trimestral La información sobre dotación de personal se solicitará mediante matrices con datos por cargo; para algunos temas específicos, se seguirá solicitando el llenado de formularios. Tal como en años anteriores, la información específica que se solicitará para cada período se comunicará mediante oficio circular en conjunto con la publicación de las instrucciones. En este cuarto informe se solicita la entrega de 10 matrices de datos y 1 formulario. Esta información se solicitará en dos envíos diferidos, quedando el calendario del cuarto trimestre como sigue: 3

4 Calendario Proceso de Recepción Cuarto Informe Trimestral 2011 Hito Publicación de Instrucciones Apertura del proceso Fecha de corte de la información Recepción dentro del plazo, hasta: Primer grupo de información: Antecedentes generales (Archivos D, S, H, R, C, V, Z) Segundo grupo de información: Otras Características (Archivos F, L, E, A) Fecha 21 de diciembre 26 de diciembre 31 de diciembre 9 de enero / de enero / 2012 Primer grupo de información: Antecedentes Generales. Proceso y fecha de entrega de información. El proceso de recepción de este informe trimestral se abrirá el día 26 de diciembre de 2011, fecha desde la cual se podrán ingresar los archivos con información solicitada mediante la aplicación web diseñada para tales efectos. El plazo máximo de entrega de este primer grupo de información se extiende hasta el día 9 de enero de El único medio de recepción válido es a través de la página web de la Dirección de Presupuestos, sección Acceso Restringido, empleando para ello el usuario y contraseña asignado a su Servicio para operar en portal DIPRES (utilizar usuario i), y seleccionando el proceso "Envío Informe Trimestral Dot. Personal" Se recomienda enviar su informe con anticipación al vencimiento del plazo, para evitar congestiones y problemas en el envío de la información. Información solicitada. En el primer envío se solicita la entrega de 6 matrices de datos y 1 formulario, de acuerdo con lo siguiente: Formulario: Movimiento de personal (archivo Z) En este formulario se solicita registrar la información sobre movimientos del personal perteneciente a la Dotación del servicio o institución, ocurridos a contar del 1 de enero y hasta el 31 de diciembre de 2011, según se trate de un ingreso, ascenso, promoción o recontratación en grado superior (no considerar las recontrataciones en el mismo grado). Se presentan cinco versiones diferentes del mismo formulario; el servicio deberá llenar y remitir sólo la versión que le corresponda según el sistema de remuneraciones predominante en la institución. Al respecto, los servicios afectos a la EUS, al DL N 1953, Servicios del Ministerio de Defensa y Servicios Experimentales de Salud deben llenar la hoja MOV_EUS. El detalle de los datos requeridos para este cuarto trimestre, se entrega en la segunda parte de este documento. 5. Instrucciones generales Recomendaciones Para el formulario solicitado, deberá llenar y remitir sólo la versión que le corresponda al Servicio según el sistema de remuneraciones predominante en la institución. Al respecto, los servicios afectos a la EUS, al DL N 1953, Servicios del Ministerio de Defensa y Servicios Experimentales de Salud deben llenar la hoja MOV_EUS. 4

5 Nombre de los archivos a remitir Cada archivo a remitir, debe nominarse según la siguiente estructura ZPACA00911.xls, donde: Z: El carácter con que comienza el nombre del archivo, que varía según el tipo de información entregada, a saber: Formulario sobre Movimientos de Personal PACA: Número de la Partida y Capítulo presupuestario correspondiente al servicio informante, expresado en cuatro cifras. 00: Incluir dos ceros antes del número del período informado 9: Período que se informa, a saber: 1 de Enero al 31 de Diciembre 11: Año que se informa, expresado en dos cifras. xls: Extensión del archivo, puede ser.txt,.xls,.xlsx. En caso de servicios que cuentan con personal de la dotación en más de un programa presupuestario, debe informar a todo su personal en el mismo archivo, identificando claramente el programa presupuestario del cual dependen. Esto, con excepción de las Direcciones del Ministerio de Obras Públicas, las que deberán incluir el programa presupuestario en el nombre del archivo. Por tanto, para estos servicios la estructura del nombre de sus archivos será la siguiente: DPACAPRTAA.ext Los servicios en esta situación son: Dirección General de Obras Públicas. Dirección de Obras Hidráulicas. Dirección de Obras Portuarias. Administración sistema de concesiones. Dirección de Contabilidad y Finanzas. Dirección de Arquitectura. Dirección de Aeropuertos. Dirección de Planeamiento. Fiscalía. Dirección de Vialidad Agua Potable Rural 5

6 Segunda Parte: Instrucciones específicas para formulario solicitado Informe anual de movimientos de personal Información solicitada Se requiere el llenado y envío de un archivo con el formulario descrito a continuación: INFORME ANUAL DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL Nombre de la Hoja: Descripción: Instrucciones: MOV_EUS MOV_FISC MOV_CONGRESO MOV_PJ MOV_MP Este formulario se divide en tres partes: A, B y C. En éstos se solicita registrar la información sobre movimientos del personal perteneciente a la Dotación del servicio o institución, ocurridos a contar del 1 de enero y hasta el 31 de diciembre del año informado, según se trate de un ingreso, ascenso, promoción o recontratación. Se presentan cinco versiones diferentes del mismo formulario; el servicio deberá llenar SOLO el que corresponda al sistema de remuneraciones predominante en la institución. Al respecto, los servicios afectos a la EUS, al DL N 1953, Servicios del Ministerio de Defensa y Servicios experimentales de salud deben llenar la hoja MOV_EUS. Manejo de Formularios Formulario A: Corresponde a la información consolidada sobre movimientos de personal y se autocompleta con los antecedentes ingresados en los formularios Nos. B y C. Por tal razón, se solicita llenar sólo los antecedentes solicitados en el encabezado del formulario, no ingresando otro dato en los recuadros; para asegurar que así ocurra, las celdas de este formulario se encuentran protegidas. Formularios B y C: En estos se solicita informar los movimientos de la dotación femenina (B) y de la dotación masculina (C). Cada formulario se compone de dos partes, 1 y 2. La información a ingresar en cada uno corresponde a la siguiente: 1. Ascensos y Recontrataciones [de Mujeres / de Hombres] (cuadro 1 de los formularios B y C): En este cuadro se deben informar los ascensos y promociones del personal de planta, y las recontrataciones en grado superior de personal a contrata, código del trabajo, honorarios asimilados a grado y jornales permanentes, ocurridos durante el año En "ASCENSOS Y PROMOCIONES" corresponde informar el número total de funcionarios de planta que ascendieron o fueron promovidos entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de En el caso del personal de planta afecto a las Leyes Nos y , corresponde informar aquel que haya cumplido trienios entre esas fechas. También debe informar en esta categoría al personal a contrata que pasa a desempeñar un cargo en la planta del servicio, como titular o suplente, en un grado superior. En " RECONTRATACIONES EN GRADO SUPERIOR" se solicita señalar para cada categoría, el número total de funcionarios a contrata, código del trabajo, honorarios asimilados a grado y jornales permanentes que, durante 6

7 2011, fueron recontratados en grado/renta superior, no considerando aquellos que han sido recontratados en el mismo grado/renta o en grados inferiores. En el caso del personal a contrata afecto a las Leyes Nos y , corresponde informar aquel que cumple trienios entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año informado. También debe informar en esta categoría al personal de planta que pasa a desempeñar un cargo a contrata en el servicio, en un grado superior. Para el personal afecto al código del trabajo, honorarios asimilados a grado y jornales permanentes, no considerar como aumento de remuneración la aplicación del reajuste de remuneraciones. 2. Ingresos [de Mujeres / de Hombres] al Servicio (cuadros 2 de los formularios B y C): Esta parte se compone de seis cuadros, donde se solicita informar los ingresos de personal al servicio o institución, a contar del 1 de enero y hasta el 31 de diciembre del año informado, diferenciados según estamento al que se ingresa o al que se asimila, y de acuerdo a la calidad jurídica de ingreso. No se deberá considerar como ingreso el cambio de planta o de calidad jurídica. 2.1 Total de Ingresos [de Mujeres / de Hombres] (cuadro 2.1 de los formularios B y C): La información de este cuadro se autocompleta con los datos ingresados en los cuadros 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 y Total de Ingresos [de Mujeres / de Hombres] de Planta (cuadro 2.2 de los formularios B y C): Se solicita señalar el personal que ingresa al servicio durante 2011, en calidad jurídica de planta, de acuerdo al grado y estamento de ingreso. No considerar como ingreso el cambio de calidad jurídica. 2.3 Total de Ingresos [de Mujeres / de Hombres] a Contrata (cuadro 2.3 de los formularios B y C): Se solicita señalar el personal que ingresa al servicio durante 2011, en calidad jurídica de contrata, de acuerdo al grado y estamento al que se le asimiló. No considerar como ingreso el cambio de calidad jurídica. 2.4 Total de Ingresos [de Mujeres / de Hombres] afectos al Código del Trabajo (cuadro 2.4 de los formularios B y C): Se solicita señalar el personal afecto al código del trabajo que ingresa al servicio durante 2011, de acuerdo al grado y estamento al que se le asimiló. No considerar como ingreso el cambio de calidad jurídica. 2.5 Total de Ingresos [de Mujeres / de Hombres] Honorarios asimilados a grado (cuadro 2.5 de los formularios B y C): Se solicita señalar el personal que ingresa al servicio durante 2011, en calidad de honorario asimilado a grado, de acuerdo al grado y estamento al que se le asimiló. No considerar como ingreso el cambio de calidad jurídica. 2.6 Total de Ingresos [de Mujeres / de Hombres] como Jornal Permanente (cuadro 2.6 de los formularios B y C): Se solicita señalar el personal que ingresa al servicio durante 2011, en calidad de Jornal Permanente, de acuerdo al grado y estamento al que se le asimiló. No considerar como ingreso el cambio de calidad jurídica. 7