INSTRUCTIVO INDICE ALCANCE...3

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1 CONSULTORIA PARA LA INDICE ALCANCE...3 CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO OBJETIVOS DEL SERVICIO A CONTRATAR ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA Presentación de la propuesta Carta de presentación de la propuesta Validez de la propuesta Idioma y moneda de la propuesta Veracidad de la información suministrada Cláusula de propiedad intelectual Responsabilidad de la elaboración de la propuesta (Confidencialidad de la información) Políticas de seguridad Fecha y lugar de entrega de Propuestas Metodología para la evaluación de propuestas Aclaraciones del contenido de la propuesta Actividades adicionales no previstas...9 CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS SOLUCIÓN REQUERIDA INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA SOLUCIÓN REQUERIDA ANEXOS A LA SOLUCIÓN REQUERIDA CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN SOPORTE DEL SERVICIO A LA SOLUCIÓN OFRECIDA Valor Agregado que aportará a la solución ofrecida PLAN DE TRABAJO A EJECUTAR EN LA REALIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN ENTREGA Y PUESTA EN MARCHA DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA Recibo y Entrega Definitiva Página 1 de 17

2 CAPITULO V - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA CARTA DE PRESENTACIÓN COSTOS Otros Costos FORMA DE PAGO PÓLIZAS DE GARANTÍA De cumplimiento de las obligaciones contraídas De salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales De calidad de los servicios Página 2 de 17

3 ALCANCE El alcance del documento contempla cada uno de los puntos que el Banco solicita sean tenidos en cuenta para participar en el proceso de selección de proveedores y da claridad en los aspectos que se refieren a la solución, con el fin de obtener propuestas con unicidad en la lista de requisitos por parte de los posibles proponentes, proveedores enfocados en los servicios solicitados, precisión en las condiciones técnicas que requiere la solución y solicitud de costos concordantes con la solución solicitada. Página 3 de 17

4 CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA En los capítulos 1 y 2 se detallan los ítems que debe proveer el Banco para dar a conocer el requerimiento. 1.1 ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR Las tendencias actuales de internet exigen a las entidades tener presencia en la red y contar con sitios web dinámicos, de fácil accesibilidad, limpieza estética e integración de medios de participación para los navegantes. Para el caso particular de Bancóldex, las grandes transformaciones que han tenido lugar en los últimos años, hacen necesaria la creación de una página web que ofrezca una comunicación más amigable, fácil y efectiva para cualquier ciudadano, centrado en el negocio financiero. La evolución de la entidad en los últimos 20 años y su redefinición misional, hacen necesario un rediseño del portal web. Por esta razón se hace necesario optimizar el servicio de atención a nuestros clientes tanto internos como externos. El presente documento consigna los requerimientos que el Banco necesita para contratar con una empresa proveedora de consultoría, que guíe la estructuración conceptual y técnica de una página web idónea. 1.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO Bancóldex es una sociedad anónima de economía mixta, organizada como establecimiento de crédito bancario y vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, enfocado en la financiación de capital de trabajo, la inversión, el arrendamiento financiero o leasing y la creación, adquisición y capitalización de empresas. Creado por la Ley 7 de 1991, la cual está reglamentada en el Decreto 2505 de Esta Ley dispuso la transformación del Fondo de Promoción de Exportaciones - Proexpo - en el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Página 4 de 17

5 1.4 OBJETIVOS DEL SERVICIO A CONTRATAR El Banco de Comercio Exterior de Colombia BANCÓLDEX está interesado en contratar los servicios de consultoría para determinar las características de información y de funcionalidad para un nuevo portal web corporativo, de acuerdo con las estrategias de comunicación, comercial y misional del Banco, soportado en la estructura tecnológica adecuada. 1.5 ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR La consultoría deberá determinar la arquitectura de información del nuevo sitio web y la definición de los requerimientos conceptuales y técnicos para cumplir los objetivos estratégicos de este nuevo portal. El resultado de esta consultoría será el documento guía para el desarrollo que el Banco realice de su nuevo portal. 1.6 CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA Presentación de la propuesta La propuesta debe ser presentada en original impreso y una copia en medio electrónico, en el orden solicitado en el presente documento, debidamente numerada, las cuales deberán ser entregadas dentro del plazo fijado en sobres sellados, debidamente rotulados en su parte exterior con el nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, página web y demás información de contacto, número de folios de que consta y la indicación del contenido del sobre según sea: Original impreso y la copia en medio electrónico. En caso de discrepancia entre el Original impreso y la copia en medio magnético, se tendrá en cuenta la información contenida en el Original impreso. Las propuestas técnicas y económicas deben presentarse en formato original, junto con el registro de proveedores del Banco debidamente diligenciado, con sus respectivos anexos, en sobres independientes. La presentación completa de los documentos exigidos es un factor de calificación dentro del proceso. Ver pagina Página 5 de 17

6 No se aceptarán propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente. No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso de contratación, salvo que hayan sido solicitadas por el Banco. Tampoco se aceptarán las propuestas enviadas por correo electrónico Carta de presentación de la propuesta La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por su representante legal o por el apoderado constituido para el efecto; diligenciar la Plantilla Anexo 1 - Carta de presentación de la propuesta Validez de la propuesta Se recomienda que las propuestas tengan una validez mínima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación Idioma y moneda de la propuesta Toda la información y datos que tenga que presentar el proponente en su oferta deberán estar en idioma castellano. En los casos en que deba aportar información que se encuentre en un idioma diferente, deberá presentar su correspondiente traducción al castellano a no ser que se trate de aspectos muy técnicos que no son de total traducción y que pueden ser entendidos en su enunciado original. En la propuesta deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, incluyendo todos los costos en que pueda incurrir durante toda la vigencia del contrato. El proveedor deberá contemplar cualquier costo, dado que si no se informa, el posible sobre costo deberá asumirlo el proponente para el completo desarrollo del proyecto. Página 6 de 17

7 Los valores en moneda extranjera deben expresarse en pesos colombianos indicando la tasa utilizada para la reexpresión y se debe dejar expreso, que dichos valores serán los que se aprueben para el contrato, independientemente de la TRM vigente a la fecha de su legalización. De esta forma, el valor aprobado de la propuesta no tendrá modificaciones durante el proceso de formalización Veracidad de la información suministrada Tanto el Banco como los proveedores están obligados a responder por la confidencialidad de la información recibida y entregada durante el proceso de selección de proveedores. Bancóldex, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el proponente allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la entidad podrá verificar la información suministrada por el proponente Cláusula de propiedad intelectual Los derechos de propiedad intelectual de toda clase de creaciones protegidas por esta disciplina (Derecho de Autor y Derechos Conexos, etc), que se generen con motivo de la ejecución de los trabajos y actividades objeto del contrato y que se concretan en el presente documento, en cuanto a Derechos patrimoniales (Reproducción, comunicación pública, transformación y distribución), resultados del contrato, conclusiones, productos desarrollados u obtenidos durante la ejecución del contrato o de explotación económica pertenecerán a Bancoldex. El proveedor recibirá a cambio de los trabajos contratados, la remuneración pactada y acordada y conservará los derechos morales respectivos a favor del equipo de trabajo conformado Responsabilidad de la elaboración de la propuesta (Confidencialidad de la información) El contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco, o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de contratación o por cualquier otro motivo, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados. Página 7 de 17

8 La información que conozca el proponente durante el proceso debe ser entendida como confidencial y dará un adecuado tratamiento Políticas de seguridad El proponente deberá dar lectura al documento titulado Políticas de la información y deberá diligenciar la carta sobre la aceptación de dichas políticas. Estos documentos se encuentran en el Anexo 2 - Políticas corporativas Fecha y lugar de entrega de Propuestas Las propuestas técnicas y económicas deberán ser entregadas debidamente firmadas, junto con los documentos exigidos en la Calle 28 #13A-15 Piso 39 Bogotá - Oficina de correspondencia dirigida al Departamento de Sistemas hasta el día 30 de noviembre de 2012 a las 04:00 PM. Las propuestas técnicas no deben incluir costos de ninguna naturaleza, pero si cantidades y especificaciones necesarias para calificar el diseño de la misma. La propuesta económica debe clarificar costos unitarios y globales de la solución. Las cantidades deben coincidir puntualmente en la propuesta técnica y económica. Las propuestas deberán ser entregadas en sobres cerrados, con su respectiva carta remisoria, la cual debe indicar con claridad el número de la invitación a cotizar a la cual hace referencia y si la propuesta es técnica o económica. (Esto está en el ítem presentación de la propuesta) Metodología para la evaluación de propuestas BANCOLDEX S.A se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes Aclaraciones del contenido de la propuesta El Banco solicitará por medio de la Dirección de Sistemas, mediante comunicación escrita de ser necesario, ampliar el contenido de su oferta o aclarar temas sobre la propuesta. Página 8 de 17

9 Los proponentes podrán solicitar las aclaraciones y/o explicaciones que consideren necesarias para presentar sus propuesta, para ello podrán formular por escrito vía correo físico o electrónico al contacto: Patricia Verjel Ibáñez y Gustavo Martínez al teléfono: Ext y 2222 o a los correos electrónicos patricia.verjel@bancoldex.com y gustavo.martinez@bancoldex.com respectivamente Actividades adicionales no previstas BANCOLDEX podrá ordenar, por escrito, la ejecución de las actividades adicionales no previstas por las partes siempre que las mismas resulten necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto contractual y la debida atención de las finalidades de la contratación. El proponente no ejecutará dentro del desarrollo del contrato actividades adicionales no previstas que generen mayor valor del contrato sin la previa suscripción del respectivo contrato adicional y la ampliación y/o modificación de las garantías correspondientes. Cualquier actividad que se realice sin la suscripción del respectivo contrato adicional será asumida por cuenta y riesgo del proponente, de manera que Bancóldex no reconocerá su costo. Página 9 de 17

10 CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS Contratar los servicios de consultoría para determinar las características de información y de funcionalidad para un nuevo portal web corporativo de acuerdo con las estrategias de comunicación, comercial y misional del Banco, soportado en la estructura tecnológica adecuada. 2.1 SOLUCIÓN REQUERIDA Diagnóstico de la página web actual de acuerdo con las necesidades del negocio de Bancóldex y el perfil de los usuarios del portal. Definición de las características generales y específicas de lo que debe ser la página web, de acuerdo con los objetivos estratégicos del Banco. Estructura del mapa de sitio con la arquitectura de la información deseada. Definición de la plataforma para administración de contenidos (CMS) sugerida. Definición de la tecnología sugerida para la implementación del sitio (desde servidores hasta lenguaje). 2.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA SOLUCIÓN REQUERIDA ANEXOS A LA SOLUCIÓN REQUERIDA Se requiere que la empresa oferente proponga de manera libre una metodología y un plan de trabajo por etapas que exponga el desarrollo de la consultoría. El resultado de dicho plan de trabajo debe arrojar un documento base lo suficientemente estructurado y claro para ser interpretado por la empresa que realice el desarrollo del portal web. Sin embargo, la propuesta debe contemplar como mínimo el desarrollo de los siguientes elementos: a) Conocimiento del negocio de Bancóldex: realización de entrevistas a los actores internos que intervienen en el portal como por ejemplo, el Presidente del Banco, Vicepresidentes, Directores de la Vicepresidencia Comercial y Banca Electrónica, Secretaría General (Departamento Jurídico) y Directores de la Vicepresidencia Administrativa. Página 10 de 17

11 b) Diagnóstico de la página web actual. c) Benchmark de entidades similares o referentes para Bancóldex. d) Identificación de necesidades. e) Definición de la arquitectura de la información. De cualquier manera, el proveedor es libre de ofrecer otros elementos a realizar dentro de la consultoría. Que todos los resultados de la consultoría busquen el cumplimiento de los lineamientos de la estrategia de Gobierno en Línea GEL- contemplados en su manual 3.0 y 3.1 si hay lugar ( Siendo un punto importante del manual GEL la implementación de sitios web usables en dispositivos móviles, se tiene que plantear una solución para este caso. También, aunque está contemplado dentro de los lineamientos de GEL, el portal web deberá tener en cuenta el cumplimiento del estándar W3C. Que desde su concepción, el portal permita un margen de crecimiento adecuado a las necesidades que surjan posteriormente. Un plan que permita la optimización SEO del portal. Que en el documento entregable se incluya la fase de diseño de pantallas (wireframes). Que el portal permita una fácil interacción con las cuentas en redes sociales del Banco, inclusión de botones, videos, canales y elementos tales como, tuits, links, likes, entre otros. Además que permita una fácil integración de contenidos multimedia como audios, videos, animaciones en múltiples tipos de archivo. Que este portal pueda manejar estadísticas de tráfico y conversiones, al igual que mejora de posicionamiento a través de SEO, búsqueda de palabras clave, landing pages y servicios de pauta como AdWords de Google cuando sea requerido. Página 11 de 17

12 Se debe tener en cuenta la migración de contenidos actuales. CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE En los capítulos 3,4 y 5 se detallan los ítems a tener en cuenta por el proponente para el diligenciamiento de su oferta. 3.1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA Los interesados deben (a título individual u oferente plural) realizar una presentación general de su empresa, en la cual se puede conocer el objeto de su negocio, su estructura organizacional y operacional para desarrollar el objeto de este proceso en diferentes ciudades del país, el talento humano con que cuenta a nivel interno y los instrumentos que dispone para contratar profesionales y técnicos, su capacidad de asociación, trayectoria en el mercado. En lo relativo con la estructura organizacional, es de especial interés conocer si la empresa cuenta con los siguientes documentos, los cuales debe adjuntar a la propuesta: a. Personal vinculado y/o asociado con experiencia en proyectos similares, diligenciar formato Anexo 3 - Composición equipo trabajo b. Estados financieros que permitan acreditar el estado económico en el que se encuentra la empresa; en caso de tener estados financieros negativos, explicar por qué y cómo soportarán la participación en la contratación. c. Presentar el certificado de inscripción Registro Único tributario RUT. d. Certificado de existencia y representación legal, o sus documentos equivalentes en caso de personas jurídicas, expedidos dentro del mes anterior a la fecha señalada para la presentación de las manifestaciones de interés. e. Tiempo de permanencia en el mercado. f. Experiencia en implementaciones o servicios similares al solicitado en este documento. g. Diligenciar el formato de Vinculación, Actualización de clientes, naturales o jurídicos, con todos los documentos anexos correspondientes (Vinculación Clientes Persona Jurídica.pdf). Página 12 de 17

13 h. Actualización de los documentos, en el caso de las empresas que tienen contrato vigente con el Banco. Deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del representante legal de la persona jurídica cuyas facultades deberán constar en los documentos antes mencionados y ser suficientes para presentar la propuesta y celebrar y ejecutar el contrato. En caso de resultar necesario, deberán adjuntar las autorizaciones adicionales que se requieran. Como complemento de este documento, la empresa podrá adjuntar el catálogo de presentación o portafolio de servicios de la empresa, así como la dirección de la página Web si dispone de ella. 3.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE La empresa deberá demostrar experiencia certificada de mínimo 3 años en: Consultoría para el diseño e implementación de páginas web corporativas similar al objeto que plantea este documento. En el diseño, desarrollo e implementación de portales web para entidades públicas o mixtas. En el diseño, desarrollo e implementación de portales web que dan cumplimiento a la normativa de Gobierno en Línea GEL-. En temas de consultoría para la elaboración de sitios web tanto para entidades públicas como privadas. Además debe adjuntar en un formato los datos de contacto de la empresa referencia como dirección, número de teléfono y fecha en la que se desarrollaron las actividades del plan de trabajo de los proyectos realizados. Formato Anexo 4 - Experiencia del proponente.doc Adicionalmente, deberá especificar la cantidad de tiempo que lleva en el mercado con temas similares y si tiene experiencia en el sector financiero. Página 13 de 17

14 CAPITULO IV. ESQUEMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TECNICA/FUNCIONAL DEL PROPONENTE 4.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA El proveedor deberá detallar los conceptos y términos que son particulares de su propuesta, con el fin de tener un mejor entendimiento por parte del Banco para fines de calificación de los proveedores. 4.2 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN El proveedor deberá presentar un resumen que indique las características generales de la solución propuesta. 4.3 SOPORTE DEL SERVICIO A LA SOLUCIÓN OFRECIDA Valor Agregado que aportará a la solución ofrecida El proponente deberá especificar el valor agregado que usará como complemento a la propuesta 4.4 PLAN DE TRABAJO A EJECUTAR EN LA REALIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN El Proponente deberá presentar con la propuesta un cronograma o plan de trabajo en el cual describa los procesos/actividades necesarias para alcanzar el objeto de la solución requerida, explicando claramente el número de días de la actividad y profesionales dedicados para desarrollar cada actividad relacionada en el cronograma. El cronograma debe cumplir con las siguientes condiciones: a. Explicar claramente la relación entre las distintas actividades. b. Indicar los productos específicos a ser presentados y su oportunidad (informes, reportes, etc.). Página 14 de 17

15 c. Indicar el personal empleado en cada actividad, de manera que garantice el adecuado cumplimiento del objeto del presente proceso según los términos de referencia. d. El cronograma general debe presentar respecto de las actividades a ejecutar, Identificar entregables, plan de pago y secuencia prevista para las actividades detalladas en esta contratación, identificando: Actividades, fecha de inicio, fecha de terminación, hitos, ruta crítica. La secuencia y duración de cada una de las actividades debe estar discriminada en semanas. Si la propuesta llegara a ser seleccionada, al momento de la firma del acta de inicio, se deberá entregar a Bancóldex el cronograma detallado y ajustado, teniendo en cuenta el presentado inicialmente. Bancóldex a través del Supervisor del contrato verificará el desarrollo del cronograma presentado, la dedicación del personal ofrecido, los resultados esperados y en general el cumplimiento de los compromisos adquiridos. 4.5 Entrega y puesta en marcha de la solución ofrecida Recibo y Entrega Definitiva Se dará por finalizado el proyecto con la entrega de los siguientes documentos, como mínimo: Diagnóstico de la página web actual. Resultado de las entrevistas realizadas (actas y archivos de audio). Benchmark de entidades similares o referentes para Bancóldex. Casos de uso. Definición de la arquitectura de la información (contenidos). Mapa de navegación. Plan para la optimización SEO del portal. Wireframes o prototipos de la página. Plan de migración de contenidos actuales. Requerimientos técnicos a tener en cuenta para el desarrollo y montaje del portal. Página 15 de 17

16 CAPITULO V - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA 5.1 CARTA DE PRESENTACIÓN. El proveedor presentará por separado su propuesta económica, con carta dirigida a la Dirección del Departamento de Sistemas de Bancóldex. Todos los valores que se estimen en la propuesta económica deberán presentarse en pesos colombianos. En caso que el valor se exprese en moneda extranjera debe quedar explicito la tasa de cambio en la que se hizo la reexpresión y establecer cuál se tomará para el momento del pago. 5.2 COSTOS. La propuesta debe indicar claramente precios unitarios y totales para cada ítem, discriminando IVA y descuentos. Diligenciar el formato Anexo 5 - Propuesta Economica.doc Otros Costos La propuesta debe detallar y explicar todos los costos que de acuerdo con el criterio del proveedor deban ser tenidos en cuenta. 5.3 FORMA DE PAGO El proponente deberá indicar como se realizarán los pagos durante el tiempo de contratación. Si no se expresa ningún descuento, el pago se hará dentro de los 30 días siguientes a la presentación de la factura. BANCÓLDEX pagará al proveedor contra la presentación de los informes de avance y las cuentas aprobadas por el supervisor del contrato. El último pago se realizará una vez se haya liquidado el contrato. Página 16 de 17

17 5.4 PÓLIZAS DE GARANTÍA En caso de ser seleccionado, el proveedor deberá constituir a favor de Bancóldex, garantías que podrán consistir en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia o garantía bancaria expedida por un banco local De cumplimiento de las obligaciones contraídas. Será constituida para garantizar el cumplimiento del contrato: Por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por el término de vigencia del contrato y tres (3) meses más. Esta garantía permanecerá vigente hasta la liquidación final del contrato De salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales Se constituye para garantizar los pagos de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que haya de utilizar el proveedor para la ejecución del contrato. Por un monto equivalente al treinta por ciento (30%) del valor total del contrato, por el término de vigencia del contrato y tres (3) años y tres (3) meses más De calidad de los servicios Por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato y por el término de vigencia del contrato y tres (3) meses más. Página 17 de 17