MANUAL DE FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

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1 PAGINA: 1 DE 10 MANUAL DE FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL LIC. BENIGNO CERDEIRA ÁLVAREZ Fecha de actualización Versión que tenia al momento del cambio Año 2000 Inicio Alta del manual 1 (No es posible reconstruir información) Motivos del cambio: 14/10/ Se modifica de acuerdo al formato patrón en el punto 01 se hace referencia al

2 PAGINA: 2 DE 10 reglamento interior de la Administración Publica Municipal y se adecuan las funciones existentes 16/04/ Se realizan las actualizaciones correspondientes al cambio de administración /02/ Cambio de Administración NOTIFICACIÓN DE PROPIEDAD. El presente documento es propiedad de la Presidencia Municipal de Pachuca de Soto, Hidalgo y queda prohibido su copiado, distribución o alteración en cualquiera de sus apartados que lo constituyen, sin autorización de la Secretaría de Contraloría Municipal. 0.1 REFERENCIAS Reglamento Interior de la Administración Pública del Municipio de Pachuca de Soto, Estado de Hidalgo. 0.2 CONTROL DE DOCUMENTOS Número de Nombre y cargo del Copia responsable del resguardo Original Lic. Georgina Ramírez Carbajal Directora 1 Lic. Benigno Cerdeira Álvarez Director Área Aseguramiento de la Calidad Comunicación Social 1.0 ALCANCE Estas funciones son aplicables a la Dirección de Comunicación Social perteneciente a Presidencia Municipal de Pachuca de Soto. la 2.0 CATÁLOGO DE PUESTOS PARA ESTA SECRETARÍA: Director de Comunicación Social Jefe B (Reportero) Auxiliar y Coordinador Auxiliar Administrativo (Diseñador Gráfico) Auxiliar Fotógrafo Auxiliar Contabilidad E (Secretaria) 3.0 DEFINICIÓN PARA CADA PUESTO: Nombre del puesto: Director de Comunicación Social

3 PAGINA: 3 DE 10 a) Reporta a: Presidente Municipal de Pachuca. b) Le reportan: Secretaria, Coordinador y Auxiliar, Auxiliar, reportero, Fotógrafo y Diseñador Gráfico. c) Clientes internos: Todas las áreas de la Presidencia Municipal de Pachuca de Soto. d) Clientes externos: Representantes de los medios de comunicación y la ciudadanía. e) Proveedores internos: Presidente Municipal de Pachuca y Secretarios. f) Proveedores externos: Proveedores de servicios de difusión: radiodifusoras, imprentas, diarios, semanarios, interdiarios, revistas, televisoras y encargado de cobertura de material de video, medios electrónicos. g) Función general: Proyectar y difundir los programas y las acciones de la Presidencia Municipal. Así mismo tiene la responsabilidad en la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad y la mejora continua de su eficacia en los procesos correspondientes a Difusión y Comunicación Social. Mantener la presencia permanente de la Presidencia Municipal en los medios de comunicación. Recabar información de cada área y corregir la imagen en los medios de comunicación. Recibir la información, para la difusión interna de los procesos que realiza cada una de las áreas de la Presidencia Municipal Autorizar la información que se difunde en los medios de comunicación Dar cumplimiento a las actividades, definidas en los puntos de la norma de SGC que están definidas en la Matriz de responsabilidades Atención directa con los medios de comunicación Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel mínimo: licenciatura deseable en periodismo o comunicación colectiva o estudios afines (sociología o letras), experiencia mínima de 10 años en los medios, conocimiento del lenguaje de los diferentes medios: radial, prensa escrita, televisivo, experiencia en promoción de actividades y proyección de imagen, curso y/o conocimientos del SGC, curso de inducción al SGC, política de calidad, conceptos básicos de la norma, manual de funciones, normas y reglamento vigente en la materia. Habilidades requeridas: Excelente redacción, manejo de programas de cómputo, internet, correo electrónico, conocimiento de los lenguajes de los medios, manejo de personal. Actitudes:

4 PAGINA: 4 DE 10 Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad Empatía X Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo X Disposición X Nombre del puesto: Jefe B (Reportero) a) Reporta a: Director de Comunicación Social y Secretario Particular del Presidente Municipal b) Le reportan: Coordinador y Auxiliar c) Clientes internos: Todas las dependencias municipales que requieran elaboración y/o corrección de textos d) Clientes externos: Representantes de los medios de comunicación e) Proveedores internos: Todas las dependencias municipales f) Proveedores externos: Instancias públicas y/o privadas con las que se lleven a cabo actividades conjuntas g) Función general: Corrección de redacción y estilo de boletines y documentos de difusión externa e interna elaborados por la Presidencia Municipal, así como cobertura de conferencias y actividades a los que asiste el presidente, además de atención de medios a medios de comunicación. Dar cumplimiento a los puntos que se documentan en su procedimiento de calidad así como con el manual y las normativas internas y externas Elaborar boletines y escribir versiones estenográficas Corregir y/o redactar los materiales escritos que difunde la Presidencia Documentar los procesos conjuntamente con el coordinador de calidad Atención a medios de comunicación Envío de boletines vía fax y correo electrónico Asistir a recorridos y eventos con el Presidente Municipal

5 PAGINA: 5 DE 10 Conocimientos requeridos para el puesto: Licenciatura en Comunicación, Experiencia mínima de 2 años en estrategias de publicidad y marketing político. Habilidades requeridas: Manejo en estilo, manejo de programas de cómputo, internet, correo electrónico, Facilidad de palabra. Actitudes: Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X Nombre del puesto: Coordinador y Auxiliar a) Reporta a: Director de Comunicación Social b) Le reportan: Reportero y fotógrafo c) Clientes internos: Todas las dependencias de la Presidencia Municipal d) Clientes externos: La ciudadanía pachuqueña y medios de comunicación e) Proveedores internos: Todas las dependencias de la Presidencia Municipal f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Coordinar, Auxiliar y apoyar las actividades de la Dirección de Comunicación. Contacto directo con los medios de comunicación sobre las actividades diarias y envío de boletín e información vía fax y correo electrónico. Asimismo apoya en la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad y la mejora continua de su eficacia. Realizar oficios, atender llamadas telefónicas y atención al Director Realizar formato de actividades y enviarlo vía fax, así como invitar, cambiar de

6 PAGINA: 6 DE 10 horario, cancelar vía telefónica a los medios de comunicación Enviar boletines y fotografías a medios de comunicación vía correo electrónico Atención a medios de comunicación y coordinar a los estudiantes de servicio social Realizar Síntesis Informativa Monitorear Conocimientos requeridos para el puesto: Preparatoria, Experiencia de 2 años en periodismo. Habilidades requeridas: Redacción creativa, manejo de programas de cómputo, internet, correo electrónico, facilidad de palabra y toma de decisiones. Actitudes: Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo (Diseñador Gráfico) a) Reporta a: Director de Comunicación Social b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Todas las áreas de la Presidencia Municipal que requieran diseños y consulta de imagen gráfica d) Clientes externos: Impresores, rotulistas y agentes de publicidad e) Proveedores internos: Director de Comunicación Social y todas las áreas del municipio f) Proveedores externos: Impresores, rotulistas y agentes de publicidad g) Función general: Cuidar y unificar los criterios de identidad corporativa en todo el gobierno municipal

7 PAGINA: 7 DE 10 Realizar estrategias de seguimiento en medios impresos, medios digitales y electrónicos Diseñar originales mecánicos y digitales para volantes, dípticos, trípticos, mantas, mamparas, inserciones y otros medios impresos Diseñar programas de acciones de todas las áreas del Ayuntamiento Elaborar órdenes de inserción para los medios impresos Elaborar archivos digitales y electrónicos para las pantallas de la OEM Realizar Síntesis Informativa Mensualmente Conocimientos requeridos para el puesto: Licenciatura en Diseño Gráfico, experiencia mínima de 2 años en Comunicación Gráfica. Habilidades requeridas: Creatividad gráfica, Conocimiento de la cultura iconográfica de Pachuca, Internet, correo electrónico, Manejo de Software de diseño como Corel Draw, Photo Shop, Page Maker, Flash, Ilustrator, Office y Acrobat. Actitudes: Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X Nombre del puesto: Auxiliar

8 PAGINA: 8 DE 10 a) Reporta a: Director de Comunicación Social b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Todas las dependencias de la Presidencia Municipal d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Todas las dependencias de la Presidencia Municipal f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Coordinar, Auxiliar y apoyar las actividades de la Dirección de Comunicación y directamente al Director Entregar al Presidente Municipal Síntesis Informativa Realizar Hemeroteca del Presidente Municipal y elaborar archivo Archivar Síntesis Informativa y periódicos locales Canalizar a las Áreas del Ayuntamiento las quejas del monitoreo Apoyar directamente al Director Conocimientos requeridos para el puesto: Secundaria, experiencia de 2 años en periodismo. Habilidades requeridas: Redacción, manejo de programas de cómputo, Internet, correo electrónico, facilidad de palabra y toma de decisiones. Actitudes: Honestidad X Trato amable Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición X Nombre del puesto: Fotógrafo

9 PAGINA: 9 DE 10 a) Reporta a: Director de Comunicación Social y Auxiliar b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Todas las áreas que requieran fotografías d) Clientes externos: Ciudadanía Pachuqueña e) Proveedores internos: Director de Comunicación Social f) Proveedores externos: Ciudadanía y medios de comunicación g) Función general: Fotografiar las actividades y programas del Ayuntamiento y del Presidente Municipal, así como guardar evidencias de las actividades realizadas. Cobertura en las actividades y recorridos del Presidente Municipal Integrar, seleccionar y archivar fotografías Apoyar en la Síntesis Informativa Apoyar en el archivo de periódicos locales y síntesis informativa Apoyar directamente al Director y llevar órdenes de inserción a medios impresos Conocimientos requeridos para el puesto: Fotografía periodística, experiencia mínima de 2 años en su área. Habilidades requeridas: Manejo de cámaras fotográficas de todo tipo de formatos y facilidad para identificar momentos y lugares relevantes. Actitudes: Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X Nombre del puesto: Auxiliar Contabilidad E (Secretaria)

10 PAGINA: 10 DE 10 a) Reporta a: Director de Comunicación Social b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Director de Comunicación Social d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Secretaría de Administración, Tesorería y Almacén General f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Realizar trámites administrativos, atención a visitantes y Director de Comunicación. Recibir correspondencia Realizar trámites Sistema Tonalli (Solicitudes de Pago, requisiciones, transferencias) Archivar documentos Contestar teléfonos Elaborar oficios Acordar con el Director de Comunicación Conocimientos requeridos para el puesto: Carrera Técnica de Secretaria, cursos de secretariado y computación, experiencia mínima de un año. Habilidades requeridas: Buena redacción, manejo de programas de computo, Internet, fax. Actitudes: Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición X

11 PAGINA: 11 DE 10

12 PAGINA: 12 DE ANEXOS Organigrama del área Director de Comunicación Social Auxiliar Contable (E) Secretaria Coordinador y Auxiliar Auxiliar Administrativo (Diseñador Gráfico) Jefe B (Reportero) Auxiliar Fotógrafo

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