MODULO AMBIENTAL. Manual funcional del usuario

Transcripción

1 MODULO AMBIENTAL Manual funcional del usuario

2 Índice de Contenido 1 CUÁL ES EL MODELO CONCEPTUAL DEL MÓDULO AMBIENTAL? 2 2 CUALES ES LA CONFIGURACIÓN GENERAL NECESARIA PARA EL MODULO AMBIENTAL? 2 3 COMO SE DEFINE EL PERFIL DEL USUARIO RESPONSABLE? 3 4 CUÁLES SON LAS TABLAS QUE SE REQUIEREN PARA PONER EN FUNCIONAMIENTO EL MODULO (PARAMETRIZACIÓN)? 4 5 COMO SE DETERMINAN LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS? 8 6 COMO HAGO SEGUIMIENTO A LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS? 13 7 COMO ESTABLEZCO LOS ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES? 16 8 QUE TABLAS DEBO PARAMETRIZAR PARA PODER VALORAR EL IMPACTO AMBIENTAL? 19 9 COMO SE CALCULA LA SIGNIFICANCIA AMBIENTAL DEL IMPACTO? 24

3 1 Cuál es el modelo conceptual del módulo Ambiental? Está basado en la norma ISO y en una metodología propia para el cálculo de la significancia ambiental de cada Impacto. Ilustración 1.Modelo Conceptual. 2 Cuales es la Configuración general necesaria para el modulo Ambiental? El administrador en la configuración debe crear el Sistema o Sistemas (pueden ser varios sistemas ambientales de acuerdo a líneas de negocio o sedes), los procesos, los perfiles, los usuarios Ilustración 2. Opciones Generales.

4 En Opciones generales se suministra opción de Días para la alerta a los responsables del módulo para que estén pendientes de la actualización de los Requisitos legales de acuerdo a la frecuencia definida. La alerta es a través de un correo electrónico Hay otra opción para evitar o permitir la modificación de las Valoraciones de Impactos realizadas Ilustración 3.Configuracion Gestión Ambiental. 3 Como se define el perfil del usuario responsable? Se debe activar la responsabilidad señalada y crear en un perfil para asignar la o las personas indicadas a manipular el módulo.

5 Ilustración 4.Configuración de responsabilidades. 4 Cuáles son las tablas que se requieren para poner en funcionamiento el modulo (parametrización)? Se cuenta con la opción para ingreso al módulo

6 Ilustración 5.Ingreso a Gestión ambiental. Se dispone de opción para parametrización de tablas requeridas en el sistema Ilustración 6.Parametrizacion. Las siguientes tablas deben parametrizarse, aunque algunas tienen datos por defecto que pueden ser útiles para aplicar el módulo

7 Ilustración 7.Tablas de parametrización. Los Componentes Ambientales más comúnmente conocidos que pueden ser afectados por impactos ambientales Ilustración 8.Componentes ambientales. Para clasificar el episodio de las actividades ante un Impacto ambiental

8 Ilustración 9.Estado de operación de actividades. Los Requisitos de las partes interesadas Ilustración 10.Partes interesadas.

9 5 Como se determinan los requisitos legales y otros? Se cuenta con opción para ello Ilustración 11.Requisitos legales. Se registran los datos de cada requisito legal, mientras en la parte de abajo del formulario se cuenta con la funcionalidad para registrar y evaluar el cumplimiento de los artículos aplicables Ilustración 12.Nuevos requisitos legales.

10 Se dispone de funcionalidad para seleccionar el estado del cumplimiento del artículo Ilustración 13.Estado de cumplimiento. En caso de que el artículo se haya cumplido, el sistema exige determinados campos que demuestren la evidencia Ilustración 14.Articulos aplicables.

11 En caso de que no se cumpla el artículo, aparecen campos por tramitar como la acción que se debe establecer para la implantación del artículo Ilustración 15.Accion para implantar el artículo. Se puede levantar acción para implantar el artículo del requisito, ante lo cual se abre solicitud con origen Evaluación del Requisito legal/ambiental Aparece el proceso de donde se implantará el artículo Y en la descripción aparece el Artículo Ilustración 16.Descripcion de la solicitud.

12 En caso de que el cumplimiento del artículo sea parcial Ilustración 17.Cumplimiento parcial. Los datos pedidos son una combinación del cumplimiento de una parte y de incumplimiento de otra Ilustración 18.Datos solicitados. En el anterior ejemplo quedan registrados los 3 artículos y su estado de cumplimiento

13 Ilustración 19.Registro de artículos.

14 6 Como hago seguimiento a los requisitos legales y otros? Se cuenta con informes para seguimiento a los requisitos, adicionales a la alerta que se envía al responsable del requisito de acuerdo a la fecha de actualización y a la opción de días previos Ilustración 20.Informe de cumplimientos. Sale la información de los requisitos tal cuales han sido registrados Ilustración 21.Requisitos registrados. Otro informe orientado a mostrar los estados de las acciones para implantar los requisitos

15 La lupa muestra los detalles de la acción Ilustración 22.Estado informe de acciones. Ilustración 23.Detalles de la acción. Otro informe referido a los tiempos de actualización de un requisito

16 Ilustración 24.Informe de actualización requisitos. Muestra el estado del semáforo por requisito, de acuerdo con la fecha de la próxima actualización Ilustración 25.Estado de semáforo por requisitos.

17 7 Como Establezco los aspectos e impactos ambientales? Se cuenta con opción para ello Ilustración 26.Establecer aspectos ambientales. Al ingresar muestra los Aspectos Ambientales definidos Ilustración 27.Aspectos ambientales definidos.

18 Para ingresar un Aspecto nuevo se requiere la siguiente información incluyendo el impacto ambiental Ilustración 28. Formulario aspectos ambientales. Se cuenta con informe para consultar la información ingresada Ilustración 29.Ver informe de aspectos ambientales.

19 Produce la información relevante del aspecto En forma de gráfico Ilustración 30.Informe de aspectos ambientales. Ilustración 31.Informes de aspectos ambientales.

20 De los aspectos ambientales y la cantidad de acciones levantadas por los impactos generados Ilustración 32.Grafico de aspectos ambientales. 8 Que tablas debo parametrizar para poder valorar el Impacto ambiental? El objetivo de esta funcionalidad es obtener la Significancia Ambiental del Impacto ambiental, de manera que se tomen decisiones para su tratamiento

21 Ilustración 33.Valoracion de impacto ambiental. Las 3 primeras opciones son tablas que se deben revisar o ajustar para este proceso Ilustración 34. Ajustes a valoración impacto. Se ponderan los componentes de la Significancia Ambiental Ilustración 35.Determinacion de la importancia de componentes. La empresa debe determinar la importancia de estos componentes

22 Ilustración 36.Determinacion componentes. La tabla de interpretación de los resultados es útil para apoyo a las decisiones que la empresa debe tomar para tratar los Impactos Ilustración 37.Interpretacion de la significancia ambiental. La empresa debe determinar los rangos de valores e interpretarlos para tomar decisiones sobre los impactos ambientales. Los datos por defecto aquí almacenados hacen parte de una empresa típica de producción y basados en las tablas que utilizan los diferentes componentes de la Significancia ambiental y que se verán más adelante

23 Ilustración 38.Interpretacion de la significancia ambiental. El componente Índice ambiental está compuesto de variables que la empresa debe determinar Ilustración 39.Matriz de variables. En la columna de la izquierda se ingresan las variables que en la empresa hacen parte del Índice Ambiental En la última columna se ponderan las variables del Índice Ambiental, de acuerdo a su importancia En el interior de la matriz se cuenta con 4 estados de cada variable, desde el más indeseable (4) hasta el más benévolo para la empresa (1) La empresa debe revisar los estados que aparecen por defecto y ajustarlos, de ser necesario, a sus políticas ambientales

24 Ilustración 40.Ajustes variables Puede crear otras Variables que hacen parte del Componente Índice Ambiental. O reemplazar las actuales variables por otras Ilustración 41.Crear o reemplazar variables.

25 9 Como se calcula la Significancia ambiental del impacto? La forma como se calcula la Significancia Ambiental ya se estableció anteriormente al explicar la Interpretación de la Significancia Ambiental Ilustración 42.Calculo de la significancia ambiental. Al ingresar a la opción aparecen los resultados de los componentes ambientales que hacen parte de la Significancia Ambiental Ilustración 43.Significancia ambiental.

26 Para calcular la Significancia Ambiental de un nuevo Impacto Ambiental se realiza en este formulario donde debe calificar los 3 componentes. Ilustración 44.Cálculo de impacto ambiental.

27 Para las variables del Índice ambiental el usuario califica cada una de acuerdo a la situación y de acuerdo con la Matriz de las variables de Índice Ambiental definida Ilustración 45.Variables del índice ambiental.

28 El requisito legal se calcula con base en el cuadro que se abre en el siguiente icono Ilustración 46.Calculo del requisito legal. La matriz requisito Legal utilizado por el sistema, en donde se califica la existencia del requisito y el cumplimiento Ilustración 47.Matriz de requisitos legales.

29 El componente Partes Interesadas se calcula con base en el cuadro que se abre en el siguiente icono Ilustración 48.Calculo partes interesadas. La matriz de Partes Interesadas utilizada por el sistema, en donde se califica la existencia de un acuerdo con Parte Interesada y la Gestión que ha establecido la empresa con respecto al acuerdo

30 Ilustración 49.Matriz de partes interesadas. El resultado de la Significancia Ambiental aparece en la siguiente opción Ilustración 50.Resultado de significancia ambiental. En la última columna aparece el valor de la fórmula de la Significancia Ambiental ya conocida

31 Ilustración 51.Resultado significancia. Al seleccionar uno de los impactos en el vínculo de la primera columna de la izquierda y de acuerdo con la interpretación de la Significancia, se puede levantar el plan de acción para el tratamiento correspondiente.

32 Ilustración 52.Levantar plan de acción.

33 A través de una acción preventiva Ilustración 53. Registrar solicitud preventiva.

34 Automáticamente y de acuerdo con la interpretación de la Significancia sale Origen Medida de Intervención Ambiental, el Aspecto y proceso del Impacto. El usuario debe poner en la descripción la Medida de Intervención que se va a implantar El informe para la valoración del Impacto Ilustración 54.Nueva oportunidad solicitud de Mejora. Contiene todos los resultados Ilustración 55.Informe valoración de impacto.

35 Ilustración 56.Informe de resultados.