Manual de procesos y procedimientos TODOS LOS SERVICIOS

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1 PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE CITAS POR PRIMERA VEZ RESPONSABLE: RECEPCIONISTA DE CITAS AREA: OPERATIVA FECHA DE ELABORACION : FECHA DE REVISIÓN: VERSIÓN: 003 CODIGO: PAD 001 USUARIO RECEPCIONISTA DE CITAS INICIO Solicita cita presencial o telefónica Solicita documento de identidad, carné y autorización de consulta Revisa fecha de autorización de la orden de consulta por parte de la EPS-ARS Paciente con remisión Si Vigencia de la orden Explica al usuario que debe hacer para nueva autorización Si Le ofrece listado de profesionales, fechas y horas de consulta fin Asigna y registra la cita Formato de asignación de cita Explica usuario debe llegar 15 min antes fin

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ASIGNACIÓN DE CITA DE REHABILITACION POR PRIMERA VEZ RESPONSABLE: RECEPCIONISTA DE CITAS AREA: OPERATIVA VERSION: 003 CODIGO: C-PF POLITICAS Los usuarios que acrediten los derechos pueden solicitar cita en forma telefónica o presencial en las instalaciones de Neurocoop Los horarios de atención a los usuarios se harán según necesidades de los usuarios y horarios de atención de los Terapistas ofrecidos. Todos los usuarios remitidos deben presentar el documento de identidad, remisión de médico general y autorización emitida por la EPS-ARS para recibir y solicitar los servicios. Todos los usuarios particulares deben presentar documento de identidad. PROPÓSITO ALCANCE Garantizar la disponibilidad de citas a los usuarios. El procedimiento comprende actividades desde la solicitud de cita por primera vez por parte de los usuarios, hasta la asignación de la misma por parte de la recepcionista de citas. RECOMENDACIONES Cualquier anomalía que se presenta durante el desarrollo del proceso debe comunicarse inmediatamente con la persona responsable del área en que sucede el imprevisto y la persona responsable del procedimiento.

3 ACTIVIDAD PERSONA DOCUMENTOS RESPONSABLE NECESARIOS DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1 Usuario Solicita presencial o telefónicamente la cita, expresando su necesidad de atención. 2 Recepcionista de citas Documento de identidad Carne Saluda respetuosa y gentilmente al usuario. Lo interroga sobre si es paciente remitido a especialista por médico general de EPS-ARS o si es paciente particular. Solicita los documentos necesarios para acreditar sus derechos. Autorización de consulta 3 Recepcionista de citas Si es paciente remitido por médico general de EPS-ARS, verifica la vigencia de la autorización.

4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ASIGNACIÓN DE CITA DE REHABILITACION POR PRIMERA VEZ ACTIVIDAD PERSONA RESPONSABLE 4 Recepcionista de citas 5 Recepcionista de citas 6 Recepcionista de citas 7 Recepcionista de citas 8 Recepcionista de citas DOCUMENTOS NECESARIOS Formato de asignación citas por primera vez y control Formato de citas DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Si la orden está vigente, se ofrece al usuario el listado de TERAPISTAS, fechas y horas de atención disponibles. Si la orden perdió vigencia, se orienta al usuario sobre la situación y los pasos que debe seguir para una nueva autorización por parte de la EPS correspondiente. Paciente particular se ofrece al usuario el listado de especialistas, fechas y horas de atención disponibles Asigna la cita con el Terapista seleccionado, en la fecha y hora escogidas por el paciente. Se diligencia el formato de asignación de citas y se hace el respectivo registro. Se orienta al usuario que debe llegar 15 minutos antes de la hora de la cita, y hacer el respectivo pago de la cuota moderadora. Se le entrega el formato de cita. ELABORADO POR: AUDITOR REVISADO POR: GERENCIA APROBADO POR: FECHA DE ELABORACIÓN: 11/07/2013 FECHA DE REVISIÓN: 11/07/2013 FECHA DE APROBACIÓN: 11/07/2013

5 FAD 001 FORMATO DE ASIGNACION CITAS POR PRIMERA VEZ Y CONTROL mbre del Terapista Fecha Día Mes Año mbre del paciente Documento de identidad EPS / Particular Fecha de la cita Hora de la cita Observaciones

6 PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE CITAS DE TRATAMIENTO RESPONSABLE: RECEPCIONISTA DE CITAS AREA: OPERATIVA FECHA DE ELABORACION : FECHA DE REVISIÓN: VERSIÓN: 001 CODIGO: PAD USUARIO RECEPCIONISTA DE CITAS INICIO Solicita documento de identidad y orden de consulta de control Solicita cita presencial o telefónica Fecha vigente Orienta al usuario que hacer 15 días hábiles después de anterior cita y remisión EPS Si Si Le ofrece listado de profesionales, fechas y horas de consulta fin Asigna cita Explica usuario como atender la cita fin

7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ASIGNACIÓN DE CITAS DE TRATAMIENTO RESPONSABLE: RECEPCIONISTA DE CITAS AREA: OPERATIVA VERSION: 001 CODIGO: PAD POLITICAS Los usuarios que acrediten derechos pueden solicitar cita en forma telefónica o presencial en las instalaciones Los horarios de atención a los usuarios se harán según necesidades de los usuarios y disponibilidad de los Terapistas. Todos los usuarios deben presentar el documento de identidad para recibir y solicitar los servicios. Los usuarios que solicitan citas de control dentro de los quince días hábiles siguientes a la cita anterior, no requieren de autorización para su atención. PROPÓSITO ALCANCE Garantizar la disponibilidad de citas de Tratamiento a los usuarios. El procedimiento comprende actividades desde la solicitud de la cita de control hasta la asignación de la misma, incluyendo orientación a pacientes que no cumplen con la totalidad de los requisitos necesarios. RECOMENDACIONES Cualquier anomalía que se presenta durante el desarrollo del proceso debe informarse inmediatamente a la persona responsable del área en que sucede el imprevisto y la persona dueña del procedimiento. ACTIVIDAD PERSONA DOCUMENTOS RESPONSABLE NECESARIOS DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1 Usuario Solicita presencial o telefónica la cita de control. 2 Recepcionista de citas Saluda respetuosa y gentilmente al usuario. Lo interroga sobre la necesidad de solicitud de la cita y solicita la información necesaria sobre el servicio que el paciente requiere. Verifica en el sistema la fecha de la anterior cita. 3 Recepcionista de citas Si la cita anterior tiene una fecha menor a quince días hábiles, se asigna la cita con el mismo Terapista que atendió al usuario la primera vez, a no ser que el usuario considere lo contrario.

8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ASIGNACIÓN DE CITAS DE CONTROL ACTIVIDAD PERSONA RESPONSABLE 4 Recepcionista de citas DOCUMENTOS NECESARIOS Orden de cita de control autorizada por la IPS DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Si la cita anterior tiene una fecha mayor a quince días hábiles y es remitido por EPS, se solicita al usuario la orden autorizada. 5 Recepcionista de citas Si la cita anterior tiene una fecha mayor a quince días hábiles y es paciente particular, se tiene en cuenta la solicitud del especialista en cuanto a si la atención es parte de la primera cita o debe cancelar una nueva. 6 Recepcionista de citas Registro de citas Orden vigente, se ofrece al usuario el listado de Terapistas, fechas y horas de atención disponibles. 7 Recepcionista de citas Orden sin vigencia, se orienta al usuario sobre la situación y los pasos que debe seguir para una nueva autorización. 8 Recepcionista de citas Registro de citas Paciente particular se ofrece al usuario el listado de Terapistas, fechas y horas de atención disponibles 9 Recepcionista de citas Formato de citas Se asigna la cita con el Terapista seleccionado, en la fecha y hora escogida. Se diligencia el formato de asignación de citas y se hace el respectivo registro. 10 Recepcionista de citas Se orienta al usuario que debe llegar 15 minutos antes de la hora de la cita, y hacer el respectivo pago de la cuota moderadora, según requerimientos anexos. ELABORADO POR: AUDITOR REVISADO POR: GERENCIA APROBADO POR: FECHA DE ELABORACIÓN: 11/07/13 FECHA DE REVISIÓN: 11/07/13 FECHA DE APROBACIÓN: 11/07/13

9 PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MEDICAMENTOS NO POS RESPONSABLE: ADMINISTRADOR AREA: OPERATIVA FECHA DE ELABORACION: FECHA DE REVISIÓN: VERSIÓN: 003 CODIGO: PAD USUARIO RECEPCIONISTA DE CITAS ESPECIALISTA INICIO Solicita en la EPS correspondiente, el formato de solicitud de medicamentos no Pos Entrega junto con la formula, el formato dado por la EPS Recibe la fórmula médica y el formato sin diligenciar Diligencia el formato al momento de recibirlo. Registro del diligenciamiento en el formato FDA Entrega al usuario el formato diligenciado y la formula médica fin Registra la solicitud en la respectiva historia clínica del usuario

10 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SOLICITUD DE MEDICAMENTOS NO POS RESPONSABLE: RECEPCIONISTA DE CITAS AREA: OPERATIVA VERSION: 003 CODIGO: PAD POLITICAS NEUROCOOP apoya y cumple con las actividades relacionadas con la prestación de un buen servicio a sus usuarios. La solicitud de medicamentos no pos, requeridos en tratamientos realizados por especialistas Neurocoop, se realiza de manera oportuna PROPÓSITO Cumplir con el usuario el requerimiento de solicitud de medicamentos no pos con el fin de realizar oportunamente el tratamiento urológico ordenado. ALCANCE El procedimiento inicia con la solicitud del formulario de medicamentos no pos por parte del usuario en su EPS, y termina con la respectiva entrega del mismo, pasando por su diligenciamiento por parte del especialista. RECOMNEDACIONES Cualquier anomalía que se presenta durante el desarrollo del proceso debe informarse inmediatamente a la persona responsable del área en que sucede el imprevisto y la persona dueña del procedimiento. ACTIVIDAD PERSONA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1 USUARIO Solicita en la EPS correspondiente, el formato de solicitud de medicamentos no Pos 2 USUARIO Entrega junto con la formula, el formato dado por la EPS 3 RECEPCIONISTA DE CITAS Recibe la fórmula médica y el formato sin diligenciar

11 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SOLICITUD DE MEDICAMENTOS NO POS ACTIVIDAD PERSONA RESPONSABLE 4 ESPECIALISTA Diligencia el formato al momento de recibirlo. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5 ESPECIALISTA Registra la solicitud en la respectiva historia clínica del usuario 6 RECEPCIONISTA DE CITAS Entrega al usuario el formato diligenciado y la formula médica, y lo registra en el formato de diligenciamiento de solicitud de medicamentos no pos. ELABORADO POR: AUDITOR REVISADO POR: GERENCIA APROBADO POR: GERENCIA FECHA DE ELABORACIÓN: 11/07/13 FECHA DE REVISIÓN: 11/07/13 FECHA DE APROBACIÓN: 11/07/13

12 FAD 003 REGISTRO DEL DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS DE SOLICITUD DE MEDICAMENTOS NO POS Fecha Día Mes Año mbre del paciente Documento de identidad EPS / Particular Especialista Observaciones

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