Usos y retos de las TIC en las organizaciones sociales

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1 Usos y retos de las TIC en las organizaciones sociales Jaume Albaigès 1 En los últimos años, a medida que las organizaciones sociales se han ido profesionalizando, su influencia y su impacto han experimentado un crecimiento significativo. Esto se está produciendo en un contexto social donde las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) son las protagonistas omnipresentes en el ámbito laboral, en las formas relacionales, en el ocio y el entretenimiento, etc. En este entorno, la sociedad alerta sobre los riesgos de la exclusión digital de ciertos colectivos y las entidades la intentan combatir con resultados bastante positivos. Pero, a pesar de todo, estas mismas entidades no consiguen, estratégicamente hablando, la solvencia tecnológica que les permitiría aprovechar las oportunidades generadas por las TIC. Formación y conocimientos insuficientes y recursos económicos escasos se presentan como los obstáculos principales en la incorporación de las TIC en la estrategia de las organizaciones. Os explicaré una historia... Érase una vez una entidad que se dedicaba a promover la inserción laboral de personas en riesgo de exclusión social. La entidad disponía de un centro de atención a sus usuarios en el cual les ofrecía toda una serie de servicios: la confección de su currículum, talleres de formación, una bolsa de trabajo y otras acciones de apoyo a su proceso de promoción personal y de inserción laboral. La organización ya hacía unos años que hacía esta tarea y la hacía bien. Tanto es así que contaba con apoyos consolidados de diferentes instituciones que aportaban la financiación necesaria para desarrollar su actividad, ya que a los usuarios no se les pedía ninguna contribución económica por los servicios recibidos.

2 En reciprocidad por su apoyo, las instituciones financiadoras pedían una serie de datos estadísticos a la entidad por tal de conocer el impacto que los fondos entregados tenían en el tejido social del territorio. Calcular los datos suponía la necesidad de reseguir el registro de actividades del trimestre y dibujar cuantitativa y cualitativamente el perfil del usuario atendido. Como la cantidad de personas que llegaba a pasar por las manos de los educadores e insertores era realmente elevada, se llegaba a dar el caso de que el centro de atención a los usuarios dejaba de funcionar durante los dos o tres días que los trabajadores necesitaban para procesar toda la información. Un voluntario sugirió la posibilidad de crear una herramienta informática que, por una parte, agilizara el procedimiento de recogida de información del usuario que se acercaba al centro y, por otra parte, facilitara la elaboración de las estadísticas que pedían los financiadores. Las primeras respuestas de los gestores de la entidad no fuero demasiado entusiastas: gastar dinero para una aplicación cuando existían tantas otras necesidades por atender entre sus beneficiarios... Pero, finalmente, se consiguió que unos estudiantes de informática la elaborasen durante sus prácticas formativas. Unos meses más tarde, la herramienta ya era una realidad. Después de la correspondiente formación de las personas que debían utilizarla, la aplicación comenzó a mostrar sus ventajas: sólo hacía falta pedir los datos del usuario en su primera visita. En las posteriores, bastaba con buscar su ficha en el ordenador, ficha que se actualizaba con un par de clics y cuatro rallas. Y a la hora de hacer las estadísticas, el programa les servía casi a voluntad. Por lo tanto, los insertores no tenían que interrumpir su actividad natural para dedicarse a pesadas tareas administrativas.

3 Pero, un par de años más tarde, el antiguo voluntario, que hacía tiempo que había dejado de colaborar con la entidad, pasó por el centro y tuvo interés en saber cómo funcionaba la herramienta que en su momento había sugerido. Cuál no fue su sorpresa cuando los educadores que encontró le explicaron que unos no la usaban y otros sólo la usaban parcialmente, ya fuera porque no acababan de entender su funcionamiento o bien porque consideraban que no se adecuaba a las necesidades de su tarea! La herramienta, aunque presente, había perdido protagonismo en el seno de la entidad y entre sus usuarios... Situación actual de las TIC en las organizaciones sociales Confío en que los lectores sabrán perdonar esta larga introducción. Pero, diríamos, que, por tal de explicar cuál es la realidad en la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en las organizaciones sociales (OS), más que formular grandes teorías abstractas, lo mejor es utilizar un ejemplo con el que todo el mundo pueda encontrar algún punto de identificación o alguna sensación de déjà vu. Lisa y llanamente, pese a la importante profesionalización del tercer sector, destino de muchos titulados de la educación social, las TIC no han experimentado, en el seno de las OS, la evolución que les atañería. Y esto es así tanto si las situamos en el contexto de crecimiento del sector, como si lo hacemos en el marco de la sociedad de la información en la cual estamos inmersos. Pero hay algunos indicadores y aspectos positivos: las OS gozan de un elevado nivel de tecnificación en cuanto a infraestructuras: la práctica totalidad disponen de ordenadores, de web, de conexión de banda ancha a Internet y, significativamente, lideran la lucha contra la grieta digital. En este último apartado es significativo destacar la gran cantidad de aulas e iniciativas concretas de formación, a menudo muy innovadoras, que muchas entidades ofrecen a sus usuarios y territorios.

4 Esto nos dice que, afortunadamente, ya quedan lejos aquellos tiempos en los que los profesionales del ámbito social se horrorizaban tan sólo con oír hablar de informática y de ordenadores, contraponiendo la visión de las personas a la visión de las máquinas. Pero, paradójicamente, la evolución y las buenas acciones en algunos campos no se han acabado de traducir en unas organizaciones potentes tecnológicamente hablando. Y es que las TIC pueden y deberían tener un impacto elevado en la actividad de las OS, pero sólo lo harán en la medida en que se integren de verdad en su planificación estratégica. Las TIC, pues, han de ser un factor transversal que contribuya a un mayor y mejor cumplimiento de la misión de cada organización. Un factor transversal Cuando hablamos de transversalidad, queremos decir que las TIC pueden estar presentes en todos los ámbitos de trabajo de la entidad, que podríamos agrupar en seis grandes áreas: - Proyectos relacionados con los objetivos de la organización. - Comunicación y captación de recursos. - Sensibilización e incidencia política. - Fomento de la participación. - Transparencia y rendición de cuentas. - Gestión interna. Como ya hemos destacado, en el primero de estos ámbitos es donde mejor se están haciendo las cosas, pero en los demás todavía hay muchas oportunidades de crecimiento. Si tenemos presente que esta apuesta transversal por las TIC supone, en definitiva, más impacto en la consecución de los propios objetivos, más difusión de la propia actividad y la obtención de más recursos, no debería haber ninguna razón para no hacerlas mucho más presentes de lo que lo son actualmente. Se

5 trata, en el fondo, de una cuestión de responsabilidad más aún que de necesidad. Sería interesante, pues, echar un vistazo a las dificultades con que se encuentran las OS en este camino de crecimiento en materia de TIC y que impiden su plena adopción. Obstáculos en la penetración de las TIC Los obstáculos que dificultan una mayor penetración de las TIC en las OS se manifiestan alrededor de dos grandes áreas: - Conocimiento y formación. - Recursos económicos. Intentaremos profundizar en las dos y apuntar algunas líneas de intervención que ayuden a reducir o eliminar su impacto. Conocimiento y formación Con más conocimiento en materia de TIC, los gestores y los trabajadores de las OS podrían tomar más decisiones orientadas a aprovecharlas. Y, al mismo tiempo, una mayor formación permitiría un uso significativamente más eficaz y eficiente de las diversas herramientas y recursos TIC que las OS y sus profesionales tienen al alcance. En este proceso las entidades y sus miembros deberían tener presentes actitudes como la pasión por el aprendizaje, la voluntad de autosuficiencia tecnológica, la superación del siempre lo hemos hecho así y la apuesta por el conocimiento distribuido y compartido. Todo el conjunto debería apuntar al objetivo de conformar, más que personas, organizaciones que aprenden. Al mismo tiempo, las OS deberían ser conscientes de la necesidad de disponer de personas expertas en tecnología en su entorno. Algunas entidades se podrán permitir su incorporación permanente o la contratación temporal de sus servicios. Otras se basarán en la colaboración de voluntarios o buscarán una relación de

6 partenariado con alguna empresa del sector. Pero, de una manera u otra, el tecnólogo ha de figurar en el universo de la organización de la misma manera que lo hacen juristas, asesores fiscales y otros profesionales diversos. Recursos económicos Por otra parte, los directivos de las OS son reticentes a asignar fondos al área TIC, aduciendo la necesidad de priorizar los proyectos misionales en un contexto habitual de escasez de recursos. Una lectura en clave de inversión y no de gastos facilitaría la incorporación de herramientas TIC, que en buena parte de los casos quedarían plenamente justificadas por los beneficios que aportarían. De todas maneras, igual que en la captación de conocimiento, las OS también pueden utilizar estrategias específicas en la captación y asignación de recursos para la ejecución de proyectos TIC, más allá de la inversión directa de recursos propios, que siempre es una opción. Una vez más, hay que tener presente el rol que el voluntariado puede ejercer, pero también la disponibilidad de herramientas y bases de programación de código abierto disponibles libremente en Internet, los nuevos paradigmas de desarrollo en entorno web que permiten la creación de aplicaciones mucho más afinadas y en constante evolución con menos inversión, la posibilidad de construir herramientas de forma colectiva y compartida con otras entidades, etc. Una propuesta metodológica Es posible que, a pesar de la voluntad de hacerlo, algunas entidades aún no tengan del todo claro por dónde empezar el proceso de adopción estratégica de las TIC. Sugerimos, a continuación, las etapas y acciones que podrían conformar un proceso de estas características:

7 Antes de empezar 1. Cambiar la mentalidad. Apostar por las TIC no quiere decir tener ordenadores y conexión a Internet, sino incluir la tecnología en la estrategia general de la organización. Las TIC han de tener un lugar establecido en el organigrama funcional de la entidad. En definitiva, alguien que se haga responsable. Fase de diagnóstico 2. Auditar internamente. Con los conocimientos y recursos disponibles, intentar averiguar en qué áreas, procesos, proyectos o actividades las TIC podrían ayudar más. Este ejercicio hace aprender a pensar en clave de TIC cuando no se está acostumbrado y preparar el terreno para futuras intervenciones externas. En este punto existen dos líneas complementarias de actuación, que se podrían resumir en escuchar y mirar : la entrevista individual (o por grupos de trabajo) que da información de las necesidades y propuestas de las personas vinculadas, y la supervisión directa de los procesos y dinámicas de trabajo. 3. Hablar con otras entidades. Conocer la experiencia y las buenas prácticas de entidades afines por estructura, dimensión o área de actividad. Investigar también las experiencias fallidas para no repetir errores. 4. Contrastar con especialistas la información recogida. Pedir a personas del ámbito TIC que valoren y complementen los datos obtenidos en los pasos anteriores. Fase de diseño y ejecución 5. Definir un plan de acción en materia de TIC que recoja todas las intervenciones necesarias detectadas en la fase de diagnóstico. De entrada, en este punto, más vale ser ambiciosos; ya habrá tiempo de recortar. 6. Priorizar y programar las acciones que hay que llevar a cabo. La actividad de la entidad no se ha de paralizar por la implementación de esta estrategia. Tampoco

8 se ha de quedar sin recursos económicos para afrontar otros temas ni provocar cambios culturales tan grandes que las personas no puedan asumirlos. Luego, hace falta valorar adecuadamente de qué se es capaz (técnicamente, económicamente y humanamente) y, sin dormirse, ir dando pasos. Puede ser útil escoger algunas primeras medidas que puedan aportar grandes beneficios con costes relativamente bajos, por tal de que se vean las bondades de los cambios y se colabore activamente. 7. Formar, formar y formar. Ninguna inversión en TIC (y en tantas otras cosas) tiene sentido si no se dota la gente de las capacidades de uso adecuadas. Por lo tanto, hace falta proponer la formación pertinente a los usuarios de las herramientas. En el mundo de la formación también hay de todo y, por desgracia, a menudo, demasiadas cosas de poca calidad; así que dediquémosle los esfuerzos necesarios para garantizar que se cumplen los objetivos. Fase de seguimiento 8. Evaluar los resultados de las medidas aplicadas. Si puede ser con indicadores numéricos, mejor (horas ahorradas, personas atendidas, etc.). Esto también ayudará a hacer que haya más implicación de todo el mundo, porque permitirá hacer tangibles los resultados. 9. Mantener y supervisar. Las TIC necesitan una atención continuada, como cualquier otra área de apoyo organizativo. Las herramientas se han de ir renovando, los procesos y las actividades cambian, se abren nuevos campos de trabajo... Hace falta que la entidad tenga a alguien (dentro, fuera o en medio) que haga un seguimiento de la estrategia TIC y esté atento a las incidencias y a las posibilidades de mejora. En este sentido, merece la pena establecer un canal claro por el cual todos los grupos involucrados (profesionales, voluntariado, personas asociadas, etc.) puedan hacer llegar sus sugerencias de mejora en materia de TIC.

9 Terminemos la historia... A lo largo del artículo hemos procurado ir proponiendo una línea de trabajo en materia de TIC para las OS. La adopción de estas propuestas debería conducir a la superación de los diferentes escenarios descritos en la narración inicial. Allí dónde la ausencia de tecnología obligaba a invertir mucho más tiempo en la recopilación de información, podría haber más tiempo de calidad para los beneficiarios. Allí dónde era necesario parar la actividad para hacer números, podría haber más tiempo para los educadores para dar atención a las personas, que es lo que saben, quieren y han de hacer. Allí dónde los gastos daban miedo, encontraríamos un ahorro en forma de horas de profesionales aprovechadas para el desempeño de la misión de la entidad y no dedicadas a hacer tareas sin valor añadido. Y allí dónde la no supervisión y puesta al día de una primera buena iniciativa había provocado pérdida de conocimiento en un traspaso mal hecho, encontraríamos herramientas documentadas y progresivamente adaptadas a los nuevos retos y demandas de la actividad de la entidad. Es necesario, pues, por interés y por convicción, que todas las OS que trabajan para construir un mundo más justo hagan de forma clara y definitiva una apuesta por un uso estratégico y transversal de las TIC. Sin duda, obtendrán grandes beneficios y verán como les ayuda a lograr con más fuerza sus respectivos objetivos. Si es de vuestro interés profundizar en estas cuestiones, os sugerimos la lectura de la publicación que con un título similar al que encabeza este artículo encontraréis disponible en la web del Observatorio del Tercer Sector (www.observatoriotercersector.net).

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