GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CARACTERIZACION PROCESO GESTION HUMANA

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1 Pág. 1 de 9 OBJETIVO Administrar de manera eficaz, eficiente y efectiva el Talento Humano de la Gobernación, para contribuir a la mejora de las competencias y el ambiente de trabajo y a su vez, desarrollar actividades de medicina preventiva, del trabajo e higiene y seguridad industrial tendientes a favorecer su salud física, mental, psicológica y social, mediante ambientes de trabajo que promuevan la calidad de los procesos institucionales. FACILITADOR DEL RESPONSABLE PROCESO Director de Talento Humano Dirección de Talento Humano ALCANCE Comprende desde la planeación de actividades, hasta el seguimiento y evaluación del proceso. DEPENDENCIAS PARTICIPANTES Secretaría de Educación Dirección Administrativa Secretaría Administrativa - Dirección de Talento Humano Secretaría Administrativa - Dirección del Fondo Territorial de Pensiones Secretaría de Salud Salud Ocupacional PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS /ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Procesos Estratégicos Direccionamiento estratégico Diagnósticos del estado del talento humano en la entidad. Requerimientos Comisión Nacional del Servicio Civil, DAFP PLANEACION DE ACTIVIDADES Plan de Capacitación Plan de Bienestar Social Plan de Estímulos e incentivos Plan de Emergencias Programa de Salud Ocupacional Necesidades de ajustes a documentos como Código de Ética, manual de funciones, reglamento interno, manual de procedimientos, manual de inducción

2 Pág. 2 de 9 PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS /ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES y reinducción, etc. Necesidades de personal Aspirante Procesos Estratégicos Requerimientos Comisión Nacional del Servicio Civil, DAFP Planta de personal Estructura orgánica Necesidades de personal Hojas de vida Manual de funciones Requerimientos legales Reglamento Interno Código de Ética Manual de funciones Manual de inducción y reinducción Manual de procedimientos Acta de Nombramiento Acta de posesión Evaluación de desempeño Certificado de haber superado periodo de prueba CONVOCATORIA, SELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO INDUCCION Y REINDUCCION DE PERSONAL INSCRIPCION EN CARRERA (ADMINISTRATIVA Y DOCENTE) Listado de aspirantes Decretos de nombramiento Acta de nombramiento Acta de posesión Historia laboral Información detallada para la CNSC Registro en carrera administrativa o docente Servidor público capacitado y preparado para iniciar labores Registro de inducción Resolución de inscripción en Carrera Servidor Público Servidores Públicos (CNSC)

3 Pág. 3 de 9 PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS /ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Procesos Estratégicos Plan de Capacitación Plan de Bienestar Social Plan de Estímulos e incentivos Plan de Emergencias Encuesta de Clima organizacional PROMOCION Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Evaluación de desempeño Acuerdos de gestión Resultados encuesta de Clima organizacional Registro de actividades desarrolladas Servidor público competente, comprometido y motivado Servidor Público Administradora de Riesgos laborales Servidores Públicos Programa de Salud Ocupacional Plan de Emergencias Necesidades de los servidores públicos en cuanto a Salud ocupacional GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Reducción de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales en los servidores públicos Evidencias de la ejecución del Programa de Salud Ocupacional, que generen hábitos de vida saludables. Reportes y evidencias de incidentes y accidentes laborales Análisis de puestos de trabajo Panoramas de riesgos actualizado Actualización de planes de emergencia Administradora de Riesgos laborales Servidor Público

4 Pág. 4 de 9 PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS /ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Sector privado Situaciones administrativas Actos administrativos de novedades Descuentos por libranzas Embargos GESTIÓN DE NÓMINA Y NOVEDADES Actos administrativos de novedades Historias laborales actualizadas Nómina liquidada Reportes de nómina Servidor Público Financiera Pensionados Solicitud de reconocimiento de prestaciones Resolución de pago firmada ó recursos de no aceptación de resolución de pago Reclamación o queja del servicio de salud Plan de Capacitación Plan de Bienestar Social Plan de Estímulos e incentivos Programa de Salud Ocupacional Necesidades de Plan de Emergencias Resultados encuesta de Clima organizacional Reportes de nómina Actos administrativos de novedades ADMINISTRACION DEL FONDO PRESTACIONAL SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PROCESO Certificado salarial Certificado de historia laboral Expediente con resolución de pago Notificación de resolución de pago Resolución de reconocimiento prestaciones Informe de gestión y resultados Reporte de acciones de mejora. Mapa de riesgos actualizado Tratamiento de Producto/servicio no conforme de Pensionados Fiduciaria Gestión Financiera Procesos Estratégicos Proceso Evaluación Independiente de Control disciplinario

5 Pág. 5 de 9 REQUISITOS MECI 1000:2014 Módulo de Planeación y Gestión REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ver Normograma del proceso NOR-MC-001. REQUISITOS NTCGP 1000: , 6.1, 6.2, 6.4, 8.2.3, 8.4, DOCUMENTOS MAN-MC-001 Manual del Sistema Integrado de COD-MC-003 Código de buen gobierno. Gestión COD-MC-001 Código de ética. MAN-MC-002 Manual de Indicadores de Gestión PLA-DE-001 Plan Anticorrupción y Atención al MAN-MC-003 Manual de Administración del riesgo Ciudadano MAN-MC-004 Manual de Operación del Equipo PLA-GC-001 Plan de Comunicaciones MECI-CALIDAD POR-AC-001 Portafolio de Servicios MAN-MC-005 Contexto Estratégico MAP-MC-001 Mapa de procesos MAN-MC-006 Manual de Procedimientos MAP-MC-002 Mapa de riesgos por procesos MAN-TH-001 Manual de Funciones MAP-MC-002 Mapa de riesgos Institucional MAN-TH-002 Manual de inducción y reinducción MAP-MC-004 Mapa de riesgos de corrupción MAN-CB-001 Manual de Contratación MAT-MC-001 Matriz de Indicadores MAN-GD-001 Manual de Gestión Documental NOR-MC-001 Normograma Carta por un Trato Digno al Ciudadano Plan de Capacitación Plan de Bienestar Social Plan de Estímulos e incentivos Plan de Emergencias Programa de Salud Ocupacional REGISTROS FOR-GH-001 Acuerdo de Gestión FOR-GH-002 Seguimiento al Acuerdo de Gestión FOR-GH-003 Autorización Compensatorio FOR-GH-004 Evaluación de la eficacia de la formación FOR-GH-005 Autorización de Permisos FOR-GH-006 Aplazamiento y solicitud de vacaciones FOR-GH-007 Evaluación inducción contratistas FOR-GH-008 Cumplido de comisión FOR-GH-009 Informe de comisión FOR-GH-011 Liquidación de viátivos y gastos de viaje FOR-GH-012 Registro de Inducción Contratistas FOR-GH-013 Registro de Inducción Funcionarios FOR-AC-001 Encuesta de satisfacción del cliente externo FOR-AC-002 Encuesta Medición Satisfacción Cliente Interno FOR-MC-011 Informe de gestión y resultados FOR-MC-007 Reporte de acciones de mejora Resultados encuesta de Clima organizacional Registros del Macroproceso H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Secretaría de Educación y Cultura

6 Pág. 6 de 9 RECURSOS GENERALES: Hardware Software Infraestructura Recursos Físicos Recursos Financieros Talento Humano CONTROLES Seguimiento a los Planes de capacitación, bienestar, incentivos, inducción, Programa de Salud Ocupacional Registros de inducción, capacitación y evaluación del personal Evaluación de desempeño RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO Ver Mapa de Riesgos MAP-MC-002 POLITICAS DE OPERACION Los programas de desarrollo del talento deberán promover el mejoramiento del recurso humano y la transferencia de tecnología tendiente al aumento de la eficiencia y la productividad del trabajo. Para todos los niveles jerárquicos y las diferentes naturalezas de los empleos se dispondrá de una reglamentación sobre los Procesos de reclutamiento, selección, vinculación, promoción, situaciones administrativas, y mejoramiento del recurso humano. Los lineamientos para la realización de las actividades de inducción y reinducción de funcionarios, contratistas y pasantes, están definidos en el Manual de Inducción, adoptado por la Entidad. El clima laboral deberá ser medido con una periodicidad establecida y establecerse los indicadores para la medición de su mejora. La distribución de los incentivos al recurso humano deberá tener una reglamentación clara, equitativa y previa a su distribución Declaración de Bienes y Rentas: o o Toda persona natural que ocupe un cargo como servidor público en la Gobernación del Tolima, deberá diligenciar el Formulario Único de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas y Actividad Económica Privada, en el momento de su vinculación y retiro de la administración; la información declarada deberá ser actualizada anualmente el último día del mes de marzo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 190 de 1995 y en los Decretos 2232 de 1995, 736 Y 2204 de De acuerdo con lo definido en el Decreto 2842 de 2010, todos los funcionarios deben diligenciar su declaración de bienes y rentas en el aplicativo del SIGEP Sistema de Información y Gestión del Empleo Público y entregar copia en medio físico a la Dirección de Talento Humano, de acuerdo con el plazo establecido por la normatividad vigente. Realización de las evaluaciones de desempeño laboral de conformidad con los parámetros establecidos por el Gobierno Nacional, a través de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

7 Pág. 7 de 9 POLITICAS DE OPERACION La suscripción de los Acuerdos de Gestión con los Gerentes Públicos de la Entidad acatará las normas fijadas por el Gobierno Nacional, siguiendo las instrucciones impartidas en las capacitaciones realizadas por la Dirección de Talento Humano, para su elaboración. El reconocimiento y pago de las obligaciones por concepto de salarios y prestaciones sociales a los funcionarios de la entidad, se realizará en forma oportuna y ajustándose a las normas que regulan la materia. Se propenderá por la participación permanente de los funcionarios en los programas de capacitación y bienestar social, ofrecidos por las entidades del Estado, y por las empresas privadas de acuerdo con la disponibilidad de los recursos económicos. Se entregará la dotación a los funcionarios y los recursos necesarios para el normal desarrollo de sus funciones, actividades o procesos, de acuerdo con la disponibilidad de los recursos económicos. El horario de trabajo definido en la Gobernación del Tolima, será de Lunes a Jueves de 7:00 a.m. a 12:00 m. y 2:00 a 6:00 p.m. y los Viernes de 7:00 a.m. a 12:00 m. y 2:00 a 5:00 p.m. PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (Ver Matriz de indicadores MAT-MC-001) CODIGO NOMBRE TIPO IND-GH-001 CALIDAD EN LA INDUCCIÓN / CAPACITACION AL SERVICIO EFECTIVIDAD IND-GH-002 COBERTURA EN LA CAPACITACIÓN EFICACIA IND-GH-003 COMPETENCIAS DEL PERSONAL EFECTIVIDAD IND-GH-004 COSTO DE AUSENTISMO EFICIENCIA IND-GH-005 CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DE BIENESTAR EFICACIA IND-GH-006 CUMPLIMIENTO PANORAMA DE RIESGOS EFICACIA IND-GH-007 CUMPLIMIENTO PLAN DE CAPACITACIÓN EFICACIA IND-GH-008 CUMPLIMIENTO PRESUPUESTO DE CAPACITACIONES EFICIENCIA

8 Pág. 8 de 9 PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (Ver Matriz de indicadores MAT-MC-001) CODIGO NOMBRE TIPO IND-GH-009 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EFECTIVIDAD IND-GH-010 IMPACTO DE PROYECTO PARA EL DESARROLLO HUMANO EFECTIVIDAD IND-GH-011 INDUCCIÓN AL SERVICIO EFICACIA IND-GH-012 NOVEDADES REPORTADAS EFICIENCIA IND-GH-013 RECONOCIMIENTOS PENSIONALES EFICIENCIA IND-GH-014 ROTACIÓN DE PERSONAL EFICACIA IND-GH-015 SOLICITUDES TRAMITADAS F.T.P EFICACIA No aplica INDICADORES DEL MACROPROCESO H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Secretaría de Educación y Cultura Ver hoja de vida indicador - Secretaría de Educación y Cultura del Tolima CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSIÓN 30/03/ /11/ /12/2011 Actualización del encabezado y pie de página del documento Codificación del documento Actualización por cambio de la versión de la norma NTCGP 1000 Cambio en los nombres de los procesos: Gestión de Calidad por Mejoramiento Continuo y Control Interno por Evaluación Independiente. Codificación de los registros y documentos adscritos a la caracterización Se incluyó la actividad Manejo del fondo prestacional Se incluyeron los indicadores del proceso H. TALENTO HUMANO, de la Secretaría de Educación y Cultura. Inclusión de las políticas de operación del proceso. Actualización de políticas de operación Codificación de los documentos y registros Con la creación del nuevo proceso de Gestión de Salud Ocupacional y Ambiental, se eliminaron del proceso de Gestión del Talento Humano, las actividades relacionadas con el programa de Salud Ocupacional. Se realizaron ajustes a los indicadores para el proceso en la Secretaría de Educación y Cultura. (Se eliminaron los

9 Pág. 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSIÓN siguientes: H01.02 H02.02 H /12/ /08/2014 Actualización del proceso, de acuerdo con los ajustes en la estructura organizacional, según el Decreto 0327 de Se incluyó la dependencia facilitadora del proceso, quien tendrá el rol de articulación con las demás dependencias responsables, para el logro del objetivo propuesto. Se incluyó la política de operación relacionada con la declaración de bienes y rentas Se ajustó la caracterización en su forma de presentación Ajustes de la caracterización, de acuerdo con el nuevo Mapa de procesos de la Entidad. Se ajustó el objetivo del proceso. Se incluyó la actividad de Gestión de Seguridad y Salud ocupacional. Se ajustó el nombre de la actividad asociada a la Administración del Fondo de Prestaciones. Se incluyeron como documentos del proceso, el Programa de Salud ocupacional, Portafolio de servicios, Plan de Comunicaciones, el Plan Anticorrupción, Manual de Contratación, Manual de Indicadores de Gestión, Manual de Administración del riesgo, Manual de Gestión Documental, Portafolio de servicios, Mapa de riesgos de corrupción y el Contexto Estratégico. Se incluyeron los formatos asociados al proceso. Se incluyeron los formatos asociados al Macroproceso H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Secretaría de Educación y Cultura. Cambió el nombre del proceso de Talento Humano a Gestión Se incluyó una política de operación relacionada con la metodología para la inducción y reinducción del personal. Se actualizó la normatividad vigente, teniendo en cuenta la actualización del MECI 1000 a la versión ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Equipo de trabajo del proceso Equipo MECI-CALIDAD Comité Coordinador del Sistema de Control Interno Fecha: Mayo de 2014 Fecha: Junio de 2014 Fecha: Agosto de 2014

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