En todos los países de Centroamérica para la operación de una empresa, existen ciertas obligaciones fiscales,

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1 inicio Boletín Newsletter Agosto, Nº 31 Centroamérica OBLIGACIONES SOCIETARIAS Y GENERALES PARA LAS EMPRESAS EN CENTROAMÉRICA En todos los países de Centroamérica para la operación de una empresa, existen ciertas obligaciones fiscales, contables y corporativas que deben ser cumplidas con el fin de evitar sanciones o multas de parte de las autoridades encargadas de regular la actividad comercial, fiscal o municipal. Nos referiremos en esta edición a las obligaciones mínimas generales que deben cumplirse en cada una de los países para iniciar operaciones corporativas en cada país. El Salvador Honduras Nicaragua Costa Rica El Salvador Guatemala Obligaciones generales 1. Obtención de Número de identificación Tributaria y Número de Registro de Contribuyente Por medio de decreto legislativo no. 227 de 2009 se estableció que una vez constituida una sociedad, es obligatorio que cuentecon el Número de Identificación Tributaria NIT, y el Número de Registro de Contribuyente NRC, los cuales le permitirán quedar registrada en la base de datos del Ministerio de Hacienda y servirá como identificación de la empresa ante cualquier institución gubernamental y para las declaraciones de impuestos correspondientes. Una vez registrada la sociedad tendrá la obligación de actualizar la información de sus accionistas durante el mes de enero de cada año, mediante la presentación del formulario F-210 en el Ministerio de Hacienda. 2. Autorización de libros legales de la sociedad

2 Algunas de las obligaciones contables a que está sujeta la sociedad son la autorización del sistema de contabilidad que comprende la descripción del sistema contable, catalogo de cuentas, y manual de aplicaciones,la legalización de libros de contabilidad y legales (libro diario, libro mayor, libro de estados financieros, libro de junta general de accionistas, libro de junta directiva, libro de aumento y disminución de capital, registro de accionistas), y autorizar la legalización de libros fiscales (Libro de Ventas a Contribuyentes, libro de ventas a consumidor, y libro de compras). Estas legalizaciones y/o autorizaciones se realizan cada vez que los libros relacionados se agoten y están a cargo de un contador. Estas autorizaciones deben obtenerse inmediatamente después de constituida la sociedad. 3. Registro ante la Alcaldía Municipal De acuerdo a la Ley General Tributaria Municipal la sociedad deberá de registrarse ante la Alcaldía Municipal del lugar donde se establezca la sede de sus negocios, este registro es de carácter obligatorio y es necesario para la declaración mensual de los impuestos municipales. 4. Inscripción ante la Dirección Nacional de Estadísticas y Censos Según lo establecido en la Ley de Registro de Comercio, todo comerciante tal como las sociedades, deberá realizar la inscripción de su empresa ante la Dirección Nacional de Estadísticas y Censos. Este trámite es bastante simple y debe ser realizado por un contador. La empresa estará obligada a solicitar una solvencia anual ante dicha institución y presentarla en el Registro de Comercio en el mes de constitución de la sociedad, con el objeto de renovar la matrícula de comerciante de la empresa. Obligaciones corporativas Entre las obligaciones corporativas de índole legal que establece el Código de Comercio se encuentran las siguientes: a) La celebración anual de la junta general de accionistas en la cual se deben de aprobar los estados financieros e informe de auditor correspondiente al ejercicio contable anterior, nombrar los auditores externos y fiscales de la sociedad para el año en curso y; b) La renovación de matrícula Ambas obligaciones son anuales, sin embargo la primera de ellas debe de realizarse dentro de los primero cinco meses del año y la segunda en el mismo mes de constitución de la empresa.

3 El cumplimiento de dichas obligaciones es requerido por distintas instituciones gubernamentales como requisito previo para realizar distintas gestiones. El incumplimiento con la renovación de matrícula de empresa además trae aparejada una multa pecuniaria la cual se establece de la siguiente manera: Si el pago correspondiente no se realizare en el momento oportuno, o si la solicitud de Renovación de las Matrículas no se presentara en el mes de constitución de la sociedad, podrán realizarse dentro del período de 90 días siguientes a partir del vencimiento del plazo, pagando recargos calculados sobre el derecho de la respectiva matrícula de la siguiente manera: Si la presentación o pago se realizare durante los primeros 30 días el 25%; Dentro de los segundos 30 días el 50%; y Dentro de los últimos 30 días del plazo de prórroga el 100% de la tasa gubernamental calculada sobre el activo de la sociedad. Honduras Obligaciones Generales 1. Obtención de Registro Tributario Nacional De acuerdo a lo establecido en el Decreto no , reformado mediante la Ley de Simplificación Administrativa, están en la obligación de inscribirse en el Registro Tributario Nacional (RTN), todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras domiciliadas en el país. El Registro Tributario Nacional deberá solicitarse ante la Dirección Ejecutiva de Ingresos (DEI) del domicilio fiscal de la empresa; este registro consiste en la asignación de una serie de números que serán utilizados para identificar a la empresa dentro del sistema fiscal del Estado y deberá ser exhibido en todos los actos y gestiones de carácter fiscal de la empresa. 2. Contar con libros sociales y contables debidamente autorizados En el Código de Comercio,encontramos la obligación para todo comerciante de llevar una contabilidad debidamente organizada, mediante la existencia de libros contables empastados, foliados y autorizados por el Alcalde Municipal del lugar donde estuviere situado el establecimiento comercial. Esta misma obligación existe en relación a los libros sociales de la empresa. En cuanto a los libros contables, son obligatorios: a) Un libro de inventarios y balances; b) Un libro diario; y, c) Un libro mayor. Asimismo, los libros

4 sociales obligatorios son: a) Un libro de Actas; y, b) Un libro de registro de accionistas. Lo anterior no significa que la autoridad no pueda establecer o exigir otros libros de acuerdo a las circunstancias objetivas o exigencias de leyes especiales. 3. Inscripción en la Cámara de Comercio e Industria De acuerdo a lo establecido en el Código de Comercio, es obligatorio el registro de todo comerciante en la Cámara de Comercio e Industria del domicilio social de la empresa. Este registro es un trámite muy sencillo, en el cual se adjunta a la solicitud la documentación necesaria y se hace efectivo el pago la tasa establecida (acorde al capital social de la empresa). 4. Permiso de Operación ante la Alcaldía Municipal El permiso de operación es un trámite indispensable para la operación legal de cualquier tipo de empresa en Honduras. Su solicitud deberá ser presentada ante la Alcaldía Municipal del lugar donde está ubicada la sociedad. Para la obtención de este permiso, se deberá de presentar una declaración sobre las ventas realizadas y en base a esa declaración la Municipalidad establecerá el monto para el pago del impuesto sobre industrias, comercio y servicios, cuyo pago debe realizarse de forma mensual. Una vez obtenido el permiso, deberá colocarse en un lugar visible de la empresa y renovarse en el mes de enero de cada año. La contravención a esta obligación será sancionada con multa, la cual será por las cantidades que se indique en el Plan de Arbitrios de la Municipalidad de que se trate. 5. Notificación de inicio de operaciones ante la Dirección Ejecutiva de Ingresos Todo contribuyente deberá notificar ante la Dirección Ejecutiva de Ingresos (DEI) el inicio de sus operaciones comerciales propiamente dichas dentro del territorio nacional. Esta notificación deberá presentarse dentro de los 60 días siguientes a la fecha de inicio. Su contravención puede acarrear la imposición de multas.

5 Nicaragua Obligaciones Generales 1. Inscripción como Comerciante De acuerdo a lo establecido en el Código de Comercio es obligatoria la inscripción de los comerciantes ante el Registro Público Mercantil. 2. Libros sociales y contables debidamente autorizados Todo comerciante debe contar con los siguientes libros contables: a) Un Libro Diario; c) Un Libro Mayor. Adicionalmente las sociedades anónimas deberán contar con los siguientes libros sociales: a) Un Libro de Actas, mediante el cual se registra todas las reuniones que celebre la Junta Directiva y la Junta General de Accionistas en Sesión ordinaria o extraordinaria; y b) un Libro de Registro de Acciones, con el cual se utilizado para registrar a los accionistas y las cantidades de acciones que poseen. Tanto los libros contables como los libros sociales deben ser debidamente sellados en todas sus páginas y autorizados por el Registro Público Mercantil del domicilio de la sociedad. Lo anterior no significa que la autoridad no pueda establecer o exigir otros libros de acuerdo a las circunstancias objetivas o exigencias de leyes especiales. 3. Obtención de Registro Único del Contribuyente De acuerdo a lo establecido en el Código Tributario vigente, están en la obligación de inscribirse ante la administración tributaria todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras que tengan como objeto realizar actos o actividades mercantiles. El documento habilitante para efectuar este tipo de actividades es el Registro Único del Contribuyente (RUC). De conformidad con el Código Tributario el RUC debe solicitarse ante la autoridad tributaria dentro de los 34 días naturales siguiente a la inscripción de la sociedad ante el Registro Mercantil. El Registro Único del Contribuyente deberá solicitarse ante la Dirección General de Ingresos (DGI) del domicilio fiscal de la empresa; este registro consiste en la asignación de una serie de números que serán utilizados para identificar a la empresa dentro del sistema fiscal del Estado y deberá ser exhibido en todos los actos y gestiones de carácter fiscal de la empresa.

6 Cabe mencionar que a través de un Acuerdo Interinstitucional suscrito entre la Dirección General de Ingresos (DGI), Alcaldía Municipal de Managua y el Instituto Nicaragüense de Seguridad Social (INSS), efectivo a partir del 01 de Julio de 2012, al tramitar la obtención del RUC ante la autoridad tributaria se le otorga al contribuyente un certificado denominado Documento Único de Registro (DUR) la cual certifica la apertura de obligaciones ante dichas instituciones. 4. Obtención de Matrícula por Apertura de Negocio o Permiso de Operación ante la Alcaldía Municipal La matrícula es un documento indispensable para la operación legal de cualquier tipo de empresa en Nicaragua. Su solicitud deberá ser presentada ante la Alcaldía Municipal del lugar donde está ubicada la sociedad. Su tramitación y obtención está regulado de conformidad al Plan de Arbitrios de la municipalidad correspondiente. Para efectos de esta reseña, nos referiremos al Decreto No denominado Plan de Arbitrios del Municipio de Managua. Cuando se gestiona la matrícula por primera vez (Apertura de Negocio) se paga un valor equivalente al 1% del Capital Social. Los años subsiguientes se gestiona la matrícula como un permiso de operación cuyo valor se calcula aplicando el 2% sobre el promedio mensual de los ingresos brutos, obtenidos por la venta de bienes o prestación de servicios de los tres últimos meses del año anterior o de los meses transcurridos desde la fecha de apertura, si no llegaren a tres meses. La sociedad tendrá la obligación de declarar de manera mensual ante la Alcaldía Municipal los ingresos brutos percibidos y pagar los impuestos municipales, tasas o tributos correspondientes. La matrícula deberá colocarse en un lugar visible de la empresa y renovarse anualmente en el período comprendido entre el primero de Diciembre y el treinta y uno de Enero. Costa Rica Obligaciones Generales 1. Inscripción ante la Dirección General de Tributación y legalización de libros De acuerdo a lo dispuesto por la Dirección General de Tributación, toda sociedad anónima debe inscribirse como contribuyente del impuesto sobre la renta y si su giro comercial lo amerita, del impuesto general sobre las ventas.

7 Esta inscripción se hace mediante la presentación de un formulario en el mismo momento en que se legalizan los libros contables y sociales. 2. Contar con libros sociales y contables debidamente autorizados De conformidad con lo establecido en el Código de Comercio, toda empresa está obligada a llevar libros legalizados por la Dirección General de Tributación (DGT), en que se consignen en forma fácil, clara y precisa sus operaciones comerciales y su situación económica. A este efecto los siguientes son indispensables: un libro de Balances e Inventarios, un Diario y un Mayor que deberán ser encuadernados y foliados. De igual forma las sociedades anónimas deben llevar un libro de actas de asambleas de socios, un libro de actas del consejo de administración y, un libro de registro de accionistas. Para el trámite de legalización ante la DGT, solo serequiere la presentación de la certificación de larespectiva inscripción en el Registro Público, incluidas las calidades del representante legal. Está autorizado el uso de libros digitales, los cuales deben igualmente ser autorizado previamente por la DGT. Si se decide el uso de libros digitales debe hacerse para la totalidad de los mismos, es decir, no puede pretenderse el uso de libros electrónicos solo para los aspectos contables y mantener los libros físicos para los aspectos sociales. Los libros digitales deben firmarse digitalmente por lo que se requiere contar con certificado de firma digital, trámite que debe realiza ante el Ministerio de Ciencia y Tecnología (MICIT). 3. Patente Municipal Todas las personas físicas o jurídicas que se dediquen al ejercicio de cualquier tipo de actividad lucrativa, debe obtener la patente municipal en el lugar donde se desarrollen sus actividades. Los requisitos y montos a pagar varían en cada municipalidad, para los efectos de este artículo nos referiremos a las exigencias establecidas para el Cantón Central de San José. Cuando la actividad lucrativa principal se desarrolle fuera del Cantón Central de San José, pero el contribuyente realice también actividades lucrativas en este Cantón por medio de sucursales, agencias o similares, las personas físicas o jurídicas que operen en ese nivel, deberán pagar a la Municipalidad de San José, el impuesto que se determine, porcentualmente, entre las municipalidades involucradas, de conformidad con lo declarado en un informe porcentual aclaratorio por parte del patentado, donde se demuestre lo percibido por concepto de ingresos en cada Municipalidad. El impuesto de patente se pagará todo el tiempo que se tenga el establecimiento abierto o se ejerza el comercio en forma ambulante y durante el

8 tiempo en que se haya poseído licencia, aunque la actividad no se hubiese realizado. Se establecen como factores determinantes de la imposición, las ventas o los ingresos brutos, que perciban las personas físicas o jurídicas afectas al impuesto, durante el ejercicio económico anterior al período que se grava. Cada año, a más tardar el 15 de enero, los patentados presentarán, ante la Municipalidad de San José, una declaración jurada que indique el monto de las ventas o los ingresos brutos y el impuesto trimestral que deba pagar por concepto de patente. La información suministrada por los patentados, a la Municipalidad de San José, mantendrá el carácter confidencial que tiene la información de las declaraciones sobre la renta. La Municipalidad de San José está autorizada legalmente para verificar, ante la Dirección General de la Tributación Directa, la exactitud de los datos suministrados por los patentados. Se aplicará el cero coma veinticinco por ciento ( 0,25% ) para el primer año; el cero coma treinta por ciento ( 0,30% ) durante el segundo año y el cero coma treinta y cinco por ciento ( 0,35% ), a partir del tercer año, sobre las ventas o ingresos brutos. Esta suma, dividida entre cuatro, determinará el impuesto trimestral por pagar La operación sin la patente respectiva genera sanciones de multa. Guatemala Obligaciones Generales 1. Obtención de Registro Tributario Unificado La contabilidad deberá llevarse de conformidad con los principios generalmente aceptados, se debe de iniciar dentro de los 30 días de haberse registrado en el Registro Mercantil, tiempo durante el cual debe de efectuar su inscripción ante la Superintendencia de la Administración Tributaria (SAT) para que se forme el Registro Tributario Unificado (RTU) y se le otorgue a la sociedad el Número de Identificación Tributaria (NIT). En esta primera inscripción es indispensable tener a un contador público debidamente acreditado ante la SAT y a su Representante Legal.

9 Este trámite lo registra la contabilidad de la sociedad en la cual se expresa los regímenes de impuestos que adoptará para efectos de su tributación acorde a su actividad comercial. 2. Contar con libros sociales y contables debidamente autorizados Al momento de inscribirse en la SAT se deben registrar los libros que a continuación se detallan y los cuales se autorizan ante la SAT. Para realizar esto, se elaboran los libros físicamente y se le pegan las calcomanías que acreditan las características de los mismos, no es indispensable presentar físicamente los libros, los cuales pueden ser de hojas movibles. Para todas las Sociedades Mercantiles es obligatorio tener un Contador encargado de su contabilidad. Asimismo es obligación que la contabilidad se lleve en idioma español y en moneda nacional, pueden llevarla también en moneda extranjera mediante una columna donde se incluya la conversión de la moneda, previo aviso al Registro Mercantil. En caso de no respetar estas obligaciones, el Registro Mercantil tiene la facultad de sancionar con una multa a la Sociedad. En cuanto a los libros contables, son obligatorios: a) Un libro de diario; b) Un Libro de caja c) Un libro Mayor; d) Libro de inventarios; y e) Libro de balances; Los libros sociales obligatorios son: a) Un libro de Actas de Asamblea ; y, b) Un libro de Actas de Consejo de Administración, los cuales se autorizan ante la SAT y ante el Registro Mercantil y se adiciona a los libros las calcomanías que autorizan los mismos. Asimismo se deberá de llevar un Libro de Registro de Acciones, en donde se llevará control de la emisión y transmisión de las acciones emitidas. No existe obligación en Guatemala de inscribirse a ninguna cámara, ni existe obligación de requerir permiso de operación ante la Alcaldía Municipal. Tampoco se debe de notificar ante la Dirección Ejecutiva de Ingresos (DEI) ni ninguna similar del inicio de sus operaciones, con su registro en orden ante el Registro Mercantil y ante la SAT es suficiente para iniciar libremente sus operaciones.

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