Una vez ya sabemos cómo movernos dentro de los libros y

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1 1. DATOS EN EXCEL Una vez ya sabemos cómo movernos dentro de los libros y de las hojas de cálculo, vamos a centrarnos en la manera de introducir datos en las hojas. En Excel se pueden introducir dos tipos de datos en una celda: Un valor constante, que es cualquier dato que escribas directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha, un texto, etc. Este valor no cambia nunca, a no ser que te pongas en la celda y cambies el valor directamente. Una fórmula, que está formada por valores, referencias a celdas, nombres, funciones u operadores, que hacen ciertas operaciones y dan como resultado otro valor. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=), de forma que Excel puede distinguir entre lo que es un valor constante y una fórmula. Una fórmula da un valor como resultado, y este valor puede cambiar si cambia el valor de otras celdas. En Excel, un número sólo puede estar formado por los caracteres de cifra o dígito que ya conoces (del 0 al 9) y los caracteres + - ( ), / $ %. E e. Cuando escribes números, dependiendo de la configuración regional que tengas en Windows, el punto (.) y la coma (,) significarán una cosa u otra. Así, en la configuración correspondiente a España, el punto (.) indica la separación de miles y la coma (,) indica la parte decimal del número. Al escribir un valor en una celda, Excel intentará analizarlo y mostrarlo como un número, como una fecha o una hora, como un valor lógico (un valor lógico es un tipo de dato de Excel que sólo puede tomar dos valores: puede ser verdadero o falso) o como error. Si no lo interpreta de ninguna de estas formas, entonces lo mostrará como un texto. 1

2 Al seleccionar una celda y convertirla en la celda activa, podrás ver en la barra de fórmulas el contenido de esta celda. Si el valor de la celda es un número, la celda puede tener un determinado formato (para que el número aparezca con los puntos de miles, con cierto número de decimales, con el símbolo de la moneda...), pero en la barra de fórmulas sólo aparece el valor numérico. Si seleccionas una celda que tiene una fórmula, en la barra de fórmulas puedes ver el signo igual (=) y después lo que hará la fórmula, mientras que en la hoja de cálculo se muestra el resultado de la fórmula, es decir, el resultado de hacer las operaciones que indica la fórmula. Ten en cuenta que Excel utiliza los símbolos para la moneda y los separadores de miles y decimales que estén indicados en la Configuración regional de Windows. Antes hemos indicado que se utiliza la coma para indicar la parte decimal de un número y el punto como separador de miles. Ésta es la configuración que usaríamos en España, pero en otros países puede no ser así. Lo mismo ocurre para el símbolo de la moneda: en unos países será un símbolo y en otros países será otro símbolo distinto. Por esto, en nuestro curso hemos utilizado la abreviatura u.m., es decir, unidades monetarias. Esto significará que puede ser cualquier moneda (en tus hojas de cálculo utilizarás el símbolo de moneda que tengas en tu ordenador). Recuerda que para acceder a la Configuración regional de tu equipo, puedes utilizar el Panel de control de Windows, a través del elemento Reloj, idioma y región (o Configuración regional y de idioma, si estás viendo el Panel de control en su vista clásica). 2

3 Si quieres cambiar la configuración que presenta Windows, puedes pulsar el botón Personalizar este formato y cambiar el formato de números, monedas, fechas y horas. 2. FORMAS DE INTRODUCIR DATOS Para introducir datos en una hoja, primero debes seleccionar una o varias celdas, porque los datos que escribas se introducirán en estas celdas seleccionadas. Para seleccionar un conjunto de celdas, también puedes pulsar con el ratón en la primera celda y, a continuación, pulsar la tecla y hacer clic con el ratón en la última celda del conjunto de celdas. En principio, la celda activa es la celda seleccionada. Así que, si tienes seleccionada sólo una celda y escribes un dato, se introducirá en esa celda. Si quieres seleccionar un conjunto de celdas con el ratón, tienes que hacer clic en la primera celda del grupo, arrastrar el ratón hasta la última celda y soltar el botón del ratón. 3

4 Para seleccionar varias celdas que no estén seguidas, tienes que mantener pulsada la tecla mientras vas haciendo clic con el ratón sobre cada celda. También puedes seleccionar toda una fila o toda una columna. Para esto, tendrás que pulsar en el número de la fila o en el título de la columna. Si quieres seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo, haz clic en el cuadro de cruce de los nombres de filas y columnas. Para ir en el sentido contrario dentro de las celdas que tengas seleccionadas (es decir, para moverte hacia arriba o hacia la izquierda), mantén pulsada la tecla mientras pulsas la tecla o. El seleccionar todas las celdas de una fila, de una columna o todas las celdas de la hoja te puede servir para cambiar el formato de todas estas celdas seleccionadas de una vez (por ejemplo, cambiar la letra de todas las celdas, ponerlas todas subrayadas, poner un color de fondo a todas las celdas, etc.). Para cancelar una selección de celdas, haz clic en cualquier otra celda de la hoja. Para mantener la selección de celdas que hayamos hecho y movernos por las celdas seleccionadas, pulsa para moverte hacia abajo o para desplazarte hacia la derecha. Al ir escribiendo un valor en una celda, aparecen dos botones en la barra de fórmulas: Cancela la introducción del dato. Es lo mismo que pulsar la tecla. Acepta los datos. Equivalente a pulsar la tecla. El botón Insertar función le indica a Excel que queremos introducir una fórmula en la celda. Si lo pulsamos, se abre una ventana desde la que podremos acceder a las funciones que hay en Excel. Ya lo veremos cuando expliquemos la forma de introducir fórmulas. 4

5 Si has cometido algún error en el último comando o en el último dato que hayas introducido, puedes deshacerlo a través del botón Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido. Imagínate que quieres escribir el mismo dato en un grupo de celdas. Pues esto lo podemos hacer de una forma rápida seleccionando primero el conjunto de celdas, luego escribir el dato y pulsar + al aceptar la entrada. 3. INTRODUCIR NÚMEROS Y TEXTO En Excel existen distintos formatos de número. Así, cuando se crea una hoja nueva, todas las celdas tienen puesto el formato de número General. Este formato General muestra los números de la forma más exacta posible. Si el número no cabe en la celda, se visualizará en formato científico. Al introducir números, puedes introducir los siguientes signos: Punto (. ): se utiliza como separador de miles en una cantidad. Coma (, ): se utiliza para expresar decimales. Menos ( - ): se usa para indicar una cantidad negativa; también puedes indicar un número negativo escribiendo el número entre paréntesis ( ). Porcentaje ( % ): se utiliza para poner el número en formato de porcentaje o tanto por ciento. E, e: para escribir un valor en formato científico. El formato científico es una forma de mostrar y escribir números, que se suele usar para trabajar con números muy grandes o muy pequeños. Este formato de números tiene la forma de un número, seguido de la letra E y otro número (este segundo número se llama exponente). Por ejemplo, un número en formato científico podría ser 2,45E+5, y este número significa 2,45 multiplicado por 10 elevado a 5 (es decir, multiplicado por 10 5 = 10*10*10*10*10 = ); o sea, que este número sería 2,45E+5 = 2,45 * 10 5 = 2,45 * = Para poner números pequeños en este formato, se haría poniendo el exponente con el signo menos, de la siguiente forma: 4,623E-4. En este caso, este número sería 4,623 multiplicado por 10 elevado a -4, que es lo mismo que dividir el número por 10 elevado a 4 (10 elevado a 4 son 10 4 = 10*10*10*10 = 10000); entonces este número sería 4,623E-4 = 4,623 / 10 4 = 4,623 / = 0, En los números en formato científico podemos poner la letra que indica el exponente en mayúsculas o minúsculas: es lo mismo 6,429E+9 que 6,429e+9. 5

6 En Excel tienes que tener cuidado al introducir datos en forma de fracciones, ya que, si escribes una fracción de la forma x/y (por ejemplo, 7/11 o 4/3), Excel creerá que has introducido una fecha. Si no quieres que pase esto, tienes que introducir las fracciones como fracciones mixtas, que son fracciones formadas por dos partes: una es un número entero y la otra una fracción. Por ejemplo, podrías introducir las fracciones mixtas 0 7/11 o 1 1/3. El número que puedes ver en la celda depende del formato que tenga la celda. Este número que ves puede ser distinto al número que Excel guarda internamente en cada celda para realizar las operaciones. Internamente, Excel utiliza hasta 15 cifras de exactitud para almacenar números decimales; este valor interno es el que usa el programa para hacer los cálculos, y no el valor que se ve en la celda. Si un número no cabe en una celda, Excel muestra #####, para indicar que el número es demasiado largo; si aumentas el ancho de la columna, el número aparecerá en la celda. También se muestra ##### en una celda si la celda contiene una fórmula de fecha u hora que da como resultado un valor negativo. Pero, si queremos, podemos hacer que Excel haga los cálculos y operaciones con los números tal como se ven en la pantalla, y no con los números tal como los guarda internamente. Para ello, accede al cuadro de las Opciones de Excel, a través del menú del Botón de Office y activa la casilla Establecer Precisión de pantalla, que se encuentra en el apartado Al calcular este libro de la sección Avanzadas. De esta forma se guardarán los números tal como se ven en pantalla. Ten en cuenta que si activas y luego desactivas esta casilla, los valores de las celdas no volverán a ser los que tenías al principio. 6

7 Además, Excel también tiene una opción para poner el número de decimales de los números que escribas automáticamente. Para indicar esta opción, deberás activar la casilla Insertar automáticamente un punto decimal e indicar el número de decimales, también en la sección Avanzadas del cuadro de las Opciones de Excel. Esta opción de Excel también puede servir para introducir números grandes: si ponemos un número negativo en el número fijo de decimales, se añadirán ceros a la derecha de los números que escribas. Por ejemplo, si pones el número fijo de decimales igual a -3 y escribes 28, se introducirá en la celda el número Por ejemplo, si eliges un número de decimales igual a 3 y escribes el valor 5, se escribirá en la celda el valor 0,005; si escribieras el valor 2556, se introduciría en la celda 2,556. Al activar esta opción, en la Barra de estado de Excel se indica esta circunstancia. Ten en cuenta que, al cambiar esta opción, los números que hubieras escrito antes no cambian. Esta opción del número fijo de decimales se tiene en cuenta en los números que escribas a partir del momento en que la pones. Si quieres anular momentáneamente esta opción, escribe el separador de decimales (la coma,) al escribir el número. Si quieres escribir un número y que Excel lo tome como si fuera texto, puedes introducir un apóstrofo ( ) delante de la cifra. En este caso, Excel mostrará un pequeño triángulo verde en la esquina superior izquierda de la celda. Este triángulo es un indicador de Excel que nos avisa de que hemos podido equivocarnos al escribir los datos. En este caso, al escribir un número pero indicar que se guarde como texto, Excel nos avisa de que esto puede ser un error. 7

8 Si seleccionas esta celda, aparecerá un icono de advertencia al lado. Si lo pulsas con el ratón, se desplegará un menú desde el que podremos hacer varias cosas relacionadas con este posible error. La primera línea de este menú indica por qué Excel se cree que es un error: se ha almacenado un número como texto. El resto de opciones de este menú te permiten obtener ayuda sobre este tipo de error, corregir el error (convirtiendo lo que hemos escrito en un número), omitirlo (con esto queremos decir que lo que hemos escrito está bien) o modificar el contenido de la celda. Una celda puede tener hasta caracteres, a los cuales se les puede dar formato individualmente (en versiones anteriores, el número de caracteres estaba limitado a 255). De todas formas, sólo se ven caracteres en una celda, el resto de caracteres aparece en la barra de fórmulas. En la sección Fórmulas del cuadro de las opciones de Excel puedes habilitar o deshabilitar esta comprobación de errores, así como indicar los casos en que se nos avisará: números almacenados como texto, fechas introducidas como texto en las que sólo incluimos dos dígitos para el año, etc. Desde este apartado incluso puedes cambiar el color del triángulo que aparece cuando Excel detecta un error. En cuanto a escribir texto en las celdas de Excel, un texto es cualquier conjunto de caracteres que se introduce en una celda y que no es ni un número, ni una fecha, ni una hora, ni una fórmula, ni un valor lógico. Indicarte también que, de manera predeterminada, cualquier número se alinea a la derecha, es decir, se coloca ajustado al borde derecho de la celda, mientras que, si introduces texto, los caracteres se alinean a la izquierda por defecto. 8

9 Para acabar con el tema del texto, si escribes un texto muy largo, el texto se pondrá por encima de la celda de la derecha, si está vacía. Si la celda de la derecha tiene datos, el texto se cortará. Si has escrito un texto largo y no quieres que se ponga encima de la celda de la derecha, puedes poner el texto que hayas escrito en varias líneas dentro de la celda en la que esté. Para esto, utiliza el botón Ajustar texto del grupo de comandos Alineación. 4. INTRODUCIR FECHAS Excel también tiene formatos para introducir fechas y horas de distinta forma. Para poder utilizar las fechas en cálculos, Excel almacena internamente las fechas como números de serie, es decir, como el número de días que han pasado desde una fecha determinada, y las horas como un porcentaje del día. En principio, Excel empieza a contar las fechas desde el 1 de enero de Por ejemplo, el 31 de enero de 1900 se guardará internamente en Excel como el número 31, el 1 de febrero de 1900 se guardará como el número Cuando introduces un dato y Excel ve que es una fecha o una hora, automáticamente asocia a la celda en la que lo has escrito el formato de fecha o de hora adecuado. Algunos ejemplos de introducción de fechas podrían ser 24/06/1999, o 24-jun En Excel puedes escribir 2 o 4 cifras para la parte correspondiente al año de una fecha. Lo mejor es que escribas siempre 4 cifras para indicar el año, para que no pueda haber equivocaciones. Si sólo escribes 2 cifras para indicar el año en una fecha, el año que Excel entenderá depende de la configuración regional del Panel de control. A continuación te muestro la configuración que tiene Windows al instalarlo. Como puedes ver, si escribes una fecha con sólo dos dígitos para el año, se interpretará como que has indicado un año entre 1930 y Por ejemplo, la fecha 12/05/94 se interpretará como 12/05/

10 De todas formas, normalmente lo mejor suele ser introducir las fechas con 4 cifras para el año. De esta forma evitaremos confundirnos, ya que le decimos el año completo a Excel y no tiene que interpretar cuál será el año de la fecha. En cuanto a las horas, podemos ponerlas en formato de 12 o 24 horas. En el primer caso, después del número que indique la hora, debemos escribir am o pm con un espacio de separación. También puedes escribir a y p en vez de am y pm, respectivamente. Además, puedes escribir la fecha y la hora en la misma celda, separándolas mediante un espacio. Para introducir la fecha de hoy, presiona +, mientras que, si quieres introducir la hora actual, puedes pulsar + +. Una vez has escrito un dato y Excel lo ha reconocido como de un cierto tipo (por ejemplo, un número o una fecha), Excel pone el formato a esa celda y, aunque borres el contenido de la celda, el formato sigue asociado a ella. Si quieres borrar el formato que tiene una celda, selecciona la opción Borrar formatos del menú del botón Borrar (que está en el grupo de comandos Modificar). De esta forma, la celda eliminará el formato anterior y volverá al formato General. 10

11 5. INSERTAR SÍMBOLOS Aparte de números, letras y signos, Excel también permite insertar otros caracteres y símbolos en las celdas de las hojas de cálculo. Para esto, utiliza el botón, que está en el grupo de comandos Texto de la ficha Insertar de la Cinta de opciones. En la ventana que aparecerá puedes ver todos los símbolos, signos y caracteres que puedes insertar. También puedes insertar un símbolo haciendo doble clic con el ratón sobre él, o utilizar la lista de Símbolos utilizados recientemente para seleccionar el símbolo que quieres insertar más rápidamente. En la lista Fuente puedes seleccionar la fuente que utilizarás para ver sus símbolos. Para insertar un determinado símbolo, selecciónalo en la lista de símbolos y pulsa el botón Insertar. Algunas fuentes disponen de la lista Subconjunto, que te permitirá acceder más rápido a los distintos tipos de símbolos que tenga esa fuente (símbolos de moneda, flechas, operadores matemáticos, signos de puntuación, etc.). Desde la pestaña Caracteres especiales también puedes insertar varios caracteres especiales, como los símbolos de copyright, de marca registrada o varios signos de puntuación. Los símbolos que insertes en las celdas de esta manera se comportan como un carácter más: podrás cambiarles el tamaño, el color, ponerlos en negrita o subrayado... Poco a poco veremos cómo mejorar el aspecto de tus libros: cambiar la fuente, tamaño del texto, colores, alineación, anchos de las columnas, altos de las filas, etc. 11