MICROSOFT EXCEL. Es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:

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1 MICROSOFT EXCEL TEMA: CONCEPTOS BASICOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO Es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: Texto Valores numéricos Fórmulas Funciones Gráficos Como ingresar Excel Primera forma 1. Botón de Inicio 2. Todos los programas 3. Microsoft office 4. Microsoft Excel 2010 Segunda forma

2 Pantalla inicial de Excel COMPONENTE Libro de trabajo Hoja Columna Fila DESCRIPCION Conjunto de hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensión *xlsx con todas las hojas que tuviese el libro. Es el área de trabajo donde están contenidas las filas y columnas. Las Hojas por defecto se denominan en orden, hoja1, hoja2 etc., sin embargo se pueden cambiar el nombre con botón derecho del mouse o haciendo doble clic. Su denominación se hace con letras la A a la Z y están dispuestas en vertical. Después de la columna Z, nos encontramos con la columna AA,AB,AC... y así hasta la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB.. Y así hasta la última columna que es la XFD en la versión 2010 Están organizadas de forma horizontal, su denominación es con números, se numeran desde la 1 hasta la que es la última en la versión 2010

3 Celda Rango Las celdas son la unidad básica de almacenamiento de información en ella se pueden almacenar datos, formulas y ecuaciones. Su designación básica es una letra y un número por ejemplo C45, que quiere decir C la columna y 45 la fila donde está la celda. Grupo de celdas que están unidas. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A15 se reflejaría con el siguiente nombre A1:A15. El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última celda seleccionadas. MANEJO DE HOJAS Un libro consta de una o varias hojas y se guarda en un archivo. Añadir una hoja Eliminar una hoja Duplicar hoja cambiarla de posición TEMA: INGRESAR Y EDITAR DATOS Cuando se desea ingresar datos, usted debe considerar las siguientes alternativas: Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos en una celda y presione la tecla TAB para moverse a la siguiente columna. Al final de la fila, presione entrar para moverse hasta la fila siguiente

4 INGRESO DE TEXTOS Digite el texto que desee introducir, usando el teclado. Ejemplo: Pérez Juan INGRESO DE NÚMEROS Pueden o no ingresarse con el separador de miles (.), el separador de decimales si debe incluirse si se desea incluir decimales (,). Ejemplo: , INGRESO DE FECHAS Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha. En los días y meses, puede usar un solo dígito, en el año puede introducir los 2 último dígitos: Ejemplo: /9/12 Para introducir la fecha del día, presione CTRL +, (coma). MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA Para corregir un dato erróneo que haya en una celda debes situar el puntero de celda en ella y luego pasar al modo Modificar simplemente pulsando la tecla F2. Entonces verás que ocurren dos cosas: El punto de inserción aparece dentro de la celda activa, justo detrás del último carácter que haya en la misma; y la palabra Modificar aparece en el extremo izquierdo de la barra de estado de Excel. Una vez que has hecho esto, sólo te queda corregir el dato y, cuando termines, pulsar Enter para aceptar los cambios realizados. Si cambias de idea mientras estás modificando los datos y quieres dejar la celda como estaba, pulsa la tecla Esc. Puedes también Modificar el contenido de la celda en la barra de fórmulas. BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA Para eliminar el contenido de una o varias celdas, secciona las celdas cuyo contenido deseas eliminar y presiona la tecla SUPR. MANEJO DE COLUMNAS Y FILAS Seleccionar filas y columnas Para seleccionar una fila, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la fila.

5 Para seleccionar una columna, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la columna. INSERTAR Y ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS 1. Insertar / Eliminar fila Para insertar una fila, de clic derecho en la letra de la fila donde desea ubicar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 3, haga clic derecho en la letra de la fila 3. Aparece un menú, dar clic en la opción Insertar para agregar una nueva columna o Eliminar para eliminar la columna 2. Insertar / Eliminar columna Para insertar una columna, de clic derecho en la columna situada en la columna existente a la derecha de aquella en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna C, haga clic derecho en la letra de la columna C. En el menú que se despliega dar clic en insertar, para insertar la columna o clic en Eliminar para eliminarla.

6 3. Modificar el tamaño de filas y columnas Establecer un ancho y alto específico Columnas Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna. OTRA FORMA clic derecho en la letra de la columna En el cuadro de dialogo: clic en opción Ancho de columna

7 Filas Seleccione la fila o filas que desea cambiar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila. En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee.

8 Otra Forma clic derecho en el número de la columna En el cuadro de dialogo: clic en opción alto de fila FORMATO DE CELDAS Aplicar formatos básicos a las celdas 1. Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea agregar un borde.

9 2. Pestaña Inicio En el grupo Fuente elegir el tipo de formato: Tipo de letra y tamaño de letra Negrilla, cursiva y subrayado Color de letra Colore el fondo de las celdas seleccionadas Aplica líneas de borde a las celdas seleccionadas En el grupo alineaciónelegir Alineación horizontal Izquierda, centro y derecha

10 Alineación Vertical Superior, medio, inferior Une celdas seleccionadas en una celda de mayor tamaño Aplicar formato a números a. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato. b. ficha Inicio, c. En el grupo Número d. de la haga clic en el Selector de cuadro de diálogo situado junto a Número (o solo presione CTRL+1). Cambiar el símbolo de Euro, indicar la cantidad de posiciones decimales y dar aceptar. SERIES NUMERICAS Y AUTOLLENADO Se usa Rellenar para: Copiar datos hacia otras celdas en la fila o columna Continuar un patrón para los datos Para series numéricas se deben ingresar los dos primeros valores de la serie.

11 Las series se pueden crear de forma horizontal o vertical Actividad práctica 1: completar las siguientes series Actividad práctica 2: Una empresa requiere llevar en Excel el registro de los datos de sus empleados, para ello nos dan las siguientes especificaciones: a) Cambiarle nombre a las hojas de la siguiente manera: o hoja1 = datos personales o hoja2 = datos laborales o hoja3 = planilla de pagos b) son 5 empleados c) Datos personales: documento, apellidos, nombres, dirección, teléfono, rh, fecha nacimiento, edad d) Datos laborales: documento, apellidos, nombres, cargo, salario mes, fecha ingreso e) planilla pagos: documento, apellidos, nombres, salario mes, dias trabajados, salario liquidado, bonificaciones, total devengado, deducciones, total pago.

12 FORMULAS Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda. Existen miles de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Ejemplo 1 A) para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas: B) Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1: Ejemplo 2 Ejemplo 3

13 Actividad práctica 3 Crear las fórmulas que corresponden a los cuadros coloreados. 1 ESCRIBIR LA FORMULA DE CADA CASO 2 3 4

14 TALLER EXTRA-CLASE Crear el formato y complementarlo con los siguientes requerimientos: Crear los meses con autollenado Aplicarle formato moneda a los valores Crear la fórmula para el SALDO (INGRESOS GASTOS) Crear fórmula para TOTALIZAR los INGRESOS, los GASTOS y los SALDOS

15 SEMANA 8 FUNCIONES (SUMA Y PROMEDIO) Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos por medio de valores específicos, denominados argumentos, y que, en general, devuelven un resultado. La sintaxis de cualquier función es: Siguen las siguientes reglas: =nombre_función (argumento1; argumento2;...; argumento N) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por elsigno Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),fórmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por ";". FUNCION SUMA: totaliza un grupo de valores contenidos en un grupo de celdas. Ejemplo función

16 FUNCION PROMEDIO: calcula la media aritmética, que consiste en dividir la suma de una serie de valores entre el número de valores que componen dicha serie. Ejemplo función FILTRO AUTOMATICO (AUTOFILTRO) Puede utilizar filtros en un listado para controlar qué datos específicos desea ver para centrarse en ellos y hacerles un posible análisis o verificación. Pasos para activar AUTOFILTRO 1. Crear el listado 2. Dar clic en cualquier celda de la lista 3. Menú: Datos 4. Clic en filtro 5. Aparecen los filtros en los títulos de la tabla

17 Actividad practica 1 (Aplicar los pasos para autofiltro) 1. Crear el listado 2. Dar clic en cualquier celda de la lista 3. Menú: Datos 4. Clic en filtro 5. Aparecen los filtros en los títulos de la tabla

18 Caso: Mostrar las asistencias de la semana1 COMO USAR LOS FILTROS Primer Paso: Activar el autofiltro a la lista y clic en el filtro de el dato o campo SEMANA Segundo Paso Dejar activa solo la casilla de semana 1y clic en aceptar Tercer Paso: Resultados obetenidos Cuarto Paso: Analisis de los datos Se puede observar que excel oculta los datos de las otras semanas, permitiendonos observar solo los registros de la semana seleccionada. Esos datos se pueden copiar y llevar a otra hoja. Para desactivar los Filtros aplicamos: Clic en en alguna celda de los resultados Luego menu Datos y filtro

19 Actividad practica 2 Ejercicios propuestos con la orientación del docente: Basados en la tabla de ASISTENCIA MES aplicar filtros para los siguientes casos, analizando sus resultados con sus compañeros de clase: 1. Mostrar las asistencias de JOSE solamente 2. Mostrar las asistencias de LORENA y de LUIS. 3. Mostrar solo los que no han asistido a clase teniendo en cuenta que (1) es asistió y (0) no asistió. 4. Mostrar los estudiantes que asistieron en la SEMANA1 Y SEMANA2 5. Mostrar los estudiantes que NO asistieron en la SEMANA4 Actividad practica 3 CONTROL DE INGRESOS Y GASTOS Elaborar el siguiente cuadro, digitar los valores para cada mes, totalizar los ingresos y gastos de cada mes, y calcular el saldo de cada mes.

20 Actividad 4 (extra-clase) Elaborar el siguiente formato con las siguientes indicaciones: Ingresar el número factura, el cliente, fecha, dirección, teléfono, las cantidades, los artículos y los valores unidad. Realizar las fórmulas para: o Total o Sub Total o Iva 16% o Descuento o Neto a pagar