LISTA PARA VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

Transcripción

1 LISTA PARA VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL Cuando compartes tus libros de Excel con otras personas y ellos introducen información en las hojas que has preparado con tanto esfuerzo, es de suma importancia validar los datos de manera que puedas prevenir cualquier error con las fórmulas o alguna interpretación equivocada al momento de realizar un análisis de la información. Afortunadamente Excel tiene herramientas de validación de datos que nos permitirán validar la información al momento que es introducida en una celda. Este grupo de comandos se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos. En esta ocasión centraremos nuestra atención en una de las opciones de la Validación de datos que es conocida como la lista de validación de datos y que convierte una celda común en una lista de opciones de las cuales el usuario podrá elegir alguna. Beneficios de la lista de validación Antes de explicar la creación y uso de las listas de validación de datos, me gustaría dar un ejemplo de los beneficios de utilizar este tipo de control. Supongamos que has compartido tu libro de Excel con varias personas y les has pedido que en una celda ingresen su día favorito de la semana. Imaginemos que el día miércoles es el día favorito de 5 personas, pero han ingresado el nombre de diferentes maneras: Miércoles Miercoles Mercoles Miercole Miecoles Crear una lista desplegable en Excel Las listas de validación de datos son ampliamente conocidas como listas desplegables ya que al seleccionar la celda que contiene dicha lista, se mostrará un control en su extremo derecho que al pulsarlo desplegará la lista de valores disponibles. La siguiente imagen muestra un ejemplo de una celda que contiene una lista desplegable con los días de la semana. Para crear una lista de validación de datos como la anterior debemos seleccionar la celda que contendrá la lista. Posteriormente debemos ir a la ficha Datos y hacer clic sobre el comando Validación de datos.

2 Esto abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos en donde deberás asegurarte de seleccionar la pestañaconfiguración y en la primera lista desplegable deberás seleccionar la opción Lista. Posteriormente, en el recuadro Origen, podrás colocar los valores de la lista desplegable separándolos por una coma. Algo importante a resaltar en este paso es que, si en tu país se utiliza el punto y coma (;) como el separador de listas, entonces deberás separar los valores de la lista con dicho carácter. Una vez que has ingresado todos los valores de la lista, deberás hacer clic en el botón Aceptar y se verán reflejados los cambios en la celda.

3 El ingreso de texto manual sobre la celda que contiene la lista desplegable seguirá siendo posible, pero si se ingresa un valor diferente a los valores de la lista, se mostrará un mensaje de error como el siguiente: Lista desplegable con valores de un rango Utilizando el método anterior podemos crear cualquier lista que necesitemos, pero si la lista tiene muchos elementos, será un tanto ineficiente el ingresar todas las opciones en el cuadro de Origen. Una alternativa que tenemos para indicar los valores de una lista es colocarlos dentro de una hoja de Excel y especificar dicho rango de celdas dentro del cuadro Origen. Excel tomará los valores de las celdas indicadas y los integrará como las opciones de la lista desplegable. En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado los días de la semana bajo la columna E de la hoja. El rango con los cinco días de la semana que deseo incluir en la lista es E1:E5 y será la referencia que introduciré como el Origen de la lista. Lista desplegable con rangos nombrados Una tercera alternativa para definir los valores de la lista desplegable es utilizar un rango nombrado. Si no sabes lo que es eso, te recomiendo leer el artículo Asignar nombres a celdas o rangos. En la siguiente imagen puedes observar que he colocado los días de la semana en el rango A1:A5 y lo he nombrado como Semana.

4 Al momento de crear la lista de validación podremos indicar el nombre del rango como el origen de los datos de la siguiente manera: El resultado será exactamente el mismo que con las alternativas descritas anteriormente y a final de cuentas tendremos una celda con una lista desplegable con los cinco días de la semana que hemos definido. Celda con lista desplegable Hablemos ahora sobre una de las opciones que se muestran al momento de definir nuestra lista desplegable y me refiero a la opción Celda con lista desplegable. Esta opción es la que habilita la lista desplegable al momento de seleccionar una celda que contiene la validación de datos. Por lista desplegable nos referimos al botón con una flecha que aparece en el extremo derecho de la celda y que nos permite desplegar las opciones de la lista.

5 Si removemos la selección de esta opción, la celda seguirá validando los datos pero no permitirá al usuario ver las posibles opciones. La realidad es que para la gran mayoría de los casos, queremos dejar esta opción seleccionada. Omitir blancos en la lista desplegable Otra opción que tenemos al momento de definir nuestra lista desplegable es la de Omitir blancos la cual funciona de manera peculiar y es probable que te confundas un poco cuando hagas algunas pruebas. Mi recomendación es dejar siempre seleccionada esta opción pero si quieres saber un poco más sobre las implicaciones de quitar dicha selección, entonces sigue leyendo. Este es el primer comportamiento de la opción Omitir blancos sobre las celdas que tienen una lista de validación de datos. Pero existe otro comportamiento muy peculiar para aquellas listas que fueron creadas con un rango nombrado y lo mostraré a continuación. En la siguiente imagen tengo una lista en la celda C1 la cual fue creada basándome en el nombre de rangosemana que a su vez hace referencia al rango A1:A5. Sin embargo, en este ejemplo el rango tiene vacía la celda A3 y por lo tanto la lista desplegable se muestra de la siguiente manera: Antes de hacer la prueba te mostraré la configuración de la lista de validación de datos de la celda C1. La opción Omitir blancos está seleccionada y el origen es el rango nombrado Semana. Ahora observa lo que sucede si introduzco el valor Domingo en la celda C1.

6 Esto sucede porque el rango Semana tiene una celda vacía, lo cual abre la posibilidad de introducir cualquier otro valor que tomará el lugar de dicha celda vacía y Excel nos dejará hacerlo sin enviar alguna alerta. Si quiero evitar este problema, debo ir a la configuración de la lista y desmarcar la opción Omitir blancos. Si vuelvo a intentar ingresar manualmente la cadena de texto Domingo, Excel mostrará un mensaje de error:

7 Recuerda que he descrito dos comportamientos diferentes de la opción Omitir blancos. El primero aplica para todo tipo de listas desplegables, pero el segundo lo verás reflejado solamente en las listas que tienen un rango nombrado como su origen. La realidad es que pocas veces te verás frente a este tipo de situaciones tan peculiares, pero es importante conocer el significado de dichas configuraciones al momento de crear listas de validación de datos. En la gran mayoría de los casos, lo mejor será dejar seleccionadas tanto la opción Omitir blancos como la opción Celda con lista desplegable. Remover lista de validación de datos Finalmente te mostraré cómo remover una lista de validación de datos de una celda. Lo primero será seleccionar la celda que contiene la lista y en seguida pulsar el comando Validación de datos para abrir las opciones de configuración de la lista. Para remover la lista de la celda deberás seleccionar la opción Cualquier valor y pulsar el botón Aceptar. Con esto la celda dejará de tener validación de datos y se comportará de la misma manera que el resto de las celdas de la hoja. No es mala idea invertir un poco de tiempo para agregar la funcionalidad de validación de datos a nuestras hojas de Excel, en especial las listas desplegables que nos evitarán muchos problemas ya que solo permitirán el ingreso de valores previamente validados.

8 FÓRMULAS EN EXCEL Las fórmulas en Excel son el medio por el cual podemos indicar a la herramienta la manera de realizar un cálculo. Todas la fórmulas en Excel deben iniciar con el símbolo igual (=) o de lo contrario Excel interpretará la fórmula como un simple texto. Las fórmulas en Excel siempre están formadas por una combinación de los siguientes cinco elementos: 1. Operadores: Los operadores son los símbolos que representan las operaciones como la suma (+), la resta (-), la multiplicación o la división (/). 2. Valores: Las fórmulas trabajan con valores los cuales pueden ser numéricos o de texto. Los valores de texto deben estar siempre encerrados por dobles comillas. 3. Paréntesis: Los paréntesis nos ayudan a controlar el orden en que se evalúan las expresiones dentro de una fórmula. 4. Referencias de celda: En lugar de especificar los valores en una fórmula podemos indicar la referencia de la celda que contiene el valor que deseamos incluir en el cálculo. 5. Funciones: Una función es un procedimiento que ya está incorporado en Excel y que realiza un tipo de cálculo específico. Algunos ejemplos de funciones son: SUMA, PRODUCTO, PROMEDIO, HORA, etc. Cómo ingresar fórmulas en Excel Para ingresar una fórmula será suficiente con introducir el símbolo igual (=) en la barra de fórmulas y Excel sabrá que hemos comenzado a introducir una fórmula. Para aquellas fórmulas en Excel que contienen referencias de celda existen tres maneras de indicar dichas referencias: de forma manual, con el teclado o con el ratón. Manual: Si decidimos ingresar las referencias en forma manual seremos responsables de colocar la dirección correcta de cada celda o de lo contrario obtendremos un mensaje de error. Con flechas del teclado: La otra alternativa que tenemos para ingresar referencias de celda dentro de las fórmulas es utilizando las flechas del teclado. Cuando llega el momento de indicar una referencia dentro de una fórmula, en lugar de escribir la referencia, nos movemos con la flechas del teclado sobre la celda que deseamos incluir en la fórmula y Excel insertará la referencia en la fórmula. Con el ratón: También podemos introducir una referencia utilizando el ratón con solo hacer clic sobre cada celda que necesitemos incluir en la fórmula. Sin importar el método que utilices para ingresar una fórmula será necesario pulsar la tecla Entrar al finalizar o hacer clic sobre el botón Introducir de la barra de fórmulas. Si por el contrario quieres cancelar la introducción de la fórmula puedes hacer clic en el botón Cancelar de la barra de fórmulas o simplemente pulsar la tecla Esc.

9 Cómo editar las fórmulas en Excel Si por alguna razón debes hacer cambios a tu hoja de Excel será probable que necesites modificar tus fórmulas. También es común que después de realizar algún cambio en la hoja, nuestra fórmula envíe un error por lo que se hará necesario editar la fórmula para corregir el problema. Para editar fórmulas en Excel tenemos dos métodos: Edición sobre la celda: Podemos modificar una fórmula directamente en la celda si entramos en el modo de edición de Excel ya sea haciendo doble clic sobre la celda o pulsando la tecla F2. Edición en la barra de fórmulas: Podemos editar una fórmula haciendo clic sobre ella para convertirla en la celda activa e ir directamente a la barra de fórmulas para hacer las modificaciones necesarias. Una vez que termines de hacer la edición de una fórmula debes pulsar la tecla Entrar, o pulsar el botón Introducir de la barra de fórmulas, para que Excel vuelva a realizar el cálculo tomando en consideración las modificaciones. Las fórmulas en Excel son el corazón de la herramienta. Es importante que te familiarices pronto con su uso ya que son el ingrediente principal para obtener el máximo provecho de Excel.