Términos de Referencia

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1 Términos de Referencia ANEXO IV-G Fecha: 19/08/2014 PUESTO Y/O NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Asistente administrativo del proyecto GEF Resiliencia DURACIÓN DEL CONTRATO: 6 MESES (CON POSIBILIDAD FECHA INICIO 16/09/2014 FECHA TÉRMINO 15/03/2015 DE RECONTRATACIÓN) NÚMERO Y TÍTULO DEL PROYECTO: Fortalecimiento de la efectividad del manejo y la resiliencia de las Áreas Protegidas para proteger la biodiversidad amenazada por el Cambio Climático 1. ANTECEDENTES El cambio climático presenta amenazas significativas a la biodiversidad y el mantenimiento de los bienes y servicios que derivan de ésta. Este proyecto tiene como objetivo reducir los impactos adversos directos e indirectos del cambio climático sobre la biodiversidad de importancia global y las comunidades humanas a partir del fortalecimiento de la efectividad de manejo y configuración espacial de las Áreas Naturales Protegidas (ANP) en México. Adicionalmente, consolidará el marco de preparación institucional en sus tres escalas (nacional, regional y local) para poner en práctica los objetivos de la Estrategia de Cambio Climático para Áreas Protegidas (ECCAP). El proyecto, también conocido como GEF-RESILIENCIA, tiene tres componentes que responden a las necesidades de resiliencia de la biodiversidad a diferentes escalas: 1) Mejoramiento del Sistema de Áreas Naturales Protegidas, que consiste en la revisión y desarrollo de instrumentos y herramientas para la conservación, monitoreo, financiamiento y toma de decisiones ante el cambio climático. 2) Expansión del Sistema de Áreas Naturales Protegidas a partir de una escala de paisaje para el establecimiento de nuevas áreas de conservación, con la finalidad de incorporar refugios climáticos importantes y promover la conectividad entre áreas protegidas. 3) Mejoramiento de la efectividad del manejo de 17 ANP para la reducción de impactos y amenazas específicas del cambio climático a la biodiversidad, promoviendo el desarrollo de capacidades del personal y pobladores locales. El proyecto es un esfuerzo interinstitucional entre la Comisión Nacional Forestal (CONAFOR), la Comisión Nacional para el Conocimiento y Uso de la Biodiversidad (CONABIO) y organizaciones de la sociedad civil.

2 Figura 1. En rojo se resaltan las 17 ANP de 12 eco regiones de México beneficiadas del proyecto: California Mediterránea, Desiertos de Norteamérica, Altiplano Semiárido del Sur, Grandes Planicies, Bosque Tropical Húmedo, Bosque Tropical Seco, Sierras Templadas, Pacífico Sur, Pacífico Norte, Golfo de California, Golfo of México y Mar Caribe. El/la Asistente Administrativo del Proyecto proveerá de apoyo en el manejo administrativo y financiero de las actividades del proyecto así como en la preparación de los planes trimestrales y anuales, elaboración de reportes de avance a la CONANP y el PNUD. Este puesto apoya al Administrador General en sus funciones y tiene las siguientes responsabilidades: 1. RESPONSABILIDADES a) Participar en actividades de apoyo al Administrador General en los procesos de control de los gastos financieros del proyecto. b) Apoyar al Administrador General en actividades de logística del proyecto, incluidas la organización de reuniones de trabajo, convocatorias, minutas de reuniones, seguimiento de acuerdos tomados en las reuniones, elaboración y requisición de formatos, informes, entre otras. c) Observar el cumplimiento de la normativa interna respecto de los controles presupuestales. d) Seguimiento a los comprobantes fiscales de los gastos de oficina, talleres y viáticos. e) Elaborar solicitudes de pago y reembolsos de gastos a través del sistema contable. f) Registrar en el sistema las operaciones financieras del proyecto. g) Elaborar y dar seguimiento a la firma de contratos y addenda.

3 h) Mantener contacto con proveedores y comprar material de oficina. i) Cotizar equipo de cómputo, de oficina y para la toma de datos en campo cuando se requiera. j) Realizar el control y seguimiento de los archivos e inventarios de activos. k) Atender consultas del personal en campo; ofrecer aclaraciones, respuesta y seguimiento a las solicitudes de información. l) Apoyar a la oficina para trámites en general. m) Realizar todas las demás tareas administrativas y financieras que el proyecto requiera. 2. ACTIVIDADES Y RESULTADOS ESPERADOS: ACTIVIDAD Elaborar las solicitudes de gasto en el Enterprise Resource Planning (ERP). Elaborar solicitudes de adquisiciones, contratos y otros, necesarios para el buen funcionamiento del proyecto, garantizando que la documentación soporte de cada etapa de los procesos y de cada transacción, cumpla con los principios de pertinencia y suficiencia. Verificar la entrega de los productos o servicios en los tiempos estipulados, con las características y calidades acordadas. Efectuar, con el apoyo del Administrador del Proyecto, los desembolsos y/o pagos del proyecto por concepto de honorarios, compras, capacitaciones, eventos y cualquier otro concepto, observando que cada pago realizado cumpla con los términos y condiciones previstas en las normativas administrativas del proyecto. Preparar solicitudes de modificación de planes (adquisición y operativo) en caso de ser necesario para su aprobación. RESULTADOS ESPERADOS Solicitudes electrónicas elaboradas acorde a lineamientos informáticos y organizacionales del Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). Documentación actualizada de su área de trabajo necesaria para apoyar al Administrador del Proyecto en el cumplimiento oportuno ante PNUD de cada uno de los gastos efectuados. Contrataciones de servicios llevadas a cabo acorde a los planes anuales de trabajo. Organizados los eventos previstos en los Planes Operativos Anuales. Elaborada la base de datos de proveedores de bienes y servicios que le permitirán al proyecto definir y realizar procesos de adquisición transparentes, competitivo y eficiente. Efectuados los desembolsos y/o pagos del proyecto por concepto de honorarios, compras, capacitaciones, eventos y cualquier otro concepto, observando que cada pago realizado cumpla con los términos y condiciones previstas en las normativas administrativas del proyecto. Planes anuales de adquisiciones y operativos actualizados.

4 Asistir al Administrador del Proyecto en la preparación de los estados financieros mensuales del Proyecto, así como la elaboración de los reportes de ejecución presupuestaria, para información de la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) y del organismo financiador, utilizando los formatos propuestos. Atender las visitas de apoyo y fortalecimiento en aspectos administrativos, contables y de auditoría financiera realizadas en el marco de la ejecución del proyecto, así como visitas de seguimiento efectuadas por el equipo del PNUD. Apoyar al Administrador en el seguimiento al inventario detallado y actualizado de los bienes fungibles y no fungibles que se adquieran como parte de la ejecución del proyecto, así como también en la aplicación de los procedimientos y mecanismos de control necesarios para su registro, buen uso y resguardo. Archivar y garantizar la correcta disposición de los expedientes de personal y documentación del proyecto, garantizándose la conformación de un expediente individual por cada proceso de adquisición efectuado en el marco del proyecto. Apoyar, según necesidad, al Administrador en la elaboración de proyecciones y planeación estratégica de los recursos durante el proyecto, en especial lo relacionado con flujos de caja. Realizar, cuando sea necesario, los trámites requeridos para otorgar viáticos a los integrantes de la UCP. Organizar la logística de los eventos previstos en los Planes Operativos Anuales, coordinando aspectos de cooperación interinstitucional, logística, invitaciones, materiales y disertantes. Realizar otras actividades relacionadas con su cargo orientadas por el Administrador del Proyecto. Reportes financieros entregados en tiempo acorde a los lineamientos del proyecto. Las auditorías financieras fueron concluidas acorde a calendario y los reportes finales se encuentran libres de observaciones. Asegurado que la gestión de fondos y los soportes de los mismos se apegan a las políticas, procedimientos y normas aprobadas por PNUD. Inventario físico recibido y actualizado. Asegurada la información, administrativa y financiera confiable para la evaluación del impacto concreto del Proyecto. Flujos de caja elaborados acorde a las necesidades del proyecto. Tramitadas todas las solicitudes de gasto y anticipos que los integrantes de la UCP necesiten. Generadas respuestas ágiles, flexibles y creativas a los integrantes de la UCP, así como a los beneficiarios del proyecto y consultores externos. Generadas respuestas ágiles, flexibles y creativas a los integrantes de la UCP.

5 3. PERFIL VIAJES DE TRABAJO EXPERIENCIA EN AÑOS SI X NO 3 Ocasionalmente X Frecuentemente ESCOLARIDAD LICENCIATURA MAESTRIA, ÁREA O ESPECIALIDAD DOCTORADO, POSTGRADO Licenciatura en contabilidad, administración o áreas Contaduría pública, administración. afines CONOCIMIENTOS ESPECIALES Y CAPACITACIÓN CONOCIMIENTOS REQUERIDOS Presupuestos, Administración, Contabilidad, Activos fijos. Conocimientos medios en sistemas Enterprise Resource Planning (ERP). Conocimientos medios en Word, Outlook y Access; nivel avanzado en Excel (macros, gráficos y tablas dinámicas). Experiencia en trabajo administrativo, seguimiento, evaluación y supervisión de proyectos de preferencia con organismos internacionales y/o experiencia relativa en la implementación de proyectos de conservación con ONG nacionales. Experiencia previa de trabajo con un proyecto financiado por el FMAM (GEF) se considerará un activo. HABILIDADES REQUERIDAS Habilidad numérica, financiera, contable y administrativa. Alto grado de iniciativa; propositivo (a). Buenas habilidades interpersonales. Acostumbrado(a) a trabajar por resultados y bajo presión, trabajo en equipo; proactivo(a). Orientado(a) a los equipos; que trabaje bien con otros. Excelente capacidad para la comunicación verbal y escrita. MANEJO DE PC Y PAQUETERÍA Enterprise Resource Planning (ERP). Dominio avanzado de Excel: macros, Visual Basic for Applications (VBA); tablas y gráficos dinámicos. Dominio medio de Word, Access, Outlook. IDIOMAS REQUERIDOS OTROS Español fluido hablado y escrito. Inglés básico 4. TIPO DE DECISIONES QUE SE TOMARÁN EN FORMA RUTINARIA: Cuentas contables a aplicar. Contabilización de adquisiciones y contrataciones del proyecto.

6 5. MENCIONE LOS COMPORTAMIENTOS ESENCIALES QUE DEBE MOSTRAR EL OCUPANTE DEL PUESTO PARA CADA COMPETENCIA Competencias esenciales Orientación al desempeño Orientación al cliente Orientación al cambio Liderazgo Efectividad Organizacional Habilidad Estratégica Otras competencias necesarias para desempeñar el puesto, por ejemplo: Flexibilidad, Respeto, Honestidad, Confiabilidad, Responsabilidad, Iniciativa, Adaptabilidad, Ética profesional. Nivel Requerido A: Alto B: Medio C: Bajo A A B B A B CONDICIONES ESPECIALES: En caso de renuncia o terminación de contrato, la persona contratada será responsable de hacer una entrega por escrito de la documentación bajo su cargo así como una relación de pendientes. Las personas contratadas bajo el esquema de pagos mensuales y Contrato de Servicios estarán obligadas a trabajar de tiempo completo para el proyecto. En caso de ser extranjero/a residente en el país, se deberá presentar el documento migratorio que le permita trabajar en México. El PNUD no es responsable del inicio de actividades del personal del proyecto sin contrato y no admite contrataciones retroactivas. El/la consultor/a será sujeto a una evaluación de desempeño para definir la viabilidad de renovar el contrato. CUENTA PRESUPUESTAL: ACCOUNT O.UNIT FUND DEPART. B UNIT PROJECT ACTIVITY IMP- AG. DONOR MEX MEX ESCALA Y NIVEL DE REMUNERACIÓN: SB-2 FORMA DE PAGO: MENSUALIDADES. FECHA DE INICIO DE LABORES: 16/09/2014

7 FECHA DE ELABORACIÓN: AGOSTO 2014 FECHA DE APROBACIÓN AGOSTO 2014 Por el PROYECTO Por el PNUD MARIANA BELLOT ROJAS COMISIÓN NACIONAL DE ÁREAS NATURALES PROTEGIDAS FIRMA PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO FIRMA

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