El Sistema de Gestión Integral de la Calidad, un Sistema Siempre en Construcción...

Transcripción

1 El Sistema de Gestión Integral de la Calidad, un Sistema Siempre en Construcción... Ing. Emperatriz Zapata Z. Docente Universidad del Magdalena blog.doolphy.com Entre 2000 y 2005: Cómo hemos construido nuestro Sistema de Gestión de la Calidad 1. Diagnóstico de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, condujo a ejecutar proyectos desde el plan de acción para la modernización administrativa, modernización de la gestión institucional, consolidación del modelo de gestión financiera, entre otros. 2. Cohesión, colaboración y trabajo en equipo: Se conformaron equipos de trabajo por secciones de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. 3. Rediseño Administrativo y Financiero: Establecimiento de una perspectiva sistémica de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, donde se tiene una estructura relacional con la diferentes dependencias de la institución y las interacciones con las dependencias de ésta Vicerrectoría. 1

2 Logro del año 2005: Formación en Calidad. Capacitación de funcionarios y docentes en temas de manejo de la Familia de Normas NTC ISO 9000 en sus versiones del momento (NTC ISO 9000:2000, NTC ISO 9001:2000, NTC ISO 9004:2000, NTC ISO 19011:2002 y NTC ISO 14000:1996). Formación como asesores de calidad a un grupo de docentes. Año 2006: Diseño e Implementación del Modelo Administrativo. 2

3 Logro año 2007: Año de la Certificación. Certificación de Calidad para algunos procesos administrativos, Servicios de admisiones, registro y control académico en programas de pregrado presencial. Servicios de biblioteca y de soporte educativo. Procesos administrativos de la Universidad: Gestión documental y normativa, financiera y de contratación (SC de Agosto 9 de 2007). Año 2008: Creación del Modelo de Gestión Integral. Se integran el Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000:2005), la norma Técnica de Calidad para las entidades del estado (NTCGP 1000:2004), e ISO 9001:2000 Se definió un nuevo mapa de procesos incluyendo toda la institución. Se inició nuevamente un trabajo sistemático para incluir a toda la institución en el Sistema de Gestión. Implementación del Buzón electrónico de PQR. Diseño del portal web del SGI: Una estrategia para la divulgación y Comunicación del Sistema, a la Comunidad Universitaria. 3

4 Año 2008: Creación del Modelo de Gestión Integral. Un SGI, es una herramienta de gestión para conducir hacia Una Gestión Integral, que conlleve a que todo el accionar institucional esté permeado por el espíritu de la calidad, en la búsqueda del cumplimiento de la misión, visión y propósitos institucionales. CNA MECI 1000:2005 SGI NTCGP 1000:2004 ISO 9001:2000 Año 2008: Creación del Modelo de Gestión Integral. 4

5 Año 2009: Visibilidad del Sistema Año 2009: Visibilidad del SGI Se implementa el portal del SGI: Portal COGUI Se inicia la implementación del Sistema de Apoyo para el Mejoramiento Continuo (SAMCO) con los módulos de : Control de Documentos, Auditorias Internas y Acciones. 5

6 Logro Año 2009: Ampliación del Alcance para la certificación Se logró la revisión con ampliación del sistema por el ICONTEC bajo la versión ISO 9001:2008. Diseño y prestación de servicios de docencia, investigación y extensión en programas de pregrado y postgrado, incluyendo los servicios de admisiones, registro y control académico, biblioteca, bienestar universitario y recursos educativos. Planeación y procesos administrativos de soporte a las funciones misionales de la Universidad del Magdalena. Año 2009: Un sistema de todos. Una construcción participativa Dirección y Planeación 6

7 Año 2009: Un sistema de todos. Una construcción participativa Gestión de Biblioteca Gestión del Talento Humano Gestión de Recursos Educativos Año 2009: Un sistema de todos. Una construcción participativa 7

8 Año 2009: Un sistema de todos. Una construcción participativa Acompañamiento a Facultades e Institutos Año 2009: Un sistema de todos. Una construcción participativa Gestión de Admisiones y Registro, Gestión de Biblioteca, Gestión de Bienestar Universitario Gestión de Talento Humano, Gestión Jurídica y Contratación 8

9 Año 2010: Ajuste a los módulos de SAMCO: Control de Documentos, Auditorias Internas y Acciones; Implementación del nuevo buzón para atención de PQR ajustado a la norma ISO 10002: 2004 e integrado a SAMCO Implementación del módulo para la Evaluación de la Satisfacción de los Usuarios. Logro Año 2010: Certificación como Sistema Integral Certificación en NTCGP 1000:2009 y recertificación en ISO 9001:2008, con asistencia técnica del Ministerio de Educación. Diseño, desarrollo y prestación del servicio de educación superior presencial y a distancia en pregrado y postgrado; Investigación formativa y aplicada; Extensión y Proyección Social (Apoyo a la gestión social y comunitaria, Consultoría y asistencia técnica, Servicios culturales y Educación continuada) en las facultades de Ciencias Básicas, Ciencias Empresariales, Humanidades, Ciencias de la Salud, Ciencias de la Educación e Ingeniería. (Certificado GP 167-1) 9

10 Año 2011 y 2012: Implementar ajustes y mejoras que faciliten al personal la apropiación de la herramienta: Mejoras en las interfaces de los módulos, Implementación de nuevo reportes, y funcionalidades. Portal para la comunicación y divulgación de la información del SGI Versión actual del Portal. Fundamentos del SGI; Mapa de Proceso; Paso a Paso del Sistema (Actividades y Logros); Recursos (Noticias, Foros y Buscador). 10

11 Sistema de Apoyo a la Mejora Continua - SAMCO 1. Control de Documentos 2. Auditorias Internas 3. Mejora Continua 4. PQR 5. Encuestas de Satisfacción 6. Consultas y Reportes 7. Informes de Auditorias Externas 8. Actas e Informes de la Revisión por la Dirección 9. Administración Año 2012 Así vamos Año 2012: Ajuste del SGI a la nueva estructura administrativa. 11

12 Año : Formación Continua Año : Apoyo y Comunicación Habilitación del Consultorio Odontológico Centro Pesquero y Acuícola - Taganga 12

13 Muestras de fortalezas Extensión y Proyección Social (planes de calidad: seguimiento y control ) Educación a Distancia (control de actividades y proceso de comunicación) Acreditación (Estandarización del proceso de Acreditación de programas). Gestión Jurídica, en derecho se han dictado buenos actos administrativos, hay mayor prevención jurídica, en las tutelas buena defensa técnica. Gestión de Contratación, buenas clausulas que reducen o evitan demandas. Financiera Alta calidad crediticia: A-, A (Calificación del Riesgo) Ventajas de una construcción participativa: Conclusión El conocimiento que posee el personal de sus labores, Revisión detallada a la reglamentación existente, que puede llevar a realizar ajustes, Interiorización del uso del SGI, en los grupos de trabajo, al encontrar éste como una herramienta para dar a conocer a sus usuarios: como hacer uso del servicio, que se espera del mismo y cómo apoyarlo para que mejore. Ventajas de la participación activa en la construcción de un Sistema de Gestión La búsqueda de la mejora continua pasa de ser una frase a un hacer. Se valora la percepción del usuario para el crecimiento del sistema, personalmente se aumenta la capacidad de recibir críticas y de emitir proposición acertadas. 13

14 GRACIAS 14