EJEMPLO DE PUESTOS DE TRABAJO DEL PROCESO DE CONTABILIDAD

Transcripción

1 EJEMPLO DE PUESTOS DE TRABAJO DEL PROCESO DE CONTABILIDAD

2 PUESTO DE TRABAJO: PROCESO: Contabilidad A. Tareas en las que intervienen documentos DOCUMENTO QUE RECIBE/GENERA OPERACIONES QUE REALIZA DESTINO DEL DOCUMENTO Justificantes de operaciones internas - Precontabiliza aquellas operaciones, de carácter especial, que no son competencia de los responsables de los distintos departamentos. Justificante Administrativo de Justificante (copia) Lo conserva Nota interna de precontabilización - Antes de autorizar el cierre de ejercicio, genera una nota interna de precontabilización en la que recoge las periodificaciones a efectuar, y que corresponden a operaciones cuyo devengo no coincide con el período contable. Nota interna Administrativo de Nota interna (copia) La conserva Borrador de apuntes introducidos Borrador de apuntes de buzón Relación de anomalías - Recibe los borradores del administrativo de y se informa de su contenido. - Comprueba que los errores producidos se han subsanado. - Señala, en los casos en que sea necesario, los criterios contables a aplicar. Borradores de Administrativo de Relación de La destruye

3 Nota de comunicación interna - Con la periodicidad que considere oportuna, genera una nota de comunicación interna, para el administrativo de, en la que relaciona las cuentas a conciliar y los períodos de dicha conciliación. Nota interna Administrativo de Cuentas sin movimiento Cuentas con saldo X Balance general Balance de situación Cuentas de explotación - Recibe los documentos del administrativo de. - Se informa de su contenido y los utiliza para preparar las informaciones con destino a la Dirección de la Empresa. Documentos Los conserva Documentos oficiales de declaración/ liquidación (IVA, IRPF, etc.) - Los recibe del administrativo de y se informa de su contenido. Doc. declaración Doc. liquidación Entidades públicas tesorería Borrador de consolidación Hoja de precontabilización - Cuando exista la necesidad de realizar la consolidación de los estados contables en las diversas sociedades del grupo, prepara un borrador con los criterios a utilizar y precontabiliza los ajustes a realizar. Borrador consolidación Hoja precontabilización Administrativo de Nota de comunicación interna - Al finalizar el ejercicio contable, genera una nota de comunicación interna con las informaciones que se deben obtener y, posteriormente, otra con las instrucciones específicas para realizar el cierre y borrado anual de dicho ejercicio.

4 Notas internas Administrativo de Balance de situación Cuenta de pérdidas y ganancias Memoria Informe de gestión - Solicita los datos necesarios, al administrativo de, y confecciona las cuentas anuales y el informe de gestión de la empresa. Cuentas anuales Informe de gestión Registro Registro

5 B. Tareas en las que no intervienen documentos 1. En el plano legal - Estudiar e interpretar la normativa de carácter legal que afecte a las características del tipo de registro a utilizar (Plan de Cuentas), a los procedimientos de registro, a los documentos justificativos, a la formación de las cuentas anuales y a la publicidad de las cuentas. - Estudiar e interpretar las recomendaciones que realice la auditoría externa en materia legal. - Elaborar, en colaboración con los responsables de contabi-lidad de las distintas empresas los procedimientos de control a implantar. - Proponer y consultar los cambios a realizar a Gerencia y a los departamentos afectados y, una vez aceptados:. Realizar las reuniones que sean necesarias para implantar los nuevos procedimientos. 2. En el plano fiscal - Estudiar e interpretar las normas y directrices que, en materia contable, publique el ICAC u otros organismos como consecuencia de preceptos fiscales y que afecten a crite-rios de valoración, de registro o de informaciones a elaborar. - Estudiar e interpretar las recomendaciones que realice la asesoría externa en materia fiscal. - Participar con el responsable del área financiera en la definición de la estrategia a seguir en las inspecciones fiscales y en la definición de los programas de trabajo a realizar y en el cumplimiento de los mismos.

6 - Poner en conocimiento de los diferentes responsables las incidencias que se produzcan en las inspecciones fiscales y estudiar, en colaboración con ellos, el plan de actuación a seguir. - Elaborar, junto con los responsables de las diferentes áreas, los ajustes a relizar como consecuencia de las actas o de las recomendaciones de la inspección fiscal. - Elaborar las normas de carácter fiscal que haya que cumplir y los procedimientos para su ejecución. - Proponer y consultar los cambios a realizar a Gerencia y a los departamentos afectados y, una vez aceptados:. Realizar las reuniones que sean necesarias para implantar los nuevos procedimientos. - Revisar las declaraciones de impuestos que se realicen periódicamente. 3. En cuanto a la auditoría - Participar, con los responsables de otros departamentos, en la definición de la estrategia a seguir en las intervenciones de la auditoría externa, en la definición de los programas de trabajo a realizar y en el cumplimiento de los mismos. - Ejecutar los trabajos de apoyo que haya que realizar como consecuencia de la realización de la auditoría. - Facilitar a los auditores externos la documentación que le sea solicitada. - Facilitar a los auditores externos, los papeles de trabajo confeccionados como consecuencia de la realización de las pruebas de cumplimiento.

7 - Poner en conocimiento de los responsables de los distintos departamentos la situación del trabajo y las incidencias que se puedan producir en las intervenciones de auditoría. - Preparar los ajustes a realizar como consecuencia de las recomendaciones de la auditoría. - Elaborar, junto con los responsables de los distintos depar-tamentos, las normas y procedimientos a seguir como conse-cuencia de las recomendaciones derivadas de la auditoría. - Proponer y consultar los cambios a realizar a Gerencia y a los departamentos afectados y, una vez aceptados:. Realizar las reuniones que sean necesarias para implantar los nuevos procedimientos. 4. De control de operaciones - Revisar, periódicamente, los trabajos que son competencia del departamento. - Revisar, mensualmente, la ejecución de los trabajos (fundamentalmente periodificaiones) que permiten la obtención de los Estados económicos y financieros correctos. - Supervisar, antes de su contabilización, la determinación de las dotaciones de provisiones a realizar. - Decidir los usuarios y los períodos a bloquear. - Autorizar los períodos que pueden incluirse en los libros oficiales. - Supervisar y/o definir los criterios de los asientos contables que se deriven de los acuerdos de Junta o del expediente de sociedades. 5. En el cierre del ejercicio

8 - Efectuar el seguimiento de la situación de los trabajos de cierre del ejercicio. - Supervisar los asientos de ajuste antes del cierre y los asientos de cierre ejecutados. - Definir y preparar los asientos de ajuste del beneficio económico para determinar el beneficio fiscal. - Preparar los asientos que se consideren necesarios para recoger los aspectos fiscales del cierre (Desgravaciones, etc.). - Supervisar los asientos de ajuste del beneficio económico a beneficio fiscal. - Determinar las partidas que sea necesario aclarar antes de realizar los procesos de cierre definitivo de la anual. - Controlar el registro de la oficial y encargarse de la realización de la correspondiente memoria anual. 6. En cuanto a la consolidación de los estados económicos y financieros - Mantener actualizadas las tablas que definen el perímetro de consolidación. - Revisar, en el cierre de ejercicio, los asientos de ajuste del beneficio económico a beneficio fiscal en cada uno de los niveles de consolidación. - Revisar antes del cierre del ejercio, las partidas que efecten a la consolidación y que sea necesario aclarar.

9 PUESTO DE TRABAJO: Administrativo de PROCESO: Contabilidad A. Tareas en las que intervienen documentos DOCUMENTO QUE RECIBE/GENERA OPERACIONES QUE REALIZA DESTINO DEL DOCUMENTO Facturas, notas de cargo, notas de abono - Recibe los justificantes de los distintos departamentos y se informa de su contenido. - Comprueba si los datos formales son correctos y, en su caso, si vienen con el V.B. de los distintos responsables:. Nombre y apellidos. Razón social. DNI/CIF. Domicilio - Si los documentos no cumplen los requisitos formales, contactará con los distintos departamentos y gestionará la corrección de los mismos: Documentos Los conserva Facturas, notas de cargo, notas de abono - Cuando los documentos cumplen los requisitos formales, verifica que pertenezcan a un período no bloqueado. - Introduce, en el ordenador, los apuntes contables correspondientes. - Referencia los documentos con los datos generados en la introducción de apuntes:. Empresa. Diario. Página y línea utilizada. Fecha de contabilización Documentos Los conserva

10 Documentos soporte de asientos tipo - Recibe los documentos de los responsables de los distintos departamentos. - Se informa de su contenido y comprueba que el asiento tipo que corresponde a los apuntes a efectuar existe. - Si el asiento tipo no existe, solicita el criterio a utilizar al responsable de y lo da de alta en el ordenador. Documentos soporte de asientos tipo - Recupera el asiento tipo y comprueba los datos base del mismo (cuentas, conceptos, importes, etc.). - Confirma o modifica el asiento y le asigna la fecha correcta de contabilización. Documentos Lo conserva Apuntes automáticos de otros subsistemas - Con periodicidad diaria, comprueba los correspondientes buzones de apuntes de otros subsistemas. - En caso de que haya asientos contables pendientes de contabilizar, efectúa el traspaso de los mismos al borrador de entradas. Borrador de apuntes introducidos Borrador de anomalías - Una vez generados los asientos contables, tanto los de introducción directa como los procedentes de otros subsistemas, genera los correspondientes listados de comprobación y de anomalías. - Comprueba y corrige los errores producidos en la introducción de los apuntes. Borrador de apuntes Borrador de Justificantes de operaciones internas Ajustes por periodificación - Recibe los justificantes del responsable de y se informa de su contenido. - Efectúa la contabilización de los mismos, ya sea por introducción de apuntes o por asientos tipo.

11 - Genera los listados de comprobación y anomalías correspondientes. Borrador de apuntes Borrador de Borrador de apuntes - Lo recibe del responsable de. - Si en dicho borrador, el responsable de ha señalado cambios a realizar, procede realizarlos. - Finalmente, efectúa la actualización de dichos asientos (paso de asientos de borrador a definitivos). Documentos soporte (facturas, justificantes, etc.) Borradores de apuntes - Recoge y clasifica los documentos utilizados siguiendo las normas de control interno de la empresa. Documentos Archivo Relaciones para liquidación/declaración (IVA, IRPF, ingresos y pagos, etc). - Con antelación suficiente y siguiendo las instrucciones del responsable de, genera las relaciones correspondientes. - Comprueba, dentro del alcance de su responsabilidad, la veracidad de los datos. Relaciones

12 Relaciones para liquidación/ declaración Documentos de liquidación/declaración - Recibe las relaciones del responsable de y comprueba si hay que realizar modificaciones - Prepara los documentos de liquidación y/o declaración, tomando como base las relaciones correspondientes y siguiendo las instrucciones del responsable de. Relaciones Archivo Docum. Cuentas sin movi-miento Cuentas con saldo X Balance general Balance de situación Cuentas de explota-ción - Con la periodicidad que establezcan las normas de control interno procede a obtener las distintas informaciones. - Previamente a la obtención de los balances de situación y de las cuentas de explotación, introduce extracontablemente, el valor inicial y final de las existencias para el período que va a tratar.. Asiento tipo de existencias. Informaciones

13 Nota de comunicación interna Movimientos de cuentas - La recibe del responsable de cuando a de proceder a realizar conciliaciones de cuentas. - Obtiene el listado de movimientos de cuentas y realiza la conciliación correspondiente. Nota interna Movimientos cuentas La destruye Nota de comunicación interna - La recibe del responsable de con las instrucciones y criterios para realizar el cierre de ejercicio. - Obtiene las informaciones previas al cierre, genera los asientos de cierre y ejecuta los procesos de borrado de movimientos y reapertura de cuentas. Informaciones cierre Nota interna con-tabilidad y/o archivo Archivo