3. El almacén es el área o lugar específico destinado a la clasificación y guarda de los bienes de la Entidad.

Transcripción

1 IV. N O R M A S 1. La, a través de la Gerencia de Administración será la encargada de elaborar los lineamientos y procedimientos sobre la administración y manejo de los almacenes y la operación centralizada de los mismos de ser el caso. 2. La, a través del Departamento de Recursos Materiales en el Corporativo y las Gerencias o Jefaturas Administrativas en Sucursales y APIS serán las responsables de llevar a cabo una óptima administración y manejo de los almacenes asignados en cada centro de trabajo. 3. El almacén es el área o lugar específico destinado a la clasificación y guarda de los bienes de la Entidad. 4. El personal asignado en el Almacén deberá operar los mecanismos y controles establecidos por el Corporativo para la adecuada administración de los bienes muebles, instrumentales y de consumo que adquiera la Entidad. 5. Para mayor entendimiento de las presentes normas, se entenderá por: Ley: Ley General de Bienes Nacionales. SFP: Secretaría de la Función Pública. Entidad: FONATUR-BMO, S.A. de C.V. CABMS: Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios. Bienes: Los bienes muebles instrumentales o de consumo de dominio privado de la Federación, que figuren en los inventarios de la Entidad. Bienes instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad del servicio. Bienes de consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la Entidad, tienen un desgaste parcial o total y son controlados mediante un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad del servicio; 7

2 Bienes no útiles: Los que por su estado físico o cualidades técnicas no resulten funcionales, no se requieran para el servicio al cual se destinaron o sea inconveniente seguirlos utilizando. Bienes en tráfico: Son aquellos que son comprados y destinados a una operación específica, cuya entrega sea inmediata y no requieran de almacenaje. Destino final: La determinación de desincoporar los bienes no útiles, mediante los procesos de enajenación, donación, permuta, transferencia, destrucción u otorgamiento en dación de pago. Inventario: Catálogo que muestra en forma ordenada el número de identificación del conjunto de bienes que se encuentran en el almacén de un centro de trabajo. Contrato abierto: El definido en el artículo 47 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público vigente. Contrato programado: Son aquellos en los que se especifican con toda precisión, las descripciones y los precios unitarios de los bienes, así como las cantidades a entregar en varias fechas determinadas. Manual de Activos Fijos: Es el documento normativo interno denominado Manual de normas y procedimientos sobre Activos Fijos de FONATUR-BMO. Manual de Enajenación: Manual de normas y procedimientos sobre Enajenación y Destino Final de los Bienes en FONATUR-BMO. 6. Los bienes que podrán almacenarse de acuerdo a las necesidades de cada centro de trabajo serán bienes muebles instrumentales o de consumo, que sean propiedad de FONATUR-BMO, e inclusive los no útiles, teniendo como premisa éstos últimos que de inmediato se proceda a su desincorporación, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos dentro del Manual de Enajenación de la Entidad. 7. Queda estrictamente prohibido para cualquier centro de trabajo el almacenaje de bienes de cualquier tipo, que sean ajenos a la Entidad o no sean propiedad de la misma. 8. Para el adecuado control de las existencias de los almacenes FONATUR-BMO deberá contar con el sistema informático adecuado y unificado en todos los centros de trabajo que permita la consulta en el tiempo real de las entradas, salidas y existencias en los almacenes. 8

3 9. La a través de la en el Corporativo, los Gerentes Generales en Sucursales y Gerentes Titulares en APIS serán los encargados de efectuar las acciones que conlleven a: Reducir por lo menos en un 15% respecto del ejercicio anterior, las adquisiciones a través de los fondos revolventes. Reducir las mermas, obsolescencia y pérdida de bienes. Reducir la capacidad ociosa de almacenaje, así como de la mano de obra correspondiente. Reducir a cuando más a mes y medio el nivel promedio de inventarios. REGISTROS Y CONTROLES 10. El responsable del almacén elaborará anualmente el anteproyecto de compra de bienes muebles instrumentales y artículos de consumo interno, basándose éste último en sus niveles de consumo del ejercicio inmediato anterior, el cual será autorizado por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Corporativo o el Gerente o Jefe Administrativo en Sucursales y APIS. 11. Adicionalmente, se consultará con las áreas del centro de trabajo que corresponda, en especial las áreas de informática para solicitar artículos especiales de consumo, de acuerdo a las funciones que tienen encomendadas. 12. Los inventarios de almacén deberán reportar indicadores relativos a: La rotación de inventarios, a fin de detectar los bienes de lento o nulo movimiento para determinar las acciones para su inmediata desincorporación. La confiabilidad de los inventarios y de su movimiento en cuanto a asertividad de registros, su precisión y confiabilidad. La determinación de existencias por productos. Los tiempos de reposición de inventario. Las compras directas a través de los fondos revolventes o de gastos a comprobar. 13. Para efectos de control de los bienes se deberá observar lo siguiente: Cuando se trate de bienes instrumentales se deberá remitir al Manual de Activos Fijos de la Entidad, a fin de elaborar adecuadamente los inventarios sobre este tipo de bienes, así como de los resguardos. Tratándose de bienes de consumo, sólo se aplicará un registro global. 9

4 Si se tratará de bienes en tráfico, dependiendo el tipo de bien, deberá quedar incluido en alguno de los inventarios, ya sea un bien mueble instrumental o de consumo. 14. Para efectos de actualización y control, por lo menos cada trimestre, se deberán llevar a cabo la revisión de inventarios físicos en el almacén por muestreo físico y total cada año, tanto el responsable de dicha área como del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Corporativo o Gerentes o Jefes Administrativos en Sucursales y APIS. 15. De manera mensual se deberá emitir el reporte del inventario, incluyendo las entradas, salidas y existencias de almacén, verificando el inventario emitido por el sistema SI@CON con las existencias físicas del almacén, pudiéndolo hacer de manera selectiva durante el período, y quedando dicho inventario en el archivo consecutivo con los documentos soporte de los movimientos de entradas y salidas de almacén. 16. El responsable del Almacén deberá mensualmente conciliar con el área de Contabilidad sus registros y saldos integrado en el Sistema SI@CON (inventario teórico). 17. Es conveniente que el responsable del Almacén elabore un registro de seguimiento y control de Consumos Mensuales por cada área adscrita al centro de trabajo donde está asignado. 18. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Corporativo y el responsable del Almacén en las Gerencias o Jefaturas Administrativas en Sucursales y APIS registrarán los movimientos de entrada, salida y las existencias de almacén en cada centro de trabajo dentro del sistema SI@CON. DE LOS ALMACENES 19. El almacén deberá contar con la distribución adecuada a sus necesidades, para lo cual deberá considerar los siguientes aspectos: Plano de zonificación del almacén para identificar tipo, características y forma de manejo de los artículos. Colocación de señalamientos para localización de pasillos, anaqueles, áreas de estibas al piso y espacios destinados para la recepción y distribución de bienes, materiales y artículos. Cumplir con las normas de seguridad e higiene. 20. Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Corporativo y de los Gerentes o Jefes Administrativos en Sucursales y APIS que en los 10

5 almacenes asignados para tal fin se aprovechen adecuadamente, evitando los espacios no utilizados o desaprovechados. 21. El responsable del almacén deberá vigilar el buen uso y manejo de los lugares destinados al almacén y del equipo existente en el mismo para su adecuada utilización, así como prever el mantenimiento oportuno de los mismos. 22. Los anaqueles deberán estar debidamente identificado en lugar visible, indicando el nombre y la clave del o de los artículos ubicados en la estantería. 23. Los pasillos deberán encontrarse libres de artículos, con el objeto de transitar libremente en ellos. 24. La, a través del Departamento de Recursos Materiales en el Corporativo y las Gerencias o Jefaturas Administrativas en Sucursales y APIS deberán establecer y verificar las medidas de seguridad, precaución e incendio en el almacén, por lo que el personal que labore en el almacén deberá contar con el equipo de seguridad y protección para el desempeño de las labores en dicho sitio. 25. Queda restringido el acceso al almacén de toda persona ajena a dicha área, excepto con la autorización del Gerente de Administración en el Corporativo o los Gerentes o Jefes Administrativos en las Sucursales y APIS, para efectos de revisión o acciones de auditoría que sean requeridos. 26. No se deberán tener en almacén artículos de lento o nulo movimiento, por lo cual la selección de artículos que se manejen por stock, se efectuará en el entendido de que su utilización sea rutinaria, constante y de aplicación general, pues de lo contrario, se adquirirán como productos especiales por única vez. 27. El Subdirector de Administración y Finanzas en el Corporativo, los Gerentes Generales en Sucursales y los Gerentes Titulares en APIS deberán realizar un diagnóstico de los lugares o inmuebles que estén destinados a almacenes, por lo que si del resultado del mismo existieran bienes de nulo o lento movimiento, se procederá al cierre de los mismos. 28. En el caso en que por necesidades de la Entidad se requiera contar con almacenes temporales, los bienes muebles que en él se consignen deberán ser incorporados en el sistema SI@CON, y cuando éstos sean cerrados se procederá a levantar un acta de entrega-recepción que comprenda los bienes aún en existencia, así como toda la documentación que se generó durante su existencia. 11

6 29. Queda estrictamente prohibido, salvo los casos debidamente justificados y autorizados por el Director General de la Entidad, el arrendamiento de inmuebles para el almacenamiento de bienes útiles y no útiles, así como los desechos de éstos. ALTAS DE BIENES AL ALMACÉN 30. Las entradas de bienes al almacén se controlarán mediante el formato denominado Entrada de Almacén, mismo que se encuentra debidamente implantado dentro del módulo de Recursos Materiales, en el menú de Inventarios y el submenú de Captura de Movimientos de Almacén del Sistema SI@CON. 31. Los registros de entrada deberán estar foliados, contener la razón social de la Entidad y la referencia del registro fiscal del proveedor, la especificación de los artículos o bienes, los precios unitarios y totales sin IVA, formando parte del precio de compra, así como los descuentos que se llegaran a obtener. 32. Las adquisiciones a proveedores se harán a través de requisiciones de compra y pedidos o contratos, de preferencia, abiertos o programados con entregas anuales, trimestrales o mensuales, según convenga, con el objeto de lograr mejores precios por volumen de compra y reducir en lo posible la cantidad de recepciones de artículos en el almacén. 33. Únicamente se dará entrada al almacén a los bienes, equipo o artículos solicitados a los proveedores mediante la requisición y el pedido o contrato, amparados con la factura del proveedor, misma que deberá reunir las condiciones y características establecidas en dicha requisición, pedido o contrato y con los requerimientos fiscales. 34. El responsable del almacén tomará la decisión de aceptar o rechazar los pedidos que sean entregados cuando no reunan los requisitos solicitados, situación que será informada de inmediato al Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Corporativo o Gerente o Jefe Administrativo en Sucursales y APIS. 35. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Corporativo o el Gerente o Jefe Administrativo en Sucursales y APIS notificará a los proveedores que el horario de recepción de mercancías en almacén será de lunes a viernes, de las 8:30 a las 14:30 y de las 16:00 a las 18:00 horas, siempre y cuando no sean días inhábiles. 36. La mercancía ingresará al almacén una vez que se realicen las pruebas selectivas, conteo y verificación de las características y condiciones convenidas con el proveedor. 12

7 37. La mercancía se acomodará en el almacén, de acuerdo con la distribución del sitio destinado a dicho lugar, respetando el criterio de agrupamiento por familias y tipo de artículo. SALIDAS DE ALMACÉN 38. Los usuarios de los almacenes en todos los centros de trabajo deberán cumplir con las disposiciones establecidas en el presente Manual para el correcto suministro y uso final de los bienes que soliciten. 39. Para el surtimiento de bienes de consumo se requerirá la firma del titular del área de responsabilidad, cuyo nivel no sea inferior a la del Jefe de Departamento, en la solicitud denominada Vale de Salida de Almacén, por lo que una vez recibido éste se descargará dentro del módulo de Recursos Materiales, en el menú de Inventarios y el submenú de Captura de Movimientos de Almacén del Sistema SI@CON. 40. No se entregará ninguna mercancía sin el Vale de Salida de Almacén autorizado por el titular del área requirente, previo el visto bueno del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Corporativo o Gerente o Jefe Administrativo en Sucursales y APIS. 41. El responsable del almacén autorizará las devoluciones de artículos, bienes o equipo de las áreas, dándoles el trámite de recepción, siempre y cuando la mercancía se encuentre en buenas condiciones de uso. 42. Al entregar los artículos o bienes a los usuarios, el responsable del almacén invariablemente descargará la información de salida, dentro del cual se generará el reporte de control de salida del Almacén, a través del Sistema Computarizado SI@CON. 13