MANUAL DE POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN ESTRATÉGICA DE RECURSOS HUMANOS

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1 MANUAL DE POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN ESTRATÉGICA DE RECURSOS HUMANOS DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

2 Hoja de aprobación Función: Elaboró: Revisó: Aprobó: Suárez Nombre: Sánchez Director de Recursos Director General de Cargo: Auxiliar Administrativo Humanos Servicios de Apoyo Firma:

3 Contenido 1. Presentación Misión de la Institución Visión de la institución Organigrama Especifico de la Dirección de Recursos Humanos Planeación para la gestión estratégica de Recursos Humanos Propósito Alcance Definiciones específicas Políticas de operación Responsables de su observación Referencias... 15

4 Dirección de Recursos Humanos 1. Presentación El presente Manual tiene como objetivo definir claramente las actividades asignadas a los empleados en cada una de las áreas que lo conforman, esto con el fin de lograr un flujo más eficiente en los procesos que se reflejen en el logro exitoso de los objetivos planeados, mediante el uso óptimo de los recursos financieros y materiales incrementando al máximo los recursos humanos logrando la productividad y brindando mayor calidad y compromiso con la institución; para ello se tendrá que llevar a cabo un seguimiento de mejora continua para que en un mediano plazo se puedan reducir y eliminar las debilidades de este departamento, mejorar las actividades y responsabilidades de los encargados de esta área. Se precisa, además, el responsable de la ejecución de dichos procedimientos y se delimita su participación a través de un guion narrativo que señala los pasos a seguir en la ejecución de una actividad ligada a la disposición correspondiente, e incluyen diagramas y símbolos que permitan visualizar y aclarar las instrucciones. Suárez Sánchez Página 1 de 9

5 Dirección de Recursos Humanos 1. Misión de la Institución Es una Institución Particular de Educación Superior sin fines de lucro, formadora de Recursos Humanos con conocimientos, habilidades, aptitudes y valores para que contribuyan al desarrollo económico y social del Estado. 2. Visión de la institución Ser la Universidad con un sistema permanente de calidad con planes y programas educativos acreditados e innovadores, que integren a los profesionales a las actividades laborales y productivas con actitudes, valores y conocimientos para el cambio y el desarrollo de la sociedad. Página 2 de 15

6 3. Organigrama Especifico de la Dirección de Recursos Humanos DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ENFERMERÍA ORIENTACIÓN ESTUDIANTIL Y ATENCIÓN PSICOLÓGICA DEPORTES BIBLIOTECA AUXILIAR AUXILIAR ASISTENTE Suárez Sánchez Página 3 de 9

7 4. Planeación para la gestión estratégica de Recursos Humanos Propósito Describir las políticas operativas que sirvan como guía para la gestión de Recursos Humanos y con ello coadyuvar al logro de los objetivos de la institución Alcance Mostrar las políticas que norman las fases de reclutamiento, selección, contratación, capacitación, inducción, evaluación del desempeño y en su caso terminación laboral de personal académico y administrativo Definiciones específicas Acta administrativa: Es un documento donde el patrón deja constancia de ciertos hechos que hizo el trabajador y menciona la infracción que cometió y a que norma se refiere. Capacitación e inducción: Es el proceso que consiste en adiestrar al empleado en relación a las actividades inherentes a un puesto de trabajo y proporcionarle o mostrarle información acerca de la institución, tal como; reglamentos, manuales, instalaciones, autoridades y resto del personal. Carta de Renuncia Voluntaria: Es el documento escrito por el cual se comunica a un empleador que se ha dejado o dejará de trabajar para su empresa u organización. Contrato Laboral: Es aquel por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado, mediante el pago de un salario. En éste se hace constar por escrito las condiciones en las que se llevará a cabo la relación laboral. Convenio de Terminación de la Relación Laboral: Es el documento mediante el cual queda evidenciado el termino de la relación laboral entre el trabajador y el empleador bajo el mutuo consentimiento de ambas partes (Artículo 51 fracción I de la L.F.T.), es decir, por común acuerdo 1 Estructurado en base al Manual de Reclutamiento y Selección de Personal perteneciente a la Dirección de Recursos Humanos. Página 4 de 15

8 tanto el empleador como el trabajador deciden dar por concluido el Contrato Laboral. Para que este documento tenga validez, deberá ser ratificado ante la Junta de Conciliación y Arbitraje. Estímulos: Son aquellas acciones destinadas a satisfacer necesidades materiales y morales del empleado. El objetivo de la implementación de estímulos es hacer que el empleado utilice plenamente sus capacidades con mayor eficacia y eficiencia, a la vez de fomentar los valores éticomorales. Evaluación del desempeño: Es el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado, es un procedimiento sistemático y periódico de comparación entre el desempeño de una persona en su trabajo y una pauta de eficiencia definida por la conducción de la institución. Un parámetro para medir el desempeño de un empleado es el porcentaje de cumplimiento de las metas prestablecidas en el Programa Operativo Anual (POA). Finiquito: Es un documento en el que se pone fin a la relación laboral existente entre el trabajador y el empleador. Con su firma el empleador queda libre de abonar cantidad alguna al empleado y éste último queda libre de la obligación de trabajar a las órdenes del empleador. Gestión de Recursos Humanos: Es el proceso de planeación, reclutamiento, selección y contratación, capacitación e inducción, evaluación del desempeño y finiquito de personal. Dicha gestión puede ser concebida de dos maneras; a) Como responsabilidad inherente de la jefatura y, b) Como el servicio que presta la Dirección de Recursos Humanos. Liquidación: Es el importe en dinero que un empleador paga a un trabajador cuando éste deja de prestarle sus servicios laborales. Incentivos: Es el dinero adicional al salario que se le proporciona al empleado como reconocimiento al aporte y labor en la institución con el objeto de que dicho empleado genere un estado de motivación en el desarrollo de sus actividades. Página 5 de 15

9 Reclutamiento: Es el proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes. Reclutamiento externo: Es el proceso de persuasión dirigido a candidatos externos de la institución con el objeto de cubrir una vacante que no puede ser llenada por candidatos internos. Las fuentes suelen ser: la Bolsa de Trabajo de la, recomendaciones bajo responsabilidad de la jefatura y candidatos propuestos por el Servicio Estatal de Empleo. Reclutamiento Interno: Se emplea al presentarse determinada vacante y la institución intenta llenarla mediante la reubicación de los empleados, los cuales pueden ser ascendidos o transferidos con promoción. Requisición de personal: Es el formato mediante el cuál se notifica a la Dirección de Recursos Humanos la existencia de una vacante, así como también se puede proponer la remoción de personal interno para cubrir dicha vacante. Remoción de personal: Privación de cargo o empleo. Solicitud de Remoción de Personal: Es el comunicado verbal o escrito en el que una autoridad competente sugiere la remoción de algún trabajador a su cargo. Selección y Contratación: Es el proceso mediante el cual se elije al candidato que posea los conocimientos y el perfil idóneo para cubrir una vacante y por lo cual se inicia y se especifican las condiciones de relación laboral mediante un contrato individual de trabajo Políticas de operación A) De reclutamiento: 1. Es responsabilidad del Director de Recursos Humanos evaluar el requerimiento y dar inicio al reclutamiento, considerando siempre la disponibilidad presupuestaria que determine el Director General de Servicios de Apoyo. 2. Las actividades de reclutamiento deben estar orientadas a la idoneidad, enmarcado en la igualdad y reconocimiento a la experiencia obtenida, que asegure la Página 6 de 15

10 incorporación de personal de excelencia con afán no discriminatorio en términos de credo, raza, género, edad ni tendencia política. 3. El reclutamiento externo, se empleara cuando la vacante no pueda ser cubierta por un candidato interno. 4. Cuando la Unidad y/o Departamento estime que la vacante puede ser llenada por un candidato interno, deberá expresarlo en la requisición de personal. 5. En el caso de las requisiciones para cubrir vacantes de personal administrativo mediante reclutamiento externo se debe considerar en primera instancia las siguientes fuentes: Bolsa de Trabajo Universitaria Recomendaciones de las jefaturas o autoridades de la El Servicio Estatal de Empleo B) De selección y contratación 6. Propiciar el ingreso de personal altamente calificado en competencias técnicas y relacionales, a través de procedimientos estandarizados y objetivos, con adecuación a perfiles de competencias en los distintos estamentos. 7. Implementar mecanismos técnicos adecuados que permitan rigurosidad y precisión en la selección de personal, que necesariamente debe apuntar a favorecer y resguardar el principio de idoneidad del trabajador en relación al puesto por cubrir, lo cual se traduce en mejores niveles de rendimiento y desempeño laboral, acorde con la misión y objetivo institucional. Tales mecanismos son: Entrevista de selección 8. Las entrevistas de selección deberán ser aplicadas directamente por los Jefes, Coordinadores o Directores quienes solicitan cubrir la vacante, donde evaluaran el nivel de conocimiento del candidato en relación al puesto por cubrir. 9. En relación a remuneraciones, como norma general, el ingreso inicial corresponderá al último grado del tabulador correspondiente. Podrán exceptuarse sólo aquellos casos que, por su especificidad en cuanto a exigencia formal, nivel de Página 7 de 15

11 responsabilidad y experiencia requerida, impliquen una mayor remuneración de acuerdo al mercado laboral. Esto no les exime del proceso de selección referido previamente. 10. En el caso de la contratación de profesores, los Directores Académicos deberán Seleccionar y proponer los que cumplan con el perfil idóneo a la Dirección General de Recursos Humanos, después de haber solicitado y verificado minuciosamente la documentación oficial que avale el grado académico y trayectoria profesional de los aspirantes En el caso de la contratación definitiva de personal administrativo y académico el Director de Recursos Humanos es responsable de: Elaborar el Contrato Individual de Trabajo y entregar copia respectiva al empleado (Art. 25 LFT). Realizar pertinentemente los trámites de afiliación del empleado al sistema de seguridad social del IMMS e INFONAVIT. Otorgar al empleado la credencial que lo identifica como miembro de la plantilla laboral de la. 12. Notificar pertinentemente al Jefe de Finanzas la contratación definitiva de personal para proceder a ingresarlo a la nomina interbancaria. C) De capacitación e inducción 13. Proporcionar al personal administrativo de nuevo ingreso 15 días de capacitación relacionada con el conocimiento, funciones, adiestramiento y demás actividades que deba cumplir. 14. El proceso de capacitación debe desarrollarse en el área administrativa donde se deba cubrir la vacante y en coordinación con el responsable de tal área. 15. Es responsabilidad del Director de Recursos Humanos realizar las siguientes actividades durante el proceso de inducción: Mostrar las instalaciones de la Universidad 2 Manual General de Organización. Funciones Generales de las Direcciones Académicas. Pág. 83, párrafo 5 Página 8 de 15

12 Presentar a los empleados de nuevo ingreso ante las autoridades y resto del personal Proporcionar el Reglamento Interior de Trabajo a cada empleado de la institución. Mostrar los elementos de la cultura organizacional (Misión, Visión, Valores, Filosofía Institucional; así como manuales, reglamentos y demás documentos administrativos necesarios para conocer la institución y en especial el área de trabajo) D) De evaluación y desempeño 16. Monitorear el desempeño del personal administrativo y académico de la Universidad en coordinación con las Direcciones, Coordinaciones y Departamentos; así como realizar sugerencias oportunas y objetivas. El monitoreo se realizará a través de los siguientes medios: la supervisión directa del jefe inmediato superior. Empleando la lista de asistencia para determinar índices de ausentismo, horas laboradas, horas extras; etc. 17. Utilizar como medio de evaluación del desempeño los aspectos cualitativos; comportamiento, conducta, disciplina, el índice de cumplimiento de los objetivos y metas prestablecidos en el Programa Operativo Anual (POA) utilizando los siguientes criterios: Cumplimiento de 0 a 50%: No satisfactorio Cumplimiento de 51 a 75%: Regular Cumplimiento de 76 a 100%: Satisfactorio 18. Proporcionar estímulos o incentivos como reconocimiento a aquellos empleados que cumplan con alguno de los siguientes criterios: Obtener el mayor índice de desempeño satisfactorio en las evaluaciones del Programa Operativo Anual. Página 9 de 15

13 Mostrar una notable disciplina, puntualidad y buena conducta dentro de la institución Tener una antigüedad mínima de cinco años de laborar para institución. E) De Remoción Los lineamientos para regular el proceso de remoción estarán sujetos a los fundamentos legales que emanan de la Ley Federal del Trabajo, que en materia describe lo siguiente: 1. Causas para la terminación de la relación laboral La Ley Federal del Trabajo en su artículo 53 establece las causas para la terminación de la relación laboral: I. El mutuo consentimiento de las partes o terminación voluntaria. II. La muerte del trabajador. III. La terminación de la obra o vencimiento del término o inversión de capital, de conformidad con los artículos 36, 37 y 38 (de la misma Ley). IV. La incapacidad física o mental o inhabilidad manifiesta del trabajador, que haga imposible la prestación del trabajo Terminación Voluntaria: (Renuncia) En esta situación el trabajador manifiesta a la Institución su interés de ya no seguir laborando mediante oficio o carta apuntando los motivos de su separación voluntaria, misma que hace llegar a su jefe inmediato o a la Dirección de Recursos Humanos, señalando la fecha en que procederá dicha renuncia. Es recomendable hacerle saber al trabajador que deberá notificar a la institución con la debida anticipación (1 semana por lo menos) si el puesto no resulta tan complejo de cubrir o 15 días en caso de puestos que llevan más tiempo para la sustitución. Página 10 de 15

14 El hecho de notificar con tiempo a la institución tal decisión es un acto de buena voluntad y de profesionalismo pues le permite a ésta tomar las providencias necesarias para no verse afectada en la operación. El trabajador en estos casos se hace acreedor a los siguientes conceptos: I. Pago de los días de salario devengados al momento de su baja de la institución. II. Pago de las vacaciones a las que tenga derecho y conforme a la política de prestaciones que esté vigente en la institución. III. Prima vacacional que le corresponda. IV. Aguinaldo en la parte proporcional a los días trabajados. V. Cualquier otra percepción derivada de: tiempo extra, despensa, bonos o incentivos que se tengan establecidos y que no hayan sido pagados. VI. Prestaciones, en este caso fondo de ahorro. VII. Si el trabajador, renuncia con quince años de servicio o más, tendrá derecho al pago de la Prima de antigüedad; equivalente a doce días por cada año de servicio con un tope legal de dos veces el salario mínimo general Terminación por despido La terminación de una relación laboral por despido es entendida como el fin de la relación de trabajo entre la institución y el trabajador, la que puede darse por dos causas: a) Por existir un motivo justificado (artículo 47 de la LFT) y; b) Cuando se trate de la implantación de maquinaria o procedimientos de trabajo nuevos (artículo 439 de la LFT) Justificado El despido justificado está sustentado en el artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo en el que se especifica que las causas de rescisión de la relación de trabajo, sin responsabilidad para la institución. Página 11 de 15

15 El titular de la Dirección de Recursos Humanos deberá dar al trabajador aviso escrito de la fecha y causa o causas de la rescisión. El aviso deberá hacerse del conocimiento del trabajador, y en caso de que éste se negare a recibirlo, el patrón dentro de los cinco días siguientes a la fecha de la rescisión, deberá hacerlo del conocimiento de la Junta respectiva, proporcionando a ésta el domicilio que tenga registrado y solicitando su notificación al trabajador. En estos casos el trabajador percibe: I. Pago de los días de salario devengados al momento de su baja de la institución. II. Pago de las vacaciones a las que tenga derecho y conforme a la política de prestaciones que esté vigente en la institución. III. Prima vacacional que le corresponda. IV. Aguinaldo en la parte proporcional a los días trabajados. V. Cualquier otra percepción derivada de: tiempo extra, despensa, bonos o incentivos que se tengan establecidos y que no hayan sido pagados. VI. Prestaciones, en este caso fondo de ahorro. VII. Prima de antigüedad; equivalente a doce días por cada año de servicio con un tope legal de dos veces el salario mínimo general Injustificado: Contrato por Tiempo Indeterminado Es aquel en virtud de que no existan causas imputables a los trabajadores conforme al artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo, la institución decide separar de su cargo al trabajador. Muchas pueden ser las razones, entre las que se señalan las siguientes: a) Ajustes a la plantilla b) Reducción de personal c) Problema de liquidez en la nómina d) Eliminaciones de puestos y plazas e) Restructuración de funciones f) Eliminación de procesos Página 12 de 15

16 g) Falta de compatibilidad entre el trabajador y la institución o los jefes h) Baja productividad de los empleados, etc. En estos casos cuando se trata de despidos injustificados y obra de por medio un Contrato por Tiempo Indeterminado, el trabajador tendrá derecho a una indemnización legal que corresponde a: I. 3 meses de sueldo II. 20 días por cada año de servicios (siempre que solicite reinstalación el trabajador y le sea negada de acuerdo a los artículos 48, 49 y 50 de la LFT) III. Pago de la prima de antigüedad equivalente a 12 días por cada año de servicio, con un tope legal de 2 veces el salario mínimo. Independientemente de lo anterior, se debe considerar también lo contemplado en el punto de renuncia voluntaria, que señala: I. Pago de los días de salario devengados al momento de su baja de la institución. II. Pago de las vacaciones a las que tenga derecho y conforme a la política de prestaciones que esté vigente en la institución. III. Prima vacacional que le corresponda. IV. Aguinaldo en la parte proporcional a los días trabajados. V. Cualquier otra percepción derivada de: tiempo extra, despensa, bonos o incentivos que se tengan establecidos y que no hayan sido pagados. VI. Prestaciones, en este caso fondo de ahorro Injustificado: Contrato por Tiempo Determinado menor a un año En el caso de que el trabajador sea despedido de la institución sin causa justificada y esté sujeto a un contrato determinado menor a un año, la LFT señala en su artículo 50 fracción I, que se le debe considerar en una cantidad igual al importe de los salarios de la mitad del tiempo de servicios prestados. Página 13 de 15

17 Injustificado: Contrato por Tiempo Determinado mayor a un año Si la relación por tiempo determinado es mayor a un año, la LFT señala en la misma fracción I, que se le debe considerar en una cantidad igual al importe de los salarios de seis meses por el primer año y de veinte días por cada uno de los años siguientes en que hubiese prestado sus servicios Baja por defunción La muerte del trabajador trae como consecuencia la terminación de la relación laboral; sin embargo en este caso, existe la voluntad de la institución de cubrir la totalidad de las prestaciones que generó en forma proporcional el trabajador fallecido, a la persona que reclame el derecho que le otorga el articulo 501 de la Ley Federal del Trabajo. El titular de Recursos Humanos y las áreas respectivas pagarán los montos y posibles indemnizaciones a la persona que demuestre su derecho mediante resolución de la Junta de Conciliación y Arbitraje Baja por incapacidad total o parcial permanente En su artículo 53, la LFT establece que en caso de que se presente la incapacidad física o mental o inhabilidad manifiesta del trabajador, que haga imposible la prestación del trabajo, el Instituto Mexicano del Seguro Social deberá determinar primero esa incapacidad como requisito indispensable y segundo que sea de carácter permanente, en caso contrario la institución proporcionará al trabajador incapacitado un trabajo de acuerdo con las nuevas aptitudes que manifiesta. F) Generales 19. Guardar la confidencialidad de la información puesta bajo responsabilidad del desempeño del puesto, evitando mostrar documentos u otro tipo de papelería que vulnere la integridad de la Universidad 3. 3 Manual General de Organización; Pág. 35, Funciones generales. Párrafo 2 Página 14 de 15

18 4.5. Responsables de su observación 1. Director de Recursos Humanos 2. Director General de Servicios de Apoyo 5. Referencias Ley Federal del Trabajo LFT Reglamento de Personal Académico Reglamento Interior de Trabajo Manual de Políticas y Procedimientos de la Dirección General de Servicios de Apoyo Manual de Reclutamiento y Selección de Personal Página 15 de 15

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