INDICE. Manual de Colaboradores para liquidar Gastos de Viaje. 1. Introducción. 2. Ligas y rutas para ingresar al portal

Transcripción

1 Manual de Colaboradores para liquidar Gastos de Viaje INDICE 1. Introducción 2. Ligas y rutas para ingresar al portal 3. Ingreso al sistema de liquidación de viáticos 4. Consulta de Controles (Activos, Rechazados e Históricos) 5. Selecciona el Control para liquidar 6. Información que puedes consultar en el control 7. Cómo agregar facturas al portal y/o comprobantes no deducibles 8. Visualización de facturas o comprobantes 9. Cómo verificar total gastos comprobados y pendientes de comprobar 10. Cómo enviar control a ELP para revisión 11. Cómo modificar o eliminar facturas 12. Cómo verificar el estatus 13. Cómo corregir facturas de un control rechazado 14. Recomendaciones 1

2 1. Introducción Con la finalidad de que la liquidación de Gastos de Viaje sea más fácil y rápida así como eliminar el uso de papel y evitar acudir con la Encargada Local de Personal (elp) para entregar documentos, se implementó un nuevo sistema para liquidar Gastos de Viaje. La liquidación se realizará a través de un portal de intranet o internet en donde se podrán subir archivos XML de facturas del año en curso e imagenes JPG para ciertos rubros. Cada viajero deberá subir sus facturas para realizar la liquidación, para lo cual les sugerimos leer el Manual para Liquidar Gastos de Viaje. De igual manera es importante leer la Decisión 56 de Gastos de Viaje para que las liquidaciones se realicen considerando los criterios que se establecen en dicha decisión. 2. Ligas y rutas para ingresar al portal. Podrás ingresar por dos vías: 1. Portal INTRANET: 2. Portal INTERNET: Es muy importante que para el correcto funcionamiento de este sistema se utilice el navegador FIREFOX. INTRANET: Al ingresar por el portal de intranet el viajero debe teclear su número de colaborador y posteriormente poner su huella. Posteriormente aparecerá la siguiente pantalla y debe seleccionarse el ícono "personal". 2

3 INTERNET: Al ingresar por el portal de internet el viajero debe teclear su número de colaborador y su clave de acceso la cual será los dos últimos dígitos del año y mes de nacimiento (Ejemplo: 05 de Octubre de 1985: la clave seria "8510"). En el caso de viajeros con número de colaborador externo podrán subir sus facturas al portal para liquidar su gasto de viaje. Es responsabilidad de quien autoriza el viaje del externo explicarle los conceptos que aplican como Gastos de Viaje de acuerdo a la decisión 56. Cuando se genere un número de colaborador externo, quien lo solicitó recibirá un correo electrónico donde se indica el número de colaborador externo y una clave con la cual el viajero externo podrá ingresar al portal de internet para liquidar su control. Una vez que se ingresa al link de internet se mostrará la siguiente pantalla para que el viajero seleccione el ícono "Personal". 3. Ingreso al sistema de liquidación de viáticos Una vez ingresado por intranet o por internet, se mostrará la siguiente ventana donde el viajero seleccionará "Gastos de Viaje". 3

4 Posteriormente se visualizará la siguiente pantalla: 4. Consulta de Controles Al seleccionar la opción "Consulta de Controles" se desplegarán las siguientes opciones: En "Activos" aparecerán los controles que el colaborador tiene pendiente subir facturas para liquidar, estos se mostrarán "sin estatus". Tambien aparecerán controles a los cuales ya se subieron facturas y están pendientes de que se preliquiden por parte de la ELP o bien pendientes de ser revisados por auditoria y/o liquidados por Gastos de Viaje. En la columna de "Estatus" se muestra quién tiene pendiente de revisar el control. Los que tengan estatus de "Pendiente" no podrán ser modificados por el colaborador, aunque si podrá abrirlos a manera de consulta. 4

5 En "Rechazados" aparecerán los controles que fueron enviados por el colaborador a la ELP para su liquidación y por algún motivo una o más facturas fueron rechazadas ya sea por la ELP, Auditoría o Gastos de Viaje. En estatus indicará quien hizo el rechazo y al ingresar el colaborador podrá ver cual o cuales son las facturas rechazadas. Por último en "Histórico" el colaborador podrá ver reflejados los controles que ya fueron liquidados por Gastos de Viaje y/o cargados. Estos controles pueden ser consultados pero no modificados. 5. Selecciona el control para liquidar El colaborador debe ingresar a la consulta de controles activos y posteriormente seleccionar el control que desea liquidar. 5

6 Una vez seleccionado el control a liquidar, se debe dar clic en el ícono y se desplegará la siguiente ventana: 6. Información que puedes consultar en el Control. En la parte superior se mostrará el núméro de control, número de colaborador, nombre del viajero y puesto. Después se muestran cinco pestañas: Colaborador/Viajero, Datos Generales, Gastos Autorizados, Gastos Comprobados y Comentarios Colaborador. En la pestaña Colaborador/Viajero se mostrará el nombre del jefe, centro de nómina, número de viajeros y ciudad a la que pertenece el viajero. En 6

7 la pestaña Datos Generales se mostrará información del viaje: fecha de salida y regreso, número de noches, itinerario y razón del viaje. En la pestaña Gastos Autorizados se mostrarán los depósitos por concepto. Si tiene sólo un depósito se mostrará un solo renglón, si tiene complementos se mostrarán renglones adicionales. En este ejemplo es un depósito inicial y un complemento. En la pestaña Gastos Comprobados se mostrará monto autorizado total por concepto (suma de depósito inicial más complementos), así como los gastos que ha comprobado el colaborador y lo que tiene pendiente comprobar. 7

8 Mas abajo en esta misma pestaña se podrán ver reflejados las devoluciones de efectivo que el viajero realice en tienda. En caso de tener sobrante de viáticos, este debe regresarse al día hábil siguiente de haber regresado del viaje. Deben considerar que una vez que el viajero suba las facturas, el control debe pasar por la ELP y auditoría antes de llegar a gastos de viaje. En la pestaña Comentarios Colaborador el viajero podrá hacer anotaciones sobre alguna observación o aclaración que requiera hacer saber a alguna de las áreas que revisan la liquidación de su gasto de viaje. ** En la parte inferior de cualquiera de las cinco pestañas se mostrará la opción para subir facturas al portal. 8

9 7. Cómo agregar facturas al portal y/o comprobantes no deducibles Primero se selecciona el tipo de gasto. Al hacer clic en "seleccionar" se desplegarán las opciones: Avión, Transporte, Hospedaje, Alimentación, Taxi, Otros. Una vez seleccionado el tipo de gasto se debe buscar en los archivos el xml que se desea subir, ésto haciéndo clic en "Examinar" para que aparezca una ventana donde se seleccionará el archivo. Una vez seleccionado el archivo se debe dar clic en la opción "subir". 9

10 Si por error se seleccionó un archivo incorrecto este se puede cambiar haciendo clic en "cambiar" y aparecerá nuevamente la ventana para selección del archivo correcto. El archivo también puede ser eliminado presionando el icono: Una vez que se seleccione la factura correcta, se hace clic en la opción "subir". En la pantalla se indicará que la factura se está cargando y una vez cargada aparecerá en el listado de facturas agregadas al control. Cuando el viajero tenga un comprobante simple o vale azul por ejemplo de taxi o de algún camión suburbano, tendrá la opción de subirlo al portal en un archivo con extensión JPG. Estos documentos deben contar con el vo.bo. de su jefe así como indicar el tramo, itinerario recorrido o justificación del mismo. Para subir un archivo JPG el viajero debe seleccionar la opción "No deducibles o sin factura". Después debe seleccionar el tipo de gasto, sólo apareceran Transporte, Taxi y Otros. Una vez seleccionado se debe anotar en "concepto" de qué es ese comprobante o vale azul y posteriormente el importe del mismo. 10

11 Después el viajero debe seleccionar la opción "examinar" para que se abra una ventana y el colaborador pueda seleccionar el archivo JPG que corresponde a ese gasto. Una vez seleccionado debe presionar "subir". 8. Visualización de facturas o comprobantes El colaborador puede consultar la factura o el comprobante o vale azul dando doble clic en ella o bien, utilizando el ícono: La siguiente imagen es un ejemplo de cómo se mostrará una factura. Para regresar al listado de facturas agregadas al control se debe presionar la opción "Regresar" que se encuentra localizada en la parte inferior de la pantalla. En la visualización del xml se podrá distinguir el domicilio de expedición de la factura, además del domicilio fiscal. 11

12 La siguiente imagen muestra un ejemplo de un comprobante de taxi en una ciudad donde no se expide factura fiscal el cual debe tener el tramo recorrido, vo.bo. del jefe y total pagado. 9. Cómo verificar total gastos comprobados y saldo pendiente de comprobar En la pestaña de Gastos Comprobados, el viajero puede verificar que el faltante por comprobar disminuya conforme va subiendo facturas. El total de la devolución que debe realizar el colaborador se mostrará en el total de faltante, como lo indica la siguiente imagen: Una vez que la devolución se ha reflejado en el portal y el gasto comprobado más la devolución en tienda es igual al gasto autorizado (saldo total 0.00 cero) el colaborador podrá enviar el control a la ELP a través del portal para que ella revise las facturas y comprobantes y los autorice o rechace. 12

13 10. Cómo enviar control a ELP para revisión. La opción para enviar a ELP se encuentra localizada en la parte inferior de la pantalla en cualquiera de las cinco pestañas. Al enviar el control a la ELP entrará a revisión. El control queda preliquidado hasta que la ELP autorice las facturas y envíe el control a Auditoría, por esto es necesario que el viajero 13

14 liquide los viáticos sin esperar a la fecha limite ya que debe considerar que falta la revisión de ELP, auditoría y gastos de viaje. Si la ELP, auditoria o Gastos de Viaje rechaza algún control éste se "despreliquida" y si no se corrige se cargará al colaborador en el plazo establecido por decisión (no puede haber extensión de plazo). 11. Cómo modificar o eliminar facturas Mientras el control no haya sido enviado a la ELP, se podrán modificar y/o eliminar facturas y/o comprobantes o vales azules seleccionando el renglón de la factura a modificar/eliminar y haciendo clic en los íconos para modificar o eliminar. Para modificar Para eliminar Al modificar una factura se desplegará la siguiente pantalla: En la parte superior se indica la empresa que emite la factura y el folio fiscal de la misma. En la parte media "ACTUAL" aparecen los datos como se grabó la factura, es decir, control actual, importe y tipo de gasto. Por último en la parte inferior "NUEVO" es donde nos da opción a modificar número de control y tipo de gasto. Cuando se requiera modificar un comprobante (no deducible) se mostrará la misma pantalla pero podrán modificarse además de número de control y tipo de gasto, el importe y el concepto. 14

15 El colaborador sólo podrá mover facturas o comprobantes entre controles siempre y cuando ambos controles estén a su nombre y el estatus no sea pendiente de revisar por alguien más (ELP, Auditoría, Gastos de Viaje). Si el colaborador elimina una o más facturas o comprobantes, debe hacer la devolución por el monto correspondiente en tienda. Una vez que el saldo total sea "cero" podrá enviar el control a la ELP para su revisión. 12. Cómo verificar estatus. El colaborador sabrá que el control está en revisión por la ELP, Auditoría o Gastos de Viaje porque podrá verlo en el estatus del mismo. Cuando un control es rechazado por ELP, Auditoría o Gastos de Viaje, el colaborador podrá revisarlo en la consulta de controles rechazados: 15

16 Los controles rechazados son regresados al colaborador y se le informa a través de una Solicitud de Ayuda (S.A.) tanto al viajero como a su jefe directo. Un control rechazado no está preliquidado por lo que si no se corrije antes de que cumpla el plazo para cargo de acuerdo a la decisión, este será cargado a la cuenta corriente del viajero (no hay extensión de plazo para liquidar). 13. Cómo corregir facturas de un control rechazado Para corregir un control, el colaborador debe ingresar al control haciendo doble clic en el mismo y se mostrará la siguiente pantalla: En "Facturas agregadas al control" que se encuentra la parte inferior de la pantalla el colaborador podrá ver cuales facturas fueron autorizadas y cuales rechazadas. Las primeras estarán marcadas con y las segundas con El colaborador no podrá enviar el control a la ELP si no corrije las facturas rechazadas o bien, las elimina y realiza la devolución de efectivo en tienda. Para observar el motivo de rechazo de una factura, el colaborador debe colocarse sobre la factura rechazada y hacer clic en el icono. 16

17 Entonces se mostrará la siguiente pantalla donde se mostrará el motivo de rechazo, así como que área rechazó la factura (ELP, auditoria o Gastos de Viaje). Si el viajero desea eliminar una factura debe seleccionarla hacer clic en el ícono Se confirmará con el viajero si desea eliminar la factura, si hace clic en cancelar, la no será borrada, si hace clic en ok, la factura se borrará. factura 17

18 Si el viajero desea modificar una factura debe hacer clic en el icono y el proceso sería como se indica en la página 14 de este manual. En cualquiera de los casos, para que el colaborador pueda enviar el control a la ELP, este debe indicar "Saldo Total" cero en la ventana de "Gastos comprobados". Se muestra ejemplo en la siguiente imagen: Una vez que el saldo total es cero, el colaborador podrá enviar el control nuevamente a la ELP para su revisión. La opción para enviar a ELP se encuentra localizada en la parte inferior de la pantalla en cualquiera de las cinco pestañas. 18

19 Al enviar el control a la ELP entrará nuevamente a revisión. El control no queda preliquidado hasta que la ELP autorice las facturas y envíe el control a Auditoría, por esto es necesario que el viajero liquide los viáticos sin esperar a la fecha limite ya que debe considerar que falta la revisión de ELP, auditoría y gastos de viaje. Si la ELP, auditoria o Gastos de Viaje volviera a rechazar algún control éste se "despreliquida" y si no se corrige se cargará al colaborador en el plazo establecido por decisión (no puede haber extensión de plazo). 14. Recomendaciones a) No incluir facturas con artículos no permitidos por gastos de viaje. Evita que tus facturas sean rechazadas y previene un cargo. b) Durante el viaje subir diariamente al portal las facturas del día. c) Hacer la devolución correspondiente tan pronto regrese del viaje. d) Enviar el control a elp tan pronto regrese del viaje. e) Dar seguimiento hasta que el control esté liquidado. 19