NET SUMINISTRO MEDIANTE LA MODALIDAD DE RENTING Y EL MANTENIMIENTO DE ORDENADORES PERSONALES (SOBREMESA Y PORTÁTILES) PARA EGMASA

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1 SUMINISTRO MEDIANTE LA MODALIDAD DE RENTING Y EL MANTENIMIENTO DE ORDENADORES PERSONALES (SOBREMESA Y PORTÁTILES) PARA EGMASA Página 1 de 20

2 ÍNDICE 1. Introducción Contenido, Duración y Alcance de los trabajos Contenido de los trabajos Duración de los Trabajos Alcance de los trabajos: Renovación tecnológica Incorporación de Nuevos Componentes o Modificación de Componentes existentes Cancelación anticipada de equipos Aplicación de gestión del servicio Finalización del contrato Requerimientos Técnicos Específicos Características Técnicas Mínimas de los Equipos a Ofertar Lote 1 Equipos de Sobremesa Lote 2 Equipos Portátiles Evolución y actualización de las características técnicas Condiciones de Mantenimiento del Equipamiento Acuerdo de Nivel de Servicio: Nivel de incidencias (Garantía de Calidad) Incumplimiento de los Niveles de Servicio e Incidencias Seguros Servicio Oficina Remota Configuración e instalación Organización del trabajo Retirada y Gestión de Residuos Facturación...17 Página 2 de 20

3 1. Introducción La Empresa de Gestión Medioambiental S.A. (Egmasa) es una empresa pública de la Consejería de Medio Ambiente de la Junta de Andalucía constituida en 1989 y dedicada a la ingeniería, obras y servicios de carácter medioambiental. Egmasa sigue considerando una decisión acertada la estrategia de renovación tecnológica continua emprendida años atrás, y desea con la edición del presente Pliego mejorar aspectos tecnológicos y de gestión de todo el parque microinformático en la empresa. Egmasa, como empresa pública dedicada al medioambiente considera prioritario la inclusión en este pliego de prescripciones técnicas, medidas de sostenibilidad ambiental aplicados a los equipos microinformáticos, con lo que valorará especialmente medidas que apuesten por la sostenibilidad, implantando sistemas que ayuden a la conservación del medioambiente. Es por ello uno de los objetivos del presente documento que durante la gestión del presente contrato solo se utilicen documentos electrónicos, minimizando a lo estrictamente indispensable el uso del papel. El presente Pliego de Prescripciones Técnicas debe ser considerado en su totalidad por parte de los ofertantes un documento abierto y expositivo de las necesidades que Egmasa desea cubrir con los servicios a contratar. En ese sentido, todas las especificaciones de las necesidades aquí descritas deben entenderse como especificaciones mínimas, debiendo el ofertante ajustar sus propuestas en función de: La información descrita en el presente documento La información que recabe de los interlocutores de Egmasa para este proyecto La información que recabe por otras fuentes y sobre todo, de la experiencia en proyectos similares al aquí descrito Conviene por último señalar, que Egmasa contempla este proyecto como un servicio, dando una gran importancia a la flexibilidad, la facilidad, la claridad y el detalle de la oferta económica que cada ofertante incluya en su propuesta. 2. Contenido, Duración y Alcance de los trabajos 2.1 Contenido de los trabajos El objeto del presente pliego, es definir el conjunto de prescripciones técnicas, que regirán en la contratación en la modalidad de renting durante un periodo de 36 meses, para el suministro e instalación, así como el mantenimiento preventivo y correctivo necesario para su funcionamiento, de los ordenadores personales (equipos sobremesa y portátiles) en las distintas sedes e instalaciones de egmasa. Página 3 de 20

4 También será objeto del contrato la reposición inmediata de los equipos que puedan presentar averías no subsanables in situ. En el anexo 1 del presente pliego se indica tanto para equipos de sobremesa como para portátiles, el número de equipos que egmasa tiene programado ir renovando a lo largo de los próximos meses que se demandarán al adjudicatario del contrato, junto a las nuevas incorporaciones. En cualquier caso, dicho número de unidades es meramente orientativo. Por tal motivo, Egmasa no garantizará al adjudicatario el suministro de dicho número de unidades, por lo que el efectivo suministro en renting se ajustará exclusivamente a las necesidades que Egmasa tenga en cada momento durante el periodo de duración del contrato. Previo a la elaboración de la oferta, se podrán realizar a petición de los ofertantes cuantas visitas se estimen necesarias a las instalaciones de Egmasa al objeto de: concretar las características de los equipos a ofertar. determinar con precisión los equipos necesarios y sus características en los distintos centros de trabajo. cualquier otro detalle de interés relacionado con el presente pliego. Para ello, se deberá contactar con la siguiente persona: Miguel Gil Sánchez. Servicios Generales ( ) La contratación del presente concurso se adjudicará en dos lotes: Lote 1: Ordenadores de sobremesa y servicio técnico Lote 2: Ordenadores Portátiles y servicio técnico 2.2 Duración de los Trabajos. En el sentido anteriormente expuesto, Egmasa solicitará al adjudicatario durante el plazo de tres años a contar desde la fecha de adjudicación, los equipos que resulten necesarios para su actividad, identificados en este pliego según las características descritas inicialmente en el punto 3.1 junto con las especificadas en la oferta del adjudicatario o las que los sustituyan como consecuencia del proceso de evolución y renovación tecnológica que se requiera para el funcionamiento de los mismos. Por otra parte, el período de arrendamiento para cada equipo suministrado será de 36 mensualidades a partir de la puesta en funcionamiento de cada uno de los mismos. La puesta en funcionamiento de cada equipo quedará certificada con: La custodia y digitalización por parte del adjudicatario del albarán correspondiente, en el que al menos debe aparecer: o o o Número de serie del equipo y sus componentes principales Nombre y apellidos del usuario que tendrá asignado el equipo Centro de trabajo y resto de datos que ayuden a ubicarlo Página 4 de 20

5 o o Fecha de puesta en marcha del equipo Firma del usuario del equipo El registro en aplicación informática de todos los datos anteriores junto con el documento digital de aceptación por parte del usuario de cada máquina. Serán por cuenta del adjudicatario todos los costes que sobrevengan como consecuencia de sobrepasar las 36 mensualidades previstas en el renting para cada equipo. Egmasa no se verá obligada a satisfacer precio alguno por los equipos que hubieren finalizado el tiempo pactado de renting y que no fueren sustituidos por el proveedor. 2.3 Alcance de los trabajos: Renovación tecnológica. El adjudicatario deberá suministrar los equipos solicitados en un plazo no superior a 72 horas desde la recepción de la solicitud. Los lugares de entrega de los equipos solicitados serán en todas las dependencias, propiedad o gestionadas por Egmasa. A tal efecto puede consultarse la página Web de Egmasa: Los licitadores deberán incluir en sus ofertas una Cláusula de Renovación Tecnológica donde se especifiquen claramente las condiciones técnicas y económicas que regularán los siguientes escenarios Incorporación de Nuevos Componentes o Modificación de Componentes existentes En este caso, se trata de que los licitadores incluyan en sus ofertas el valor en renting de componentes tales como pantallas adicionales o de superior tamaño al ofertado, memorias RAM, Controladoras gráficas, discos duros, etc Egmasa podrá durante el periodo de renting de cada equipo, llevar a cabo las siguientes operaciones sobre las configuraciones establecidas: Añadir a un equipo un componente del que no disponía en su configuración inicial Sustituir en un equipo un componente por otro de mejores o distintas prestaciones Los licitadores deben especificar en sus ofertas de renting, el mecanismo para el recalculo de las cuotas mensuales en el caso de equipos a los que se añade o sustituye un componente. El nuevo precio mensual de cada equipo se calculará de forma que tanto el equipo como los nuevos accesorios, tengan la finalización del contrato en la misma fecha Página 5 de 20

6 El adjudicatario deberá remitir a Egmasa trimestralmente la relación actualizada de componentes y su denominación, con las características técnicas correspondientes y los precios que aplicarán sobre las cuotas de renting que se estén satisfaciendo. El adjudicatario procederá con la misma sistemática que la reflejada en el punto 2.2, en relación a la puesta en funcionamiento del equipamiento (albarán firmado y digitalizado y correspondiente registro en aplicación) Cancelación anticipada de equipos Pueden darse circunstancias en Egmasa que fuercen a la misma a la cancelación anticipada del renting de un número indeterminado de equipos, sin que deban ser sustituidos por otros de diferentes características. Así pues, previniendo posibles penalizaciones, los licitadores deberán incluir en sus ofertas las condiciones que regirán ante la cancelación anticipada por parte de Egmasa del renting de un equipo suministrado. 2.4 Aplicación de gestión del servicio El adjudicatario estará obligado a poner en marcha en el plazo máximo de tres meses a partir de la fecha de adjudicación del presente contrato, una aplicación informática para la correcta gestión del parque microinformático objeto del presente pliego. Esta aplicación deberá controlar tanto aspectos económicos, como pueden ser: Cuotas mensuales de cada máquina Componentes agregados a la misma y recalculo de la cuota mensual correspondiente Amortizaciones de máquinas Facturación mensual de los equipos Fechas de amortización de equipos Histórico de asignaciones a usuarios y centros de coste Etc. Como aspectos técnicos y de gestión: Ficha por cada máquina donde al menos se consigne nº de serie de la máquina, usuario, centro de costes, ubicación. Formulario de recepción de la máquina y su aceptación por parte del usuario Documento de renovación tecnológica de la máquina, en la que el usuario especifica si está interesado en su adquisición, debidamente digitalizado Página 6 de 20

7 Registro de incidencias Técnico asignado Fecha y hora a la que se recibe la incidencia Descripción de la incidencia y su resolución Fecha y hora de resolución de la incidencia Formulario de satisfacción del cliente debidamente digitalizado Inventario de equipos, periféricos y posibles ampliaciones Stock disponible para egmasa Se valorará la posibilidad de efectuar los pedidos desde la propia aplicación de gestión del servicio El sistema deberá estar dotado de avisos o alarmas respecto a la coherencia de la información incluida en el sistema, así como de hitos de mantenimiento y vencimiento previsto en el parque, al objeto de anticipar acciones y mejorar la eficacia y eficiencia del parque microinformático. La aplicación deberá ser lo suficientemente flexible para permitir la creación de nuevos formularios así como nuevos campos así como informes parametrizables por egmasa que permitan interactuar con la aplicación y obtener el máximo de información posible. Al menos al arranque tendremos los siguientes informes: Evolución del parque en intervalos específicos de tiempo Evolución del número de incidencias, estado y su tiempo de resolución Gráficos de incidencias por tipo de avería Gráficos de incidencias por ubicación Gráficos de incidencias por tipo de resolución (telefónica, remota, in situ) Informe de parque instalado por ubicación Informe de parque instalado por tipo de máquina Informe de parque instalado por fecha de vencimiento Informe de pre facturación Informe de nivel de satisfacción del usuario El adjudicatario deberá especificar en su oferta la ubicación de la aplicación, de manera que sea claro si la misma estará ubicada en nuestras instalaciones o estará en las instalaciones del adjudicatario o bien de un tercero. De la misma forma deberá incluir una descripción con el mayor detalle posible de la solución ofertada. Se valorará que la aplicación facilite la futura interconexión con SAP mediante servicios web. Se valorará que Página 7 de 20

8 el desarrollo de la citada aplicación esté realizado en Microsoft.NET. Así mismo se valorará que los datos que maneje la aplicación residan en una base de datos Oracle 10 g o bien tenga una interconexión con la misma. Una vez finalizado el periodo de renting Egmasa estará facultada para utilizar libremente y de manera indefinida la aplicación informática, pudiendo modificarla con motivo de sus necesidades, para lo que le será facilitado el código fuente de la misma. 2.5 Finalización del contrato Una vez finalizado el periodo de duración de tres años del contrato, conforme a lo establecido en el pliego, cesarán las obligaciones de suministro de renting de los equipos que componen su objeto. Si como consecuencia de un nuevo proceso de concurso público, Egmasa adjudica el contrato a un nuevo contratista, el adjudicatario del presente pliego estará obligado en caso de que así manifieste su voluntad Egmasa, a enajenar los equipos en renting al tercero con el que Egmasa fuera a suscribir el nuevo contrato de renting de equipos informáticos. El coste máximo de enajenación será equivalente a las cuotas por renting pendientes (sin intereses) hasta la finalización del periodo de 36 mensualidades más el valor de enajenación a terceros establecido en la oferta. De la misma forma, el nuevo adjudicatario estará obligado a adquirir el parque actual de egmasa a sus respectivos adjudicatarios por un importe que será equivalente a las cuotas de renting pendientes hasta la finalización del periodo de 36 mensualidades, más el valor residual establecido en la siguiente tabla: Tipo Equipo Valor Residual Ordenador Estándar 95 Ordenador Directivo 95 Ordenador Gráfico 95 Portátil Básico 275 Igualmente, se ofertarán la venta de los equipos informáticos a los trabajadores de Egmasa, una vez finalizado el periodo de duración del contrato de arrendamiento de cada uno de dichos equipos previo acondicionamiento de los mismos. En tal caso, la venta incluirá un periodo de garantía de reparaciones por un año. El precio de venta será el valor de enajenación a terceros que se refleja en el siguiente cuadro. Tipo Equipo Valor Residual Ordenador Estándar 50 Ordenador Directivo 50 Ordenador Gráfico 100 Portátil Básico 100 Portátil Ultraligero 100 Página 8 de 20

9 3. Requerimientos Técnicos Específicos Las empresas participantes en el presente concurso entregarán documentación en la que conste el modelo, marca y las características técnicas detalladas del equipo ofertado. En el supuesto de que la información se considere insuficiente, se podrá solicitar a la empresa licitante que aporte aquellos datos técnicos que se consideren importantes para la adecuada resolución del concurso. 3.1 Características Técnicas Mínimas de los Equipos a Ofertar Las Prescripciones Técnicas descritas en este pliego son especificaciones de cumplimiento MINIMO e iniciales, entendiéndose que cualquier mejora sobre ellas será valorada. Dichas mejoras deberán ser justificadas adecuadamente por los licitadores. Los licitadores deben aportar en sus propuestas toda información disponible (técnica, consumos, ratios de averías, etc) sobre los equipos ofertados Lote 1 Equipos de Sobremesa Básico Directivo Gráfico Procesador Doble Núcleo 2,66 GHz Cache de nivel 2 de 6 Mb. Arquitectura 64 bits Placa Base SATA con función Raid 1 Debe soportar memoria DDR2 hasta 4 Gb Monitor 19 con garantía pixel 0 Regulable en altura Tiempo refresco máximo 5 ms DVI Doble Núcleo 2,66 GHz Cache de nivel 2 de 6 Mb Arquitectura 64 bits Con tecnología Raid 1 Debe soportar memoria DDR2 hasta 4 Gb 20 con garantía pixel 0 Regulable en altura Tiempo refresco máximo 2 ms DVI Multimedia Cuádruple Núcleo 2,66 GHz Cache de nivel 2 de 12 Mb Arquitectura 64 bits Con tecnología Raid 1 Debe soportar memoria DDR2 hasta 8 Gb 22 con garantía pixel 0 Tiempo refresco máximo 2 ms DVI Memoria 1 Gb DDR2 800 Mhz 1 Gb DDR2 800 Mhz 2 Gb DDR2 800 Mhz Disco Duro SATA 160 Gb SATA 250 Gb SATA 500 Gb Controladora Gráfica 256 Mb no integrada 256 Mb no integrada 512 DDR3 no integrada Dispositivo óptico Lector DVD Grabadora DVD Grabadora DVD Ratón y teclado Inalámbricos Ratón óptico con base de eléctrica Anti interferencias Inalámbricos Ratón óptico con base de carga eléctrica Anti interferencias Inalámbricos Ratón óptico con base de carga eléctrica Anti interferencias Página 9 de 20

10 Básico Directivo Gráfico Comunicaciones Conectividad Seguridad Fuente Sistema Operativo Certificaciones (Podrán ser sustituidas por otras de contenido y efectos equivalentes) Tarjeta red no integrada 10/100/ USB Bluetooth Lector de tarjetas SmartCard (Debe cumplir con el estándar USB CCID) debe soportar DNI electrónico, Tarjetas asíncronas protocolo T=0, T=1; Tarjetas síncronas basadas en SLE4442(C3P2K) y SLE4428 ATX Certificada 80 plus Windows XP Pro Debe incluir licencia que permita actualizar a Windows Vista Business Cumplimiento de la normativa ISO 9296 sobre emisión de ruido Cumplimiento de las normas ISO 9001 e ISO Cumplimiento de la normativa RoHS. TCO 99 Energy Star Tarjeta red no integrada 10/100/ USB Bluetooth Lector de tarjetas SmartCard (Debe cumplir con el estándar USB CCID) debe soportar DNI electrónico, Tarjetas asíncronas protocolo T=0, T=1; Tarjetas síncronas basadas en SLE4442(C3P2K) y SLE4428 Flex ATX Certificada 80 plus Windows XP Pro Debe incluir licencia que permita actualizar a Windows Vista Business Cumplimiento de la normativa ISO 9296 sobre emisión de ruido Cumplimiento de las normas ISO 9001 e ISO Cumplimiento de la normativa RoHS. TCO 99 Energy Star Tarjeta red no integrada 10/100/ USB Bluetooth Lector de tarjetas SmartCard (Debe cumplir con el estándar USB CCID) debe soportar DNI electrónico, Tarjetas asíncronas protocolo T=0, T=1; Tarjetas síncronas basadas en SLE4442(C3P2K) y SLE4428 ATX Certificada 80 plus Windows XP Pro Debe incluir licencia que permita actualizar a Windows Vista Business Cumplimiento de la normativa ISO 9296 sobre emisión de ruido Cumplimiento de las normas ISO 9001 e ISO Cumplimiento de la normativa RoHS. TCO 99 Energy Star Lote 2 Equipos Portátiles Básico Ultraligero Pantalla Mínimo 14,1" WXGA (1280x800) Máximo 12,1" WXGA (1280x800) Procesador Doble núcleo, 2.0GHz, 2MB caché L2 Doble núcleo, 1.2 GHz,2MB caché L2 Memoria 2GB DDR2 667MHz 2GB DDR2 533MHz Disco duro 160GB rpm; Se valorará sistema de protección del disco duro Tarjeta Gráfica 256MB 224MB Dispositivos E/S Grabadora DVD +/-RW doble capa Lapiz memoria USB 2 Gb 80GB rpm Se valorará sistema de protección del disco duro Grabadora DVD +/-RW doble capa integrada en base o externa Lapiz memoria USB 4 Gb Conectividad Tarjeta Red 10/100/1000 Tarjeta Red 10/100/1000 Página 10 de 20

11 Básico Ultraligero Puertos E/S Baterías Sistema Operativo Características físicas Tarjeta Red inalámbrica WiFi a/b/g Bluetooth 2.0 Se valorará Tarjeta comunicaciones HSDPA/3G integrada 4 puertos USB puerto Firewire IEEE puerto PCMCIA tipo I/II Serie RS232 Conexión para replicador de puertos (No válido por puerto USB) Autonomía mínima 5hr (Mobile Markt 2005/2007) Windows XP Pro Debe incluir licencia que permita actualizar a Windows Vista Business Peso máximo 2,5 Kg (batería y óptico incluidos) Tarjeta Red inalámbrica WiFi a/b/g Bluetooth 2.0 Tarjeta comunicaciones HSDPA/3G integrada 3 puertos USB 2.0 1x Firewire IEEE puerto PCMCIA tipo I/II Conexión para replicador de puertos (No será válido por puerto USB) Autonomía mínima 5hr (Mobile Markt 2005/2007) Windows XP Pro Debe incluir licencia que permita actualizar a Windows Vista Business Peso máximo 1,5Kg (batería incluida) Bolsa de transporte Si, con protección antigolpes Si, con protección antigolpes Seguridad Certificaciones (Podrán ser sustituidas por otras de contenido y efectos equivalentes) Lector de tarjetas SmartCard (Debe Cumplir con el estándar USB CCID)debe soportar DNI electrónico, Tarjetas asíncronas protocolo T=0, T=1; Tarjetas síncronas basadas en SLE4442(C3P2K) y SLE4428 Cumplimiento de la normativa ISO 9296 sobre emisión de ruido Cumplimiento de las normas ISO 9001 e ISO Cumplimiento de la normativa RoHS. TCO 99 Energy Star Lector de tarjetas SmartCard (Debe Cumplir con el estándar USB CCID)debe soportar DNI electrónico, Tarjetas asíncronas protocolo T=0, T=1; Tarjetas síncronas basadas en SLE4442(C3P2K) y SLE4428 Cumplimiento de la normativa ISO 9296 sobre emisión de ruido Cumplimiento de las normas ISO 9001 e ISO Cumplimiento de la normativa RoHS TCO 99 Energy Star 3.2 Evolución y actualización de las características técnicas. En el caso de solicitudes de equipos con arreglo a las características técnicas especificadas en el presente pliego, en que el adjudicatario no pueda entregar equipos con las características ofertadas bien por obsolescencia o desaparición de componentes o tecnologías, por la aparición de nuevas tecnologías emergentes o por cualquier otro motivo, se cambiará por uno de prestaciones superiores, al mismo precio que resulte de la adjudicación de este contrato. Página 11 de 20

12 En este sentido, a lo largo de la vigencia de este contrato y sus posibles ampliaciones, los cambios tecnológicos y de mercado, deberán ser comunicados trimestralmente a Egmasa, indicando las características y precio del modelo según adjudicación y las nuevas características del equipo. Los cambios sugeridos por el adjudicatario deberán contar con la conformidad de Egmasa por escrito y de forma expresa. 4. Condiciones de Mantenimiento del Equipamiento La empresa adjudicataria se hará cargo de todas las reparaciones que precisen los equipos a lo largo de la vida del contrato. Serán a su cargo conceptos tales como: salidas de taller, mano de obra, piezas, repuestos, y cualquier coste que pudiera producirse en estos conceptos. EGMASA junto con la empresa adjudicataria, arbitrará un mecanismo de aviso, registro y seguimiento de averías e incidentes en el parque contratado. Las incidencias detectadas y los estados correspondientes a las mismas se registrarán por parte del licitador convenientemente en la aplicación que el mismo ponga a disposición de egmasa, que como máximo deberá estar operativa antes del fin de los 3 primeros meses desde la adjudicación del contrato. Mensualmente, la empresa adjudicataria entregará un informe con el número y estado de las incidencias existentes, indicando, al menos: número de incidencias por tipo de equipo, resumen por estados de incidencia, tiempo medio de resolución de incidencias y la información que egmasa pueda determinar. Estos informes serán parametrizables y podrán representarse de forma gráfica, de manera que pueda visualizarse de una forma rápida el estado general de las incidencias por periodos. De la misma forma el adjudicatario se verá obligado a poner a disposición de egmasa una herramienta de control remoto de equipos para disminuir los tiempos de resolución de averías y evitar los desplazamientos innecesarios de técnicos para la reparación in situ. Egmasa estará expresamente facultada para realizar sobre los equipos, por sí o mediante terceros a quienes se pudiera contratar dichos servicios, cuantas operaciones de reinstalación del sistema operativo y de instalación o reinstalación de cualquier otro componente software sean necesarias realizar sobre los equipos objetos de este pliego. En el caso en que una máquina sufra averías de forma continuada por un periodo de tiempo prolongado, será sustituida por otra máquina igual o de superiores características sin coste para egmasa, asumiendo el mismo coste mensual que la anterior. 4.1 Acuerdo de Nivel de Servicio: Se determinan como condiciones mínimas de mantenimiento los siguientes tiempos de intervención y de resolución: Diagnosis de incidencia: Página 12 de 20

13 - 8 horas en Sevilla - 24 horas en resto de Andalucía Reparación de incidencia - 12 horas en Sevilla - 48 horas en resto de Andalucía Reposición inmediata de equipo averiado sin reparación posible in situ por otro de características similares o superiores - 24 horas en Sevilla - 72 horas en resto de Andalucía Los licitadores describirán en su oferta la organización propuesta del servicio y acreditarán en la forma que entiendan más conveniente, la capacidad para la realización del mismo con altos niveles de calidad. Los licitadores especificarán necesariamente en sus ofertas el porcentaje de equipos respecto al total suministrado que deberá estar disponible en las dependencias de Egmasa (SSCC y Oficinas Provinciales) o en las del adjudicatario (stock disponible para Egmasa), con el objeto de poder realizar sustituciones temporales de equipos no operativos por un periodo igual a 24 horas. El adjudicatario deberá incrementar el número de equipos disponibles en el supuesto de que el número de equipos averiados simultáneamente pudiera superar la cifra de stock de seguridad Por otra parte, los licitadores justificarán adecuadamente en sus ofertas los procesos internos para garantizar el cumplimiento de los niveles de servicio exigidos en este pliego, valorándose especialmente la gestión por procesos en su operativa. Los licitadores señalarán en su oferta las zonas de la geografía andaluza en donde cuente con capacidad para solucionar in situ las averías o el límite de desplazamiento desde las instalaciones, a partir de los cuales el sistema de solución será mediante el traslado de los ordenadores desde las instalaciones de Egmasa, sin perjuicio de los tiempos de respuesta establecidos en este pliego. Todos los costes de traslado desde o hacia Egmasa (mensajería, embalajes o cajas de transporte, seguro, etc) serán por cuenta del adjudicatario. Egmasa valorará dentro de los parámetros técnicos de nivel de servicio, la aportación por adjudicatario de personal residente en instalaciones de Egmasa para la prestación de los servicios de mantenimiento y coordinación de la gestión del contrato. Los ofertantes deberán mencionar en sus ofertas la aceptación para el personal destacado en la instalación, de las normas de control de presencia dictadas por el centro directivo. Los licitadores deberán presentar el equipo de trabajo en sus ofertas indicando titulación y experiencia en trabajos similares. En este equipo contará con una persona que será la interlocutora con egmasa en todas las tareas preventivas y de gestión del parque. Página 13 de 20

14 4.2 Nivel de incidencias (Garantía de Calidad) El licitador debe expresar obligatoriamente en su oferta, el nivel máximo de incidencias por tipo de equipo, es decir, una estimación sobre el número máximo de incidencias mensuales por cada tipo de equipo que se vaya a suministrar a Egmasa, si resultara adjudicatario del concurso objeto de este pliego. En el presente Pliego se entiende por incidencia toda aquella avería del hardware que presente un equipo suministrado a Egmasa por el adjudicatario, no provocada directamente por el usuario del citado equipo. La superación de dicho nivel de incidencia derivará penalidades según lo establecido en este pliego en el punto 4.3. Los licitadores presentarán estudios e informes, tanto internos como de mercado, que acrediten la capacidad para la prestación del servicio de mantenimiento y la calidad de los equipos informáticos suministrados. Especialmente serán valorados los estudios sobre niveles de incidencias en los equipos que éstos produzcan y/o comercialicen. Los licitadores aportarán una propuesta del procedimiento a seguir para la comunicación y registro de incidencias, debiendo quedar todas convenientemente registradas en la aplicación que para este particular incluirán los licitadores. La citada propuesta y forma de registro será valorada por egmasa dentro del apartado de servicio. Las reparaciones se aceptarán por parte de los usuarios a través de un documento en el que se consignarán los servicios prestados y el grado de satisfacción del usuario sobre los mismos. Toda la información relativa al mantenimiento de los equipos y las incidencias que soporten será registrada en la aplicación que a este efecto se suministrará por parte del adjudicatario. 4.3 Incumplimiento de los Niveles de Servicio e Incidencias El incumplimiento de los niveles de servicio e incidencias en los equipos conllevará las siguientes penalidades: Los retrasos en la solución de averías sobre el máximo previsto en este pliego o en las mejoras ofertadas por el licitador, conllevarán la penalidad del importe de 100 por cada día de retraso en la reparación del equipo. La falta de equipos disponibles para sustituir equipos averiados, sea cual sea el número de incidencias producidos conforme a lo establecido en este pliego, conllevará una penalidad de 200 por cada equipo que no haya podido ser sustituido en el plazo máximo de reparación establecido La superación del nivel de incidencias establecido por el adjudicatario en su oferta, conllevará una penalidad del 1% del precio del contrato cada mes que se supere dicho nivel de incidencias. Página 14 de 20

15 El incumplimiento del plazo de entrega de equipos conllevará 100 por cada día de retraso en la entrega de cada equipo. 4.4 Seguros Los equipos estarán asegurados a todo riesgo. La responsabilidad del pago de la prima del seguro correrá a cargo del adjudicatario. El adjudicatario especificará claramente en su propuesta las coberturas del seguro contratado durante la vigencia del contrato. En su caso, los licitadores podrán sustituir el seguro en su oferta, asumiendo el auto seguro de la cobertura a todo riesgo de los equipos, de lo que resultará beneficiaria Egmasa. En cualquier caso los licitadores deberán enumerar las coberturas que queden cubiertas y cuales excluidas por parte del citado seguro. 4.5 Servicio Oficina Remota Se presentará una propuesta para llevar a cabo asistencia técnica en los domicilios de al menos 150 personas, correspondiente a personal en situación de teletrabajo o que por su especial movilidad o responsabilidad, requiere de acceso a aplicaciones corporativas (correo electrónico y aplicaciones de gestión) desde su domicilio, al objeto de resolver incidencias o presentar informes o consultas de cualquier tipo. En este servicio se incluirá soporte tanto telefónico como in situ de los equipos instalados para este fin en las direcciones que correspondan a las situaciones indicadas. Al igual que en el servicio de mantenimiento de los equipos de las oficinas de egmasa, en el precio estarán incluidos conceptos tales como salidas de taller, desplazamiento, dietas, y cualquier otro gasto que origine el servicio. Las direcciones, normalmente estarán ubicadas en un radio inferior a 30 Kilómetros de las capitales de provincia Andaluzas. El horario de atención a estos usuarios se extenderá más allá del horario laboral de egmasa, llegando a cubrir los días laborables al menos hasta las 22 horas e incluyendo los sábados hasta las 14:00. Para esta atención especializada el adjudicatario pondrá a disposición de egmasa un número de teléfono único en el cual se recibirán todos los avisos de incidencias que quedarán inmediatamente registrados en la aplicación de gestión del servicio. El mantenimiento se realizará sobre el pc (fijo y/o portátil), impresora y otros elementos necesarios para el servicio señalado. De la misma forma incluye el mantenimiento de todo el software necesario para el correcto funcionamiento y conexión de todos los equipos y para la realización de todas las funciones necesarias por parte de la oficina remota. El servicio estará cubierto de forma que se produzcan las intervenciones de forma inmediata a la comunicación de cada incidencia, de manera que el tiempo de respuesta sea inmediato. Dadas las especiales características de este servicio, el adjudicatario remitirá un informe específico de las incidencias y nivel satisfacción del usuario de este servicio que deberá ser Página 15 de 20

16 accesible por parte del responsable del contrato por parte de egmasa. Este informe presentará también evolución histórica del número de incidencias y representaciones gráficas. La periodicidad en que se emitirá este informe será mensual y como mínimo incluirá los siguientes datos: Usuario Técnico asignado a la incidencia Fecha y hora a la que se recibe la incidencia Descripción de la incidencia y su resolución Fecha y hora de resolución de la incidencia Estos informes estarán accesibles en la aplicación de gestión del servicio que aporta el adjudicatario del presente contrato en un apartado específico de la misma. 5. Configuración e instalación Egmasa solicitará a la empresa adjudicataria al menos un equipo por cada una de las configuraciones seleccionadas en un plazo no superior a 5 días contados a partir de la fecha de resolución del concurso para la elaboración del patrón de instalación de software en las configuraciones solicitadas (disco maestro) Esta configuración será la que el adjudicatario tendrá que replicar o instalar en cada equipo nuevo que se instale o se reinstale en Egmasa. Éste disco maestro será modificado por Egmasa cuantas veces sea necesario en función de los cambios que se produzcan en los componentes a instalar, siendo comunicada la nueva configuración al adjudicatario. 6. Organización del trabajo La línea de Servicios Generales, ejercerá la dirección de los trabajos objeto del siguiente pliego. El trabajo se organizará bajo la forma de un servicio, y la línea de Servicios Generales tendrá competencia ante el adjudicatario para: Supervisar y coordinar la realización de los trabajos Hacer cumplir las normas de funcionamiento y las condiciones previamente estipuladas en el pliego Aprobar los cambios sugeridos por el adjudicatario en las especificaciones técnicas de los equipos y componentes, en el proceso de renovación tecnológica. Cuando dichos cambios tengan repercusión sobre los precios pactados en contrato, la aprobación deberá estar visada por los órganos de contratación de Egmasa Aprobar los documentos e informes sobre la realización de los trabajos Página 16 de 20

17 Asegurar que los trabajos a realizar se desarrollen con los niveles de calidad máximos: de cada intervención se dejará registro electrónico en la aplicación suministrada por el adjudicatario. Aprobación por parte del responsable del servicio de la cualificación técnica del equipo de trabajo conforme a lo suscrito en este pliego, podrá proponer la sustitución de unos técnicos por otros, a causa de falta de preparación técnica, falta de cumplimiento, de productividad, etc Para el mantenimiento de las relaciones con Egmasa, el adjudicatario propondrá una persona responsable a fin de que se resuelvan cuantas incidencias se presenten en el desarrollo del contrato y para ello: Convocará reuniones de seguimiento con la periodicidad que se determine Informará trimestralmente a Egmasa sobre las variaciones que se presenten tanto en las características técnicas de los equipos o componentes a suministrar como en las condiciones económicas de los mismos. Propondrá cambios de configuración como consecuencia de lo anterior. 7. Retirada y Gestión de Residuos La empresa adjudicataria deberá disponer de un sistema de retirada y gestión de los residuos electrónicos generados por los sistemas microinformáticos de egmasa. La recogida y retirada de los mismos será consensuada con nuestra empresa y serán entregados los respectivos certificados de gestión de los residuos. 8. Facturación La facturación será mensual y se emitirá a egmasa una sola factura al mes, calculándose el importe teniendo en cuenta los equipos y sus posibles componentes agregados instalados en el mes anterior a la factura, de manera que cualquier cambio en el parque de equipos informáticos se verá reflejado en la factura del siguiente mes a la incorporación o el cambio realizado. De la misma forma, la facturación de cada equipo será entendida de forma individual con objeto de poder hacer los cálculos correspondientes a posibles enajenaciones o cancelaciones anticipadas de cada uno de los equipos. Página 17 de 20

18 Anexo 1 Página 18 de 20

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