Curso de formación de Microsoft Office Access 2007

Transcripción

1 Curso de formación de Microsoft Office Access 2007

2

3 Contenido del curso Introducción: rápido, fácil, sencillo Lección 1: Un nuevo comienzo Lección 2: Perfecto, volvamos al trabajo Lección 3: Guardar sus archivos en el formato que mejor le convenga Cada lección incluye una lista de tareas propuestas y una serie de preguntas de prueba.

4 Introducción: rápido, fácil, sencillo Tan pronto como vea Access 2007, apreciará el cambio. Y tal vez se pregunte, cuánto tiempo me llevará familiarizarme con la nueva versión? Este curso se ha creado para responder a esta pregunta. Conozca las mejoras, sepa cómo le ayudan a realizar su trabajo y verá con qué rapidez puede empezar a trabajar en Access No tardará nada en ponerse al día.

5 Objetivos del curso Aprender a descargar una base de datos desde la nueva página de introducción de Microsoft Office Access. Saber cómo crear objetos de base de datos con la nueva cinta de opciones. Aprender a guardar y a compartir los datos en los formatos adecuados.

6 Lección 1 Un nuevo comienzo

7 Un nuevo comienzo Desde el primer momento, Access 2007 se ha diseñado pensando en la facilidad de uso y en la comodidad. Las características y los comandos de Access 2007, claramente visibles y organizados de manera funcional, siguen la lógica del trabajo para mejorar la productividad.

8 Comenzar con una plantilla Cuando inicie Access 2007, verá la nueva página de introducción de Microsoft Office Access. En ella descubrirá que esta versión de Access ya ha realizado mucho trabajo por usted: las plantillas clasificadas por categorías le permitirán empezar a trabajar con la mitad del trabajo hecho. Las plantillas son bases de datos predefinidas y orientadas a las tareas que puede descargar para utilizarlas inmediatamente. Sólo tiene que seleccionarlas y hacer clic en ellas: así de rápido.

9 Conocer la nueva apariencia Cuando cree o abra una base de datos de Access 2007, verá algunas herramientas nuevas. Son sus nuevas aliadas: la clave para triunfar en Access. Dedique un minuto a aprender sus nombres: La cinta de opciones La barra de herramientas de acceso rápido El botón de Microsoft Office El panel de exploración

10 Conocer la nueva apariencia Cuando cree o abra una base de datos de Access 2007, verá algunas herramientas nuevas. Son sus nuevas aliadas: la clave para triunfar en Access. En el panel de exploración se muestra lo que hay en la base de datos que está utilizando. Tablas, formularios, informes y consultas: todos estos elementos están visibles allí y a su disposición mientras trabaja. Para a realizar a su trabajo utilizará la cinta de opciones. o Eso es lo que explicaremos a continuación.

11 Trabajar con la cinta de opciones La cinta de opciones ofrece mucho más que una nueva apariencia: es el producto de años de investigación basada en la experiencia del usuario. Diseñada teniendo en cuenta su trabajo, la barra de opciones pone las herramientas y todo el poder de Access a su disposición en un único lugar sin tener que adentrarse en el programa. Eso le permite trabajar de una forma más eficaz.

12 Trabajar con la cinta de opciones La cinta de opciones está organizada en torno a las actividades habituales. Cada una de sus fichas está organizada en torno a una actividad habitual y contiene los comandos que necesitará para esa actividad. Los comandos están reunidos en gruposlógicos. Los comandos son fáciles de encontrar y de utilizar. La cinta de opciones es el centro de comandos para trabajar en Access 2007.

13 Crear su propia barra de herramientas de acceso rápido Todo el mundo tiene comandos de la barra de herramientas favoritos. La barra de herramientas de acceso rápido es la barra de herramientas que usted rellena como mejor le convenga. En la imagen se muestran dos versiones diferentes de la barra de herramientas: La barra de herramientas básica de acceso rápido Una barra de herramientas de acceso rápido personalizada

14 Crear su propia barra de herramientas de acceso rápido Todo el mundo tiene comandos de la barra de herramientas favoritos. La barra de herramientas de acceso rápido es la barra de herramientas que usted rellena como mejor le convenga. Para colocar sus comandos favoritos en la barra de herramientas de acceso rápido y tenerlos siempre a mano, sólo tiene que hacer clic con el botón secundariodel mouse en un comando y, después, hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Con independencia de la ficha en que se encuentre, estos comandos permanecen a su alcance.

15 Administrar su trabajo: el botón de Microsoft Office Cuando haga clic en el botón de Microsoft Office, verá: Un menú de comandos básicos para trabajar con archivos. Una lista de los documentos recientes. Un botón cuya activación permite ver y seleccionar diversos valores de configuración del programa. El botón de Microsoft Office aparece en la esquina superior izquierda de la ventana de Access. Tal vez le recuerde al menú Archivo de versiones anteriores de Access.

16 Sugerencias para la práctica 1. Familiarizarse con la página de introducción de Microsoft Office Access. 2. Usar el panel de exploración. 3. Conocer la cinta de opciones. 4. Usar la barra de herramientas de acceso rápido. 5. Examinar las opciones disponibles en el botón de Microsoft Office. 6. Ejercicio adicional: ver los métodos abreviados de teclado. Práctica en línea (requiere Access 2007)

17 Prueba 1, pregunta 1 Cual de los siguientes elementos se puede personalizar agregando comandos favoritos? (Elija una respuesta). 1. La página de introducción de Microsoft Office Access. 2. La barra de herramientas de acceso rápido. 3. La cinta de opciones. 4. Las fichas y grupos.

18 Prueba 1, pregunta 1: Respuesta La barra de herramientas de acceso rápido. La barra de herramientas de acceso rápido permite ver los comandos que se utilizan con más frecuencia, con independencia de lo que esté haciendo. Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier comando para agregarlo a esta barra de herramientas o para quitarlo de la barra de herramientas.

19 Prueba 1, pregunta 2 Qué es lo que aparece primero en la página de introducción de Microsoft Office Access? (Elija una respuesta). 1. El panel de exploración. 2. La ficha Crear. 3. El botón de Microsoft Office. 4. El comando Plantillas de tabla.

20 Prueba 1, pregunta 2: Respuesta El botón de Microsoft Office. El botón de Microsoft Office es lo que aparece primero en la página de introducción de Microsoft Office Access y puede utilizarlo para crear o abrir una base de datos si así lo desea.

21 Prueba 1, pregunta 3 Cuál es la base de la organización de la cinta de opciones? (Elija una respuesta). 1. Los comandos están agrupados alfabéticamente. 2. Los comandos que no se utilizan no se muestran. 3. Los comandos están agrupados en torno a las actividades habituales. 4. Los comandos se muestran en menús.

22 Prueba 1, pregunta 3: Respuesta Los comandos están agrupados en torno a las actividades habituales. De ese modo, puede ver exactamente lo que necesita para la operación que está realizando.

23 Lección 2 Perfecto, volvamos al trabajo

24 Perfecto, volvamos al trabajo A través de las plantillas, Access 2007 permite crear una nueva base de datos de forma muy sencilla. Las plantillas proporcionan bases de datos predefinidas y diseñadas para satisfacer sus necesidades. En la página de introducción de Microsoft Office Access, seleccione una categoría de plantillas de bases de datos como Trabajo, Personal o Educación. Como se muestra en la imagen, verá que hay una amplia gama de posibilidades.

25 Descargar una base de datos Cuando se selecciona una plantilla, Access 2007 muestra información adicional sobre ella en el panel situado en el margen derecho de la página de introducción. En él puede asignar a la base de datos el nombre que desee,,que es lo que verá después de descargarla en su equipo. Este panel también contiene el botón Descargar. Una vez realizada la descarga, puede utilizar el panel de exploración para ver el contenido de su nueva base de datos.

26 Crear una tabla a partir de una plantilla Suponga que desea agregar una tabla a la base de datos. En Access 2007 esta operación es muy sencilla: también hay plantillas para las tablas. Haga clic en la ficha Crear para ver el grupo Tablas. En este grupo hará clic en Plantillas de tabla. Seleccione una plantilla de tabla (Eventos, Problemas, Tareas, etc.) e inmediatamente la base de datos contendrá otra tabla, con campos y tipos de datos apropiados para su finalidad.

27 Crear un formulario y aplicarle formato Puede crear un formulario en un instante y, a continuación, aplicarle el formato que prefiera. Para crear un nuevo formulario en Access 2007, haga clic en la ficha Crear y, a continuación, en Formulario. Así de simple. Access crea el nuevo formulario a partir del proyecto de base de datos existente que ya está abierto o que ha seleccionado en el panel de exploración.

28 Crear un formulario y aplicarle formato El nuevo formulario se abre en la vista Presentación y en la cinta de opciones se ofrecen Herramientas de presentación de formulario con dos fichas: Formato y Organizar. Los comandos de estas fichas permiten cambiar el aspecto de los controles y etiquetas muy fácilmente; el truco está en saber cuándo hay que parar. Lo más importante es que se puede tener una vista previa de los cambios según se van efectuando. Si no le gusta un cambio, deshágalo: presione CTRL+Z o haga clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido.

29 Crear un informe y aplicarle formato Crear nuevos informes es una operación instantánea y no le sorprenderá el modo en que se crean. Haga clic en la ficha Crear y, a continuación, en Informe. Access crea el nuevo informe a partir del objeto existente que ya está abierto o que ha seleccionado en el panel de exploración.

30 Crear un informe y aplicarle formato Utilice los comandos de estas fichas para cambiar el aspecto de los controles y etiquetas o para seleccionar márgenes, el tamaño del papel u otras opciones de impresión. El nuevo informe se abre en la vista Presentación y en la cinta de opciones se ofrecen Herramientas de presentación de informe con tres fichas: Formato, Organizar y Configurar página. Naturalmente, puede obtener una vista previa de los cambios según se van efectuando.

31 Sugerencias para la práctica 1. Crear una base de datos. 2. Crear una tabla. 3. Crear un formulario y aplicarle formato. 4. Crear un informe y aplicarle formato. Práctica en línea (requiere Access 2007)

32 Prueba 2, pregunta 1 Cuál es la forma más rápida de crear una base de datos para sus contactos? (Elija una respuesta). 1. Descargar una plantilla de base de datos Contactos. 2. Hacer clic en Base de datos en blanco. 3. Buscar una en Internet. 4. Comprar una libreta de direcciones.

33 Prueba 2, pregunta 1: Respuesta Descargar una plantilla de base de datos Contactos. Encontrará una plantilla Contactos en la página de introducción de Microsoft Office Access, en la categoría Trabajo o en la categoría Personal.

34 Prueba 2, pregunta 2 Cómo puede basar un nuevo informe en una tabla existente? (Elija una respuesta). 1. Copiando los datos de la tabla y pegándolos en el informe. 2. Seleccionando la tabla en el panel de exploración y haciendo clic en Informe en la ficha Crear. 3. Guardando la tabla como un informe. 4. En la ficha Crear, dentro del grupo Informes, haciendo clic en Nueva tabla.

35 Prueba 2, pregunta 2: Respuesta Seleccionando la tabla en el panel de exploración y haciendo clic en Informe en la ficha Crear. Access proporciona al nuevo informe controles que coinciden con los campos de la tabla y le asigna el mismo nombre que la tabla.

36 Prueba 2, pregunta 3 De las siguientes opciones, cuál es un tipo de plantilla de tabla? (Elija una respuesta). 1. Eventos. 2. Problemas. 3. Tareas. 4. Las tres.

37 Prueba 2, pregunta 3: Respuesta Las tres. Entre los tipos de plantillas de tabla se incluyen también Contactos y Activos.

38 Lección 3 Guardar sus archivos en el formato que más le convenga

39 Guardar sus archivos en el formato que más le convenga Access 2007 utiliza un nuevo formato de archivo y una nueva extensión de archivo. Qué implicaciones tiene esto para usted? Varias ventajas y un par de pasos sencillos que se describen en esta lección. Además, los archivos antiguos funcionan en la nueva versión de Access.

40 Ventajas Por qué se ha cambiado el formato de archivo? Son varias las ventajas y los motivos de este cambio. Para crear bases de datos de Access 2007 más seguras. Para hacerlas más compactas.

41 Ventajas Por qué se ha cambiado el formato de archivo? Son varias las ventajas y los motivos de este cambio. Para que la recuperación de los datos sea más confiable si un archivo sufre daños. Para agregar algunas características que no son fáciles de incluir en una imagen, como campos de tabla que almacenan datos adjuntos y campos con varios valores.

42 Actualizar bases de datos de versiones anteriores Con Access 2007, puede hacer una copia de una base de datos antigua que sea más segura, más compacta y más fácil de recuperar en caso necesario. Esto es todo lo que tiene que hacer para dotar a la base de datos antigua de todas las ventajas que ofrece el nuevo formato de archivo: 1. En Access 2007, haga clic en el botón de Microsoft Office y utilice el comando Abrir para abrir la base de datos de una versión anterior. 2. Haga clic de nuevo en el botón y elija Guardar como.

43 Actualizar bases de datos de versiones anteriores Con Access 2007, puede hacer una copia de una base de datos antigua que sea más segura, más compacta y más fácil de recuperar en caso necesario. Esto es todo lo que tiene que hacer para dotar a la base de datos antigua de todas las ventajas que ofrece el nuevo formato de archivo: 3. Hacer clic en Base de datos de Access Parece bastante obvio porque lo es.

44 Compartir en un formato más antiguo Es posible que tenga que compartir una base de datos de Access 2007 con alguien que trabaje en una versión anterior de Access. Para ello, puede crear una copia en un formato de archivo antiguo.

45 Compartir en un formato más antiguo Es posible que tenga que compartir una base de datos de Access 2007 con alguien que trabaje en una versión anterior de Access. El método para hacer una copia es muy similar al método para actualizar una base de datos antigua: 1. Abra la base de datos de Access 2007 y, a continuación, haga clic en el botón de Microsoft Office. 2. Elija Guardar comoy, a continuación, haga clic en la opción correspondiente.

46 No se puede tener todo Algunas características nuevas de Access 2007 requieren el nuevo formato de archivo, es decir, sólo están disponibles en Access Si su base de datos usa esas nuevas características e intenta realizar una copia de la misma en un formato antiguo, Access le indica mediante este mensaje por qué no puede hacerlo. Por tanto, si sabe que va a tener que compartir una base de datos con alguien que no tiene Access 2007, planee su trabajo en consecuencia.

47 Sugerencias para la práctica 1. Guardar una copia de una base de datos de Access 2007 como una base de datos de Access Actualizar una base de datos de Access Práctica en línea (requiere Access 2007)

48 Prueba 3, pregunta 1 Cuál de las afirmaciones siguientes sobre el formato de archivo de Access 2007 es verdadera? (Elija una respuesta). 1. Está basado en XML. 2. Funciona con todas las versiones anteriores de Access. 3. Proporciona mayor seguridad y un menor tamaño de archivo. 4. Requiere volver a configurar la impresora.

49 Prueba 3, pregunta 1: Respuesta Proporciona mayor seguridad y un menor tamaño de archivo.

50 Prueba 3, pregunta 2 Cómo se utiliza en Access 2007 una base de datos más antigua? (Elija una respuesta). 1. Abriendo la base de datos y usando el comando Guardar como. 2. Enviándola como datos adjuntos de correo electrónico con Microsoft Office Outlook Abriendo la base de datos en Access 2007 y la actualización se realizará automáticamente. 4. Abriendo la base de datos y exportando sus datos a una nueva base de datos en blanco en Access 2007.

51 Prueba 3, pregunta 2: Respuesta Abriendo la base de datos y usando el comando Guardar como.

52 Prueba 3, pregunta 3 Las características de Access 2007 no se pueden compartir con las personas que utilizan versiones anteriores de Access. (Elija una respuesta). 1. Verdadero. 2. Falso.

53 Prueba 3, pregunta 3: Respuesta Falso. Puede utilizar el comando Guardar como para crear una copia compatible con versiones anteriores.

54 Web para aprender Access: Oficial: