Contabilidad en la gestión Pyme. Lic. Jorge Morales Serrano

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1 Contabilidad en la gestión Pyme Lic. Jorge Morales Serrano

2 Contabilidad Consiste en registrar todas los movimientos operaciones de compras y ventas- utilizando una estructura para analizar su empresa.

3 Importancia de la contabilidad Conocer la situación de la empresa y sus negocios. Saber en dónde hay pérdidas y ganancias Brinda información clara, concisa y oportuna. Es información requerida para impuestos y créditos bancarios. Proyecta información para estar preparado al momento en que ocurre.

4 En la contabilidad, los datos por sí solos no son indicativos hasta que procese, agrupe, estructure y brinde resultados.

5 Importancia de la contabilidad - Para emprendedores -

6 Contabilidad para emprendedores Determina todos los costos que se requieran en la empresa y facilita establecer un margen de utilidad apropiado. Permite conocer el punto de equilibrio. Estar seguro del régimen tributario en que se encuentra. Interpretar básicamente- los estados financieros.

7 Principios de contabilidad

8 Principios dados por el medio socioeconómico Entidad económica. Bienes económicos. Moneda común denominador. Empresa en marcha. Periodo.

9 Principios que hacen a las cualidades de la información Objetividad. Prudencia. Uniformidad. Exposición. Materialidad. Orden.

10 Principios de fondo o valuación Valuación al costo. Devengado. Realización. Autocritica. Otros Valor histórico original. Dualidad económica.

11 Base de registro contable

12 Devengado Aunque una empresa tenga un ingreso o un gasto que no haya sido aún pagado o cobrado se tiene que contabilizar (apuntar el asiento contable) en el momento que nace y no cuando haya movimiento de dinero, es decir, no cuando se cobre o pague.

13 Importancia de la contabilidad Ejemplo: Usted compró una computadora el 10 de agosto y el vendedor le dice que le cobrará el 10 de noviembre. La transacción de compra se registra el 10 de agosto, cuando se efectúa. El 10 de noviembre registra el pago.

14 Dualidad económica Partida Doble En todo asiento se registran una o más partidas deudoras y acreedoras. Es decir, en todo asiento existe un doble registro de partidas: una o más deudoras y otra u otras acreedoras.

15 Entidad económica Es la separación de las operaciones económicas de cada una de las personas, sean físicas o jurídicas, siendo cada uno responsable de sus propias obligaciones y de sus beneficios. Es decir, usted tiene una empresa a través de persona física o jurídica, pero usted es independiente de su empresa.

16 Entidad económica Negocio Dinero del negocio y personal Vida personal

17 Entidad económica Conjunto Dinero del negocio Dinero personal

18 Empresa en marcha Dicta que la información se debe analizar con el fin de que la empresa siga operando. Todo lo que se haga debe hacerse para garantizar la continuidad de las operaciones.

19 Uniformidad Los principios generales y las normas de valuación de las operaciones deben aplicarse de forma uniforme de un periodo contable a otro. Esto con el fin de tener una uniformidad en el análisis de la información y no existan variaciones importantes no relacionadas con la operación misma de la compañía.

20 Ecuación contable PASIVOS ACTIVOS PATRIMONIO Activos = Pasivos + Patrimonio

21 Ecuación contable Activos Pasivo Patrimonio Son todas los bienes que tiene la empresa. Son todas las obligaciones que la empresa posee. Proporción de dominio real sobre los activos Efectivo, maquinaria, inventario, cuentas por cobrar. Cuentas por pagar, préstamos, hipotecas Aportes de capital, utilidades retenidas

22 Ejemplo I Suponga que usted compra en inventario a crédito. Inventario Un bien ACTIVO Cuenta por pagar Deuda PASIVO Inventario Cuentas por pagar x ---

23 Ejemplo II Se compra en maquinaria, pero su empresa no paga con sus recursos, sino que el socio aporta de su dinero. Maquinaria Un bien ACTIVO Aporte Deuda Patrimonio Maquinaria Aporte de capital x ---

24 Libros contables Son documentos donde se asientan los registros de las operaciones contables. Son un requisito legal, tanto en el código de comercio como el código tributario.

25 Características de los libros contables Debe comenzar a utilizarlo en el momento en que se comienzan operaciones. Se adquieren en librerías y se tramitan los permisos en el Ministerio de Hacienda Deben estar en colones, limpio, ordenado y sin tachones

26 Resumen Libros de la empresa Régimen Tradicional Régimen Simplificado Diario, Mayor, Inventario y balances Compras

27 Régimen Tradicional Diario Mayor Inventarios y Balances Se hace el registro diario de TODAS las transacciones Se hace un resumen por cuenta mensual de las transacciones Se registran los estados financieros correspondientes.

28 Régimen Simplificado Libro de compras Es el libro donde se anotan todas las compras que hace la empresa. - Puede verificar si su empresa califica para Régimen Simplificado en los Documentos de -

29 Toda la información registrada debe tener documentos legales de respaldo. Deben archivarse durante 4 años. Si la Administración la solicita y no está, obtiene una sanción.

30 Requisitos fundamentales 1. Inscripción ante el Ministerio de Hacienda. 2. Personería jurídica en caso de aplicar. 3. Libros contables completos y al día. 4. Documentación de respaldo de 4 años.

31 Flujo de caja

32 Elementos importantes Instrumento de seguimiento del movimiento del efectivo del negocio. No es un estado financiero propiamente dicho. Se debe llevar diariamente e incluir la totalidad de las transacciones del mes.

33 Flujos de Caja Ejemplo para pequeña empresa: El resultado del mes de junio fue El 1 de agosto vendió El 2 de agosto compró combustible y pagó El 5 de agosto compró suministros en El 7 de agosto pagó el préstamo por El 8 de agosto se retiró un socio y se cancelaron

34 Empresa ABC, S.A Flujo de caja Agosto del 2015 Saldo inicial Fecha Concepto Ingreso (+) Salida (-) Saldo 01/08/15 Cobro de ventas /08/15 Compra de combustibles 05/08/15 Compra de suministros de oficina /08/15 Préstamo bancario /08/15 Retiro de socio

35 Estados Financieros Es el registro formal de las actividades económicas de un ente, presentadas de una manera estructurada para su fácil comprensión y utilización.

36 Estados Financieros Balance de Comprobación: Compuesto por la suma de los saldos de las cuentas que componen la contabilidad. Estado de Resultados: es el que muestra las pérdidas y ganancias del periodo.

37 Estados Financieros Balance General: muestra la situación de activos, pasivos y patrimonio del periodo Estado de Flujos de Efectivo: es el que muestra las entradas y salidas de efectivo del periodo.

38 Balance de Comprobación COMPAÑÍA ABC S.A. Balance de Comprobación Detallado DEL 01/02/2015 AL 28/02/2015 BALANCE DEBITOS CREDITOS BALANCE BALANCE DEBITOS CREDITOS BALANCE DESCRIPCION ANTERIOR ACTUAL DESCRIPCION ANTERIOR ACTUAL Banco Cuenta colones ,086, ,581, ,505, Servicio Eléctrico , , Mobiliario y Equipo de Ofi ,891, ,891, Servicio Telefónico , , Mobiliario y Equipo de Me ,715, ,715, Cable e internet , , Mejoras a la propiedad arre ,841, ,841, Papeleria y Utiles de Oficin , , Gastos preoperativos ,628, ,628, Mant. y Rep. Mobiliario y E , , Prestamo Bancario ,476, ,476, Mant. y Reparación Edifici , , Ventas Gravadas ,624, ,624, Depreciacion , , Sueldos ,612, ,612, Combustibles y Lubricante , , Cargas Sociales ,468, ,468, Alquileres ,850, ,850, Servicios Profesionales ,354, ,354, TOTALES 148,681, ,681, Servicio de Agua , ,497.00

39 Estado de Resultados Determina la utilidad contable o tributaria del negocio. Establece una relación entre los ingresos y los gastos del negocio y así determinar que tan rentable es cada una de las actividades. Se puede determinar el peso de cada uno de las partidas incluidas dentro de la operación.

40 COMPAÑÍA ABC S.A. Estado de Resultados Consolidado AL 28/02/2015 D E S C R I P C I O N ACUMULADO INGRESOS INGRESOS 15,624, % 74,995, % >INGRESOS TOTAL... 15,624, ,995, GASTOS Sueldos 5,612, % 24,133, % Cargas Sociales 1,468, % 6,315, % 1,354, % 5,822, % Servicios Profesionales Servicio de Agua 85, % 367, % Servicio Eléctrico 356, % 1,535, % Servicio Telefónico 123, % 531, % Cable e internet 25, % 107, % 53, % 230, % Papeleria y Utiles de Oficina 563, % 2,423, % Mant. y Rep. Mobiliario y Equipo 365, % 1,570, % Mant. y Reparación Edificios Depreciacion 422, % 1,817, % Combustibles y Lubricantes 236, % 1,017, % Alquileres 1,850, % 14,800, % >GASTOS TOTAL... 12,517, % 60,671, % >RESULTADO DE OPERACION... 3,106, % 14,324, %

41 Estado de Resultados Se pueden analizar diferentes actividades en un solo estado de resultados. Permite realizar proyecciones de utilidades para fines financieros y/o tributarios.

42 Balance General Es un estado financiero que detalla la composición de activos, pasivos y patrimonio de la empresa. Activos = Pasivo + Patrimonio ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO La composición es lo que varía. Aquí se da cuenta del nivel de endeudamiento y la cantidad de activos de la empresa.

43 Balance General

44 Estado de Flujos de Efectivo Este estado muestra cómo se comporta el dinero. Es importante para evitar falta de liquidez efectivo-. Da una explicación detallada del por qué el saldo del dinero de la empresa es diferente a la utilidad del mismo periodo.

45 Estado de Flujos de Efectivo Para hacer el estado de Flujos de Efectivo, es importante que tome en cuenta todas las erogaciones e ingresos de efectivo del negocio. Es importante que lo haga así para conocer si está generando solvencia o insolvencia y actuar para evitar una descapitalización del negocio.

46 Estado de Flujos de Efectivo No todas las salidas de efectivo son gastos ni todos los gastos son salidas de efectivo. Ej. Pago de cuota bancaria: Pago = Capital + Intereses = Salida de efectivo = Disminución de pasivo + Gasto

47

48 Resumen de los Estados Financieros

49 Resumen Estado Balance general Estado de resultados Estado de flujos de efectivo Lo que refleja Muestra la composición de la empresa en activos, pasivos y patrimonio. Cuánto tiene y cuánto debe la empresa? Cuánto es mío? Muestra las pérdidas o ganancias que generó la empresa durante un periodo. - La empresa ganó o perdió? Cuánto? Muestra el comportamiento del dinero en el periodo. - Qué se hizo el dinero? Dónde se metió?

50 Aspectos para revisar en una contabilidad

51 Elementos a revisar en la contabilidad Ingresos Gastos Cierres de caja. Consecutivo de facturas y recibos de dinero. Consecutivo de boletas de depósitos. Conciliaciones bancarias. Consecutivo de cheques. Custodia de chequeras y de cheques firmados. Documentación de respaldo de los pagos. Conciliación Bancaria.

52 Elementos a revisar en la contabilidad EMPRESAS ABC S.A. Hoja resumen de xxxxx Mes de xxx año xxx Fecha Numero Beneficiario Concepto Monto Total xxxx

53 Cierre de caja EMPRESAS ABC S.A. Cierre de caja 10/08/2015 Documentos Ventas de contado 100, Cobro de créditos 50, = Dinero esperado 150, Efectivo y valores Depósitos a cuenta 80, Efectivo en caja 70, = Efectivo total 150,000.00

54

55 Contabilidad en la gestión Pyme Lic. Jorge Morales Serrano Tel: Whatsapp:

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