TEMA: OPEN OFFICE CALC. Contenido: 01 Introducción. Elementos de Open Office Calc.

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1 Contenido: 01 Introducción. Elementos de Open Office Calc. Exposición: Open Office Calc es un programa del tipo Hoja de Cálculo. Una Hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda se pueden introducir números, letras y gráficos. Como ejemplo vamos a ver una factura hecha con Open Office Calc que nos servirá para ver algunas características del programa. Las filas se ordenan con los números 1,2,3... El formato de la ventana y muchas de las opciones coinciden con las de Word. Las columnas se ordenan con las letras A,B,C... En las celdas podemos introducir textos, números y fórmulas que operarán los datos introducidos y nos mostrarán el resultado. Open Office Calc también es capaz de dibujar distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos. Página 1 de 23

2 Contenido: 02 Desplazamiento por la hoja: Exposición: Con el puntero del ratón podemos desplazarnos entre las diferentes celdas y hojas. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja, por medio del teclado son: Fila 7 CELDA Hoja 1, 2, 3... Celda Columna MOVIMIENTO TECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1 CTRL+INICIO Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA Métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. MOVIMIENTO TECLADO Hoja Siguiente CTRL+AVPAG Hoja Anterior CTRL+REPAG Página 2 de 23

3 Contenido: 03 Formato de Hojas Exposición: Se puede cambiar el formato de las hojas de un libro de Excel desde: 1. La barra de menú en Formato, hojas. Para cambiar el nombre Para ocultar la hoja Para ponerle un fondo a la hoja Para mostrar una hoja oculta 2. La ventana que sale pulsado el botón derecho del ratón al estar encima de una hoja: Actividad: 1. Crea una carpeta llamada tu nombre TecnologíaCalc. 2. Abrir un nuevo libro de Open Office Calc. 3. Crear una hoja para cada mes del año. Para ello crea las primeras seis hojas y después selecciónalas y cópialas después de la ultima. 4. Por último cambia el nombre de estas últimas por los meses que correspondan. 5. Guárdalo en la carpeta "tu nombre TecnologíaCalc con el nombre Calc tu nombre con formato Open Office Calc. Página 3 de 23

4 Contenido: 04 Formato de celdas Exposición: Open Office Calc es una hoja de calculo que realiza cálculos con lo que hay contenido en las celdas, que principalmente serán números, aunque también pueden ser fechas, Euros, formulas, texto... Con la opción de formato de celdas no solo vamos a cambiar el aspecto de las tablas y celdas de Open Office Calc, sino que también vamos a definir que tipos de datos pueden meterse en cada celda. Para una celda con formato de fecha solo se pueden meter fechas y no números o texto. Para definir el formato de celda tenemos primero que seleccionar las celdas (columnas, filas o celdas sueltas) a las que vamos a cambiarle el formato de celda. A continuación vamos al menú: Formato Celdas y se despliega la siguiente ventana: En ella hay diferentes pestañas, algunas similares a las del Word, como la de Fuente y Bordes. siguientes categorías: Empezaremos por la pestaña de Número, en ella especificamos el tipo dato que entrará en la celda, de entre las NÚMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los números en formatos enteros, con decimales y con punto de miles. PORCENTAJE: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%. MONEDA: Es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles nos permite visualizar el número con un símbolo monetario como podría ser Pts. Siempre lleva junto con el símbolo monetario el separador de miles. Página 4 de 23

5 FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la celda. Así el 1 equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así sucesivamente. En la pestaña de Alineación aparece la siguiente ventana de alineación del texto: Pone en vertical o con cualquier inclinación el texto Hace más alta la celda para que quepa el texto Reduce el tamaño del texto hasta que quepa en la celda Página 5 de 23

6 Formato de celdas Formato de celdas Actividad: TEMA: OPEN OFFICE CALC Moneda Porcentajes Número ,23 12, , , , , ,89 554, , , , ,1-5000, , , , Dentro de Open Office Calc, en la hoja Enero construye la tabla de la izquierda. 2. Luego, cópiala y, usando solo el Formato de celda, transfórmala en la tabla del final. 3. Los porcentajes y las monedas están metidos desde Formato Celdas Número Porcentaje o Moneda. 4. La cuarta columna tiene formato de número, de forma que los números negativos aparecen en rojo, con punto separador de miles y todos con dos cifras decimales. 5. En esta tabla nosotros no hemos de teclear ningún punto, ni %. 6. Guárdalo en la carpeta tu nombre TecnologíaCalc Moneda Porcentajes Número % 12, % , % 155, % , % , % 554, % , % 556, % , % , % 4.555, % ,00 Página 6 de 23

7 Contenido: 05 Formato filas y columnas. Insertar. Exposición: Para que una hoja de cálculo quede más presentable, Open Office Calc permite modificar el formato e insertar celdas, filas y columnas. Formato filas. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos: El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, sigue los siguientes pasos: 1. Selecciona las filas a las que quieres modificar la altura. 2. Selecciona Formato/Fila/Alto Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. 4. Escribe la altura deseada. 5. Haz clic sobre el botón Aceptar. El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello: 1. Sitúa el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas. 2. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra la línea a la nueva posición. 3. Suelta el botón del ratón. Para ajustar la altura a la entrada más alta de la fila, el método más rápido consiste en situarte sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila y hacer doble clic. Formato columnas. Para modificar la anchura de una columna, los pasos a seguir son similares a los anteriores. Investiga! Formato hoja. Seleccionando Formato/Hoja podemos darle un nombre nuevo a la hoja o ponerle un fondo, entre otras opciones. Insertar celdas en una hoja. Para insertar una celda, seleccionamos Insertar/ Celdas. Aparece una ventana como esta: Página 7 de 23

8 Podemos elegir entre desplazar las celdas existentes hacia la derecha o hacia abajo, según nos interese. De esta manera podemos también insertar filas o columnas enteras. Insertar filas en una hoja. En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para añadir una fila: 1. Selecciona la fila sobre la que quieres añadir otra, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada. 2. Selecciona el menú Insertar. 3. Elige la opción Filas. También puedes insertar filas con el botón derecho del ratón. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde estamos situados como fila seleccionada. Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir. Insertar columnas en una hoja. Con la opción Insertar/Columnas, insertamos una columna a la izquierda de donde tenemos el ratón. Con el botón derecho, también tenemos esta opción. Actividad: Copia la siguiente tabla en la hoja Febrero: Afición Nº de horas semanales Escuchar música 8 Conectarse a Internet 5 Ir al cine 1,5 Practicar deporte 6 Salir con los amigos 6 Inserta una nueva fila con esta información: Afición: Leer Horas semanales: 8 Inserta una columna que se llame nº horas semanales mías y coloca el número de horas semanales que dedicas tú a esas aficiones aproximadamente. Guarda este archivo en la carpeta tu nombre TecnologíaCalc Página 8 de 23

9 Contenido: 06 Operaciones relativas. Exposición: Completa la columna C con la suma de las columnas A y B Escribe la formula para obtener la suma de la celda A1 y B1 en celda D1, más intro. Aplícalo a todas las celdas de la columna D. Escribe la formula en la celda E1. Dale al intro para aceptar la formula. Dale a copiar. Selecciona las celdas donde quiera aplicar la formula 6 Dale a pegar. Siguiendo los pasos anteriores: En la columna F obtén el producto =A1*B1 En la columna G haz la división =A1/B1 En la columna H la resta =A1-B1 En la columna I aplica la formula =(A1+B1)/2 Página 9 de 23

10 Contenido: 07 Ejercicio de repaso (1). Actividad: Abre Open Office Calc, introduce el siguiente presupuesto en Marzo respetando los formatos utilizados y completa la última columna Importe con las fórmulas necesarias. Completa también la base imponible, el IVA y el total, usando las fórmulas necesarias. Nota: el IVA es 21%. Guarda el documento en la carpeta tu nombre TecnologíaCalc Página 10 de 23

11 Contenido: 08 Fórmulas Absolutas Exposición: Sirve para trabajar con fórmulas en las que uno o varios datos no deben variar su celda al copiar las fórmulas y pegarlas en otra u otras celdas. Por tanto son datos fijos. Las celdas con fórmulas absolutas y relativas pueden estar mezcladas según interese. Se consigue colocando el signo $ delante de la fila y/o columna que se desea mantener fija. El siguiente ejemplo debe sumar el valor 2 a cada uno de los valores que aparecen y colocar el resultado en la celda de la izquierda. Fíjate como utiliza fórmulas absolutas mezcladas con fórmulas relativas. Valor que deseo mantener fijo Columna de Datos Fórmula: =$A$1+B1 =$A$1+B2 =$A$1+B3 =$A$1+B4 Actividad: Abre open office e introduce la siguiente tabla en Abril. Introduce la siguiente factura y realiza las operaciones que faltan siempre que veas #valor#: Fórmulas a emplear: Total = Cantidad * Precio Unidad IVA = Total * Celda del IVA /100 (o bien que el nº sea un valor de porcentaje en cuyo caso no hace falta dividirlo por 100) Total con IVA = Total + Resultado del IVA Suma total = Suma de todos los productos FACTURA IVA (%) 21 CANTIDAD PRODUCTO PRECIO UNIDAD TOTAL IVA TOTAL CON IVA 2 Cajas de tornillos 3,5 # valor # # valor # # valor # 1 Juego de brocas 6,15 # valor # # valor # # valor # 3 Cajas de arandelas 1,45 # valor # # valor # # valor # SUMA TOTAL # valor # # valor # # valor # 6. Aplicar a todas las celdas Alineación centrada. 7. Guarda el documento con el en la carpeta tu nombre TecnologíaCalc. Página 11 de 23

12 Contenido: 09 Gráficos Exposición: Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. A la hora de crear un gráfico, Open Office Calc dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil. Formas de insertar un gráfico: 1. Selecciona los datos a representar en el gráfico. 2. Insertar el gráfico: Forma 1: seleccionar el menú Insertar y elegir la opción Gráfico. Forma 2 : hacer clic sobre el botón Gráfico herramientas. de la barra de paso: Aparecerá el asistente de gráficos, que nos irá guiando paso a 1º) Elegir el tipo de gráfico deseado 2º) Elegir el subtipo de gráfico 3º) Siguiente para pasar al segundo paso Página 12 de 23

13 1º) Comprobar que el rango de datos a representar es correcto 4º) Elegir como están introducidas las series de datos a representar 2º) Si no lo es, accionar este botón, se minimizará la ventana y podrás seleccionar en la hoja 3º) Si has tenido que modificar el rango, haz clic aquí para maximizar el asistente de gráficos Página 13 de 23

14 Modificar los parámetros para adaptarlos a nuestras necesidades 1º) Escribir el título del gráfico y título del eje X e Y 2º) Activar las casillas para que represente los valores en cada eje 3º) Indicar si se desea mostrar la leyenda y donde se quiere situar 4º) Activar casillas para que represente las líneas de división Página 14 de 23

15 En todo momento podemos observar el aspecto de las modificaciones que se realizan Actividad: 1. Abre open office en la hoja Mayo. 2. Introduce los siguientes datos, referidos al consumo eléctrico de 5 años en España Año Consumo GWh Realiza los siguientes gráficos, representando el consumo frente al tiempo: Gráfico de columnas Gráfico de barras Gráfico XY dispersión Gráfico de áreas 2D Gráfico de áreas 3D Página 15 de 23

16 Contenido: 10 Funciones. TEMA: OPEN OFFICE CALC Exposición: Una de las opciones de Open Office Calc son las Funciones, que permite meter formulas que hacen operaciones con los números o datos insertados en las celdas. Estas funciones nos permiten operaciones sencillas desde una simple suma hasta otras más complicadas como funciones estadísticas, gestión de datos, etc. Las formulas se pueden meter de dos formas, manual o usando un asistente. Veamos como se meten manualmente funciones sencillas: Nos colocamos en la celda en la que tiene que aparecer el resultado de la operación y escribimos el signo =. A continuación metemos la expresión algebraica. Para ello vamos pulsando sobre las celdas que contienen los valores a operar y entre medias ponemos los operadores (+, -, x; /...) pudiendo usar paréntesis. Al pulsar la tecla Intro la celda devuelve un número que es el resultado de la operación. En la celda se ve el número calculado, y en la barra de formulas la formula que se calcula en esa celda: Barra de fórmulas Insertar función Celda con función Los valores de una función se pueden meter celda a celda, o mediante rangos: =A1+B1+C1 =SUMA(A1;B1;C1) =SUMA(A1:C1) Son tres formas de hacer lo mismo. La otra forma para meter una formula es con el asistente que acompaña al botón Insertar función. Al pulsarlo nos sale el siguiente asistente: Página 16 de 23

17 Donde elegimos la función a insertar y vamos siguiendo un asistente que nos va guiando para meter los datos. Por ejemplo vamos a ver como se hace la operación anterior siguiendo el asistente: Pulsar botón insertar función Buscar la función SUMA, seleccionarla y pulsar Aceptar. Nos saldrá el cuadro: Página 17 de 23

18 En Número1 metemos la primero celda del rango a sumar, o bien pulsando sobre se nos abre la tabla de Calc, para seleccionar directamente la celda o rango a sumar. En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera. También podemos sumar celda a celda, poniendo la primera celda en Numero1, la segunda en Numero2, y aparecerá entonces otra ventana para Número3, y así sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar y ya habremos acabado. Actividad: 1.- Usando funciones construye y completa la siguiente tabla en Junio: Guárdala en la carpeta tu nombre TecnologíaCalc. A B C A+B+C 2A-(B+C) AxB/C AxA+B-C Página 18 de 23

19 Contenido: 11 Ejercicio de Repaso (2) 4. Abre Open office en la hoja Julio. 5. Introduce los siguientes datos para crear este gráfico Datos meteorológicos Mes Precipitación Temperatura Enero 99 3,5 Febrero 75 4,2 Marzo 70 8,1 Abril 48 12,3 Mayo 20 19,4 Junio 15 22,3 Julio 6 25,6 Agosto 5 24,3 Septiembre 16 17,3 Octubre 34 11,7 Noviembre 59 6,3 Diciembre 70 2,9 6. Abre la hoja Agosto. 7. Introduce los siguientes datos y rellena los valores de Y para crear este gráfico Página 19 de 23

20 Tabla de valores de la función y=x2 x -2,00-1,90-1,80-1,70-1,60-1,50-1,40-1,30-1,20-1,10-1,00-0,90-0,80-0,70-0,60-0,50-0,40-0,30-0,20-0,10 0,00 0,10 0,20 0,30 0,40 0,50 0,60 0,70 0,80 0,90 1,00 1,10 1,20 1,30 1,40 1,50 1,60 1,70 1,80 1,90 2,00 y Página 20 de 23

21 8. Abre la hoja Septiembre. 9. Introduce los siguientes datos para crear este gráfico. TEMA: OPEN OFFICE CALC Población por edades (millones) Grupo de edad Hombres Mujeres [0,10) -9,7 8,2 [10,20) -9,3 8,9 [20,30) -13,9 13,1 [30,40) -13,2 12,7 [40,50) -12,7 12,6 [50,60) -10,6 10,7 [60,70) -9,7 9,9 [70,80) -8,9 9,7 [80,90) -5,7 8,4 [90,..) -4,3 8,1 Página 21 de 23

22 10. Abre la hoja Octubre. 11. Introduce los siguientes datos para crear esta tabla. Encuesta sobre el tabaco Fumadores No fumadores NS/NC Página 22 de 23

23 Actividad: 1. Abre la hoja Noviembre. 2. Introduce los datos de la siguiente tabla y calcula con funciones sus resultados: Fórmulas a utilizar: Suma Promedio Máximo Mínimo VENTAS POR VENDEDORES Y MESES EN EL PRIMER CUATRIMESTRE VENDEDORES Enero Febrero Marzo Abril Suma Promedio Pablo Ortiz # sum # # promedio # María Doma # sum # # promedio # Miguel Ángel Paz # sum # # promedio # Ana Lozán # sum # # promedio # Suma Total # suma # Venta máxima # max # Venta mínima # min # 3. Aplicar a la columna de los vendedores alineación izquierda y al resto alineación centrada. 4. Realiza un gráfico explicativo de cada uno de los vendedores en función de los cuatro primeros meses utilizando el asistente para gráficos. En cada unos de los pasos del asistente debes seleccionar los siguientes aspectos: Paso 1: Gráfico por columnas. Subtipo columna agrupada. Paso 2: Series ordenadas por filas. El rango tiene que incluir tanto a los vendedores como los meses que nos interesan. Paso 3: Pestaña Títulos: Título del gráfico: Ventas primer cuatrimestre Eje categoría X: Meses Eje categoría Y: Euros Paso 4: Colocar el gráfico como objeto en Hoja 1. Guarda el documento en la carpeta tu nombre TecnologíaCalc. Página 23 de 23