GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR. Procedimiento para el registro contable por la pérdida de Bienes de Larga Duración

Transcripción

1 Procedimiento para el registro contable por la pérdida de Bienes de Larga Duración 1

2 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA PÉRDIDA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2013 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Autor: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ing. Cintia Catota Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos Ing. Luis Fiallos Analista de la Dirección Nacional de Estados Financieros Revisado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Econ. Carlos Troya Director Nacional de Activos Públicos Aprobado: Fecha: 21/12/2012 Modificación: 03/12/2013 Modificación: 16/12/2013 Modificación: 16/08/2014 Modificación: 07/11/2014 Actualización: 08/04/2015 Actualización: 12/05/2015 Econ. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental 2

3 4 Contenido 1. ANTECEDENTES APLICACIÓN A LA NORMATIVA ÁMBITO DE APLICACIÓN PROCEDIMIENTO Disminución de Bienes por Robo, Hurto o Abigeato Robo Público (NTCG , numeral 1)... 5 A. Registro por la disminución de bienes... 5 B. Registro del asiento de ajuste Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial o con cargo a la Aseguradora... 6 A. Registro para la baja y cargo por responsabilidad según Resolución Judicial... 7 Caso 1: Reintegro en efectivo por el Bien... 9 Caso 2: Recuperación por Nómina (SPRYN) Caso 3: Reintegro con un bien de similares características Caso 4: Reintegro con un bien de mayor valor Caso 5: Reintegro con un bien de menor valor B. Registro con cargo a la Aseguradora y por responsabilidad según Resolución Judicial Caso 1: Reintegro con un bien de similares características o de mayor valor Caso 2: Reintegro con un bien de menor valor

4 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA PÉRDIDA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN 1. ANTECEDENTES Se requiere proporcionar a las Entidades un documento que contenga el procedimiento para el registro contable de los distintos casos que se presenten por la pérdida de bienes de larga duración. 2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, que respectivamente señalan: Art Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. Artículo Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. Además, se considera lo prescrito en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental Pérdida de Recursos Públicos, numerales: Alcance y Disminución de activos financieros y bienes. 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las directrices emitidas en este documento, son de aplicación para las entidades del Estado Central, Gobiernos Autónomos Descentralizados y Empresas Públicas, que operan o no en el sistema e-sigef. 4

5 4. PROCEDIMIENTO 4.1 Disminución de Bienes por Robo, Hurto o Abigeato Para el caso de que los bienes corporales, correspondan a Activos Fijos, el débito será a la cuenta (-) Disminución de Bienes de Larga Duración, por el valor en libros y los montos a acreditarse serán los registrados en la cuenta principal y complementaria pertinente; es decir, la que corresponda al bien sustraído y a su Depreciación Acumulada Robo Público (NTCG , numeral 1) En caso de que el dictamen de la autoridad competente implique el sobreseimiento en la presunción de responsabilidades, el monto de la pérdida deberá registrarse mediante un asiento de ajuste, con cargo a la cuentas , ó que corresponda y se liquidará la cuenta de complemento del subgrupo Disminución Patrimonial. Ejemplo 1: Se produce la pérdida de un scanner asignado a un funcionario de la Entidad. De acuerdo a las indagaciones pertinentes mediante denuncia formulada, las autoridades competentes emiten la resolución determinando que se trata de un robo público. De acuerdo a los registros contables, los valores del bien son: Valor contable: $500,00 Depreciación Acumulada: $80,00 Valor en Libros: $420,00 A. Registro por la disminución de bienes Para el registro de la disminución del bien, se utilizará la clase de registro PÉRDIDA EN ADMINISTRACIÓN, debitando las cuentas Disminución de Bienes de Larga Duración por el valor en libros y por el cierre de la Depreciación Acumulada; se acreditará la cuenta 141 Bienes de Administración, por el valor que corresponda al bien perdido. Para el registro de la disminución de bienes de proyectos o programas, se utilizará a través de la ruta: Contabilidad Registro Contable Comprobante Contable UE, las clases de registro PDB1 REGISTRO DE DISMINUCIÓN POR PÉRDIDA DE BIENES DE PROYECTOS ó PDB2 REGISTRO DE DISMINUCION POR PÉRDIDA DE BIENES DE PROGRAMAS, según corresponda, debitando las cuentas Disminución de Bienes de Larga Duración por el valor en libros y ó , correspondiente, por el cierre de las cuentas de Depreciación Acumulada y acreditando la cuenta 151 Bienes de Proyectos ó 152 Bienes de Programas ; por el valor del bien perdido. 5

6 RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión Disminución de Bienes de Larga Duración Depreciación Acumulada de Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 500 B. Registro del asiento de ajuste Para el registro de la pérdida de bienes cuando el dictamen de la autoridad competente determine que no es responsabilidad del custodio, se utilizará la clase de registro ROBO PUBLICO DE BIENES ADMINISTRACIÓN, INVERSIÓN PROYECTOS Y PROGRAMAS, debitando la cuenta Costo de Pérdidas en Bienes de Larga Duración y acreditando la cuenta Disminución de Bienes de Larga Duración. RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión Costo de Pérdidas en Bienes de Larga Duración Disminución de Bienes de Larga Duración Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial o con cargo a la Aseguradora Si la autoridad competente determinare responsables (Resolución Judicial) y que sean sancionados con el reintegro de los bienes, el evento deberá registrarse sobre la base del otorgamiento de un préstamo, debitando a las cuentas ó , sin generar una obligación monetaria y acreditando directamente a la cuenta respectiva del subgrupo Disminución Patrimonial. Si el valor a restituir fuere mayor al anotado en la cuenta Disminución Patrimonial, la diferencia se registrará abonando a la cuenta Actualización de Activos. Ejemplo 2: Se produce la pérdida de un proyector al funcionario de la Entidad. De acuerdo a las indagaciones pertinentes, las autoridades competentes emiten la resolución determinando responsabilidad según resolución judicial. 6

7 De acuerdo a los registros contables, los valores del bien son: Valor contable: $500,00 Depreciación Acumulada: $80,00 Valor en Libros: $420,00 A. Registro para la baja y cargo por responsabilidad según Resolución Judicial Para el registro de la disminución del bien, se utilizará la clase de registro PÉRDIDA EN ADMINISTRACION, debitando las cuentas Disminución de Bienes de Larga Duración por el valor en libros y por el cierre de la Depreciación Acumulada; se acreditará la cuenta 141 Bienes de Administración, por el valor que corresponda al bien perdido. Para el registro de la disminución de bienes de proyectos o programas, se utilizará a través de la ruta: Contabilidad Registro Contable Comprobante Contable UE, las clases de registro PDB1 REGISTRO DE DISMINUCIÓN POR PÉRDIDA DE BIENES DE PROYECTOS ó PDB2 REGISTRO DE DISMINUCION POR PÉRDIDA DE BIENES DE PROGRAMAS, según corresponda, debitando las cuentas Disminución de Bienes de Larga Duración por el valor en libros y ó , correspondiente, por el cierre de las cuentas de Depreciación Acumulada y acreditando la cuenta 151 Bienes de Proyectos ó 152 Bienes de Programas ; por el valor del bien perdido. RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión Disminución de Bienes de Larga Duración Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos Maquinarias y Equipos 500 Nota: El registro de la disminución de bienes, deberá ser registrado obligatoriamente, antes de ser cargado al responsable según resolución judicial. Se debe considerar los campos resaltados en la aplicación del asiento de ajuste antes indicado: 7

8 Se deberá registrar a los deudores primarios del estado según NTCG , para precautelar los recursos públicos de la entidad. Criterio Jurídico: En virtud de que la Constitución de la República del Ecuador, garantiza la inocencia de toda persona mientras no se declare su responsabilidad, mediante resolución firme o sentencia ejecutoriada; y, que en el orden jerárquico de aplicación de la norma, consideramos que el cobro como pérdida de un bien institucional procede una vez establecida la responsabilidad en el informe de examen especial elaborado por Auditoría. La entidad una vez emitido el dictamen por la autoridad competente, se procederá a registrar la Clase de registro RESB (RESPONSABLES DE PERDIDA DE BIENES), debitando la cuenta Anticipos a Servidores Públicos y acreditando la cuenta Disminución en Bienes de Larga Duración Anticipos a Servidores Públicos Disminución de Bienes de Larga Duración 420 8

9 Nota: Para aquellas entidades que registraron la Disminución de Bienes de Larga Duración con RUC de la institución, deberán realizar la reclasificación del auxiliar 2 incorporando el RUC de quien sea los deudores primarios del Estado o el responsable dictaminado por la autoridad competente, utilizaran la clase de registro RDP1 RECLASIFICACION DE AUX 2 PARA DISMINUCION PATRIMONIAL PERDIDA, ROBO O HURTO Código Cuenta Auxiliar Debe Haber Disminución de Bienes de Larga Duración Disminución de Bienes de Larga Duración Caso 1: Reintegro en efectivo por el Bien (NTCG , numeral 2, literal a) En caso de que el reintegro del bien se lo hiciere en efectivo, previa la recuperación del crédito se registrará el derecho monetario debitando la cuenta por cobrar y acreditando la cuenta correspondiente del subgrupo 123 Inversiones en Préstamos y Anticipos que hubiere sido utilizada. Para proceder con lo indicado, la Entidad deberá considerar lo siguiente: 1) Si la Entidad no dispone de los ítems presupuestarios ó , deberá realizar el siguiente proceso contable: a) Efectuar el registro de la cuenta por cobrar considerando que si es del año anterior se utilizará la cuenta Cuentas por Cobrar del Año Anterior ; mientras que, para años anteriores Cuentas por Cobrar Años Anteriores. Se deberá registrar a través de la ruta: Contabilidad Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro TSPA TRASLADO DE SALDOS DE PRÉSTAMOS Y ANTICIPOS debitando la cuenta Cuentas por Cobrar del Año Anterior ó Cuentas por Cobrar Años Anteriores y acreditando la cuenta 123 Inversiones en Préstamos y Anticipos correspondiente. 9

10 Cuentas por Cobrar del Año Anterior XXX Cuentas por Cobrar Años Anteriores XXX Inversiones en Préstamos y Anticipos XXX b) Con la información anterior, realizar la reclasificación de la cuenta por cobrar, considerando lo siguiente: Para la cuenta contable Cuentas por Cobrar del Año Anterior utilizar a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro CCFR CUENTAS POR COBRAR AÑO ANTERIOR Cuentas por Cobrar del Año Anterior XXX Cuentas por Cobrar del Año Anterior XXX Para la cuenta contable Cuentas por Cobrar Años Anteriores utilizar a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro RCAA Cuentas por Cobrar Años Anteriores Cuentas por Cobrar Años Anteriores XXX Cuentas por Cobrar Años Anteriores XXX 10

11 c) Efectuar el registro por la recaudación de la cuenta por cobrar, según corresponda. Para la cuenta contable Cuentas por Cobrar del Año Anterior utilizar a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro RFCC RECAUDACION CUENTAS POR COBRAR AÑO ANTERIOR Recursos Fiscales XXX Cuentas por Cobrar del Año Anterior XXX Para la cuenta contable Cuentas por Cobrar Años Anteriores utilizar a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable Comprobante Contable UE, la clase de registro REAA RECAUDACION CUENTAS POR COBRAR AÑOS ANTERIORES Recursos Fiscales XXX Cuentas por Cobrar Años Anteriores XXX 2) Si la Entidad dispone de los ítems presupuestarios ó , realizará un CUR de ingresos, con afectación al ítem que corresponda a la cuenta contable utilizada. DEVENGADO Ítem Presupuestario Cuenta por Cobrar Recuperación de 420 Inversiones Préstamos del Sector Privado PERCIBIDO Recursos Fiscales Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones

12 Caso 2: Recuperación por Nómina (SPRYN) En caso de que el reintegro se lo hiciere mediante recuperación por nómina, considerar lo siguiente: 1) Efectuar el registro de la cuenta por cobrar, determinando si la misma corresponde al año vigente o es de años anteriores; para esto, la Entidad puede aplicar lo siguiente: a) Año vigente: Utilizar a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable - Comprobante Contable UE, la clase de registro CSPR CUENTAS POR COBRAR A SERVIDORES PÚBLICOS POR PERDIDA DE BIENES Y EXISTENCIAS, con la que se debita la cuenta Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina SPRYN y se acredita la cuenta Anticipos a Servidores Públicos. Código Cuenta Auxiliar 2 Debe Haber Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina - SPRYN RUC DE LA ENTIDAD Anticipos a Servidores Públicos XXX XXX IMPORTANTE: Considerar que en el AUXILIAR 2, se deberá registrar el RUC de la Entidad. b) Años anteriores: Utilizar a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable - Comprobante Contable UE, la clase de registro CSPN CUENTAS POR COBRAR DE SERVIDORES PUBLICOS POR NOMINA SPRYN, con la que se debita la cuenta Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina SPRYN y se acredita la cuenta Anticipos a Servidores Públicos. Cuentas por Cobrar Servidores Públicos XXX por Nomina - SPRYN Anticipos a Servidores Públicos XXX 12

13 Reclasificar la cuenta por cobrar, a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable - Comprobante Contable UE, utilizando la clase de registro IBE1 RECLASIFICACION CUENTAS POR COBRAR A SERVIDORES PUBLICOS. Código Cuenta Auxiliar 2 Debe Haber Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina - SPRYN Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina - SPRYN RUC DE LA ENTIDAD XXX XXX IMPORTANTE: Considerar que en el AUXILIAR 2, se deberá registrar el RUC de la Entidad. 2) Posteriormente, el responsable del proceso de nómina registrará el CUR DE GASTO y para la ejecución del pago, aplicará el código de deducción 893 DESCUENTO POR RECUPERACIÓN BIENES Y EXISTENCIAS, el cual se encuentra asociado a la cuenta contable Cuentas por Cobrar Servidores por Nómina, con lo que se procederá al cierre del valor que fue registrado en la misma. Nota: Este procedimiento se utilizará únicamente para Entidades que operan en el sistema esigef. Caso 3: Reintegro con un bien de similares características (NTCG , numeral 2, literal b) Si el responsable entregara un bien de similares características en reposición, se registrará el Activo recibido con un movimiento de ajuste por los mismos valores en libros que tenía el bien y se liquidará directamente la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos. Clase de registro correspondiente a RESPONSABLE DEVUELVE BIEN ADM; INVERSION, SIMILARES CARACTERISTICAS XXXX debitando la cuenta 141 Bienes de Administración y acreditando la cuenta Anticipos a Servidores Públicos. Para el reintegro de bienes de proyectos y programas, se utilizará a través de la ruta: Contabilidad Registro Contable Comprobante Contable UE, las clases de registro RDB1 REINTEGRO DE BIENES DE PROYECTOS ó RDB2 REINTEGRO DE BIENES DE PROGRAMAS, según corresponda; debitando la cuenta 151 Bienes de Proyectos o 152 Bienes de Programas y acreditando la cuenta Anticipos a Servidores Públicos. 13

14 RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión Maquinarias y Equipos Anticipos a Servidores Públicos 420 Caso 4: Reintegro con un bien de mayor valor (NTCG , numeral 2, literal c) En el evento de que se entregara un bien nuevo, cuyo valor supere al registrado en libros, éste será cargado directamente en el activo; se cancelará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos y la diferencia se aplicará a la cuenta Actualización de Activos. Clase de registro correspondiente a RESPONSABLE DEVUELVE BIEN ADM; INVERSION, SIMILARES CARACTERISTICAS MAYOR VALOR XXXX debitando la cuenta 141 Bienes de Administración y acreditando las cuentas Anticipos a Servidores Públicos ; la diferencia se cargará a la cuenta Actualización de Activos. Para el reintegro de bienes de proyectos y programas, se utilizará a través de la ruta: Contabilidad Registro Contable Comprobante Contable UE, las clases de registro RDB1 REINTEGRO DE BIENES DE PROYECTOS ó RDB2 REINTEGRO DE BIENES DE PROGRAMAS, según corresponda; debitando la cuenta 151 Bienes de Proyectos o 152 Bienes de Programas y acreditando la cuenta Anticipos a Servidores Públicos, la diferencia se cargará a la cuenta Actualización de Activos. RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión. Código Cuenta Debe Haber Bienes de Administración Anticipos a Servidores Públicos Actualización de Activos 205 Se utiliza la cuenta cuando el bien entregado tiene un mayor valor 14

15 Caso 5: Reintegro con un bien de menor valor En el evento de que se entregara un bien nuevo, cuyo valor sea menor al registrado en libros, éste será cargado directamente en el activo; la diferencia se aplicará a la cuenta Costo de Pérdida de Bienes de Larga Duración y se cancelará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos. Para proceder con registro de un bien de menor valor, se utilizará la clase de registro REBM REPOSICIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN DE SERVIDORES PÚBLICOS, debitando la cuenta 141 Bienes de Administración, la diferencia a la cuenta Costo de Pérdidas de Bienes de Larga Duración y acreditando la cuenta Anticipos a Servidores Públicos Bienes de Administración Costo de Pérdidas en Bienes de Larga Duración Anticipos a Servidores Públicos 420 Se utiliza la cuenta cuando el bien entregado tiene un menor valor B. Registro con cargo a la Aseguradora y por responsabilidad según Resolución Judicial Para efectuar el registro por el reintegro de bien, que hubiere estado protegidos mediante un contrato de seguros, el funcionario utilizará la clase de registro que corresponda, entre las opciones: Opción No. 1 Cuando la aseguradora realice la reposición del 100% se registra a través de la Clase de registro RESB (RESPONSABLES DE PERDIDA DE BIENES), debitando la cuenta Préstamos del Sector Privado y acreditando la cuenta Disminución en Bienes de Larga Duración Préstamos del Sector Privado Disminución de Bienes de Larga Duración

16 Opción No. 2 Cuando la aseguradora realice la reposición solamente de un porcentaje del bien de larga duración, la diferencia será cargada al custodio responsable, a través de la Clase de registro RESB (RESPONSABLES DE PERDIDA DE BIENES), debitando la cuenta Préstamos del Sector Privado y Anticipos a Servidores Públicos, acreditando la cuenta Disminución en Bienes de Larga Duración Anticipos a Servidores Públicos Préstamos del Sector Privado Disminución de Bienes de Larga Duración 420 Caso 1: Reintegro con un bien de similares características o de mayor valor Si la Aseguradora entregara un bien de similares características o cuyo valor supere al registrado en libros; éste será cargado directamente en el activo; se cancelará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos y la diferencia se aplicará a la cuenta Actualización de Activos. Clase de registro correspondiente a SEGURO DEV. BIEN IGUAL - MAYOR VALOR - ADMINISTRACIÓN, EN PROYECTOS, EN PROGRAMAS, se debitará la cuenta 141 Bienes de Administración y se acreditará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos, la diferencia se aplicará a la cuenta Actualización de Activos. Para el reintegro de bienes de proyectos y programas, se utilizará a través de la ruta: Contabilidad Registro Contable Comprobante Contable UE, las clases de registro RDB1 REINTEGRO DE BIENES DE PROYECTOS ó RDB2 REINTEGRO DE BIENES DE PROGRAMAS, según corresponda; debitando la cuenta 151 Bienes de Proyectos o 152 Bienes de Programas y se acreditará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos, la diferencia se aplicará a la cuenta Actualización de Activos Bienes de Administración Préstamos al Sector Privado Actualización de Activos 205 Se utiliza la cuenta cuando el bien entregado por la Aseguradora tiene un mayor valor 16

17 Caso 2: Reintegro con un bien de menor valor En el evento de que la Aseguradora entregara un bien nuevo, cuyo valor sea menor al registrado en libros, éste será cargado directamente en el activo; la diferencia se aplicará a la cuenta Costo de Pérdida de Bienes de Larga Duración y se cancelará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos. Para proceder con registro, se utilizará la clase de registro REBP REPOSICIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN DE SECTOR PRIVADO, debitando la cuenta 141 Bienes de Administración, la diferencia a la cuenta Costo de Pérdidas de Bienes de Larga Duración y acreditando la cuenta Préstamos al Sector Privado Bienes de Administración Costo de Pérdidas en Bienes de Larga Duración Préstamos al Sector Privado 420 Se utiliza la cuenta cuando el bien entregado por la Aseguradora tiene un menor valor Nota: Si la empresa aseguradora realizó la reposición en efectivo, se aplicará el procedimiento indicado en el caso Nº 1 A. Registro para la baja y cargo por responsabilidad según Resolución Judicial. 17