GUIA PARA EL MANEJO DE LOS CANALES DE COMUNICACIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

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1 Página 1 de 9 DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES La comunicación se ha convertido en un eje fundamental para el desarrollo de la gestión de la empresa actual, convirtiéndose en el proceso que permite: transmitir la información que sirve como fundamento básico para la correcta toma de decisiones y el desarrollo de una gestión productiva; crear y mantener relaciones interpersonales entre colaboradores y entre la Entidad con los usuarios; generar impactos en el cliente interno y externo que repercuta en el sentido de pertenencia. Como herramienta de comunicación y apoyo al proceso de gestión y divulgación de la labor que realiza la Entidad y al aporte que hace a la comunidad contable del país por medio de los servicios que se ofrecen, la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores cuenta con sus propios canales de comunicación, y hacer uso apropiado de ellos es el compromiso del Área de Comunicaciones. Los contenidos que en ellos se publiquen son responsabilidad del área. CANALES DE INTERNOS Outlook o correo electrónico institucional. Carteleras. Intranet. Boletín. Los canales de comunicación internos están creados con el objetivo de publicar información de carácter institucional, de consumo interno y de beneficio para los Funcionarios y Contratistas de la Entidad. La información publicada en la cartelera, el Outlook y la intranet debe ser reportada la semana anterior a la aparición del siguiente número del medio que será utilizado para lo cual es importante tener en cuenta lo siguiente: OUTLOOK O CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL: Este medio facilita el envío y recepción de información entre los Funcionarios y Contratistas de la Entidad, garantizando una comunicación ágil y eficaz que, además, sirve como evidencia y soporte de la gestión que se desarrolló o se está realizando.

2 Página 2 de 9 Es importante que el Outlook o correo electrónico institucional permita posicionar la imagen corporativa de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, por eso es necesario que cuente con las siguientes características: La totalidad de los Funcionarios y Contratistas debe tener una cuenta electrónica oficial de la Entidad que permita hacer envíos a otras entidades, empresas o personas externas; la información que se envíe y se reciba no debe ser personal. Se entenderá que el correo electrónico es institucional al llevar el Con el objetivo de homogenizar la imagen corporativa y que esta sea divulgada en la totalidad de las piezas y canales comunicacionales, es importante que la cuenta del correo electrónico institucional maneje un solo diseño de firma para la totalidad de los colaboradores junto con el respectivo mensaje de ahorro de papel. El diseño y contenido deben estar enmarcados bajo las directrices del Manual de Imagen Corporativa. La información que se envíe desde el correo electrónico institucional del Área de Comunicaciones, es la oficial. CARTELERAS: Actualmente la entidad cuenta con Cuatro (4) carteleras, de las cuales Dos (2) son internas y las restantes están ubicadas en las áreas de atención al ciudadano (Recepción y ventanilla). Las carteleras internas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores estarán divididas en Tres (3) secciones: sociales, políticas y programas, y ambiente. Sociales: está relacionada con las noticias sobre el personal, programas de capacitación y bienestar, eventos y demás información de interés general para Funcionarios y Contratistas. Políticas y Programas: hace referencia específicamente a políticas de nivel administrativo o información de divulgación obligatoria emitida por otras entidades del Estado. Ambiente: noticias de apoyo al Plan de Gestión Ambiental de la entidad. La totalidad de la información publicada será administrada por el Área de Comunicaciones quienes previamente revisarán, en trabajo conjunto con el área solicitante, los contenidos que se emitan a través de estos medios.

3 Página 3 de 9 Con el objetivo de mantener al día el contenido que se publica a través de la cartelera interna es necesario que se hagan actualizaciones cada vez que sea pertinente. INTRANET: La intranet en la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, es una red interna corporativa que permite divulgar con efectividad información de la Entidad a los Funcionarios y Contratistas. El contenido de la Intranet es responsabilidad de cada dependencia bajo el filtro y control del Área de Comunicaciones y el apoyo de forma y diseño del Área de Sistemas. Con el objetivo de mantener al día el contenido que se publica a través de la intranet es necesario que cada quince días o cada vez que sea necesario, se haga una actualización de la información. BOLETÍN: Instrumento de información dirigido a Funcionarios y Contratistas en el que se facilita la divulgación de la gestión de las diferentes áreas y demás actividades que desarrolla la Entidad a nivel interno y externo. Todas las personas que hacen parte de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores pueden aportar información de interés general. El boletín tendrá una periodicidad semanal para lo cual será necesario que incluyan al equipo de comunicaciones en los comités de dirección que se realizan los viernes. Esto con el fin de recopilar la información de interés general que debe ser divulgada. CANALES DE EXTERNOS La comunicación externa de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores está encaminada a la interacción que la Entidad mantiene con sus diferentes públicos externos, y propende a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable y a promover sus trámites, servicios y gestión con base en la información que emite. CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL: Los Funcionarios y/o Contratistas son completamente responsables de todas las actividades realizadas con sus cuentas de correo y su buzón asociado. En ningún caso se podrá utilizar el servicio de correo electrónico para fines personales.

4 Página 4 de 9 No se deben enviar mensajes con contenidos inapropiados o que comprometan la reputación de la Entidad. RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL: ACTIVIDAD 1. Saludo 2. Identificar el requerimiento 3. Despedida OBSERVACIONES Iniciar el mensaje con: Cordial Saludo, Nota: No se debe escribir en letra mayúscula toda la información, es agresivo para la persona que está recibiendo el mensaje. No se debe escribir en color rojo. Si quiere resaltar una parte del texto, utilice la letra cursiva o las comillas. De acuerdo a su petición, me permito manifestarle que Nota 1 Dar la respuesta acorde a la solicitud del ciudadano. Nota 2 No tutear al responderle al ciudadano, así él lo haya hecho en esos términos. Finalizar el mensaje con: Cordialmente, Nota: El diseño de la firma debe estar enmarcado bajo las directrices del Manual de Imagen Corporativa. CARTELERAS: Las carteleras externas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores ubicadas en ventanilla y recepción están relacionadas con temas como: campañas, información de interés, políticas o programas dirigidos únicamente al cliente externo.

5 Página 5 de 9 La totalidad de la información publicada será administrada por el Área de Comunicaciones quienes previamente revisarán, en trabajo conjunto con el área solicitante, los contenidos que se emitan a través de estos medios. Con el objetivo de mantener al día el contenido que se publica a través de la cartelera interna es necesario que se hagan actualizaciones cada vez que sea pertinente. PÁGINA WEB: Este portal ofrece a los usuarios y ciudadanos información acerca de los servicios que presta la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, principalmente en temas de expedición de la Tarjeta Profesional, de Registro de Sociedades, Antecedentes Disciplinarios para Contadores Públicos y sociedades prestadoras de servicios contables, y control disciplinario. El manejo del contenido y publicaciones emitidas a través de la página web es responsabilidad del Área de Comunicaciones con el apoyo de forma y diseño por parte del Área de Sistemas. REDES SOCIALES: Con el fin de potencializar el uso de las redes sociales en pro de contribuir con la obtención de los objetivos y metas corporativas, mejorar la relación usuario entidad, la percepción del usuario y calidad en la atención, se han definido los siguientes canales: Facebook: Junta Central de Contadores Youtube:UAEjuntacc RESPONSABLE La responsabilidad de difundir y desarrollar el plan de redes sociales en cada uno de los canales establecidos compete directamente al Área de Comunicaciones, que debe escuchar y saber responder para canalizar todo lo que se quiere decir y lo que los ciudadanos están diciendo; en pocas palabras, el área es quien construye relaciones alrededor de la Entidad. LÍNEA DE

6 Página 6 de 9 Tono formal, sin tutear; profesional, que demuestre seguridad, conocimiento en lo que está comunicando y credibilidad, sin llegar a utilizar tanto tecnicismo que cree barreras de comunicación. PÚBLICO OBJETIVO Toda la información publicada siempre estará diseñada pensando en nuestro grupo objetivo, conformado por: Contadores Públicos Estudiantes de contaduría pública Empresarios Usuarios de nuestros servicios PROTOCOLOS Y GUÍAS PARA LA GESTIÓN DE LAS REDES SOCIALES: PRINCIPIOS BAJO LOS CUALES LA Unidad Administrativa Especial JUNTA CENTRAL DE CONTADORES HACE PRESENCIA EN LAS REDES SOCIALES Transparencia: Una de las claves de gestionar la reputación online de una organización es ser transparente. Calidad: De acuerdo a las políticas establecidas en el plan de comunicaciones para el manejo de redes sociales de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, toda información que se difunda será veraz. Pertinencia: El contenido que se publica debe ser acorde a las necesidades de nuestros interlocutores. Es importante dar respuesta en la mayor brevedad posible y mejorar la calidad del servicio al ciudadano. Eficacia: La divulgación de la información se hará de manera eficaz y oportuna, con el objetivo de informar en tiempo real todos los acontecimientos de interés para el ciudadano. Participación en iniciativas ciudadanas: La constante interacción con el usuario y la adecuada retroalimentación permiten potencializar las redes sociales en pro de la obtención de las metas organizacionales. La comunicación unidireccional no es una comunicación que genere impacto ni contribuye a la mejora de la imagen corporativa. Frecuencia:Es conveniente aclarar que loúnico que no se puede hacer en redes sociales es estar ausentes, y la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores no va

7 Página 7 de 9 a ser la excepción, por ende una de las reglas básicas es ser frecuentes en la publicación de contenidos a través de los canales establecidos. CONSEJOS Y RECOMENDACIONES DE USO DE LAS REDES SOCIALES EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES Desde todas las redes sociales se puede tratar una misma temática pero debe desarrollarse de manera particular en cada canal de comunicación propuesto: Facebook, twitter, youtube, evitando generar repeticiones innecesarias. Las redes sociales: Facebook, twitter, youtube de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores no están creadas con el objetivo de realizar trámites sino de ser un canal de comunicación. Todos los integrantes de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores pueden pertenecer a los canales de la Entidad desde sus perfiles personales, sin embargo, sus opiniones no representan las posiciones dadas por la Entidad. Los canales de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores no deben participar en debates, eventos, charlas, o grupos que vayan en contra de la plataforma filosófica y políticas de la Entidad. En ninguna de las cuentas de redes sociales está permitido publicar comentarios ofensivos, entrar en discusiones innecesarias, o poner en riesgo la imagen de la Entidad como consecuencia del mal uso del lenguaje o de comentarios despectivos. ESPECIFICACIONES DE LAS CUENTAS DE LA Unidad Administrativa Especial JUNTA CENTRAL DE CONTADORES: TWITTER: Por la restricción de los 140 caracteres esta herramienta es apropiada para destacar lo más relevante de la Entidad de una manera abreviada, esto no significa que se haga un uso inapropiado del lenguaje, utilizando símbolos o abreviaturas informales; adicional a esto, es una herramienta que permite generar tráfico a los otros canales como la página Web, Facebook y Youtube.

8 Página 8 de 9 Para crear verdaderos vínculos y generar un impacto real en los usuarios de las redes sociales es necesario ser frecuentes y dar respuesta oportuna. Es importante hacer como mínimo una (1) publicación al día, y tener en cuenta los siguientes parámetros: Agenda semanal de actividades de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores: Es importante crear un cronograma donde se identifiquen los temas y contenidos que se trabajarán, para hacer posible que las actividades que se desarrollan puedan ser transmitidas apropiada y oportunamente. Eventos o campañas de la Entidad: Es pertinente informar los eventos que se organizan y desarrollan desde la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores; como foros, reconocimientos, actividades, entre otros que propicie la Entidad, siempre velando por que la información sea útil para el usuario. Eventos extraordinarios: En caso de haber eventos de otras Entidades en los que participe la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, se realizará un cubrimiento del evento informando a través de las diferentes redes sociales: Facebook, Twitter y Youtube lo que allí sucede. Para lograr convertir el canal en un centro de información durante el evento, es necesario tener una frecuencia de 20 minutos como máximo entre cada trino y de 10 minutos como mínimo. Es importante informar de manera clara y directa. A través de la cuenta de Twitter se deben informar todos los cambios que se realicen en el home, ya que si existe algo nuevo en el portal el trino debe llevar el enlace, permitiendo mantener informados a los usuarios de todo lo que pasa con la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y sus trámites. FACEBOOK: Dentro de la plataforma de Facebook la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores hará presencia a través de un Fan page o página corporativa, siendo esta una buena herramienta para promocionar la Entidad. Al no haber restricciones en la cantidad de caracteres que contiene cada publicación y tener la posibilidad de enriquecer las publicaciones con fotografías, videos y textos, esta herramienta permite publicar detalladamente la información. Para crear verdaderos vínculos y generar un impacto real en los usuarios de Facebook, es necesario usarlo como mínimo 1 vez al día. Esta red social es una herramienta que contribuye a generar tráfico y enriquecer los contenidos del portal web y demás canales establecidos.

9 Página 9 de 9 Por ser Facebook la red de mayor cantidad de usuarios en el mundo, permite informar masivamente sobre un evento específico, trámites y en general la labor de la Junta Central de Contadores; interactuar con los usuarios acerca de temas de interés, en este caso, específicamente lo concerniente al ejercicio de la Contaduría Pública en el país. Por ser la página en Facebook, de índole institucional no se promocionará ni participará en las actividades recreativas propias de la plataforma. YOUTUBE: En el canal de Youtube se suben los videos que se produzcan de la Entidad; estos videos deben tener un nombre donde se destaque el contenido desarrollado y el autor (Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores) y debe estar automatizado y conectado con Twitter, Facebook y la Página web con el objetivo de promocionarlos.todos los videos deben tener la categoría de públicos. Los videos que se suben al canal de Youtube son los producidos por la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y demás entidades o medios de comunicación que hagan únicamente referencia directa a la gestión, trámites o actividades de la Entidad. BLOG: El blog de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores contendrá información específica de la gestión, decretos, normatividad, procesos, trámites y noticias de la Entidad y el sector contable. Con el objetivo de crear un valor agregado y de publicar información de interés para los usuarios es recomendable no replicar exactamente los contenidos que se encuentran en la página web.

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