REGLAS DEL S.A.T. SOBRE CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

Transcripción

1 REGLAS DEL S.A.T. SOBRE CONTABILIDAD ELECTRÓNICA Bargalló Cardoso y Asociados, S. C.

2 REGLAS DEL S.A.T. SOBRE CONTABILIDAD ELECTRÓNICA I n t r o d u c c i ó n: El viernes 4 de Julio se publicó en el Diario Oficial de la Federación la 2ª modificación a la Resolución Miscelánea Fiscal 2014, esta información complementa la información que estaba pendiente sobre los principales aspectos que tienen que ver con la Contabilidad Electrónica que, como ustedes saben por la Reforma Hacendaria de este año, son disposiciones diferidas para entrar en vigor en Julio de este año. Las Reglas principales a tomar en cuenta son las siguientes: I Contabilidad en medios electrónicos. Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica Mis cuentas, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan lo siguiente: Las empresas están viviendo los primeros pasos hacia una nueva forma de llevar la Contabilidad, procesar su información e interactuar con la autoridad fiscal. Ahora, todas las empresas están obligadas a registrar su Contabilidad en medios electrónicos y a ingresarla de forma mensual a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Se establece que los contribuyentes obligados a generar un archivo XML que contenga información la contabilidad son todos los que estén obligados a llevar una contabilidad conforme a lo señalado en la Ley del I.S.R.

3 Reglas del S.A.T. sobre Contabilidad Electrónica Revisando las obligaciones de los diferentes regímenes fiscales podemos señalar lo siguiente: Las pólizas contables, no tendrán que ser entregadas al fisco de manera periódica por los contribuyentes, únicamente cuando la autoridad ejerza facultades de comprobación o cuando exista una solicitud de devolución o compensación de impuestos. * * * * * * * El documento que sí debe enviarse cada mes al SAT es la balanza de comprobación con los saldos iniciales, los movimientos del periodo y los saldos finales de todas las cuentas que contenga su catálogo. CONTRIBUYENTE Personas morales régimen general Personas morales régimen coordinados Personas morales régimen de actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas y pesqueras Personas morales no contribuyentes Personas morales sector financiero Fideicomisos Personas físicas actividad empresarial, régimen general Personas físicas, honorarios Personas físicas, R.I.F. Personas físicas, arrendamiento Personas físicas, enajenación de bienes Personas físicas, adquisición de bienes Personas físicas, intereses Personas físicas, obtención de premios Personas físicas, dividendos Personas físicas, otros ingresos OBLIGADO A LLEVAR CONTABILIDAD? El archivo XML de la contabilidad electrónica que se estará enviando al SAT deberá contener lo siguiente: I. Catálogo de Cuentas: Se define en el Anexo 24 la estructura que debe tener la contabilidad fiscal de los contribuyentes. Dicho anexo establece, entre otras cosas, el uso de un código agrupador en el catalogo de cuentas que se usa en la contabilidad. (reglas especiales) (Obligación mis cuentas ) 2

4 Resumen Ejecutivo de Reforma Fiscal 2014 Dicho código se maneja únicamente en dos niveles: Cuenta y subcuenta. Ejemplo: CÓDIGO ACTIVO CIRCULANTES 1 Caja 1.1 Caja y efectivo 2 Bancos 2.1 Bancos nacionales 2.2 Bancos extranjeros II. Balanza de Comprobación con saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de cada una de las cuentas. Desde el punto de vista de la Autoridad fiscal esta reforma tiene por objeto el combatir el uso de comprobantes apócrifos, además de ser un obstáculo para la evasión fiscal. III. Información de las Pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida así como auxiliares. De ser posible, en cada póliza se deben distinguir los CFDI de cada operación que ampare dicha póliza. I Cumplimiento de la disposición de entregar contabilidad en medios electrónicos de manera mensual. El envío de la información será a través del buzón tributario conforme a la siguiente periodicidad: I. Catálogo de Cuentas. Solo un envío inicial por contribuyente y cada vez que dicho catalogo sea modificado. II. Balanza de Comprobación: Envío mensual con el plazo siguiente: Tipo de contribuyente Personas morales Personas físicas Plazo de envío A más tardar el día 25 del mes inmediato posterior A más tardar el día 27 del mes inmediato posterior 3

5 Reglas del S.A.T. sobre Contabilidad Electrónica III. Información del cierre del ejercicio, incluyendo ajustes de declaraciones anuales. Desde el punto de vista del Contribuyente, según el SAT a largo plazo, el beneficio está en facilitar la digitalización y almacenamiento de datos, seguridad al momento de la validación y la integración automática a la contabilidad. Tipo de contribuyente Personas morales Personas físicas Casos en que los contribuyentes entregarán la información en las oficinas locales del S.A.T. que le corresponda por su domicilio fiscal, a través de medios electrónicos tales como: CD, DVD, memorias flash, en los plazos señalados: 1.- Contribuyentes en zonas sin acceso a internet. Plazo de envío A más tardar el día 20 de abril del ejercicio inmediato posterior A más tardar el día 22 de mayo del ejercicio inmediato posterior II.- En el caso de que el tamaño de los archivos no permita enviarlo por los medios señalados en la regla. I Cumplimiento de la disposición de entregar contabilidad en medios electrónicos a requerimiento de la autoridad. Se pretende que el SAT tenga más herramientas para fiscalizar a los contribuyentes y con la contabilidad electrónica realizará auditorías electrónicas. Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica Mis cuentas, (Personas Físicas), cuando les sea requerida la información contable sobre sus pólizas por la autoridad fiscal en alguna auditoria o revisión de trámites de devolución o compensación de saldos a favor lo presentarán en archivo electrónico. Artículo Décimo Tercero Transitorio. Plazos adicionales para el cumplimiento inicial. El envío del archivo XML con la contabilidad electrónica es para las operaciones celebradas a partir del 01 de julio del 2014 y se deberá cumplir con dicha obligación bajo el siguiente calendario: 4

6 Resumen Ejecutivo de Reforma Fiscal 2014 Balanza de comprobación del mes de: Mes de entrega: Julio Octubre 2014 Agosto Noviembre 2014 Septiembre y Octubre Diciembre 2014 Noviembre y Diciembre Enero 2015 El Catalogo de Cuentas deberá enviarse en el mes de Octubre. La autoridades fiscales podrán requerir pólizas en el ejercicio de facultades de comprobación, incluyendo revisión de trámites de devolución o compensación de saldos a favor, a partir del ejercicio Las personas físicas inician en Enero 2015 sus obligaciones de Contabilidad Electrónica. RECOMENDACIONES : 1. Los contribuyentes deben tener registros contables actualizados cumpliendo con las características de los artículos 32 y 33 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación. (Integración de la Contabilidad, Documentos que forman parte de la Contabilidad y Requisitos de los Registros o asientos contables). 2. El software contable que manejen en las empresas deberá cumplir con los requisitos técnicos que señala la Resolución Miscelánea. 3. Deben establecerse procesos de registros contables con mayor control y oportunidad en las empresas para cumplir en tiempo y forma con las nuevas obligaciones de envío de balanzas de comprobación mensual y respaldos electrónicos de pólizas contables. 4. Si bien es cierto se inicia en Julio con la obligación de Contabilidad Electrónica para Personas Morales, las Personas Físicas deben estar atentas a estas reglas ya que en Enero 2015 también deberán cumplir con este esquema salvo que utilicen la herramienta Mis Cuentas. 5

7 Reglas del S.A.T. sobre Contabilidad Electrónica Para cumplir con esa disposición del Código Fiscal de la Federación (CFF) las personas morales deberán verificar que el software empleado, permita exportar la contabilidad al SAT en formato XML. Fuente: CNNExpansión Buzón Tributario. "Es un Sistema de comunicación electrónico entre las Autoridades Fiscales y los contribuyentes (Personas Físicas y Morales)", el cual a partir del 30 de junio de 2014, es obligatorio para las Personas Morales y el 1 de enero de 2015, para Personas Físicas. El 14 de agosto de 2013 se publicó la TERCERA Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2013, en donde se adicionó la regla II , que establece el procedimiento de las notificaciones electrónicas realizadas por medio del Buzón Tributario, la cual menciona lo siguiente: Las notificaciones electrónicas por documento digital se realizarán a través del Buzón Tributario disponible en la página de Internet del Servicios de Administración Tributaria (SAT), en la opción Mi portal. Previo a la realización de la notificación, al contribuyente le será enviado al correo electrónico proporcionado al SAT al momento de generar su FIEL o bien, al que haya señalado para tal efecto, un aviso indicándole que en el Buzón Tributario se encuentra pendiente de notificación un documento emitido por la autoridad fiscal. Los contribuyentes, al momento de accesar al Buzón Tributario podrán actualizar la cuenta de correo electrónico al que serán enviados los avisos señalados en el párrafo anterior. El Buzón Tributario, una herramienta que se encuentra dentro de Mi portal a través del cual los el SAT podrá efectuar notificaciones a los contribuyentes de manera electrónica de una forma más ágil y confiable. Las notificaciones electrónicas a que se refiere esta regla, se tendrán por realizadas cuando se genere el acuse de recibo electrónico en el que conste la fecha y hora en que el contribuyente se autenticó para abrir el documento a notificar y surtirán sus efectos al día siguiente a aquél en que fueron hechas. Los contribuyentes contarán con 5 días para abrir los documentos digitales pendientes de notificar, dicho plazo se contará a partir del día siguiente a aquél en que el SAT le envíe el aviso por correo electrónico; de no abrirlo, la notificación electrónica se tendrá por realizada al sexto día, contado a partir del día siguiente a aquél en que le fue enviado el referido aviso. 6

8 Resumen Ejecutivo de Reforma Fiscal 2014 Recomendaciones en BUZÓN TRIBUTARIO: Dar de alta los correos de las personas responsables de atender la situación fiscal de la empresa y dejar claramente definido quien será el responsable principal de atender el buzón tributario (el buzón tributario permite máximo cinco), ya que de no abrirlo después de los 5 días en que surtió efectos la notificación, se tendrá por realizada al sexto día. COMENTARIOS FINALES: La autoridad fiscal podrá ahora cruzar la información contable mes a mes de las empresas contra lo declarado en sus pagos provisionales (Pago Referenciado), los ingresos reportados en facturación electrónica y lo que sus proveedores lo declaren mediante la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT). Los contribuyentes hoy más que nunca deben estar bien asesorados en materia fiscal por las novedades en materia de fiscalización así como en materia financiera y de control interno relacionadas a las nuevas obligaciones derivados de la Reforma Hacendaria Referencia de información: 7

9 Reglas del S.A.T. sobre Contabilidad Electrónica Oficinas de MGI en México Ciudad de México Tijuana Los Mochis Veracruz Culiacán Mazatlán La Paz Mérida Mexicali Guadalajara Oaxaca Guasave Cancún Los Cabos Portal de la Firma: El contenido del presente boletín fiscal es preparado por el área fiscal de nuestra Firma solamente para fines informativos; por lo tanto, no debe considerarse como una opinión de carácter fiscal emitida por especialistas de nuestra Firma a sus clientes en forma particular. En caso de alguna duda en la aplicación o efecto particular de los aspectos aquí planteados, estamos a sus órdenes en nuestro departamento de impuestos. 8