Introducción. Manual de Factoring en. AccountEdge Pro

Transcripción

1 Manual de Factoring en Introducción El presente Manual de Registro Contable muestra los principios y normas contables bajo IFRS (Normas Internacionales de Información Financiera), de acuerdo a las cuales se registra, valora y revela todo lo concerniente a las operaciones de Factoring en los Estados Financieros, EEFF. Adicionalmente, incluye una serie de recomendaciones, buenas prácticas y directrices que dirigen el qué hacer en los distintos acontecimientos con impacto en la información contable/financiera. Introducción 1

2 Principios Generales Los Registros Contables de las transacciones realizadas mediante la utilzación del instrumento financiero denominado Factoring, debe cumplir con normas para el correcto registro, valoración y presentación en los EEFF. Para el logro de esto, se deben seguir los siguientes principios y características cualitativas: Definición De Factoring Financiero El Factoring o Factoraje es una alternativa de financiamiento, el cual es activado y operado mediante las suscripción de un contrato de cesión de crédito mercantil, en el cual la empresa obtiene dinero líquido proveniente de una cobranza futura, calculada en base al valor presente (descuento) del dinero en un lapso breve de tiempo, a interés simple, además de otros gastos por comisiones, manejos e impuestos asociados a la transacción. El Factoring, además, se sostiene legalmente gracias a lo establecido en la Ley de la República de Chile, promulgada en abril de 2005, la cual establece las bases que delimitan las obligaciones de los diferentes participantes de la operación de forma simple, es un préstamo garantizado con el cobro de las facturas que la empresa desea factorizar. Definición de Cuentas para el Registro Contable Del Factoring Partiendo del resumen de la definición de Factoring, al final del punto anterior, se puede apreciar que es esencialmente un préstamo con garantía, basado en la cesión del derecho de cobro futuro de los créditos cedidos, el detalle particular es que, el deudor cedido (Cliente) no se ve obligado de manera taxativa al pago, por lo que es obligación exclusiva del acreedor cedente (La Empresa), cumplir Principios Generales 2

3 con el pago del monto factorizado y/o de los intereses y recargos si, vencido el plazo, aquél no lo hiciere. Esto configura la existencia de un Pasivo Contingente, dado que su extinción depende en parte del cumplimiento del cliente, deudor cedido, para su normal desarrollo y cierre del ciclo de la transacción. Basado en la experiencia y seguridad de cobro futuro del crédito (factura) por parte del deudor cedido (Cliente), la empresa asume la certeza absoluta de que tales créditos serán honrados por parte de aquéllos y, en consecuencia, su política de registro contable asume al documento factorizado un cobro efectivo, cuyo asentamiento se hace en base al Método Directo y se revela de acuerdo a los postulados del mismo. En aquellos casos en los cuales una entidad no tiene la certeza del pago del crédito por parte del deudor cedido (cliente) a la empresa de factoring, basado en motivos económicos o de cualquier otra índole, se impone la contabilzación de tal operación por el Método Indirecto y, consecuentemente, revelar las partidas conforme a tales postulados. El desarrollo del presente procedimiento está basado en registros a través del sistema ERP (Enterprise Resource Planning) denominado AccountEdge NE 2013, sobre plataforma Mac OS X 10.5 ó superior, a la fecha del presente procedimiento. Todas las ventanas de visualización y ejemplos, están basados en este sistema y aplicados a los registros del Archivo de la Compañía. De acuerdo a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), o International Financial Reporting Standards (IFRS) en inglés, el financiamiento derivado de esta transacción debe ser reconocida como un Pasivo Corriente y los gastos financieros derivados e impuestos como Otros Egresos. Para este ejercicio, se utilzarán las cuentas que una Gerencia de Finanzas modelo ha definido, siendo Principios Generales 3

4 imperativo su registro a través de tales cuentas y no de otras, aunque puedan existir cuentas similares dentro del Catálogo de Cuentas de la misma. Las Cuentas son parte de un Grupo y dentro de la misma se encontrarán las Cuentas relacionadas, salvo que la Gerencia autorice la creación de nuevas cuentas o utilización de categorías distintas. Las Grupos de Cuentas referidos son: En el Pasivo (Liabilities), Factoring Bancario, Grupo y rango del al En Otros Egresos (Other Expenses), Costos Financieros, Grupo y rango del al Principios Generales 4

5 Las Cuentas de Orden asociadas para el registro y seguimiento del Factoring, bajo el Método Indirecto son: En el Activo (Assets) Grupo con Rango del al En el Pasivo (Liabilities) Grupo con Rango del al Métodos de Registro Basamos los registros en 3 tiempos de ocurrencia, claramente definidos, en 2 escenarios, optimista y pesimista, como sigue: 1. Envío de las facturas a la entidad que realiza el Factoring; 2. Liquidación y abono de los fondos factorizados descontados; 3. Notificaciones 3.1. Notificación de Cobro al Cliente por parte la entidad factorizadora (optimista) Principios Generales 5

6 3.2. Notificación de Cargo y Devolución por falta de pago del Cliente (pesimista) En base a los tiempos supra inidcados, se realizan los registros de acuerdo al Método que seleccione la empresa, a saber: Método Indirecto. La característica primordial de este método es su tratamiento conservador, el mismo no reconoce el cobro de la factura factorizada hasta que efectivamente se acuse notificación de cobro de parte de la entidad de factoring; en consecuencia, se reconoce, registra y revela contablemente el pasivo derivado de la operación, además de controlar el envío de las facturas factorizadas mediante cuentas de orden o de memorandum. Este es el método que las NIIF establecen como válido, al no ocultar pasivos contingentes. Método Directo. En esta modalidad, la empresa, con el sólo envío de las facturas a ser factorizadas, considera que su cobro futuro no revestirá inconveniente alguno, y en el mismo momento del envío, considera cobrados tales documentos, afectando las Cuentas por Cobrar Comerciales de manera anticipada, en lugar de registrar el pasivo por el financiamiento derivado de la operación. Este método contraviene el Principio del Conservatismo, favorece el ocultamiento de Pasivos Corrientes y sobreestima el Activo Corriente, por lo cual, su práctica no es avalada por las NIIF, excepto que la gerencia pueda demostrar fehacientemente la certeza e improbabilidad de no cobro por parte del cliente a la entidad factorizadora. Principios Generales 6

7 Método Indirecto Registro Contable Para ilustrar el registro de los métodos arriba señalados tomamos, a manera de ejemplo, la siguiente situación: La Gerencia desea factorizar las siguientes facturas: Las referidas facturas se resumen así: Factura Monto Fecha de Emisión Vencimiento 670 $ /08/ /10/ $ /08/ /10/2013 TOTAL ENVIADO: $ Para ello la Gerencia debe cumplir con la formalización de la solicitud de Factorización de los documentos, además de suscribir el Contrato de Cesión de los Créditos y el mandato Especial Irrevocable, cuyo modelo se aprecia, sólo de manera ilustrativa: Principios Generales 7

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10 El Modelo de Carta Guía es un anexo que se utiliza para detallar la cantidad de facturas enviadas para su cobro, detallando, entre otras cosas, el RUT, Nombre o Razón Social, Vencimiento, Número del Documento, Valor Total, además de llevar los VoBo (Vistos Buenos) de las instancias ejecutivas de la entidad de factoring. Se DEBEN conocer las condiciones generales de la operación, tales como: Tasa de Descuento o Rata, Tasa por Mora, Tasa por Gastos de Gestión, Timbres, Impuestos, etc. Es importante conocer esta información, porque la misma debe ser validada contra los Documentos de Soporte (Facturas) que la entidad de factoring envía por sus servicios. En la siguiente página se puede apreciar la citada Carta Guía. Principios Generales 10

11 1. Al momento del Envío de las Facturas a la entidad de factoring: Debe Facturas en Factoring $ Haber Facturas en Factoring $ Per Contra - envio de las facturas al agente de factoring - El Registro del Envío de las Facturas se realiza mediante asiento contable, desde el módulo Accounts en la ventana Record Journal Entry, en el cual se debe especificar a cuáles facturas afecta la operación y el nombre del cliente. A continuación se puede apreciar cómo quedaría el registro en referencia: Principios Generales 11

12 2. Aceptada la operación, y liquidados (depositados los fondos por parte de la entidad de factoring), el asiento contable de forma tradicional, se expresaría de la siguiente manera: 1-XXXX Efectivo en Caja y Bancos Factoring - Protocolización Intereses Dcto Factoring Debe $ $ $ ,976 Haber Factoring Penta,Capital $ XXXX Efectivo en Caja y Bancos Factoring - Protocolización Intereses Dcto Factoring -2A- $ $ $ Factoring Penta,Capital $ Estos registros son el resultado del Detalle de Giro de la Operación presentado por la empresa de Factoring,(ver gráfico a continuación): Principios Generales 12

13 La liquidación que suelen presentar las entidades de factoring no muestran los porcentajes representativos de los costos de la operación, por lo que se ha desarrollado una plantilla en Excel que tiene como único fin realizar el cálculo del costo de la operación, y someter tal resultado al VoBo de los Directores, plantilla que se muestra en la página siguiente: Principios Generales 13

14 La empresa de Factoring, emite factura por la prestación de sus servicios, bajo la figura de comisión por las operaciones. Esta factura es cargada como una Factura (Bill) independiente, dado que la misma posee su propio número de Factura, siendo una transacción que no se puede agrupar con el Detalle de Giro de la Operación, a pesar que tal monto aparece detallado en tal cédula. NOTA: Más abajo se explica cómo se carga y se paga la referida factura, toda vez que la misma es descontada por el ente de factoring en el momento del abono en dinero a la cuenta que se elige. Principios Generales 14

15 Procedimiento De Registro Asiento Liquidación (Abono) Del Factoring Los asientos # 2 y # 2A se deben realizar de forma distinta, por la naturaleza de la operación y por el hecho que el módulo que se utiliza es el relativo a Compras (Purchases), en el cual se carga la glosa que aparece en el Detalle de Giro de la Operación, el cual varía según el ente de factoring que realiza la operación, en este caso queda: Como se puede observar, la compra de resultante queda negativa Procedimiento De Registro Asiento 15

16 (ver asiento de diario) a continuación: Una vez registrada la liquidación que aparece en el Detalle del Giro de la Operación, a través del módulo Compras (Purchases) de AccountEdge, la misma debe ser cruzada en el mismo módulo, a través del Registro de Compras (Purchases Register), en la pestaña Retornos y Débitos (Returns & Debits) como se muestra, se selecciona el ente de factoring y se realiza el cruce de la operación, la cual deriva en la recepción de los fondos en la cuenta que se designe para tal fin, pudiendo ser seleccionada una cuenta bancaria de la misma empresa que realiza el descuento de facturas o a través de alguna cuenta intercompañía designada. En este ejemplo, la empresa que ordena el descuento de facturas no es la receptora de los fondos resultantes de la operación ya que, Procedimiento De Registro Asiento 16

17 la dirección de finanzas de la empresa designa el abono por cuenta y orden de la empresa titular del factoring. En este caso, resulta lo siguiente: El Asiento Contable resultante de este cruce queda de la siguiente manera: Procedimiento De Registro Asiento 17

18 Registro de la Comisión por parte de la entidad de Factoring en el sistema AccountEdge, como Compra de Servicios: Esta operación deriva en el siguiente registro contable: Procedimiento De Registro Asiento 18

19 El pago de esta comisión se cruza contra el abono que la cuenta receptora de los fondos posee, de esta forma, queda el verdadero monto depositado por parte de la entidad que realizó la operación de factoring. A través del mismo módulo Compras (Purchases) se selecciona la ventana Pago de Facturas (Bill Payments) y se paga la factura, utilizando como cuenta para efectos de pago, la misma cuenta empleada para el abono de los fondos. Del registro de todos los movimientos descritos, resulta el abono efectivamente realizado por la entidad de factoring involucrada, como se muestra a continuación, siendo necesario contabilizar la transacción intercompañía en la empresa receptora, si no es la misma que ejecuta la operación. Procedimiento De Registro Asiento 19

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