MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS Revisión: 12/abr/2012

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1 MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS Revisión: 12/abr/2012

2 I MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS Contenido Parte I Introducción 1 Parte II Secuencia de Pasos 2 1 Paso 1.- Determinar... 2 de que manera se van a pagar los Aguinaldos... Definición de parámetros 2 2 Paso 3.- Revisar fórmulas de cálculo 3 Paso 4.- Abrir periodo de cáculo y pago 4 Paso 5.- Cálculo y Revisión del Aguinaldo

3 Introducción 1 1 Introducción Estimado Cliente/Usuario: En Millennium Personal, implementamos cada día lo mejor de nosotros mismos en el sistema de Recursos Humanos y Nómina que usted ha elegido, y tal privilegio conlleva el compromiso de nosotros con su satisfacción, motivo que nos inspira a superar los límites de nuestro servicio. En este apartado, le mostramos a usted el contenido referente a las diversas maneras de poder realizar el cálculo y pago de AGUINALDOS dentro del sistema de Millennium Personal en su versión La secuencia de pasos a seguir se describen de manera simple y detallada, para que usted como usuario, pueda hacer uso de ésta información y aprovechar las ventajas que facilitarán su trabajo. Será guiado a traves de explicaciones concisas acompañadas de gráficos demostrativos del uso de las aplicaciones. Favor de leer completamente este manual antes de empezar con la Instalación, en caso de tener alguna duda favor de comunicarse con nosotros por medio de correo electrónico ( danielr@bettaglobalsystems.com ) o a través de nuestro sistema de TICKETS/PREGUNTAS. Este manual sólo es para motivos de consulta, y los ejemplos explicados aqui pueden diferir en algunos casos de la realidad; sólo es un documento base de ayuda al usuario de Millennium Personal.

4 2 2 MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS Secuencia de Pasos En breve se explicarán los pasos para la ejecución del cálculo de Aguinaldos y sus diferentes maneras de realizarlo. 2.1 Paso 1.- Determinar de que manera se van a pagar los Aguinaldos Dependiendo de la manera en que las empresas trabajen el pago de sueldos a sus empleados y políticas contables dentro de los corporativos, en la práctica se optan por realizar el pago de Aguinaldos dentro de diferentes modalidades, lo que ha dado pie a 2 tipos de cálculo y pago para estos: Por Nómina de Aguinaldos o Por Nómina Especial El primer paso es general para las dos formas de cálculo, por lo cual a continuación demostraremos de que manera se debe configurar los parámetros para llevarlos a cabo: Definición de parámetros Una vez dentro del sistema de Millennium Personal (con cualquier cuenta de usuario con permisos para realizar cálculos y módulo de PAGO sin restringir), debe dirigirse al módulo de EMPLEADOS: Para dirigirse al módulo de EMPLEADOS, puede guiarse con el siguiente gráfico:

5 Secuencia de Pasos 3 En la barra de herramientas de la parte superior de la ventana del módulo de EMPLEADOS, ubique la opción de "Archivos" y haga clic en él para desplegar las diferentes opciones existentes, de la cual deberá eligir la denominada "Categorías". TIP:

6 4 MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS Una vez que se muestre el catálogo de Categorías de Empleado, elija una de ellas para editar su configuración respecto a los días de Pago de Aguinaldo, inclusive configurar Conceptos de pago especiales en la entrega de aguinaldo que sólo se determinen para el conjunto de empleados que pertenezcan a dicha categoría.

7 Secuencia de Pasos Al seleccionar la categoría deseada, haga clic en el botón de "Modificar", para que se muestre la ventana de edición de la categoría. 5

8 6 MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS TIP: En la segunda pestaña de la ventana de edición, el usuario puede asignar diferentes conceptos de pago para una categoría en específico; por ejemplo, si existen conceptos que se pagan únicamente en el aguinaldo pero en diferentes importes dependiendo de la categoría que pertenezca el empleado (esto se determina en el catálogo de conceptos generales del módulo de PAGO del sistema, el calculo y asignación de fórmulas es similar al módulo antes mencionado).

9 Secuencia de Pasos 7 En la tercera pestaña ("Vacaciones/Aguinaldos") puede editar los días de pago de aguinaldo sobre los cuales se basa el cálculo de este. Dependiendo del tipo de empleados que desee abarcar con la categoría, usted puede editar los días de pago para diferentes grupos, por ejemplo, a una categoría X puede asignarle 15 días (de ley), mientras que a una categoría Y puede asignarle 30 días (por lo general al área administrativa). Una vez que tenga definida toda la información respecto a la forma de pago de aguinaldo para los empleados, proceda a configurar los parámetros de la EMPRESA dentro del módulo de EMPRESAS.

10 8 MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS Regrese al menú principal del sistema (pantalla principal) y haga clic en el botón de " Configurar" y luego otro clic en la opción de "Empresas". Dentro del módulo de EMPRESAS, en la barra de herramientas de la parte superior, haga clic en el menú de "Archivos" y haga clic en él para desplegar las diferentes opciones existentes, elija la opción "Empresas". Se le mostrará en pantalla una ventana como la siguiente:

11 Secuencia de Pasos Seleccione la empresa con el botón 9 donde modificará sus parámetros ; luego haga clic en el. Al momento se desplegará en pantalla una ventana como la siguiente:

12 10 MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS Donde deberá hacer clic en la pestaña de "Aguinaldo" y mostrará una serie de opciones como en el gráfico anterior. Esta opción sirve para indicar al sistema si es necesario de que el calculo de los días de pago (para todas las categorías de la empresa) sea proporcional descontando de ellos el número de incidencias descritas en las opciones de la ventana (días de incapacidad, faltas, etc.). Una vez determinado esto haga clic en.

13 Secuencia de Pasos Paso 3.- Revisar fórmulas de cálculo En este paso, usted podrá revisar la fórmula de Cálculo de este concepto en caso de requerir alguna modificación. NOTA IMPORTANTE: Este concepto DEBE de encontrarse definido al inicio del uso del sistema ya que es parte del plan de implementación de Millennium Personal al adquirirlo. Como cliente es uno de los beneficios que obtuvo al final de la compra, el cual uno de los puntos de dicho plan consiste en auxiliarlo a definir los diferentes conceptos de pago que su empresa requiere dentro de nuestro sistema de Nóminas y R.H.. Este punto es SÓLO de consulta o para revisión de datos. En caso de no haber contado con este plan al inicio de la implementación, favor de contactar a su proveedor. Regresando a la pantalla principal del sistema (Menú Principal), proceda a entrar al módulo de PAGO. Dentro del módulo de PAGO debe de ubicar en la barra de herramientas superior el menú de "Archivos" y hacer clic en él. Donde se desplegará una serie de opciones donde deberá de elegir la opción de "Conceptos Generales", la cual le mostrará en pantalla el catálogo de Conceptos Generales (de pago) del

14 12 MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS sistema. Seleccione con el el concepto de AGUIN (código, descripción: AGUINALDO) y luego haga clic en el botón "Modificar" como se muestra en el gráfico de arriba para entrar a la ventana de edición del concepto.

15 Secuencia de Pasos 13 Donde: General: En esta pestaña se muestran los datos generales del concepto, como son su tipo de concepto (percepció, deducción, prestación, etc.), así como su estatus y fórmulas de cálculo (monto o importe y condición de pago) Integra/Grava: En este apartado se encuentran las opciones para indicar al sistema si este concepto INTEGRA para IMSS y/o GRAVA para ISPT (ISR), así como sus respectivas fórmulas de exención (el sistema se maneja por el monto exento, ya que el monto restante es por ende el importe gravable/integrable) Incluir en Nóminas: En él se despliegan los diferentes tipos de pago (nóminas) donde el concepto puede ser relacionado para que se calcule. En el caso de conceptos reservados, algunas de estas opciones se encuentran deshabilitadas

16 14 MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS Póliza Contable: En esta pestaña se puede configurar una cuenta contable para cuando necesite realizar la exportación de los pagos hacia archivos texto e importarlos en un sistema contable soportado por Millennium Personal Es el espacio donde se muestra la fórmula para obtener el importe o monto resultado del cálculo de las variables, conceptos, funciones y operaciones que intervengan en dicha fórmula. Ej. del gráfico: D_P_AG*SAL_DIARIO => (días proporcionales de aguinaldo)*(salario diario) En este cuadro de texto se muestra la fórmula que refleje la condición por la cual el importe se le asigna a los empleados, es decir, si un concepto esta condicionado a no tener ningún tipo de ausentismo, este dato se puede calcular y cuantificar para determinar un filtro o condición que exente o ceda el pago o deducción de un concepto en particular. No es de caracter obligatorio capturar este dato Ventana de edición de fórmulas: Pestaña Integra/Grava (su contenido y funcionalidad es similar a la pestaña general en la parte donde se describen las fórmulas de cálculo):

17 Secuencia de Pasos 15

18 MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS Paso 4.- Abrir periodo de cáculo y pago Lo siguiente en la secuencia es determinar en qué periodo de pago realizará usted el cálculo y pago de Aguinaldo, lo que en el sistema podemos asignar a la Nómina de Aguinaldos como a la Especial. A continuación se muestran las siguientes indicaciones: En el módulo de PAGO en su ventana principal debe dirigirse a la barra de herramientas en la parte superior y hacer clic en el menú "Otros". Y elija la opción "Activar Otras Nóminas", como se muestra en el siguiente gráfico: Se presentará en pantalla una ventana como la siguiente:

19 Secuencia de Pasos 17 En esta ventana se inicia el proceso de apertura para el periodo de pago de Aguinaldo, donde al hacer clic en el botón periodo (gráfico de ejemplo a continuación). pasará a la ventana de activación del

20 18 MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS En este control usted debe elegir el periodo de la nómina en el cual se activará para el cálculo y pago del Aguinaldo. Una vez definido esto, haga clic en para guardar la configuración.

21 Secuencia de Pasos Paso 5.- Cálculo y Revisión del Aguinaldo En el módulo de PAGO tenemos Dentro del módulo de PAGO, en la parte superior en la barra de herramientas opción "Otros ", seleccione la opción de "Seleccionar Periodo". Aparecerá una ventana donde usted le indicará al sistema el periodo que activo en el paso anterior para posicionar al módulo en las funcionalidades del cálculo de Aguinaldo.

22 20 MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS Seleccione la clase de nómina en la cual activó el periodo. En este caso la clase de nómina es "Aguinaldo" Al igual que en una nómina normal de sueldos, el proceso de cálculo es el mismo, y los reportes solo varían dependiendo de la clase de nómina en la cual se encuentre posicionado en el módulo (la mayoría de estos cambian su contenido para adaptarse a las diferentes clases de nómina y otros se agregan especialmente para cada una de ellas). Algunos de lo botones normales del módulo se desactivan/activan dependiendo de la clase de nómina seleccionada, así como el título de este

23 Secuencia de Pasos 21 Con el estándar de cálculo filtrado por Centro de Costos, Línea de producción, Turno, Supervisor y Empleados se puede realizar losdiferentes cálculos de nóminas y asistencia Solamente seleccione el filtro por el cual calcular y luego presione el botón de. Para ver la información resultante del cálculo de aguinaldo, puede hacerlo de 2 formas: 1.- Por medio de la ventana denominada "Editar".

24 22 MANUAL PARA PAGO DE AGUINALDOS donde en pantalla aparecerá una ventana con la información completa de conceptos y variables calculadas en el proceso de aguinaldo En esta ventana se aprecian los montos e importes exentos de ISR (ISPT) e IMSS, así como el tipo de concepto que usted ve en él 2.- Por medio de los reportes de nómina (mostrando la información del cálculo de aguinaldo) al igual como consultar la nómina normal de sueldos. NOTA IMPORTANTE: El cálculo respectivo de ISR (ISPT) debe de configurarlo por cada una de las clases de nómina que utilice. Estos se encuentran abiertos ya que es a consideración de las

25 Secuencia de Pasos 23 empresas como se calcule el impuesto a retener. Puede utilizar los diversos artículos de la LISR para cálcular la deducción del impuesto agregando las tablas de ISR necesarias y posteriormente relacionar dichas tablas a uno de los 7 cálculos de ISR del sistema que mejor se ajuste a sus necesidades de cálculo de Aguinaldo, incluyendo si usted en su empresa requiere otros conceptos de pago adicionales al Aguinaldo (AGUIN) lo puede realizar por medio de capturar nuevos conceptos de pago y asignandolos a la nómina de Aguinaldos para que el sistema los considere dentro del cálculo de la misma.