PREGUNTA No 3: El diccionario de actividades resultado del proyecto integra contiene los macroprocesos que están incluidos en el alcance?

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1 ADENDO No 1 SOLICITUD DE OFERTAS No CONSULTORÍA PARA EL ANÁLISIS DE CARGAS DE TRABAJO, REDISEÑO DE MACROPROCESOS Y AJUSTE DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS Y GUBERNATIVA DE LA ELECTRIFICADORA DEL META S.A Villavicencio 23 de octubre de 2012 Respuesta a los posibles oferentes EMPRESA: PwC Operational Financial Effectiveness PREGUNTA No 1: Es posible que se conozca los resultados de los estudios anteriores, ya que como mencionan en el alcance: EMSA no se hará cargo de ningún suministro ni de ninguna actividad solicitada en la presente invitación Respuesta EMSA: Están disponibles para el proponente que resulte adjudicado con la mejor oferta los resultados de los estudios realizados anteriormente. PREGUNTA No 2: Cómo es conocida, la metodología requiere la revisión de unos atributos para las actividades, esta información debe ser recolectada con los conocedores de los procesos, es factible que esta información sea suministrada por ustedes? Respuesta EMSA: EMSA aportara recurso humano que en conjunto con la consultoría realizará la revisión de atributos para las actividades y que corresponden a los siguientes perfiles, cargos y experiencia en procesos anteriores: Julio Moreno, Isabel Baquero, Carlos Rodríguez. PREGUNTA No 3: El diccionario de actividades resultado del proyecto integra contiene los macroprocesos que están incluidos en el alcance? 1

2 Respuesta EMSA: Si, existe para cada proceso un Diccionario de Actividades, Caracterización de Procesos, Reglas de Negocio y Procedimientos resultantes del Proyecto Integra y Evoluciona incluida en el alcance de la invitación. PREGUNTA No 4: El oferente que se gane la propuesta puede acceder a los entregables del proyecto integra y evoluciona2. Respuesta EMSA: Se puede acceder a a toda la información documental de entregables parcial, final y vigente. PREGUNTA No 5: El proyecto Evoluciona tuvo como alcance los macroprocesos que están incluidos en el alcance? Respuesta EMSA: Tanto la Cadena de Valor como los macroprocesos siguientes y que están vigentes. PREGUNTA No 6: Podemos conocer mayor detalle los procesos y procedimientos que componen cada uno de los macroprocesos aquí descritos? Respuesta EMSA: Se puede tener acceso a toda la documentación vigente incluyendo procesos y procedimientos. PREGUNTA No 7: Los procesos y procedimientos del alcance están documentados a nivel de actividades? Respuesta EMSA: Los Procesos están documentados al nivel de actividades, los procedimientos están definidos al nivel de tarea. PREGUNTA No 8: Podemos conocer el nombre de las herramientas tecnológicas de BPM utilizadas actualmente por la entidad, o este análisis se ha realizado con una herramienta de productividad? Respuesta EMSA: La herramienta utilizada de productividad es el SPAM propia de la consultoría KPMG. 2

3 PREGUNTA No 9: Podemos conocer el número de funcionarios y de plazas actuales, al igual que el número de cargos, pueden suministrar el organigrama de la entidad? Cuántos de estos están en el alcance de la propuesta? Respuesta EMSA: Estructura Organizacional por Procesos Cadena de Valor ESTRATEGICO DIRECCIÓN DIRECCIÓN Comunicaciones e Imagen Corporativa, Responsabilidad Social Empresarial PLANEACIÓN Plan Estratégico Corporativo, Administración de Procesos y Calidad (Desarrollo Organizacional), Administración del Riesgo, Gestión de Proyectos Estratégicos CORE APOYO COMERCIAL COMERCIAL DISTRIBUCIÓN en el Mercado de Energ ía DISTRIBUCI ÓN Transacciones en el Mercado de Energía Planeamiento El Eléctrico éctrico Mercadeo Ingeniería Ingenier ía Facturación y Cobro Operación y Mantenimiento de Subestaciones Operaci ón Mantenimiento Subestaciones Cartera Operación y Mantenimiento de Líneas y Redes (CSM) Operaci ón y Mantenimiento L íneas t Redes Servicio Al al Cliente (Gestión Ambiental) Gesti ón Ambiental Control de Control Energía de (Gestión Energ de íala Medida) FINANCIERO Presupuesto, Tesorer Planeación ía, Cuentas y Evaluación Por Pagar, Contabilidad, Financiera(Costos Gesti ABC), ón Tributaria, Contabilidad(Gestión Activos Fijos, Costos, Planeaci Tributaria, ón Financiera Activos Fijos,Cuentas por Pagar) Presupuesto, Tesorería ADMINISTRATIVO Compras, Compras. Almacén, Servicios Generalesy y Vigilancia, Administraci Administración ón de de Seguros, Administración ón Documental, Tecnologíadela ógica Información de y Comunicaciones ón TALENTO HUMANO Administración de Personal (Selección e Inducción, Capacitación, Selecci ón e Inducci ón, Salud Ocupacional, Bienestar Social, Evaluaci ón de Evaluación del Desempeño), Nómina, Bienestar Social, Salud Ocupacional Desempe ño, Administraci ón de Personal, Nomina, Capacitaci ón. SERVICIOS LEGALES Asesor Gestiónía Institucional, Jur ídica, Gesti Asesoría ón Institucional, Jurídica (Disciplinarios), Disciplinarios, Administración Sancionatorios de, Cobros Procesos JurLegales ídicos CLIENTES CONTROL INTERNO Control Interno 3

4 Planta Estructura Gubernativa Asamblea General de Accionistas Junta Directiva Gerencia General Imagen Corporativa y Comunicaciones Oficina Control Interno Responsabilidad Social y Empresarial Oficina Secretaria General y Jurídica Gerencia Gestión Humana Gerencia Financiero - Administrativa Gerencia Comercial Gerencia Distribución Gerencia Planeación Selección, Inducción, Capacitación y Bienestar Social Abastecimientos Mercadeo Planeamiento Eléctrico Mejoramiento Organizacional Evaluación de Desempeño Logística Transacciones en el Mercado de Energía Ingeniería Gestión de Proyectos Estratégicos Salud Ocupacional Tecnología Información y Comunicaciones Facturación y Cobro Operación y Mantenimiento de Subestaciones Nomina, Administración de Personal Presupuesto Tesorería Cartera Operación y Mantenimiento de Líneas y Redes, CSM y Gestión Ambiental Servicio al Cliente Contabilidad Control de Energía 4

5 GERENCIAS Auxiliares Asistentes Adm Tec Adm Tec Conv. Prof. Total Planta DISTRIBUCIÓN PLANEAMIENTO ELÉCTRICO INGENIERÍA OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE SUBESTACIONES OPERADORES SUBESTACIONES O&M DE LÍNEAS Y REDES O & M DE LÍNEAS Y REDES REGIÓN CENTRO OPERACIÓN DE LÍNEAS Y REDES REGIÓN SUR COMERCIAL CONTROL DE ENERGÍA GERENCIA COMERCIAL TRANSACCIONES MERCADEO FACTURACIÓN SERVICIO AL CLIENTE REGIÓN CENTRO SERVICIO AL CLIENTE REGIÓN SUR CARTERA SG Y SERVICIOS LEGALES FINANCIERO - ADMINISTRATIVO FINANCIERA CONTABILIDAD PRESUPUESTO TESORERIA LOGÍSTICA ABASTECIMIENTOS TECNOLOGÍA INFORMACIÓN GERENCIA GENERAL PLANEACIÓN CONTROL INTERNO GESTIÓN HUMANA Total Planta Total Planta

6 PREGUNTA No 10: Con cuántos contratistas cuentan y estos se encuentran dentro del alcance del análisis de cargas de trabajo? Respuesta EMSA: Los contratistas no están en el alcance del análisis de cargas de trabajo, pero se tienen las siguientes actividades permanentes con contratistas: Operación y Mantenimiento de Líneas y Redes en parte de la zona Ariari y Zona Puerto López Puerto Gaitán. Toma de lecturas Corte y reconexión (Gestión de Cartera) Mantenimiento de subestaciones Normalización y legalización (Control de Pérdidas) Podas y mantenimiento en línea viva PREGUNTA No 11: Los macroprocesos objeto del alcance en que sedes se desarrollan? Respuesta EMSA: Se desarrollan en Villavicencio y hay seis oficinas de servicio al cliente en los municipios. PREGUNTA No 12: Cuándo se menciona plantear el rediseño de los perfiles, están hablando de diseñar o ajustar el manual de perfiles existentes? Respuesta EMSA: Es rediseñar y realizar ajustes a los Perfiles de Cargo nuevos. PREGUNTA No 13: Cuántas personas tienen estimadas que hagan parte del personal a capacitar? Respuesta EMSA: 69 personas a capacitar. 6

7 PREGUNTA No 14: Cuándo se menciona el costo del recurso frente al nuevo análisis, la comparación es frente al valor de la nomina del personal actual, o al estudio de productividad y costos anterior? Respuesta EMSA: El costo del recurso del nuevo análisis debe realizar comparación frente al valor de la nomina del personal actual con corte a 31 de diciembre 2011 PREGUNTA No 15: El alcance de estructuras y perfiles es sobre el alcance o es sobre toda la organización? Respuesta EMSA: El estudio de estructura y de perfiles de cargo es sobre toda la organización tal como está definido en el alcance de en el documento base de invitación. PREGUNTA No 16: Existen roles diferentes para cada cargo? Por favor explicar Respuesta EMSA: Los Perfiles de Cargo están definidos con actividades genéricas de los Diccionarios de Actividades lo que indica que son roles en su gran mayoría diferentes. PREGUNTA No 17: Por favor describir el modelo de remuneración Global de EMSA. Cuáles son los aspectos de mejora y cuáles son las fortalezas? RESPUESTA EMSA: La EMSA posee 209 empleados, de los cuales 8 tienen cargo directivo su remuneración es salario integral, 61 tienen cargo profesional y su salario consiste en un sueldo básico mas las prestaciones de ley. PREGUNTA No 18: Existen adicionalmente 144 empleados convencionados que poseen un sueldo básico más prestaciones de ley y beneficios convencionales que tienen los siguientes factores laborales con corte a

8 RESPUESTA EMSA: TIPO TRABAJADORES FACTOR SALARIAL TOTAL 2011 FACTOR SALARIAL ADMINISTRATIVO 2011 FACTOR SALARIAL OPERATIVO 2011 TRABAJADORES A 4,02 3,10 4,53 TRABAJADORES B 2,55 2,08 3,14 TRABAJADORES C 1,92 1,71 2,63 PROFESIONALES 1,37 1,34 1,43 DIRECTIVOS 1,23 1,23 1,24 PREGUNTA No 19: EMSA tiene implementados el pago variable, pago flexible y salario emocional? A que grupos de cargo aplica cada uno? RESPUESTA EMSA: En EMSA existe una Política de Remuneración Variable aprobada anualmente por parte de la Junta directiva de acuerdo al alcance de metas y resultados. Esta bonificación que corresponde a un porcentaje del salario básico mensual (80%, 100% o 120%) de acuerdo a los logros obtenido, este porcentaje aplica a todo los trabajadores del Macroproceso. PREGUNTA No 20: Cuál es el mercado competitivo de EMSA? En qué ciudades operan estas empresas? RESPUESTA EMSA: Las empresas de Distribución y Comercialización de energía pueden operar en todo el país. Dentro del mercado de energía de EMSA operan otras empresas Comercializadoras. PREGUNTA No 21: Pueden por favor aclarar el alcance de la normatividad de los procesos?, Esta información puede ser actualizada con los conocedores de los procesos o se debe contar con expertos que conozcan de toda la normatividad que aplica a los procesos del alcance? 8

9 RESPUESTA EMSA: La documentación para el alcance definido de Estructura y Perfiles de Cargo deberá ser completa con Caracterizaciones, Manuales de Lineamientos y Políticas y Reglas de Negocio, por tanto el oferente debe contar con un experto que conozca de toda la normatividad que aplique a los Procesos del Alcance. PREGUNTA No 22: Que ve.de Office son 2003 y RESPUESTA EMSA: 2003 y 2007 PREGUNTA No 23: Es válido interpretar que lo que describen en el numeral 5.1 es requerido para generar el informe número 2? RESPUESTA EMSA: Para la entrega del informe No 2 se requiere del análisis y diagnostico de productividad y estructura en cuanto a la identificación de cargas de trabajo y los niveles estratégicos y tácticos de la organización, la automatización en las actividades y el equilibrio de las cargas de trabajo en los diferentes Procesos. PREGUNTA No 24: Es válido interpretar que lo que describen en el numeral 5.2 es requerido para generar el informe número 3? RESPUESTA EMSA: Para la entrega del informe No 3 se requiere del desarrollo de todo el numeral 5.2 de la propuesta. PREGUNTA No 25: Por favor aclarar si el alcance incluye el diseño de pago variable, pago flexible, beneficios y salario emocional? RESPUESTA EMSA: El Análisis de Estructura Salarial debe estar enmarcado en lo establecido en el numeral 5.3 del Documento Base de Invitación y se entiende que debe incluir ambas remuneraciones para efectos comparativos con el resultado 2012 y proyectado 9

10 PREGUNTA No 26: Es plazo de los servicios a ejecutar es de 6 meses, pero el numeral 5.12 se habla de unas visitas de acompañamiento, estás visitas deben estar dentro de los seis meses? RESPUESTA EMSA: Las visitas de acompañamiento se ejecutaran dentro del plazo de los seis meses establecidos en el Documento Base de Invitación. PREGUNTA No 27: La Interventoría del proyecto es interna o subcontratada? RESPUESTA EMSA: La Interventoría es interna. PREGUNTA No 28: Existe algún estudio de mercado previo que genere un rango de presupuesto establecido para este proyecto? RESPUESTA EMSA: EMSA cuenta con un estudio de mercado previo para la asignación de presupuesto para este proyecto, pero es indicativo ya que no es una contratación frecuente siendo la de todo el alcance en el 2004 y la de alcance parcial en el PREGUNTA No 29: No es claro dentro de la forma de pago, en cuál de estos se está reconociendo el entregable 5.11? RESPUESTA EMSA: El entregable 5.11 se reconocerá con el cuarto pago en donde se definirá la Estructura Salarial para toda la organización teniendo en cuenta los lineamientos esbozados en el numeral 5.3 del Documento Base de Invitación. PREGUNTA No 30: Nos confirman por favor si solo están solicitando un ejemplar para la evaluación de la propuesta? RESPUESTA EMSA: Se solicita el original y una copia. PREGUNTA No 31: Para el Plan de Comunicaciones indicar para cuantas sedes tienen? cuántas personas hay en cada una? 10

11 RESPUESTA EMSA: El Plan de comunicaciones es para el total de los trabajadores de la planta total aproximadamente con una sede principal y 7 oficinas de Servicio al Cliente. PREGUNTA No 32: Cuáles son los medios de comunicación actuales? Qué efectividad tienen y cuál es su cobertura? RESPUESTA EMSA: Conversatorios, Carteleras, E mail, intranet, boletín interno de comunicaciones, se cuenta con una buena efectividad y la cobertura es para la toda la organización. PREGUNTA No 33: Cuando solicitan el diseño de material, está incluido la producción de este material? RESPUESTA EMSA: El diseño del material de comunicaciones estará a cargo del oferente que gane la propuesta. PREGUNTA No 34: Las actividades de sensibilización se harían a qué nivel de cargos? RESPUESTA EMSA: Las actividades de sensibilización se realizaran a todo nivel de cargo dentro de la organización. PREGUNTA No 35: Para la sensibilización, se incluyen acciones con entes externos? Con Quienes? RESPUESTA EMSA: No es necesario. PREGUNTA No 36: EMSA tiene Sindicato? Existe Pacto Colectivo? RESPUESTA EMSA: EMSA cuenta con sindicato y con pacto Colectivo vigente hasta el 31 de diciembre 2013 y negociado en diciembre de PREGUNTA No 37: El Plan de Comunicaciones es solo a nivel interno? No se incluye comunicación externa? 11

12 RESPUESTA EMSA: El plan de comunicaciones es interno. PREGUNTA No 38: A nivel de gestión de cambio, Solo se tienen contempladas acciones de comunicaciones? RESPUESTA EMSA: EMSA contemplo para la gestión del cambio solo acciones de comunicaciones en el Documento Base de Invitación. PREGUNTA No 39: Es válido interpretar como proyectos similares: cargas de trabajo, rediseño de procesos, gestión por procesos, rediseño de estructura, sistemas integrados de gestión. RESPUESTA EMSA: Es válido en cuanto a cargas de trabajo, rediseño de procesos, gestión por procesos y rediseño de estructura pero no en sistemas integrados de gestión. PREGUNTA No 40: La profesión y especialidad de los profesionales y director pueden ser en cualquier rama, siempre y cuando acrediten la experiencia? RESPUESTA EMSA: Si pueden ser profesionales en cualquier campo siempre que tengan la experiencia en los temas y proyectos aunque debe incluirse en el proyecto un profesional en Ing. Industrial. PREGUNTA No 41: En el numeral 14 se establece con posterioridad a la djudicación se pueden negociar el valor de los honorarios. Esta facultad genera desigualdad entre los proponentes dada que uno de los factores de evaluación de la propuesta es el precio, solicitamos por favor sea eliminado. RESPUESTA EMSA: EMSA considera que el numeral 14 ADJUDICASION, es conveniente para el proceso por tanto no se puede ser eliminado. PREGUNTA No 42: La participación del director y los miembros del equipo es en cualquier rol y proyectos de cualquier monto y duración, sector público o privado? 12

13 RESPUESTA EMSA: Los proyectos que acrediten el Director y los miembros de trabajo pueden ser por cualquier, monto, duración del sector público o privado. Sin embargo la empresa debe acreditar cinco (5) certificaciones donde compruebe la experiencia especifica (En trabajos similares al alcance de la presente invitación) en los últimos 5 años en empresas del sector real con mínimo con 200 trabajadores directos. PREGUNTA No 43: Es necesario adjuntar algún tipo de certificación que acredite la experiencia dele quipo de trabajo? RESPUESTA EMSA: Se debe adjuntar las certificaciones que acrediten experiencia del equipo de trabajo. la PREGUNTA No 44: La participación del proyecto dele quipo de trabajo, puede ser simultanea? RESPUESTA EMSA: Este punto es a criterio del oferente, siempre y cuando se cumplan los objetivos del Documento Base de Invitación. PREGUNTA No 45: La participación de los proyectos del profesional cambio y comunicaciones puede ser en cualquier tipo de proyectos en el rol administración del cambio y comunicaciones? RESPUESTA EMSA: El profesional de la gestión de cambio y comunicaciones debe contar con experiencia en este tipo de proyectos. PREGUNTA No 46: Si los proyectos del equipo consultor fueron ejecutados laborando para otra compañía y no se tiene el número del contrato, que otra información se puede incluir? RESPUESTA EMSA: Es necesario acreditar la experiencia del equipo de trabajo. PREGUNTA No 47: Cláusula Primera: Favor ajustar el objeto el contrato pues el servicio es de consultoría y no de Interventoría. 13

14 RESPUESTA EMSA: EMSA acepta la recomendación y se cambiara el término de interventoría por consultoría en el borrador del contrato. PREGUNTA No 48: Solicitamos modificar la cláusula Decimo Cuarta de forma que la prohibición de cesión sea bilateral. Considerando que el proponente al momento de analizar la viabilidad de prestar el servicio tiene en cuenta las características propias de la entidad y su administración, en razón a temas independientes e inhabilidades. RESPUESTA EMSA: EMSA ratifica la Cláusula DECIMO CUARESPUESTA EMSA: CESION DEL CONTRATO, tal como está establecido en el borrador minuta del contrato. PREGUNTA No 49: El consultor que resulte favorecido debe incluir los costos de alquiler de la herramienta para el análisis de productividad o EMSA cuenta en la actualidad con alguna herramienta? RESPUESTA EMSA: La herramienta para el análisis de productividad debe ser suministrada por el oferente seleccionado. PREGUNTA No 50: Es factible que los anexos puedan ser enviados en su formato original y no en PDF para su diligenciamiento? RESPUESTA EMSA: EMSA considera que los anexos pueden ser realizados por cada uno de los proponentes. PREGUNTA No 51: Debido a la cantidad de preguntas que tenemos sobre la solicitud de oferta es posible que se modifique el plazo de entrega de la oferta. RESPUESTA EMSA: EMSA con el fin de otorgar mayor tiempo para la preparación de ofertas; se permite informar que amplía el plazo para entrega de propuestas hasta el día 25 de octubre de 2012; Las demás condiciones para entrega de propuestas como la hora y el lugar siguen vigentes de acuerdo con el documento base de invitación No

15 Respuesta EMSA: El cronograma para la presente invitación es como se describe a continuación: ÍTEM ACTIVIDAD FECHA 01 Publicación en Web invitación Documento Base de 12 Oct Plazo para solicitar aclaraciones 17- Oct Plazo para entregar Oferta 30-Oct :00 p.m. Publíquese en la página web Cordialmente, FRANCISCO JACOBO MATUS DÍAZ Gerente General 15

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