Nestlé México le dice adiós al papel

Transcripción

1 Nestlé México le dice adiós al papel Buscando la eficiencia en nuestros procesos nos sumamos a la implementación del uso de facturas electrónicas. Estimados Proveedores, Les informamos que Nestlé México ha implementado con éxito el programa de facturas electrónicas (e-invoicing), el cual les permitirá enviar sus facturas de forma electrónica. Nuestra estrategia global es trasladar a TODOS los proveedores a este sistema. Una vez completa la transición al programa mandatorio de facturación electrónica (e-invoicing), Nestlé México no aceptará más facturas en papel o vía de ninguno de sus proveedores. Se les requerirá unirse a nuestro proveedor Tungsten Network (Tungsten) antes del 12 de septiembre del 2014; a partir de esta fecha se dejarán de recibir facturas en papel en Nestlé México. Este cambio apoya la estrategia global y visión de Nestlé México de optimizar los procesos financieros y proporcionar servicios con valor agregado a sus proveedores. Beneficios de la implementación de facturación electrónica: 1. Reducción de costos administrativos y de almacenamiento. 2. Facilita la programación de pagos a tiempo. 3. Elimina las facturas en papel. Para facilitar el cambio al uso de facturas electrónicas Nestlé México se ha asociado con Tungsten quién los ayudará durante todo el proceso de transición e inicio del programa. Tungsten ofrece opciones flexibles para el envío de facturas a una amplia variedad de proveedores de diferentes tamaños, sistemas y necesidades. En los próximos días, Tungsten los contactará para explicarles las opciones disponibles y apoyarlos en todo momento. En caso de cualquier duda, pueden contactar a Tungsten en el teléfono o en el correo electrónico mxclientes@tungsten-network.com Si prefieren contactar a Nestlé México directamente, favor de enviar un correo electrónico a OB10.suppliers@mx.nestle.com Se les requerirá haber firmado el acuerdo de servicios e iniciado la implementación para enviar sus facturas antes del 25 de julio del De antemano Nestlé México les da las gracias por sumarse a esta gran iniciativa y esperamos recibir sus facturas a través de Tungsten en breve. Los invitamos a conocer la página de Nestlé México dentro del sitio de Tungsten Alfonso Vallarta Subdirector de Compras México

2 Preguntas frecuentes Preguntas frecuentes Qué es la facturación electrónica? La facturación electrónica elimina por completo el papel del proceso de facturación. También se elimina el escaneo y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR); solo hay procesamiento directo sin contacto físico desde sus sistemas hasta los sistemas de cuentas por pagar de sus clientes. Qué es Tungsten Network? OB10, la red global de facturación electrónica que conecta a miles de proveedores con sus clientes con el fin de agilizar el proceso de envío de facturas, se ha convertido en la red de Tungsten (Tungsten Network). Con más de 160,000 proveedores en todo el mundo que envían facturas a muchas compañías que integran la lista Fortune 500 y multinacionales. Por qué Nestlé México ha decidido utilizar la facturación electrónica? Estamos agilizando nuestros procesos de cuentas. Queremos mejorar el tiempo de pago de facturas con el cual usted será beneficiado. Tungsten Network, nuestro socio de negocio nos ofrece la mejor solución para nosotros y nuestros proveedores. Los beneficios que obtendrá son: Entrega garantizada de facturas Las facturas se envían directamente a nuestro sistema de finanzas, por lo que no pueden perderse en el correo. Estado de pago de facturas Sepa cuándo se procesarán, aprobarán y pagarán sus facturas. Pagos más predecibles Podemos procesar las facturas mucho más rápido que las de papel. Menos excepciones Tungsten Network valida las facturas antes de que nos lleguen, por lo que se le avisará de cualquier problema en forma inmediata. Administración mejorada del flujo de dinero Nuestro proceso es más transparente; puede consultar el estado de su factura y la fecha en que recibirá su pago. La habilidad de almacenar y recuperar facturas Gracias al archivo en línea de Tungsten Network. Cómo entregará Tungsten Network facturas legales en México? Tungsten Network se ha asociado con el proveedor de facturas electrónicas más importante de México, Buzón e (Proveedor autorizado de comprobantes fiscales digitales, PAC), el cual actualmente crea y verifica documentos fiscales conforme a los requisitos más actuales de las autoridades tributarias (Servicio de Administración Tributaria, SAT). Interactuará Buzón e conmigo? Una vez que se haya registrado, ya sea mediante el formulario web o la solución integrada, un representante de Tungsten Network se comunicará con usted y le ofrecerá que suba su certificado de sello de digital (CSD) un portal seguro de Buzón e. Este certificado estará incluido en cada factura para garantizar el cumplimiento. Si aún no lo tiene, Buzón e le ayudará con este sencillo proceso. Puedo utilizar mi propio proveedor de comprobantes fiscales digitales? Tungsten Network le garantiza a usted y a su comprador que toda la información más actual, tal como lo exigen las autoridades tributarias, esté incluida en las facturas que usted presenta. Las autoridades tributarias permiten explícitamente la utilización de varios proveedores de comprobantes fiscales digitales con el fin de crear facturas electrónicas. Rogamos discuta las alternativas con el especialista de implementación. Puedo utilizar mi propia configuración de factura electrónica? No necesita ningún software ni hardware adicional. Para enviar una factura a través de Tungsten Network, lo único que necesita es una conexión a Internet.

3 Puedo adjuntar archivos a las facturas electrónicas? Sí. Puede adjuntar archivos si necesita enviar información adicional con su factura. Tungsten Network entrega la información que nuestros sistemas contables necesitan. La red convertirá los datos que usted proporcione en una imagen legible. Este proceso garantizará que se pueda autorizar la mayoría de las facturas sin la necesidad de información adicional. Puede adjuntar un archivo si necesita enviar información adicional con la factura. Puede adjuntar el archivo a la factura seleccionándolo en el ingreso de la factura y enviándolo a través del menú principal. Por qué Nestlé no paga estos gastos? Para utilizar la red de Tungsten, tanto usted como Nestlé pagan una comisión, ya que ambos se benefician del servicio. Actualmente, Nestlé no se hace cargo de los costes de producción de facturas en papel de los proveedores. Le rogamos que tenga en cuenta que, una vez que realice la transición a la facturación electrónica, ahorrará costes en papel, impresión y franqueo. Nestlé también desea pagar a sus proveedores de acuerdo con las condiciones y cumplir con el Código de Mejores Prácticas de Pago. Realizará Nestlé los pagos a través de Tungsten Network? Tungsten Network no es una plataforma de pagos. En Nestlé seguiremos usando nuestro método de pago actual. Habrá que firmar un acuerdo con Tungsten Network? Si decide utilizar la solución integrada, firmará un acuerdo específico con Tungsten Network. Dé clic aquí para conocer las opciones de servicio. Puedo enviar facturas electrónicas a todos mis clientes a través de Tungsten Network? Sí. Una vez que se haya dado de alta en la red de Tungsten Network, podrá enviar facturas electrónicas a cualquier otro cliente que sea usuario de la red, entre ellos otras entidades de Nestlé. Si ya utiliza Tungsten Network, añada las cuentas que figuran más abajo a su lista de clientes. Funciona Tungsten Network para el personal técnico que no habla español? Si necesita asistencia en otro idioma para configurar su cuenta, llame al y solicite ayuda en los siguientes idiomas: inglés, holandés, francés, italiano, portugués y español. OB10 también dispone de números locales de Atención al cliente para los siguientes países: Australia +61 (0) Bélgica +32 (0) Dinamarca +45 (0) Finlandia +358 (0) Francia +33 (0) Alemania +49 (0) Irlanda +353 (0) Italia Malasia +60 (0) Países Bajos +31 (0) Nueva Zelanda +64 (0) Singapur +65 (0) España +34 (0) Suecia +46 (0) Hay información adicional disponible sobre el servicio de Tungsten Network? Sí, visite el sitio web Dónde existe información adicional acerca de cómo convertirse en un comprador que utiliza el servicio de Tungsten Network? Visite el sitio web

4 Facturación electrónica y un resumen de las opciones Únase a Tungsten Network y benefíciese de: Una entrega segura y garantizada de sus facturas: Nunca más perderá facturas en el correo Pago puntual: sus clientes podrán procesar sus facturas con mayor rapidez No más retrasos: será imposible que las facturas se envíen con información incorrecta, no podrán caer sobre la mesa equivocada y no habrá necesidad de intervención manual Conexión segura en línea: envíe sus facturas con facilidad, sin necesidad de software o hardware adicional Acceso e informes, las 24 horas al día y 7 días a la semana: disfrute de mayor transparencia al procesar facturas y gestione mejor su flujo de fondos Cumplimiento de obligaciones fiscales: cumplimiento garantizado de requisitos legales y fiscales Facturación fácil y rentable en cualquier momento Tungsten ofrece dos principales métodos para el envío de facturas y transacciones de crédito. Puede elegir entre enviar un archivo de datos directamente a Tungsten Network usando nuestra Solución Integrada o generar facturas en línea usando nuestro Formulario Web a través del Portal. Este documento explica cómo funciona la facturación electrónica y las opciones que puede elegir. Cómo funciona 1 / 4

5 Al verificar que no haya facturas duplicadas y asegurarnos de que éstas contengan toda la información que precise su cliente, garantizamos un tratamiento automatizado y directo de sus facturas, permitiendo además que los pagos se realicen a tiempo. A través del Portal tendrá acceso al archivo de Tungsten y a una variedad de funciones para la elaboración de informes. Lea detenidamente este documento antes de elegir entre la Solución Integrada y la entrega mediante Formulario Web en el Portal, ya que así podrá valorar cual de las dos es la mejor opción para su empresa. 1. Solución Integrada: enviar un archivo con datos extraídos Esta es la opción que más conviene a organizaciones con un alto volumen de facturas. La Solución integrada le ofrece un proceso completamente automatizado en el que los datos de las facturas se extraen directamente de su sistema de facturación y se entregan directamente a los sistemas contables de sus compradores. Esto significa que: Procesamos facturas recibidos en archivos consistentes de cualquier formato y llevamos a cabo la transformación de datos tal como lo requieren sus clientes No es necesario instalar ningún software ni hardware adicional Puede enviar un único archivo con datos consolidados para todas sus facturas Una vez que forme parte de la red, podrá conectarse de forma sencilla y enviar facturas a otros clientes Coste de la Solución Integrada Cuota anual 12,600 MXP* Coste de transacción por factura 1 20 facturas por mes 7.90 MXP facturas por mes 6.50 MXP facturas por mes 5.30 MXP 501 2,000 facturas por mes 4.00 MXP facturas por mes 2.60 MXP * Se aplicarán cargos de conexión para el comprador. La cuota anual cubre la creación y mantenimiento de su cuenta, válida para una única entidad fiscal. 2 / 4

6 Introducción a la Solución Integrada Una vez que un cliente le haya invitado a unirse a Tungsten Network, uno de nuestros expertos de integración le guiará a través del proceso de registro. 2. Formulario Web: enviar facturas electrónicas a través del Portal El Formulario Web está diseñado para empresas que envían un pequeño volumen de facturas a sus clientes cada año. El portal dispone de conexión segura y garantiza le entrega de facturas a sus clientes en un plazo de horas, lo que les permite procesar su factura y realizar el pago sin demora. Rogamos note: Este servicio estará disponible únicamente para proveedores que no tengan facturación electrónica vía un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) tercero. Requerirá su apoyo mediante la carga de su Certificado de Sello Digital dentro del portal de nuestro socio, Buzon e, para completar el registro. Un especialista de soporte técnico de ayudará en este simple proceso. Coste del Formulario Web Dispone de varias opciones de precios para la entrega de facturas a través del Formulario Web. Al registrarse, todos los proveedores que utilicen esta opción recibirán 12 transacciones gratuitas. Al cumplirse su primer aniversario, si no ha utilizado todas sus transacciones gratuitas, volveremos a llenar su cuenta con otras 12 facturas que podrá utilizar durante los siguientes 12 meses. Si ha usado la totalidad de las 12 facturas gratuitas y necesita más facturas dentro de dicho periodo de 12 meses, deberá adquirir su primer lote de transacciones (un mínimo de 25 facturas). A partir de ese momento, ya no tendrá acceso a la opción de facturación gratuita. Tarifas pre pago para el Formulario Web* Cuota anual 2,000 MXP Nivel de transacciones Transacciones MXP 1 12 Gratuitas* MXP MXP ,200 MXP * Opciones de pago: Puede realizar sus pagos a través de PayPal o tarjeta de crédito. Aceptamos Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo y American Express. También podemos pasarle factura, pero en tal caso deberá adquirir un mínimo de 125 transacciones y pagar una tasa administrativa del 15%. 3 / 4

7 Introducción a la entrega de facturas a través del Formulario Web en el Portal Como parte de su invitación a formar parte de la red, recibirá un correo electrónico con instrucciones para registrarse. Una vez completado el registro, le enviaremos un correo electrónico con sus credenciales de inicio, para que pueda empezar a enviar facturas electrónicas a través de Tungsten Network. Para más información sobre Tungsten, la facturación electrónica y las opciones que tiene a su disposición, visite o envíenos un correo electrónico a info@tungsten-network.com. 4 / 4