Área de Formación Cibercentro La Lila

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1 Índice 1) Definición 2) Darse de alta 3) Trabajar on-line o instalación 4) Ejercicio práctico. Crear una carpeta en el escritorio conteniendo 2 subcarpetas (Datos y Fotos) y varios documentos. 5) Gestión de Carpetas 6) Documentos 7) Enlaces simbólicos 8) Cómo conseguir más espacio 9) Galería de fotos 10) Copias conflictivas 11) Recuperar archivos eliminados por error 12) Compartir carpetas con permisos de sólo lectura 13) Eliminar cuenta de Dropbox 14) Restringir o bloquear el acceso de aplicaciones enlazadas a nuestra cuenta 15) Compartir carpetas con contactos de Facebook 16) Subir archivos fácilmente arrastrándolos al navegador 17) Cómo compartir una carpeta como de sólo lectura 18) Cómo proteger un archivo compartido con clave 19) Comparar Dropbox con otras nubes - 1 -

2 1 - Definición Dropbox es un sistema gratuito (2Gb) de almacenamiento de archivos con el objeto de servirnos como copia de seguridad de los mismos, además de poder tenerlos sincronizados entre varios dispositivos. Almacena archivos en un espacio externo al ordenador Comparte archivos con otras personas Sincroniza y actualiza datos 2 - Darse de alta Los requisitos para poder trabajar con la aplicación son sencillos, sólo debemos disponer de acceso a internet, una cuenta de correo y rellenar un formulario sencillo donde nos pedirá: NOMBRE APELLIDOS CORREO ELECTRÓNICO CONTRASEÑA ACEPTAR las condiciones - 2 -

3 3 -Trabajar on-line o instalación Para trabajar con Dropbox no es obligatorio instalar ningún programa en nuestro ordenador, simplemente INICIAMOS SESIÓN desde la página de Internet y validamos nuestro usuario y contraseña para poder empezar, en un entorno visual similar al del correo electrónico. Si queremos instalar la aplicación Dropbox en nuestro ordenador, debemos buscarla por Internet, descargarla y ejecutar el instalador, teniendo en cuenta la versión para Windows, Mac, Linux o sistemas móviles. Enlace de descarga: Una vez instalada veremos que nos aparece en nuestro sistema una nueva carpeta llamada Dropbox. Durante la instalación nos dará la opción de elegir en qué lugar instalar dicha carpeta y si queremos poner iconos en el menú de inicio y escritorio

4 Ahora tenemos la posibilidad de abrir nuestro Dropbox en 2 formatos distintos, bien en el ya conocido de Correo o también en uno de formato de carpetas de ordenador. Todos los archivos y/o carpetas que se guarden en esta carpeta serán automáticamente almacenados en los servidores de Dropbox, es decir, ya tendremos en Internet una copia de seguridad de dichos archivos y/o carpetas. Podemos acceder a dicha información a través de la web de Dropbox. Imagen de Dropbox con formato PC. 4 - Ejercicio práctico. Crear una carpeta en el escritorio conteniendo 2 subcarpetas (Datos y Fotos) Para poder entender mejor el funcionamiento básico de Dropbox es conveniente tener carpetas y documentos guardados en nuestro ordenador y practicar con ellos. Por lo que crearemos una estructura en el escritorio de una carpeta nueva con el nombre del alumno, y dentro de ella crearemos otras 2 carpetas de nombre DATOS y FOTOS. Estas carpetas contendrán unos documentos en Word e Imágenes, para poder manipularlos

5 5 - Gestión de Carpetas A través del icono Carpeta nueva podemos gestionar el espacio de Dropbox para organizar mejor nuestros documentos. Sin embargo, la forma más rápida y segura para gestionar las carpetas, será trabajar desde el propio ordenador de la manera habitual de creación de carpetas con sus documentos, y después darle la orden de subir al Dropbox. Cuando creamos una carpeta nueva nos abrirá una ventana superpuesta pidiendo como queremos llamarla y con quién queremos compartirla (nombre de un correo electrónico) Las opciones para gestionar la carpeta las obtenemos mediante el botón derecho del ratón al estar situado sobre el nombre de la carpeta, con lo que nos permitirá: Compartir Abrir Eliminar Cambiar nombre Mover Copiar Crear album - 5 -

6 Compartir: de Dropbox con otras personas para colaborar en los mismos archivos y en las mismas carpetas. Los cambios que se implementen en el contenido de una carpeta compartida se sincronizan con los demás miembros casi al instante. Abrir: Simplemente abre la carpeta para visualizar su contenido, sean otras carpetas o documentos. Eliminar: Borra la carpeta señalada y todo su contenido, enviándolo a la papelera de reciclaje del Drobox. Siempre tendremos la opción de restaurar los elementos elimininados. Cambiar nombre: Sustituye el nombre actual de la carpeta por otro. Mover: Mueve la carpeta dentro de otra carpeta, o al directorio raiz de Dropbox. Copiar: Copia la carpeta y todo su contenio en otra carpeta o en el ordenador. Crear álbum: Crea un álbum fotográfico de nuestras imágenes Documentos A través del icono Subir podemos añadir en Dropbox los documentos que tengamos en nuestro ordenador o dispositivo extraible. Se recomienda que todo documento que se quiera subir a la nube, como forma más segura, esté guardada en el ordenador, es decir pasarlo primero desde el teléfono movil, pendrive, tarjeta memoria, cámara, etc al ordenador y desde éste subirlo al Dropbox. También podemos añadir ficheros en Dropbox a través de los comando conocidos de Copiar y Pegar, o simplemente teniendo nuestras ventanas abiertas y arrastrar el documento con el ratón desde su ubicación a la nube. Las opciones para gestionar el documento las obtenemos mediante el botón derecho del ratón al estar situado sobre el nombre del documento, con lo que nos permitirá: Compartir Abrir Comentario Eliminar Cambiar nombre Mover Copiar Versiones anteriores - 6 -

7 Compartir: de Dropbox con otras personas para colaborar en los mismos archivos. Los cambios que se implementen en el contenido de un archivo compartido se sincronizan con los demás miembros casi al instante. Abrir: Simplemente abre el documento para editar su contenido. Comentario: Publica un comentario para iniciar una conversación. Los usuarios que dejen comentarios podrán mencionar a otros con sólo agregar el seguido del nombre del usuario. La persona a agregar no necesita una cuenta en Dropbox, pero sí es necesario tener permisos para editar y ver el archivo. Eliminar: Borra el documento señalado, enviándolo a la papelera de reciclaje del Drobox. Siempre tendremos la opción de restaurar los elementos elimininados. Cambiar nombre: Sustituye el nombre actual del documento por otro. Mover: Mueve el documento de sitio, lo cambia de carpeta, o al directorio raiz de Dropbox. Copiar: Copia el documento en otra carpeta o en el ordenador. Versiones anteriores: A veces necesitamos recuperar un documento del que hemos borrado algún párrafo y queremos recuperarlo, gracias a dropbox y su control de versiones es muy fácil, simplemente al seleccionar el documento y darle la orde de versiones anteriores, nos aparece una lista con todas las versiones y la opción Restaurar - 7 -

8 7 - Enlaces simbólicos Hay documentos y carpetas que, seguramente, no queramos mover a la carpeta Dropbox, por diversas razones. En ese caso podemos crear enlaces simbólicos a esas carpetas. Un enlace simbólico es como un acceso directo a una carpeta o archivo pero que detecta cuando el archivo o contenido de esa carpeta se actualiza, permitiendo así que Dropbox actualice las modificaciones y las almacene en la nube sin tener que mover el archivo original a la carpeta Dropbox. Tan solo tenemos que crear el enlace simbólico y ponerlo dentro de la carpeta Dropbox. En resumen, si metemos en la carpeta un enlace directo, Dropbox subirá a nuestra cuenta el acceso directo en sí y no el contenido de la carpeta original o el archivo original. En cambio, si ponemos un enlace simbólico en la carpeta Dropbox, cuando hagamos algún cambio al destino del enlace, ya sea carpeta 8 Cómo conseguir más espacio Existen formas de aumentar ese espacio de manera gratuita y, lo más importante, totalmente legal. Recomendar el servicio a tus amigos (500 MB por cada amigo que invites y que se una a la plataforma, con un un límite de 16 GB) Vincular la cuenta de Facebook, 125 Mb. Vincular la cuenta de Twitter, 125 Mb. Seguir a Dropbox desde Twitter, 125 Mb. Opinar sobre el servicio en Dropbox, 125 Mb. Descargar Mailbox, 1Gb

9 9 - Galería de fotos Quieres compartir fotos? Simplemente creas una carpeta dentro de la carpeta Photos de Dropbox y ya tienes una galería de fotos. Para obtener el enlace a esa galería tan solo hacemos clic derecho encima de la carpeta en cuestión, iremos a Dropbox y luego a Copiar el enlace de la galería pública. Puedes enviar el enlace a aquellas personas que quieres que descarguen las fotos, aunque hay que recordar que esta carpeta Photos es pública y puede ser vista por cualquier desde internet, siempre que tengan el enlace. Otros usos para imágenes. Se puede dar otro uso a la carpeta Public de Dropbox relacionado con las fotos. Desde Dropbox todo resulta más rápido, ya que solo hay que poner la imagen en la carpeta Public y listo. Con el botón derecho encima del archivo Dropbox nos dará el enlace directo a la imagen y así podremos usarla

10 Otra gran ventaja de esto es el poder usar tu propio dominio para los archivos de Dropbox. En el siguiente punto detallaré cómo se hace. Aquí solo dejo un ejemplo de uso con nuestro dominio: Si quiero poner en un mensaje de un foro una imagen llamada marcemola.jpg, tan solo copio esa imagen a la carpeta Public. Haciendo clic con el botón derecho en la imagen, Dropbox nos dará el enlace directo a la imagen que siempre será del tipo: https://dl.dropbox.com/u/ /marcemola.png En cambio, si tuviésemos configurado nuestro dominio para usar Dropbox. Es decir, podemos usar nuestro dominio sustituyendo la parte del enlace de arriba que he puesto en negrita como ejemplo. Y podríamos usar el siguiente enlace. Parece una tontería, pero cuando usas muchas imágenes y tienes que estar subiendo a un servidor externo y buscar en enlace directo a la imagen, se agradece este sistema. De esta forma no necesitas siquiera buscar el enlace a la imagen ya que sabes que siempre será Copias conflictivas Cuando compartimos documentos a través de Dropbox, cada usuario puede editarlos en su ordenador. Las copias conflictivas se producen por que varios usuarios modifican un documento al mismo tiempo. Ejemplo: El usuario 1 abre un documento de Word. A su vez, el usuario 2 abre ese mismo documento en su ordenador

11 El usuario 1 guarda los cambios en el documento y este se actualiza en Dropbox. Lógicamente, estos cambios no aparecerán en el archivo que tiene abierto el usuario 2, con lo que cuando este guarde los cambios, aparecerá en Dropbox una copia conflictiva, es decir, otro archivo renombrado. Tendremos entonces dos copias del archivo, la original y la conflictiva. Tendremos que abrir ambos documentos para ver qué cambios han realizado los usuarios y elegir los que queramos guardar. 11 Recuperar archivos eliminados por error En caso de que eliminemos por error algún documento de Dropbox, siempre tendremos la opción de recuperarlo en la web. Tan sólo tenemos que acceder a nuestra área de usuario y en el menú principal veremos la opción Mostrar archivos eliminados Si pasamos el ratón por encima del archivo eliminado (se muestran en color gris) nos aparece la opción para recuperarlo o eliminarlo definitivamente

12 12 - Compartir carpeta con permisos de solo lectura Muchas veces queremos compartir una carpeta con el objetivo de que la otra persona sólo vea los documentos y que no pueda modificarlos. Lamentablemente, esta opción directa no está disponible en la versión gratuita de Dropbox. Así que tenemos dos opciones: 1. Vamos a la carpeta que queramos compartir 2. Hacemos clic en ella con el botón derecho del ratón y seleccionamos Obtener enlace para compartir 3. Se abrirá el navegador web y nos dará la dirección URL para compartir esa carpeta. Ya sólo tendremos que enviarle esa dirección web a las personas con quienes queramos compartir la carpeta. Podrán acceder a ella, y sus subcarpetas, en el navegador web, pero no podrán modificar nada. 13 Eliminar cuenta de Dropbox Si queremos olvidarnos de Dropbox completamente, podemos desactivar y eliminar nuestra cuenta accediendo a las opciones de Configuración de la cuenta en Cuenta

13 14 Restringir o bloquear el acceso de aplicaciones enlazadas a nuestra cuenta. Hay ocasiones en las que enlazamos aplicaciones de terceros o servicios en web a nuestra cuenta de Dropbox. Si dejamos de usarlos o simplemente queremos que ya no tengan acceso a nuestra cuenta, tan solo tenemos que acceder vía web a la sección Cuenta y eliminar dichas aplicaciones en el siguiente apartado: 15 Compartir una carpeta con nuestros contactos de Facebook. Dropbox permite ya compartir una carpeta con un contacto que tengamos en Facebook fácilmente. Para activar esta opción, tan sólo tenemos que seguir estos pasos:

14 o o o Acceder a nuestro área de usuario en la web de Dropbox Ir a la pestaña Compartir Seleccionar una carpeta o compartir una nueva. Veremos que aparece la opción Invitar amigos de Facebook. Clic. Aparecerá la ventana para autorizar el acceso a Facebook por parte de Dropbox Aceptamos y listo A partir de ahora, cada vez que queramos compartir una carpeta a través de la web, al escribir el nombre de alguno de los contactos que tengamos en Facebook, este aparecerá automáticamente para que podamos seleccionarlo:

15 16 Subir archovos facilmente arrastrándolos al navegador. Desde abril de 2012 podemos subir archivos a Dropbox desde nuestro escritorio en el ordenador arrastrándolos a la ventana del navegador web (Chrome, Firefox o Safari)

16 17 Compartir una carpeta de sólo lectura. En agosto de 2014, Dropbox introdujo una nueva mejora en sus servicio: carpetas de sólo lectura. Es decir, ahora podemos compartir una carpeta con alguien, pero sólo tendrán acceso a la descarga de archivos, sin poder subir nuevos o modificar los existentes. Esto es algo que se llevaba pidiendo a Dropbox muchos años, ya que cualquier podría borrar por error (o a mala leche) el contenido de nuestra carpeta contenida. 18 Proteger con clave un archivo para compartir. Otra de las nuevas opciones que se añadieron en agosto de 2014 fue la de poder proteger con clave el enlace con el que compartimos un archivo. Es decir, al compartir algo, Dropbox nos da un enlace al archivo, que antes podría ser descargado por cualquier con ese enlace. Ahora podemos crear una clave para que sólo puedan descargarse el archivo aquellos que tengan la contraseña. Esto es genial para esas ocasiones en las que el enlace se empieza a pasar entre amigos, en el trabajo, etc. También podéis añadir una fecha de vencimiento. A partir de esa fecha, el enlace dejará de estar disponible. Cabe recordar que para disponer de estas dos últimas opciones necesitamos tener cuenta Pro. 19 Comparar Dropbox con otras nubes. Espacio Inicial de nubes populares: DROPBOX ONEDRIVE DRIVE BOX COPY MEGA ESPACIO 2Gb 15Gb 15Gb 10Gb 15Gb 50Gb

17 Ventajas y desventajas: Dropbox Pros Sumamente popular, disponible en apps de terceros Uno de los más veloces para subir archivos Sincronización por LAN cuando detecta una misma cuenta en dos (o más) PCs Contras Poca flexibilidad en planes (sólo una versión Pro de $9.99 al mes) Terrible interfaz Web. La omnipresencia de Dropbox, y su compatibilidad con apps de terceros, lo hacen una excelente opción. La sincronización por LAN es una excelente manera de mantener archivos sincronizados en múltiples PCs, pero sus planes pagados poco flexibles palidecen frente a la competencia. OneDrive Pros Excelentes apps móviles en Android, ios y Windows Phone. Muy buena integración con Windows (8.1 / 10) Económico ($1.99 por 100 GBs) Súper oferta si se opta por la subscripción a Office 365. No sólo se obtiene 1 TB por $69 al año, sino también acceso a Office en smartphones, tablets y PC durante la duración de nuestra subscripción. Excelente interfaz Web Contras Poca flexibilidad en planes (sólo una versión Pro de $9.99 al mes) No hay app en Linux Generosa cantidad de gigabytes iniciales, excelentes opciones de pago y apps móviles robustas lo hacen una muy buena alternativa

18 Google Drive Pros Económico ($1.99 por 100 GBs) Ofrece buena integración con Google+ Photos, que sigue siendo una excelente opción para almacenar nuestras imágenes. Excelente integración con los productos de Google (Docs, Gmail, etcétera) Contras No está en todas las plataformas Las apps de escritorio dejan que desear en el tema de sincronización La sincronización fotográfica es confusa en un inicio Para los que viven y respiran con los servicios de Google, Drive es la opción obvia. No sólo está sumamente bien integrado al resto de servicios de Google, sino que además, la manera en la que funciona con Google+ para fotos, lo hace una de las mejores alternativas para amantes de la fotografía. Box Pros Excelente integración con Salesforce, Netsuite y Google Apps, haciéndolo una atractiva alternativa para negocios Seguridad y Privacidad en planes pagados Contras Terrible aplicación de escritorio Límite de tamaño de archivo muy bajo (sólo 250 MBs) Poco espacio gratuito A pesar de haber sido el pionero, hoy Box es la peor opción de alojamiento, al menos para consumidores. Box ha redoblado esfuerzos para capturar el mercado de Negocios y Empresas, por lo que, al menos para usuarios comunes, no resulta una alternativa muy atractiva

19 Copy Pros El sistema de referidos ilimitados es una excelente opción para ampliar el espacio libre Peso de archivo ilimitado Muy buena interfaz Web, facilidad a la hora de compartir archivos Contras Poca flexibilidad en planes (sólo una versión Pro de $9.99 al mes) Apps móviles dejan que desear, demasiado simples Copy es una interesante alternativa al ofrecer un generoso programa de referidos, para que ustedes y yo obtengamos 5 GBs extra y empiecen con 20 GBs en lugar de 15!), pero no cuenta con el pedigree de los otros servicios mencionados. Dicho esto, lleva ya dos años en el mercado y es un servicio brindado por Barracuda Networks. Mega Pros Gran nivel de Privacidad y Seguridad 50 GBs gratuitos, de golpe, es la más generosa oferta de todas Buenos planes pagados para los que desean Contras Apps móviles dejan que desear, inestables Dudoso futuro, tras ver lo que le sucedió a Megaupload Una de las alternativas más llamativas por el tema de privacidad, y también por los 50 GBs que obtenemos de manera gratuita. Sin embargo, es imposible olvidar que se trata del sucesor espiritual de Megaupload (el dueño del servicio es Kim Dotcom). Teniendo en cuenta que MegaUpload fue cerrado sin previo aviso por el FBI por exceso de pirateria, personalmente no confiaría subir archivos importantes a Mega, a pesar de las promesas de privacidad y seguridad del servicio. José M. Orviz Septiembre

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